Mẫu Biên Bản cung cấp mẫu biên bản thanh lý hợp đồng thuê thiết bị đo đạc địa chính, giúp các bên có sẵn khung nội dung để xác nhận việc hoàn tất thuê thiết bị, tình trạng thiết bị khi hoàn trả, công nợ, chi phí phát sinh và các nghĩa vụ còn lại trước khi kết thúc hợp đồng.

Với hợp đồng thuê thiết bị phục vụ đo đạc địa chính, việc thanh lý thường cần đối chiếu danh mục thiết bị, số lượng, mã hoặc số serial, tình trạng khi bàn giao và hoàn trả, thời gian thuê, chi phí thuê, phụ kiện đi kèm và trách nhiệm xử lý hư hỏng nếu có. Một mẫu được chuẩn bị sẵn giúp người dùng giảm thời gian tự soạn thảo và tập trung vào việc cập nhật chính xác hồ sơ thuê thực tế.

Vì sao nên tải Biên bản thanh lý hợp đồng thuê thiết bị đo đạc địa chính tại Mẫu Biên Bản?

Mẫu biên bản được luật sư và chuyên gia pháp lý rà soát

Giá trị của một mẫu thanh lý không chỉ nằm ở việc có file Word để chỉnh sửa, mà ở cấu trúc nội dung được chuẩn bị sẵn để người dùng dễ đối chiếu với hợp đồng thuê và hồ sơ bàn giao thiết bị.

Đối với thiết bị đo đạc địa chính, người lập thường phải kiểm tra đồng thời danh mục máy móc, phụ kiện, tình trạng thiết bị, thời gian thuê, chi phí và trách nhiệm của hai bên. Nếu tự soạn từ đầu, người dùng phải tự xác định các nội dung cần ghi nhận và sắp xếp thành một biên bản hoàn chỉnh.

Mẫu tại Mẫu Biên Bản giúp người dùng tập trung vào việc cập nhật thông tin của hợp đồng thực tế thay vì xây dựng lại toàn bộ văn bản, từ đó tiết kiệm công sức soạn thảo.

Mẫu biên bản rõ ràng, đầy đủ và dễ sử dụng

Thiết bị phục vụ đo đạc địa chính có thể gồm máy toàn đạc điện tử, GNSS, thiết bị đo khoảng cách, bộ điều khiển, sào, chân máy, pin, bộ sạc và các phụ kiện khác tùy hợp đồng.

Mẫu được chuẩn bị sẵn giúp người dùng rà soát theo trình tự hợp đồng → danh mục thiết bị → tình trạng hoàn trả → chi phí → công nợ → trách nhiệm còn lại.

Thay vì phải tự xây dựng một biên bản từ trang trắng, người dùng chỉ cần điều chỉnh các mục phù hợp với hợp đồng. Đây là giá trị thực tế của việc tải mẫu: tiết kiệm thời gian và công sức chuẩn bị nội dung.

Mẫu biên bản được xây dựng theo nhu cầu thực tế

Thiết bị đo đạc địa chính có thể có giá trị lớn và được sử dụng trong môi trường thực địa, vì vậy việc thanh lý hợp đồng thuê thường cần chú ý đến tình trạng tài sản tại thời điểm trả.

Luật Đo đạc và bản đồ hiện được thể hiện trong Văn bản hợp nhất số 70/VBHN-VPQH ngày 24/03/2026. Đối với hoạt động đo đạc lập bản đồ địa chính, Thông tư 26/2024/TT-BTNMT quy định các yêu cầu kỹ thuật và có hiệu lực từ ngày 15/01/2025.

Do đó, mẫu thanh lý nên được sử dụng theo đúng mục đích thuê thiết bị và hồ sơ thực tế, thay vì biến thành biên bản xác nhận kết quả đo đạc hoặc chất lượng sản phẩm địa chính.

Mẫu biên bản được thường xuyên rà soát và cập nhật

Các quy định trong lĩnh vực đo đạc và bản đồ tiếp tục được cập nhật. Nghị định 39/2026/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 25/01/2026 đã sửa đổi, bổ sung một số quy định chi tiết Luật Đo đạc và bản đồ.

Bên cạnh đó, Thông tư 19/2024/TT-BTNMT sửa đổi quy định về kiểm tra, thẩm định, nghiệm thu chất lượng sản phẩm đo đạc và bản đồ, có hiệu lực từ ngày 01/01/2025.

Vì vậy, khi sử dụng mẫu, người dùng vẫn cần đối chiếu yêu cầu pháp lý và kỹ thuật áp dụng cho công việc thực tế. Việc sử dụng mẫu có sẵn giúp giảm công sức soạn thảo nhưng không thay thế việc kiểm tra hồ sơ.

Hỗ trợ tư vấn từ luật sư và chuyên gia khi cần

Nếu hợp đồng thuê đã hết thời hạn, thiết bị đã được kiểm tra và hoàn trả, hai bên thống nhất về chi phí và không còn vấn đề phát sinh, bạn có thể tải mẫu, tự điền thông tin và hoàn thiện biên bản.

Nếu phát sinh tranh chấp về thiết bị hư hỏng, mất phụ kiện, tiền đặt cọc, chi phí sửa chữa, thời gian thuê hoặc trách nhiệm bồi hoàn, trường hợp đó có thể cần xem xét hồ sơ chuyên sâu hơn.

Mẫu Biên Bản có thể cung cấp gói tư vấn riêng từ luật sư và chuyên gia nếu người dùng có nhu cầu. Phí tải mẫu và phí tư vấn là hai khoản riêng biệt. Nếu chỉ cần biểu mẫu để tự hoàn thiện, bạn có thể tải file; nếu hồ sơ có tình huống đặc thù, có thể đăng ký thêm gói tư vấn phù hợp.

Khi nào cần lập Biên bản thanh lý hợp đồng thuê thiết bị đo đạc địa chính?

Biên bản thường được lập khi hợp đồng thuê thiết bị đã hết thời hạn hoặc các bên thống nhất kết thúc hợp đồng và cần xác nhận việc hoàn trả tài sản, thanh toán và các nghĩa vụ liên quan.

Một số trường hợp thực tế gồm:

• Hết thời hạn thuê thiết bị theo hợp đồng.
• Công việc đo đạc đã hoàn thành sớm và hai bên thống nhất trả thiết bị.
• Các bên thỏa thuận chấm dứt hợp đồng trước thời hạn.
• Thiết bị đã được trả và cần xác nhận tình trạng tài sản.
• Hai bên cần đối chiếu tiền thuê, tiền đặt cọc hoặc khoản còn phải thanh toán.
• Có chi phí sửa chữa, vệ sinh, thay thế phụ kiện hoặc bồi hoàn cần xác định.
• Một phần thiết bị được trả trước, phần còn lại tiếp tục thuê.
• Cần hoàn tất hồ sơ lưu trữ sau khi kết thúc việc thuê.

Người lập nên đối chiếu hợp đồng thuê, phụ lục, biên bản bàn giao thiết bị khi nhận, biên bản kiểm tra khi trả và các chứng từ thanh toán.

Cần phân biệt biên bản thanh lý hợp đồng thuê thiết bị với hồ sơ nghiệm thu sản phẩm đo đạc. Việc trả thiết bị chỉ xác nhận quan hệ thuê và tình trạng tài sản; nó không tự động xác nhận chất lượng của bản đồ địa chính hoặc kết quả đo đạc.

Biên bản thanh lý hợp đồng thuê thiết bị đo đạc địa chính gồm những nội dung gì?

Tùy hợp đồng, biên bản có thể gồm các nhóm nội dung sau:

1. Thông tin chung

• Tên biên bản.
• Thời gian, địa điểm lập.
• Căn cứ hợp đồng.
• Phụ lục hoặc văn bản điều chỉnh nếu có.

2. Thông tin bên cho thuê và bên thuê

• Tên tổ chức, doanh nghiệp hoặc cá nhân.
• Địa chỉ.
• Mã số doanh nghiệp hoặc thông tin định danh.
• Người đại diện.
• Chức vụ.
• Thông tin ủy quyền nếu có.

3. Thông tin hợp đồng thuê

• Số hợp đồng.
• Ngày ký.
• Thời gian thuê.
• Địa điểm hoặc phạm vi sử dụng.
• Giá trị hợp đồng.
• Các phụ lục điều chỉnh.

4. Danh mục thiết bị

• Tên thiết bị.
• Model.
• Số lượng.
• Số serial hoặc mã tài sản nếu có.
• Phụ kiện đi kèm.
• Tình trạng khi bàn giao và hoàn trả.

5. Kết quả hoàn trả thiết bị

• Thời điểm trả.
• Số lượng thực tế.
• Tình trạng thiết bị.
• Thiết bị hoặc phụ kiện thiếu nếu có.
• Hư hỏng hoặc dấu hiệu bất thường nếu có.

6. Chi phí và thanh toán

• Tổng tiền thuê.
• Số tiền đã thanh toán.
• Tiền đặt cọc nếu có.
• Chi phí phát sinh.
• Số tiền còn phải thanh toán hoặc hoàn trả.

7. Trách nhiệm sau khi trả thiết bị

• Sửa chữa.
• Thay thế phụ kiện.
• Bồi hoàn theo hợp đồng nếu có.
• Hoàn trả tiền đặt cọc.
• Các nghĩa vụ khác còn hiệu lực.

8. Cam kết và chữ ký

• Xác nhận của các bên.
• Số lượng bản.
• Hiệu lực biên bản.
• Chữ ký của người có thẩm quyền.

Không phải hợp đồng nào cũng cần toàn bộ các nội dung trên. Nội dung cuối cùng cần được điều chỉnh theo hợp đồng thuê và tình trạng thiết bị thực tế.

Hướng dẫn lập và điền Biên bản thanh lý hợp đồng thuê thiết bị đo đạc địa chính

1. Tên biên bản và thời gian lập

Cần điền: Tên biên bản, ngày tháng và địa điểm.

Cách điền: Ghi chính xác tên “Biên bản thanh lý hợp đồng thuê thiết bị đo đạc địa chính” và thời điểm thực tế các bên lập biên bản.

Lưu ý: Ngày thanh lý nên thống nhất với thời điểm hoàn tất việc trả thiết bị và đối chiếu nghĩa vụ, trừ khi hợp đồng có quy định khác.

2. Căn cứ lập biên bản

Cần điền: Hợp đồng thuê, phụ lục và các tài liệu liên quan.

Cách điền: Ghi số hợp đồng, ngày ký và tên hợp đồng. Bổ sung phụ lục thay đổi thời gian thuê, danh mục thiết bị hoặc giá trị nếu có.

Lưu ý: Cần kiểm tra xem hợp đồng có quy định riêng về thủ tục trả thiết bị và thanh lý hay không.

3. Thông tin bên cho thuê và bên thuê

Cần điền: Tên, địa chỉ, người đại diện và chức vụ.

Cách điền: Đối chiếu với hợp đồng và hồ sơ của hai bên.

Lưu ý: Nếu người ký là người được ủy quyền, cần kiểm tra giấy ủy quyền trước khi ký.

4. Danh mục thiết bị thuê

Cần điền: Tên, model, số serial, số lượng và phụ kiện.

Cách điền: Đối chiếu với biên bản bàn giao lúc nhận thiết bị và phụ lục hợp đồng.

Lưu ý: Với thiết bị có số serial hoặc mã tài sản, nên ghi chính xác để tránh nhầm giữa các máy cùng chủng loại.

5. Tình trạng thiết bị khi hoàn trả

Cần điền: Tình trạng hoạt động, ngoại quan, phụ kiện và các hư hỏng nếu có.

Cách điền: Kiểm tra trực tiếp hoặc dựa trên biên bản kiểm tra khi trả thiết bị.

Lưu ý: Không nên ghi “thiết bị nguyên trạng” nếu thực tế có hư hỏng, thiếu phụ kiện hoặc vấn đề cần xử lý.

6. Chi phí phát sinh

Cần điền: Tiền thuê, tiền đặt cọc, phí sửa chữa, chi phí thay thế hoặc các khoản khác nếu có.

Cách điền: Đối chiếu với hợp đồng và chứng từ thực tế.

Lưu ý: Chỉ ghi chi phí phát sinh có căn cứ theo hợp đồng hoặc thỏa thuận giữa các bên.

7. Thanh toán và hoàn trả tiền đặt cọc

Cần điền: Số tiền đã thanh toán, còn phải trả hoặc tiền đặt cọc cần hoàn lại.

Cách điền: Đối chiếu với bảng đối chiếu công nợ và chứng từ thanh toán.

Lưu ý: Nếu việc hoàn trả tiền đặt cọc thực hiện sau ngày ký biên bản, cần ghi rõ thời hạn và phương thức thực hiện.

8. Trách nhiệm sau khi trả thiết bị

Cần điền: Các nghĩa vụ còn lại như sửa chữa, bồi hoàn, hoàn trả đặt cọc hoặc xử lý tranh chấp.

Cách điền: Đối chiếu điều khoản trách nhiệm trong hợp đồng thuê.

Lưu ý: Không nên xác nhận “không còn nghĩa vụ” nếu vẫn còn khoản tiền hoặc trách nhiệm chưa được giải quyết.

9. Cam kết và chữ ký

Cần điền: Nội dung xác nhận, số bản và chữ ký.

Cách điền: Hai bên kiểm tra danh mục, tình trạng thiết bị và công nợ trước khi ký.

Lưu ý: Người ký phải đúng thẩm quyền hoặc có ủy quyền hợp lệ.

Checklist trước khi ký:

•  Đúng số và ngày hợp đồng.
• Đúng thông tin hai bên.
• Đúng danh mục thiết bị.
• Đã kiểm tra số serial hoặc mã tài sản.
• Đã đối chiếu phụ kiện.
• Đã kiểm tra tình trạng thiết bị.
• Đã xác định hư hỏng hoặc thiếu hụt nếu có.
• Đã đối chiếu tiền thuê.
• Đã kiểm tra tiền đặt cọc.
• Đã xác định chi phí phát sinh.
• Đã rà soát nghĩa vụ còn lại.
• Đúng người có thẩm quyền ký.

Sau khi tải Biên bản thanh lý hợp đồng thuê thiết bị đo đạc địa chính cần chỉnh sửa gì?

Mẫu tải về là khung nội dung để hoàn thiện, vì vậy bạn cần cập nhật theo hợp đồng và tình trạng thiết bị thực tế.

Thông tin các bên: thay tên, địa chỉ, mã số doanh nghiệp, người đại diện và chức vụ.

Thông tin hợp đồng: thay số hợp đồng, ngày ký, thời gian thuê và giá trị.

Danh mục thiết bị: cập nhật tên máy, model, serial, số lượng và phụ kiện.

Tình trạng thiết bị: ghi kết quả kiểm tra thực tế khi hoàn trả, bao gồm hư hỏng hoặc thiếu hụt nếu có.

Chi phí: cập nhật tiền thuê, tiền đặt cọc, phí sửa chữa, phí thay thế hoặc khoản phát sinh theo hợp đồng.

Thanh toán: thay số tiền đã trả, số tiền còn lại và thời hạn hoàn trả hoặc thanh toán.

Trách nhiệm sau thanh lý: giữ lại các nội dung về sửa chữa, bồi hoàn, hoàn trả đặt cọc hoặc nghĩa vụ khác nếu vẫn còn.

Sau khi chỉnh sửa, nên kiểm tra kỹ số serial, số lượng thiết bị, phụ kiện và các con số tài chính, vì đây là những thông tin dễ sai khi sao chép từ nhiều tài liệu.

Tải Biên bản thanh lý hợp đồng thuê thiết bị đo đạc địa chính nhận file gì?

Khi tải Biên bản thanh lý hợp đồng thuê thiết bị đo đạc địa chính tại Mẫu Biên Bản, bạn sẽ nhận được file Word và file PDF để thuận tiện cho quá trình sử dụng.

File Word phù hợp để cập nhật thông tin hợp đồng, danh mục thiết bị, tình trạng hoàn trả, chi phí và thanh toán.

File PDF thuận tiện để xem trước nội dung và đối chiếu bố cục trước khi hoàn thiện văn bản.

Những lưu ý quan trọng khi sử dụng Biên bản thanh lý hợp đồng thuê thiết bị đo đạc địa chính

Thứ nhất, cần đối chiếu thiết bị với biên bản bàn giao ban đầu. Đây là căn cứ quan trọng để xác định thiết bị nào đã được nhận, số lượng bao nhiêu và phụ kiện nào đi kèm.

Thứ hai, cần phân biệt hao mòn thông thường với hư hỏng. Việc đánh giá có phải bồi hoàn hay không cần căn cứ hợp đồng thuê và tình trạng thực tế, không nên tự mặc định mọi dấu hiệu sử dụng đều là hư hỏng phải bồi thường.

Thứ ba, cần kiểm tra số serial hoặc mã thiết bị. Với các máy đo cùng loại, chỉ ghi tên thiết bị và số lượng có thể chưa đủ để xác định chính xác tài sản được trả.

Thứ tư, cần kiểm tra phụ kiện đi kèm. Bộ thiết bị đo đạc thường có nhiều thành phần như chân máy, sào, bộ điều khiển, pin, sạc, cáp hoặc hộp đựng. Nếu hợp đồng có danh mục cụ thể, nên đối chiếu từng mục.

Thứ năm, cần phân biệt thanh lý hợp đồng thuê thiết bị với nghiệm thu công việc đo đạc. Việc thiết bị được trả đầy đủ không đồng nghĩa với việc sản phẩm đo đạc địa chính đã được nghiệm thu hoặc đáp ứng yêu cầu kỹ thuật.

Thứ sáu, cần lưu ý yêu cầu kỹ thuật của hoạt động đo đạc địa chính. Thông tư 26/2024/TT-BTNMT quy định kỹ thuật về đo đạc lập bản đồ địa chính và có hiệu lực từ ngày 15/01/2025. Những yêu cầu kỹ thuật của sản phẩm đo đạc không nên được đưa vào biên bản thuê thiết bị nếu chúng không thuộc phạm vi hợp đồng.

Thứ bảy, cần kiểm tra quy định hiện hành về đo đạc và bản đồ. Luật Đo đạc và bản đồ đã được hợp nhất tại Văn bản hợp nhất số 70/VBHN-VPQH ngày 24/03/2026; Nghị định 39/2026/NĐ-CP cũng đã sửa đổi, bổ sung một số quy định chi tiết thi hành Luật.

Thứ tám, không xác nhận đã hoàn tất mọi nghĩa vụ nếu còn công nợ hoặc tranh chấp. Nếu còn tiền thuê, tiền đặt cọc, phí sửa chữa hoặc trách nhiệm xử lý thiết bị, cần ghi rõ tình trạng và thời hạn thực hiện.

Câu hỏi thường gặp về Biên bản thanh lý hợp đồng thuê thiết bị đo đạc địa chính

1. Biên bản thanh lý hợp đồng thuê thiết bị đo đạc địa chính dùng để làm gì?

Biên bản dùng để xác nhận việc kết thúc hợp đồng thuê, tình trạng thiết bị hoàn trả, chi phí, thanh toán và các nghĩa vụ còn lại giữa bên cho thuê và bên thuê.

2. Có cần ghi số serial của thiết bị không?

Nếu thiết bị có số serial hoặc mã tài sản, nên ghi để xác định chính xác tài sản được bàn giao và hoàn trả.

3. Có cần lập biên bản kiểm tra thiết bị khi trả không?

Điều này phụ thuộc vào hợp đồng. Nếu hợp đồng quy định kiểm tra hoặc lập biên bản trả thiết bị riêng, nên thực hiện và có thể dẫn chiếu tài liệu đó trong biên bản thanh lý.

4. Thiết bị bị hỏng thì có thanh lý hợp đồng được không?

Có thể xử lý việc thanh lý tùy thỏa thuận, nhưng cần xác định rõ trách nhiệm sửa chữa, thay thế hoặc bồi hoàn nếu còn tồn tại. Không nên xác nhận không còn nghĩa vụ khi vấn đề chưa được giải quyết.

5. Có cần ghi tiền đặt cọc không?

Nếu hợp đồng có đặt cọc, nên ghi tình trạng tiền đặt cọc: đã hoàn trả, được cấn trừ hoặc còn phải xử lý.

6. Biên bản thanh lý có xác nhận chất lượng thiết bị không?

Biên bản có thể ghi nhận tình trạng thiết bị tại thời điểm hoàn trả, nhưng nội dung cụ thể cần căn cứ hợp đồng và việc kiểm tra thực tế. Không nên tự đưa ra kết luận kỹ thuật ngoài phạm vi kiểm tra.

7. Biên bản thanh lý có thay thế biên bản nghiệm thu công việc đo đạc không?

Không. Thanh lý hợp đồng thuê thiết bị và nghiệm thu sản phẩm đo đạc là hai vấn đề khác nhau. Nếu công việc đo đạc có quy trình nghiệm thu riêng, vẫn cần thực hiện theo hồ sơ tương ứng.

8. Có cần tư vấn chuyên môn khi lập biên bản không?

Nếu thiết bị đã được trả, hai bên thống nhất tình trạng và thanh toán, bạn có thể tải mẫu và tự hoàn thiện. Nếu phát sinh tranh chấp về hư hỏng, mất thiết bị, tiền đặt cọc hoặc trách nhiệm bồi hoàn, có thể đăng ký thêm gói tư vấn từ luật sư và chuyên gia.

Xem preview và tải Biên bản thanh lý hợp đồng thuê thiết bị đo đạc địa chính

Nếu bạn đang hoàn tất hợp đồng thuê thiết bị phục vụ đo đạc địa chính, nên xem preview trước để kiểm tra bố cục và xác định các nội dung phù hợp với hồ sơ của mình.

Trước khi điền mẫu, nên chuẩn bị:

• Hợp đồng thuê thiết bị.
• Phụ lục danh mục thiết bị.
• Biên bản bàn giao khi nhận thiết bị.
• Phiếu hoặc biên bản kiểm tra khi trả nếu có.
• Danh sách model, số serial hoặc mã tài sản.
• Danh mục phụ kiện đi kèm.
• Hình ảnh hoặc tài liệu ghi nhận tình trạng thiết bị nếu cần.
• Bảng đối chiếu tiền thuê và công nợ.
• Chứng từ tiền đặt cọc.
• Tài liệu xác định chi phí sửa chữa hoặc bồi hoàn nếu có.
• Văn bản điều chỉnh thời hạn hoặc danh mục thuê nếu có.

Sau khi đối chiếu các tài liệu trên, bạn có thể tải file Word để cập nhật thông tin và hoàn thiện biên bản theo tình trạng thực tế.

Kết luận

Biên bản thanh lý hợp đồng thuê thiết bị đo đạc địa chính giúp các bên xác nhận việc kết thúc quan hệ thuê, hoàn trả tài sản, đối chiếu tình trạng thiết bị, chi phí, công nợ và các trách nhiệm còn lại.

Với loại hợp đồng này, nội dung quan trọng nhất là sự thống nhất giữa hợp đồng thuê, danh mục thiết bị, biên bản bàn giao ban đầu, tình trạng hoàn trả và số liệu thanh toán. Đặc biệt, cần kiểm tra kỹ số serial, phụ kiện và các hư hỏng hoặc thiếu hụt nếu có.

Nếu cần tiết kiệm thời gian tự xây dựng văn bản từ đầu, bạn có thể sử dụng mẫu tại Mẫu Biên Bản, sau đó cập nhật theo hồ sơ thực tế. Nếu phát sinh tranh chấp về tình trạng tài sản, chi phí sửa chữa, tiền đặt cọc hoặc trách nhiệm bồi hoàn, có thể đăng ký thêm gói tư vấn chuyên môn phù hợp.

Tác giả: Team biên tập Mẫu Biên Bản

Xem thêm:

Biên bản thanh lý hợp đồng bảo trì hệ thống quan trắc môi trường
Biên bản thanh lý hợp đồng khai thác tài nguyên biển
Biên bản thanh lý hợp đồng dạy thêm tại trung tâm ngoại ngữ