Biên bản chấm dứt hợp đồng lao động là văn bản được lập để ghi nhận việc quan hệ lao động giữa người lao động và người sử dụng lao động kết thúc theo căn cứ và thời điểm đã xác định. Biên bản thường thể hiện thông tin các bên, hợp đồng lao động, lý do và thời điểm chấm dứt, tình trạng công việc, tiền lương, các khoản phải thanh toán, bàn giao tài sản – hồ sơ và những quyền, nghĩa vụ còn lại. 

Việc lập biên bản giúp các bên có căn cứ đối chiếu quá trình thực hiện hợp đồng và hoàn tất các công việc liên quan khi người lao động nghỉ việc. Tại Mẫu Biên Bản, bạn có thể tham khảo và tải mẫu được bố cục sẵn để chỉnh sửa theo trường hợp chấm dứt hợp đồng thực tế.

Bạn có thể tải Biên bản chấm dứt hợp đồng lao động tại Mẫu Biên Bản dưới dạng Word và PDF, thuận tiện chỉnh sửa thông tin người lao động, thời điểm chấm dứt và các khoản cần thanh toán, bàn giao.

Vì sao nên tải Biên bản chấm dứt hợp đồng lao động tại Mẫu Biên Bản?

Nội dung được biên soạn rõ ràng, phù hợp với nhu cầu

Việc chấm dứt hợp đồng lao động thường liên quan đến nhiều nội dung cần được đối chiếu giữa người lao động và người sử dụng lao động. Ngoài thời điểm kết thúc hợp đồng, các bên có thể cần xác nhận tiền lương, ngày nghỉ chưa sử dụng, khoản phải thanh toán, tài sản hoặc công cụ đã nhận, hồ sơ và các nghĩa vụ còn lại. Một văn bản có cấu trúc rõ ràng giúp quá trình kiểm tra và hoàn tất hồ sơ thuận tiện hơn.

Mẫu được bố cục theo các nhóm thông tin từ hợp đồng lao động, căn cứ chấm dứt đến tình trạng thực hiện nghĩa vụ của hai bên. Người sử dụng có thể điều chỉnh theo trường hợp hết hạn hợp đồng, hai bên thỏa thuận chấm dứt, người lao động nghỉ việc hoặc các trường hợp chấm dứt khác theo hồ sơ thực tế.

Có giá trị chuyên môn khi được kiểm duyệt từ đội ngũ luật sư giúp mẫu có cách trình bày rõ ràng khi ghi nhận thời điểm kết thúc và các nội dung cần hoàn tất. Tuy nhiên, căn cứ chấm dứt, thời hạn báo trước và quyền lợi của người lao động vẫn cần được đối chiếu với trường hợp cụ thể và quy định pháp luật hiện hành.

Mẫu cũng giúp tách riêng thông tin chấm dứt, nghĩa vụ thanh toán, bàn giao và xác nhận của các bên, hạn chế việc bỏ sót những nội dung cần xử lý khi kết thúc quan hệ lao động.

Có hướng dẫn sử dụng và hướng dẫn điền cụ thể

Mẫu giúp người lập xác định những thông tin cần chuẩn bị trước khi lập biên bản, bao gồm hợp đồng lao động, thời điểm chấm dứt, lý do hoặc căn cứ, tình trạng công việc, tiền lương và các khoản liên quan.

Đối với người lao động đang giữ tài sản, hồ sơ, thiết bị hoặc công cụ của doanh nghiệp, phần bàn giao có thể được sử dụng để liệt kê cụ thể những tài sản đã hoàn trả. Tương tự, doanh nghiệp có thể ghi nhận tình trạng thanh toán các khoản thuộc trách nhiệm của mình.

Có lựa chọn tư vấn luật sư khi trường hợp phức tạp giúp các bên có thêm phương án tham khảo khi việc chấm dứt liên quan đến tranh chấp, chấm dứt trước hạn, nghĩa vụ bồi thường, trợ cấp hoặc những quyền lợi chưa được thống nhất.

Được rà soát và cập nhật trong quá trình phát triển

Các trường hợp chấm dứt hợp đồng lao động có thể khác nhau về căn cứ, thời điểm và quyền lợi. Vì vậy, mẫu cần được sử dụng linh hoạt thay vì áp dụng nguyên trạng cho mọi trường hợp.

Người sử dụng có thể bổ sung nội dung về bàn giao công việc, tài sản, hồ sơ, thanh toán hoặc các nghĩa vụ cụ thể. Trước khi ký, cần đối chiếu nội dung biên bản với hợp đồng lao động, phụ lục và các hồ sơ liên quan.

Giúp tiết kiệm thời gian chuẩn bị văn bản

Khi một người lao động nghỉ việc, doanh nghiệp thường phải tổng hợp nhiều nội dung từ hồ sơ nhân sự, bảng lương, tài sản và công việc bàn giao. Mẫu có sẵn giúp người lập có một cấu trúc thống nhất để hoàn thiện hồ sơ.

Bản Word thuận tiện để cập nhật thông tin người lao động, hợp đồng, thời điểm nghỉ việc, các khoản thanh toán và danh mục tài sản bàn giao. Điều này giúp giảm thời gian soạn thảo, đặc biệt khi doanh nghiệp cần xử lý nhiều trường hợp nghỉ việc.

Khi thay đổi nhân sự ở vị trí kế toán trưởng, mẫu biên bản chấm dứt hợp đồng lao động kế toán trưởng có thể được tham khảo để ghi nhận việc kết thúc quan hệ lao động.

Khi nào nên lập Biên bản chấm dứt hợp đồng lao động?

Biên bản có thể được lập trong các trường hợp như:

• Hợp đồng lao động hết thời hạn và các bên xác nhận kết thúc quan hệ lao động.
• Hai bên thỏa thuận chấm dứt hợp đồng trước hoặc tại thời điểm đã thống nhất.
• Người lao động nghỉ việc theo thông báo hoặc thủ tục chấm dứt phù hợp.
• Người sử dụng lao động chấm dứt hợp đồng theo căn cứ được áp dụng.
• Người lao động hoàn thành công việc theo hợp đồng trong trường hợp hợp đồng được giao kết theo công việc có thời hạn.
• Cần xác nhận việc hoàn tất bàn giao công việc, tài sản và hồ sơ khi người lao động nghỉ việc.
• Cần đối chiếu các khoản tiền còn phải thanh toán trước khi hoàn tất hồ sơ chấm dứt.

Theo quy định của Bộ luật Lao động 2019, chấm dứt hợp đồng lao động có nhiều căn cứ khác nhau; trong đó có trường hợp hết hạn hợp đồng, hoàn thành công việc theo hợp đồng và hai bên thỏa thuận chấm dứt. Do đó, khi lập biên bản cần xác định đúng căn cứ áp dụng thay vì sử dụng một lý do chung cho mọi trường hợp.

Đối với nhân sự quản lý nhà hàng, mẫu biên bản chấm dứt hợp đồng lao động quản lý nhà hàng là tài liệu liên quan giúp tham khảo cách lập biên bản phù hợp với tình huống thực tế.

Biên bản chấm dứt hợp đồng lao động cần có những nội dung gì?

Thông tin người lao động và người sử dụng lao động

Ghi đầy đủ tên doanh nghiệp, địa chỉ, người đại diện và thông tin của người lao động theo hồ sơ. Các thông tin nên thống nhất với hợp đồng lao động đã ký.

Thông tin hợp đồng lao động

Ghi số hợp đồng, ngày ký, loại hợp đồng, chức danh hoặc công việc và các thông tin cần thiết để xác định chính xác quan hệ lao động được chấm dứt.

Căn cứ chấm dứt hợp đồng

Ghi rõ căn cứ thực tế dẫn đến việc chấm dứt, chẳng hạn hết hạn hợp đồng, thỏa thuận của hai bên hoặc căn cứ khác phù hợp với hồ sơ.

Thời điểm chấm dứt

Ghi rõ ngày mà hợp đồng lao động kết thúc. Đây là thông tin quan trọng để xác định thời điểm các quyền và nghĩa vụ liên quan được xử lý theo hồ sơ.

Tình trạng công việc

Có thể ghi nhận công việc đã hoàn thành, tình trạng bàn giao công việc, hồ sơ và những nội dung còn phải xử lý nếu có.

Tiền lương và các khoản thanh toán

Ghi nhận tiền lương, khoản còn phải trả, khoản đã thanh toán và các nội dung tài chính khác theo hồ sơ thực tế. Nếu có trợ cấp hoặc khoản khác, cần xác định riêng theo trường hợp áp dụng.

Bàn giao tài sản, hồ sơ và công cụ

Liệt kê máy tính, điện thoại, thẻ, hồ sơ, tài liệu, thiết bị hoặc tài sản khác mà người lao động đã nhận và phải hoàn trả nếu có.

Nghĩa vụ còn lại

Nếu sau thời điểm chấm dứt vẫn còn nội dung cần hoàn tất, chẳng hạn thanh toán, bàn giao hoặc xử lý hồ sơ, nên ghi rõ thay vì xác nhận chung rằng mọi nghĩa vụ đã hoàn thành.

Xác nhận và chữ ký

Cuối biên bản ghi nhận sự xác nhận của người lao động và người sử dụng lao động hoặc người đại diện có thẩm quyền.

Nếu cần xử lý trường hợp nhân viên không phối hợp trong công việc, khách hàng có thể xem thêm mẫu biên bản chấm dứt hợp đồng lao động do nhân viên không hợp tác để tham khảo nội dung liên quan.

Hướng dẫn cách lập Biên bản chấm dứt hợp đồng lao động và điền từng phần

Bước 1: Xác định căn cứ chấm dứt

Kiểm tra lý do và căn cứ chấm dứt hợp đồng trong hồ sơ thực tế. Đây là bước quan trọng vì mỗi trường hợp có thể có yêu cầu khác nhau về thủ tục và quyền lợi.

Bước 2: Rà soát hợp đồng lao động

Kiểm tra số hợp đồng, ngày ký, loại hợp đồng, công việc, thời hạn và các phụ lục liên quan.

Bước 3: Xác định ngày chấm dứt

Ghi chính xác thời điểm quan hệ lao động kết thúc và đối chiếu với thông báo hoặc thỏa thuận giữa các bên.

Bước 4: Đối chiếu công việc và bàn giao

Kiểm tra những công việc người lao động đã hoàn thành, hồ sơ cần chuyển giao và tình trạng bàn giao cho người hoặc bộ phận tiếp nhận.

Bước 5: Kiểm tra tài sản

Đối chiếu danh mục tài sản, thiết bị, công cụ và giấy tờ người lao động đã nhận trong quá trình làm việc. Ghi nhận tình trạng hoàn trả hoặc những nội dung chưa hoàn tất.

Bước 6: Đối chiếu tiền lương và quyền lợi

Kiểm tra tiền lương, các khoản phải trả và những quyền lợi liên quan theo hồ sơ. Nếu còn khoản chưa thanh toán, cần ghi rõ để có cơ sở xử lý.

Bước 7: Xác định nghĩa vụ còn lại

Rà soát các nội dung chưa hoàn tất và ghi rõ trách nhiệm, thời hạn hoặc phương thức xử lý nếu có.

Bước 8: Kiểm tra và ký xác nhận

Các bên đọc lại toàn bộ nội dung, đặc biệt là căn cứ chấm dứt, ngày kết thúc, thanh toán và bàn giao trước khi ký.

Bạn có thể tải Biên bản chấm dứt hợp đồng lao động với file Word và PDF tại Mẫu Biên Bản để chỉnh sửa và hoàn thiện hồ sơ. Nếu trường hợp chấm dứt có nội dung phức tạp, bạn có thể lựa chọn thêm phương án tư vấn luật sư.

Những trường hợp cần đặc biệt lưu ý khi lập Biên bản chấm dứt hợp đồng lao động

Xác định đúng căn cứ chấm dứt

Không nên sử dụng một mẫu lý do chung cho tất cả trường hợp. Cần xác định đúng căn cứ thực tế và đối chiếu với hồ sơ, thông báo hoặc thỏa thuận của các bên.

Kiểm tra thời điểm chấm dứt

Ngày chấm dứt cần thống nhất với thông báo, quyết định hoặc thỏa thuận liên quan. Sai lệch về thời điểm có thể ảnh hưởng đến việc tính các khoản quyền lợi và nghĩa vụ.

Phân biệt thỏa thuận chấm dứt và đơn phương chấm dứt

Nếu hai bên cùng thống nhất kết thúc hợp đồng, nội dung biên bản nên thể hiện đúng bản chất thỏa thuận. Trường hợp một bên đơn phương chấm dứt, cần đối chiếu điều kiện và thủ tục tương ứng thay vì ghi nhận như một thỏa thuận chung.

Đối chiếu các khoản phải thanh toán

Cần kiểm tra tiền lương, các khoản liên quan và những quyền lợi cần giải quyết khi chấm dứt. Theo quy định về trách nhiệm khi chấm dứt hợp đồng, người sử dụng lao động và người lao động có trách nhiệm thanh toán các khoản liên quan trong thời hạn luật định, trừ trường hợp thuộc trường hợp đặc biệt theo quy định.

Hoàn tất bàn giao tài sản và hồ sơ

Nếu người lao động đang giữ tài sản hoặc tài liệu của doanh nghiệp, nên lập danh sách và xác nhận tình trạng bàn giao để tránh bỏ sót.

Kiểm tra hồ sơ bảo hiểm và giấy tờ liên quan

Việc chấm dứt quan hệ lao động có thể kéo theo các thủ tục liên quan đến hồ sơ bảo hiểm và giấy tờ của người lao động. Người sử dụng lao động cần thực hiện theo quy định hiện hành và tình trạng hồ sơ thực tế.

Checklist trước khi ký Biên bản chấm dứt hợp đồng lao động

•  Đã xác định đúng người lao động và người sử dụng lao động.
• Đã kiểm tra số và ngày ký hợp đồng lao động.
• Đã xác định đúng loại hợp đồng.
• Đã xác định căn cứ chấm dứt.
• Đã thống nhất ngày chấm dứt.
• Đã kiểm tra tình trạng bàn giao công việc.
• Đã đối chiếu tài sản, thiết bị và hồ sơ.
• Đã kiểm tra tiền lương và các khoản phải thanh toán.
• Đã xác định các nghĩa vụ còn lại nếu có.
• Đã kiểm tra hồ sơ, giấy tờ cần hoàn tất.
• Nội dung biên bản thống nhất với thông báo hoặc thỏa thuận chấm dứt.
• Các bên đã đọc và xác nhận nội dung.
• Đã ký đầy đủ theo thẩm quyền.

Sau khi tải Biên bản chấm dứt hợp đồng lao động cần chỉnh sửa những gì?

Mẫu tải về cần được điều chỉnh theo hồ sơ nhân sự và trường hợp chấm dứt cụ thể. Các thông tin thường cần thay đổi gồm:

• Tên và thông tin doanh nghiệp;
• Thông tin người lao động;
• Chức danh và bộ phận làm việc;
• Số, ngày ký hợp đồng lao động;
• Loại và thời hạn hợp đồng;
• Căn cứ chấm dứt;
• Thời điểm chấm dứt;
• Tình trạng công việc và bàn giao;
• Danh mục tài sản, thiết bị cần hoàn trả;
• Tiền lương và các khoản thanh toán;
• Trợ cấp hoặc quyền lợi liên quan nếu có;
• Hồ sơ, giấy tờ cần bàn giao;
• Nghĩa vụ còn lại;
• Người ký và chức danh.

Mẫu là khung tham khảo để hoàn thiện hồ sơ, không nên sử dụng nguyên trạng cho mọi trường hợp. Đặc biệt, phần căn cứ chấm dứt và quyền lợi của người lao động cần được đối chiếu với trường hợp thực tế.

Biên bản chấm dứt hợp đồng lao động có những định dạng nào?

File Word

Word thuận tiện để chỉnh sửa thông tin người lao động, căn cứ chấm dứt, ngày nghỉ việc, các khoản thanh toán và nội dung bàn giao.

File PDF

PDF phù hợp để xem trước bố cục, đối chiếu nội dung và lưu trữ bản mẫu. Khi cần cập nhật thông tin, bản Word thuận tiện hơn.

Câu hỏi thường gặp về Biên bản chấm dứt hợp đồng lao động

Biên bản chấm dứt hợp đồng lao động dùng để làm gì?

Biên bản được sử dụng để ghi nhận việc kết thúc quan hệ lao động và tình trạng xử lý các nội dung liên quan như công việc, tài sản, tiền lương, hồ sơ và các nghĩa vụ còn lại.

Có phải trường hợp chấm dứt hợp đồng nào cũng cần lập biên bản không?

Việc có lập biên bản riêng hay không phụ thuộc vào trường hợp chấm dứt và quy trình hồ sơ của doanh nghiệp. Khi lập, biên bản nên phản ánh đúng căn cứ và thỏa thuận thực tế thay vì sử dụng một mẫu chung cho mọi trường hợp.

Có thể dùng biên bản này khi hai bên thỏa thuận chấm dứt hợp đồng không?

Có thể điều chỉnh mẫu để ghi nhận trường hợp hai bên thống nhất chấm dứt, trong đó cần thể hiện rõ thời điểm chấm dứt và những nội dung hai bên đã thống nhất.

Có thể dùng mẫu khi người lao động tự xin nghỉ việc không?

Có thể sử dụng làm khung để ghi nhận tình trạng kết thúc hợp đồng, nhưng nội dung cần phù hợp với căn cứ chấm dứt thực tế và hồ sơ nghỉ việc của người lao động.

Có cần ghi các khoản tiền còn phải thanh toán không?

Nên ghi rõ nếu tại thời điểm lập biên bản vẫn còn khoản phải thanh toán hoặc cần đối chiếu. Điều này giúp các bên xác định tình trạng nghĩa vụ tài chính khi kết thúc quan hệ lao động.

Có cần ghi tài sản người lao động đã bàn giao không?

Nếu người lao động đã được giao tài sản, thiết bị, hồ sơ hoặc công cụ phục vụ công việc, nên ghi nhận việc bàn giao để có cơ sở đối chiếu.

Khi nào nên tham khảo tư vấn luật sư?

Có thể cân nhắc tư vấn khi việc chấm dứt có tranh chấp, chấm dứt trước hạn, vấn đề về báo trước, trợ cấp, bồi thường, kỷ luật hoặc các quyền lợi khác chưa được thống nhất.

Tải Biên bản chấm dứt hợp đồng lao động

Biên bản chấm dứt hợp đồng lao động giúp doanh nghiệp và người lao động hệ thống hóa các nội dung cần xử lý khi kết thúc quan hệ lao động, từ căn cứ và thời điểm chấm dứt đến công việc, tài sản, thanh toán và hồ sơ liên quan. Mẫu có thể được điều chỉnh theo từng trường hợp cụ thể.

Tải Biên bản chấm dứt hợp đồng lao động tại Mẫu Biên Bản với file Word và PDF để thuận tiện chỉnh sửa, tham khảo và hoàn thiện hồ sơ. Với trường hợp phức tạp, bạn có thể lựa chọn thêm phương án tư vấn luật sư.

Kết luận

Biên bản chấm dứt hợp đồng lao động giúp ghi nhận rõ thời điểm và tình trạng kết thúc quan hệ lao động, đồng thời hỗ trợ các bên đối chiếu những nội dung cần hoàn tất như công việc, tài sản, tiền lương và hồ sơ.

Khi sử dụng mẫu, doanh nghiệp và người lao động nên xác định đúng căn cứ chấm dứt, đối chiếu hợp đồng và các hồ sơ liên quan, đồng thời kiểm tra các khoản thanh toán và nội dung bàn giao trước khi ký xác nhận. Các quy định về trách nhiệm khi chấm dứt hợp đồng lao động và trợ cấp thôi việc cần được áp dụng theo pháp luật hiện hành.

Tác giả: Đội ngũ Mẫu Biên Bản