Biên bản thanh lý hợp đồng tư vấn bảo hộ sáng chế quốc tế là văn bản ghi nhận việc hoàn thành, chấm dứt hoặc thanh lý các quyền và nghĩa vụ của các bên trong quá trình cung cấp dịch vụ tư vấn liên quan đến việc đăng ký, duy trì hoặc xử lý hồ sơ bảo hộ sáng chế tại nước ngoài. Biên bản giúp xác nhận phạm vi tư vấn, tình trạng hồ sơ, tài liệu đã bàn giao, kết quả công việc, tình trạng thanh toán, quyền và nghĩa vụ còn tiếp tục sau khi hợp đồng kết thúc.

Đối với loại hợp đồng này, nội dung nên tập trung vào đối tượng sáng chế, phạm vi tư vấn, quốc gia hoặc khu vực dự kiến bảo hộ, tình trạng hồ sơ, tài liệu sở hữu trí tuệ, kết quả công việc, chi phí, công nợ, bảo mật thông tin và trách nhiệm sau thanh lý.

Nếu đang cần bố cục tham khảo, Mẫu Biên Bản cung cấp nội dung giúp các bên thuận tiện hệ thống hóa phạm vi tư vấn, hồ sơ và tài liệu đã bàn giao, tình trạng xử lý hồ sơ, chi phí và trách nhiệm sau khi hợp đồng kết thúc. Nội dung mẫu chỉ mang tính tham khảo và cần điều chỉnh theo hợp đồng, hồ sơ và thỏa thuận thực tế. Cách trình bày này phù hợp với định hướng nội dung mẫu biên bản tham khảo của hệ thống.

Khi nào nên lập Biên bản thanh lý hợp đồng tư vấn bảo hộ sáng chế quốc tế?

Biên bản thường được lập khi dịch vụ tư vấn đã hoàn thành theo phạm vi hợp đồng, các hồ sơ cần bàn giao đã được chuyển giao hoặc khi các bên thống nhất chấm dứt hợp đồng.

Một số trường hợp thường gặp:

• Hoàn thành việc tư vấn chiến lược bảo hộ sáng chế;
• Hoàn thành việc rà soát hồ sơ sáng chế;
• Hoàn thành việc tư vấn lựa chọn quốc gia hoặc khu vực bảo hộ;
• Hoàn thành việc chuẩn bị hoặc hỗ trợ hồ sơ;
• Hoàn thành việc tư vấn thủ tục đăng ký;
• Hoàn thành việc theo dõi và xử lý hồ sơ theo phạm vi hợp đồng;
• Hoàn thành việc bàn giao tài liệu;
• Hợp đồng hết thời hạn;
• Các bên thống nhất chấm dứt hợp tác;
• Cần đối chiếu chi phí và công nợ.

Nếu hồ sơ vẫn đang trong quá trình xử lý tại cơ quan sở hữu trí tuệ hoặc còn nghĩa vụ theo hợp đồng, cần ghi rõ tình trạng và trách nhiệm của từng bên.

Nếu doanh nghiệp cần thêm tài liệu tham khảo cho các dịch vụ công nghệ chuyên môn, có thể xem Biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp dịch vụ kiểm toán phần mềm. Mẫu này giúp đối chiếu cách xác nhận kết quả thực hiện và hoàn tất các nghĩa vụ trước khi kết thúc hợp đồng.

Căn cứ khi lập Biên bản thanh lý hợp đồng tư vấn bảo hộ sáng chế quốc tế

Khi lập biên bản, các bên nên đối chiếu hợp đồng tư vấn, phụ lục hợp đồng, phạm vi công việc, hồ sơ sáng chế, tài liệu kỹ thuật, hồ sơ đăng ký, báo cáo tư vấn, chứng từ thanh toán và các thỏa thuận liên quan.

Có thể rà soát:

• Đối tượng sáng chế;
• Phạm vi tư vấn;
• Quốc gia hoặc khu vực bảo hộ;
• Tình trạng hồ sơ;
• Tài liệu kỹ thuật;
• Tài liệu sở hữu trí tuệ;
• Kết quả tư vấn;
• Hồ sơ đã nộp hoặc chuẩn bị;
• Chi phí dịch vụ;
• Công nợ;
• Quyền đối với tài liệu;
• Bảo mật thông tin;
• Nghĩa vụ sau thanh lý.

Bên cạnh các hợp đồng tư vấn sở hữu trí tuệ, Biên bản thanh lý hợp đồng đào tạo chuyên gia về trí tuệ nhân tạo cũng là mẫu liên quan đáng tham khảo. Tài liệu phù hợp để đối chiếu cách ghi nhận kết quả đào tạo và việc hoàn thành thỏa thuận giữa các bên.

Những thông tin cần chuẩn bị trước khi lập biên bản

Các bên nên chuẩn bị:

• Hợp đồng và phụ lục;
• Thông tin về sáng chế;
• Hồ sơ kỹ thuật;
• Bản mô tả sáng chế;
• Yêu cầu bảo hộ;
• Bản vẽ hoặc tài liệu kỹ thuật liên quan;
• Hồ sơ đăng ký;
• Báo cáo tư vấn;
• Tài liệu trao đổi với đơn vị đại diện hoặc đối tác nước ngoài;
• Chứng từ thanh toán;
• Hồ sơ bàn giao;
• Thỏa thuận bảo mật.

Mẫu Biên bản thanh lý hợp đồng tư vấn bảo hộ sáng chế quốc tế

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

BIÊN BẢN THANH LÝ HỢP ĐỒNG TƯ VẤN BẢO HỘ SÁNG CHẾ QUỐC TẾ

Số: .../BBTL

Căn cứ Hợp đồng tư vấn bảo hộ sáng chế quốc tế số ... ký ngày ...;

Căn cứ các phụ lục và thỏa thuận liên quan;

Căn cứ kết quả thực hiện và bàn giao dịch vụ;

Căn cứ sự thống nhất của các bên;

Hôm nay, ngày ... tháng ... năm ..., tại ..., chúng tôi gồm:

BÊN A: ...

Tên đơn vị: ...

Địa chỉ: ...

Mã số thuế: ...

Đại diện: ...

Chức vụ: ...

Điện thoại: ...

Email: ...

BÊN B: ...

Tên đơn vị: ...

Địa chỉ: ...

Mã số thuế: ...

Đại diện: ...

Chức vụ: ...

Điện thoại: ...

Email: ...

Hai bên thống nhất lập Biên bản thanh lý với các nội dung sau:

1. Thông tin về hợp đồng

Số hợp đồng: ...

Ngày ký: ...

Thời hạn thực hiện: ...

Tên dịch vụ: ...

Đối tượng sáng chế: ...

Mục tiêu tư vấn: ...

Quốc gia/khu vực dự kiến bảo hộ: ...

Tổng giá trị hợp đồng: ... đồng.

2. Phạm vi tư vấn đã thực hiện

Bên B đã thực hiện các nội dung:

• Tiếp nhận thông tin về sáng chế;
• Rà soát hồ sơ và tài liệu;
• Tư vấn chiến lược bảo hộ;
• Tư vấn phạm vi và hình thức bảo hộ;
• Tư vấn quốc gia hoặc khu vực đăng ký;
• Tư vấn hồ sơ;
• Hỗ trợ chuẩn bị tài liệu;
• Hỗ trợ xử lý hồ sơ theo phạm vi hợp đồng;
• Theo dõi tình trạng hồ sơ;
• Tư vấn các vấn đề phát sinh;
• Bàn giao kết quả;
• Các nội dung khác: ...

Tỷ lệ hoàn thành: ...%.

Các nội dung chưa hoàn thành nếu có: ...

Nguyên nhân: ...

Phương án xử lý: ...

3. Thông tin về sáng chế

Tên sáng chế: ...

Chủ sở hữu/người nộp đơn: ...

Tác giả sáng chế: ...

Mã hồ sơ nếu có: ...

Ngày nộp đơn nếu có: ...

Quốc gia/khu vực liên quan: ...

Tình trạng hồ sơ tại thời điểm thanh lý: ...

Các hồ sơ liên quan: ...

4. Tình trạng hồ sơ bảo hộ

Các hồ sơ đã được chuẩn bị:

• Hồ sơ đăng ký;
• Bản mô tả;
• Yêu cầu bảo hộ;
• Bản vẽ;
• Tài liệu kỹ thuật;
• Tài liệu ưu tiên nếu có;
• Tài liệu khác: ...

Tình trạng xử lý: ...

Hồ sơ đã nộp: ...

Ngày nộp: ...

Cơ quan/đơn vị tiếp nhận: ...

Các vấn đề còn tồn tại: ...

5. Kết quả tư vấn

Kết quả tổng hợp: ...

Các nội dung đã hoàn thành: ...

Các nội dung còn lại: ...

6. Hồ sơ và tài liệu đã bàn giao

Bên B đã bàn giao:

• Hồ sơ sáng chế;
• Bản mô tả;
• Yêu cầu bảo hộ;
• Bản vẽ;
• Tài liệu kỹ thuật;
• Hồ sơ đăng ký;
• Báo cáo tư vấn;
• Tài liệu trao đổi;
• Tài liệu khác: ...

Phương thức bàn giao: ...

Thời điểm bàn giao: ...

Bên tiếp nhận: ...

Các tài liệu chưa bàn giao nếu có: ...

Thời hạn bổ sung: ...

7. Hồ sơ đang được xử lý sau thời điểm thanh lý

Các hồ sơ còn đang xử lý:

Thời hạn xử lý tiếp theo: ...

Bên chịu trách nhiệm: ...

Chi phí phát sinh nếu có: ...

8. Quyền đối với hồ sơ và tài liệu

Các bên thống nhất về quyền đối với:

• Hồ sơ sáng chế;
• Tài liệu kỹ thuật;
• Báo cáo tư vấn;
• Nội dung phân tích;
• Tài liệu do Bên A cung cấp;
• Tài liệu do Bên B xây dựng;
• Các tài liệu khác: ...

Quyền sử dụng: ...

Quyền khai thác: ...

Phạm vi sử dụng: ...

Các hạn chế nếu có: ...

9. Bảo mật thông tin

Các bên thống nhất bảo mật:

• Thông tin sáng chế;
• Giải pháp kỹ thuật;
• Hồ sơ đăng ký;
• Chiến lược bảo hộ;
• Tài liệu kỹ thuật;
• Báo cáo tư vấn;
• Thông tin thương mại;
• Các thông tin khác: ...

Thời hạn bảo mật: ...

Trách nhiệm của Bên A: ...

Trách nhiệm của Bên B: ...

10. Kinh phí thực hiện

Chi phí tư vấn: ... đồng.

Chi phí rà soát hồ sơ: ... đồng.

Chi phí chuẩn bị tài liệu: ... đồng.

Chi phí hỗ trợ thủ tục: ... đồng.

Chi phí khác: ... đồng.

Tổng giá trị dịch vụ: ... đồng.

Các khoản phí của cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị khác nếu có: ... đồng.

11. Đối chiếu thanh toán

Tổng số tiền đã thanh toán: ... đồng.

Số tiền còn phải thanh toán: ... đồng.

Thời hạn thanh toán: ...

Phương án xử lý công nợ: ...

12. Nghĩa vụ sau khi thanh lý

Bên A có trách nhiệm:

• Hoàn tất nghĩa vụ thanh toán;
• Tiếp nhận hồ sơ và tài liệu;
• Tiếp tục theo dõi hồ sơ còn đang xử lý nếu thuộc trách nhiệm của Bên A;
• Bảo mật thông tin;
• Thực hiện các nghĩa vụ khác: ...

Bên B có trách nhiệm:

• Hoàn tất việc bàn giao;
• Bổ sung hồ sơ còn thiếu nếu có;
• Thực hiện các nghĩa vụ hỗ trợ còn lại theo thỏa thuận;
• Bảo mật thông tin;
• Thực hiện các nghĩa vụ khác: ...

13. Xác nhận thanh lý hợp đồng

Hai bên xác nhận đã đối chiếu toàn bộ quá trình thực hiện Hợp đồng tư vấn bảo hộ sáng chế quốc tế số ... và thống nhất thanh lý hợp đồng kể từ ngày ...

Các nghĩa vụ đã hoàn thành: ...

Các nghĩa vụ còn lại: ...

Các hồ sơ đang tiếp tục được xử lý: ...

Các khoản công nợ: ...

Các quyền và nghĩa vụ tiếp tục có hiệu lực: ...

Biên bản được lập thành ... bản, mỗi bên giữ ... bản có giá trị như nhau.

ĐẠI DIỆN BÊN A
(Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ, đóng dấu nếu có)

ĐẠI DIỆN BÊN B
(Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ, đóng dấu nếu có)

Vì sao nên tải mẫu Biên bản thanh lý hợp đồng tư vấn bảo hộ sáng chế quốc tế?

Hợp đồng tư vấn bảo hộ sáng chế quốc tế thường có nhiều nội dung cần đối chiếu như đối tượng sáng chế, phạm vi tư vấn, quốc gia hoặc khu vực bảo hộ, hồ sơ đăng ký, tài liệu kỹ thuật, kết quả tư vấn, tình trạng hồ sơ và chi phí. Một mẫu biên bản có bố cục phù hợp giúp các bên thuận tiện tổng hợp những nội dung này trước khi xác nhận thanh lý.

Mẫu Biên bản thanh lý hợp đồng tư vấn bảo hộ sáng chế quốc tế do Mẫu Biên Bản cung cấp mang lại một số lợi ích:

• Có sẵn khung nội dung: Hỗ trợ hệ thống hóa thông tin về hợp đồng và dịch vụ tư vấn.
• Dễ xác định đối tượng: Có thể ghi rõ sáng chế, chủ sở hữu, tác giả và thông tin hồ sơ.
• Thuận tiện xác định phạm vi: Có thể liệt kê các nội dung tư vấn và hỗ trợ đã thực hiện.
• Dễ theo dõi hồ sơ: Có thể ghi quốc gia, khu vực, tình trạng và trách nhiệm tiếp theo.
• Hỗ trợ quản lý tài liệu: Có thể liệt kê hồ sơ kỹ thuật, hồ sơ đăng ký và báo cáo đã bàn giao.
• Dễ xác định kết quả: Có thể tổng hợp từng nội dung tư vấn và tình trạng hoàn thành.
• Làm rõ quyền đối với tài liệu: Có thể ghi nhận phạm vi sử dụng và khai thác tài liệu.
• Bảo vệ thông tin: Có thể xác định những nội dung cần tiếp tục bảo mật.
• Dễ đối chiếu kinh phí: Có thể tổng hợp chi phí dịch vụ và công nợ.
• Dễ điều chỉnh theo từng hồ sơ: Bạn có thể tải mẫu biên bản để tham khảo, sau đó cập nhật sáng chế, quốc gia hoặc khu vực bảo hộ, tình trạng hồ sơ, tài liệu, kết quả tư vấn, chi phí và nghĩa vụ sau thanh lý.

Nếu cần tham khảo mẫu thanh lý trong các hoạt động hỗ trợ giáo dục, Biên bản thanh lý hợp đồng tài trợ phát triển học liệu cho trẻ khuyết tật là tài liệu có thể xem thêm. Mẫu giúp hình dung cách xác nhận kết quả sử dụng nguồn tài trợ và hoàn tất các nội dung đã cam kết.

Cách lập Biên bản thanh lý hợp đồng tư vấn bảo hộ sáng chế quốc tế

1. Rà soát hợp đồng

Đối chiếu mục tiêu, phạm vi tư vấn, thời hạn, sản phẩm bàn giao và trách nhiệm của từng bên.

2. Xác định thông tin sáng chế

Ghi chính xác tên sáng chế, chủ sở hữu, tác giả, mã hồ sơ và các thông tin liên quan.

3. Kiểm tra tình trạng hồ sơ

Xác định hồ sơ đã chuẩn bị, đã nộp, đang xử lý hoặc còn cần bổ sung.

4. Tổng hợp kết quả tư vấn

Đối chiếu từng nội dung tư vấn với phạm vi công việc trong hợp đồng.

5. Kiểm tra tài liệu bàn giao

Xác nhận bản mô tả, yêu cầu bảo hộ, bản vẽ, hồ sơ đăng ký, báo cáo và tài liệu liên quan.

6. Xác định trách nhiệm đối với hồ sơ đang xử lý

Nếu sau thời điểm thanh lý vẫn còn hồ sơ hoặc thời hạn cần theo dõi, phải ghi rõ bên chịu trách nhiệm và nội dung tiếp theo.

7. Làm rõ quyền đối với tài liệu

Rà soát quyền sử dụng, khai thác và bảo mật đối với hồ sơ, tài liệu kỹ thuật và kết quả tư vấn.

8. Đối chiếu kinh phí

Xác định tổng giá trị dịch vụ, số tiền đã thanh toán và công nợ còn lại.

9. Xác định nghĩa vụ sau thanh lý

Ghi rõ trách nhiệm bàn giao, bảo mật, hỗ trợ và xử lý các hồ sơ còn tồn tại.

10. Ký xác nhận

Các bên kiểm tra toàn bộ nội dung, thống nhất việc thanh lý và ký biên bản.

Một số lưu ý khi lập biên bản

Ghi rõ phạm vi tư vấn. Cần phân biệt nội dung đã hoàn thành với những dịch vụ chưa được thực hiện.

Xác định quốc gia hoặc khu vực bảo hộ. Với hồ sơ quốc tế, cần ghi rõ phạm vi lãnh thổ liên quan.

Kiểm tra tình trạng hồ sơ. Không nên ghi chung chung rằng hồ sơ đã hoàn thành nếu thực tế vẫn đang được xử lý.

Bàn giao tài liệu đầy đủ. Cần xác nhận rõ những tài liệu đã bàn giao và tài liệu còn thiếu.

Làm rõ hồ sơ đang xử lý. Nếu còn thời hạn hoặc thủ tục cần tiếp tục, phải xác định trách nhiệm sau thanh lý.

Bảo mật thông tin sáng chế. Hồ sơ, giải pháp kỹ thuật và chiến lược bảo hộ có thể là thông tin quan trọng cần tiếp tục bảo mật theo thỏa thuận.

Xác định quyền đối với tài liệu. Cần rà soát quyền sử dụng và khai thác đối với tài liệu do mỗi bên cung cấp hoặc xây dựng.

Đối chiếu chi phí. Phân biệt phí tư vấn với các khoản phí nộp cho cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị khác nếu có.

Ghi rõ công nợ. Các khoản chưa thanh toán cần được xác định số tiền và thời hạn xử lý.

Xác định nghĩa vụ tiếp tục. Nếu có nghĩa vụ bảo mật, hỗ trợ hoặc xử lý hồ sơ sau thanh lý, cần ghi cụ thể.

Câu hỏi thường gặp

Biên bản thanh lý hợp đồng tư vấn bảo hộ sáng chế quốc tế dùng để làm gì?

Biên bản dùng để xác nhận phạm vi dịch vụ đã thực hiện, tình trạng hồ sơ, tài liệu bàn giao, kết quả tư vấn, thanh toán và nghĩa vụ còn lại.

Khi nào nên lập biên bản thanh lý?

Có thể lập khi dịch vụ đã hoàn thành, hồ sơ và kết quả đã được bàn giao hoặc khi các bên thống nhất chấm dứt hợp đồng.

Có cần ghi quốc gia bảo hộ không?

Nên ghi, đặc biệt khi hợp đồng liên quan đến nhiều quốc gia hoặc khu vực khác nhau.

Có cần ghi tình trạng hồ sơ không?

Nên ghi để xác định hồ sơ đã hoàn thành, đã nộp, đang xử lý hay còn cần thực hiện bước tiếp theo.

Nếu hồ sơ sáng chế vẫn đang được xử lý thì có thể thanh lý hợp đồng không?

Có thể tùy thỏa thuận. Biên bản cần ghi rõ tình trạng hồ sơ và bên chịu trách nhiệm đối với các công việc còn lại.

Có cần bàn giao bản mô tả và yêu cầu bảo hộ không?

Nếu thuộc phạm vi tài liệu bàn giao, nên liệt kê rõ để xác nhận tình trạng chuyển giao.

Có cần ghi quyền đối với tài liệu tư vấn không?

Nên ghi nếu hợp đồng có quy định về quyền sử dụng, khai thác hoặc bảo mật đối với tài liệu và kết quả tư vấn.

Phí tư vấn và phí đăng ký sáng chế có giống nhau không?

Không nhất thiết. Các khoản phí cần được phân loại theo hợp đồng và chứng từ thực tế để tránh nhầm lẫn.

Có cần bảo mật thông tin sau khi thanh lý không?

Có thể có. Nếu thỏa thuận bảo mật tiếp tục có hiệu lực sau khi hợp đồng kết thúc, biên bản nên ghi nhận nội dung này.

Có thể dùng mẫu này cho mọi hợp đồng tư vấn sáng chế quốc tế không?

Có thể dùng làm khung tham khảo, nhưng cần điều chỉnh theo đối tượng sáng chế, phạm vi dịch vụ, quốc gia hoặc khu vực bảo hộ, tình trạng hồ sơ, tài liệu và thỏa thuận cụ thể của từng hợp đồng.

Kết luận

Biên bản thanh lý hợp đồng tư vấn bảo hộ sáng chế quốc tế cần phản ánh đầy đủ phạm vi tư vấn, đối tượng sáng chế, quốc gia hoặc khu vực bảo hộ, tình trạng hồ sơ, tài liệu đã bàn giao, kết quả công việc, quyền đối với tài liệu, bảo mật, chi phí và nghĩa vụ sau khi hợp đồng kết thúc.

Trước khi ký, các bên nên đặc biệt rà soát thông tin sáng chế, phạm vi tư vấn, tình trạng từng hồ sơ, quốc gia hoặc khu vực liên quan, tài liệu bàn giao, quyền sử dụng, nghĩa vụ bảo mật, chi phí, công nợ và trách nhiệm đối với hồ sơ còn đang xử lý.

Bạn có thể tải mẫu biên bản tại page hiện tại để tham khảo bố cục, sau đó điều chỉnh theo thông tin sáng chế, phạm vi tư vấn, hồ sơ quốc tế, tài liệu, kết quả thực hiện, chi phí và nghĩa vụ sau thanh lý.

Tác giả: Team biên tập Mẫu Biên Bản