Khi một hợp đồng thuê kho chứa hàng đi đến hồi kết, việc lập biên bản thanh lý hợp đồng thuê kho chứa hàng không chỉ là thủ tục hành chính mà còn là căn cứ pháp lý quan trọng để hai bên chốt công nợ, bàn giao tài sản và chấm dứt quan hệ hợp đồng. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết về khái niệm, nội dung, quy trình soạn thảo cũng như tải mẫu biên bản thanh lý hợp đồng thuê kho chứa hàng chuẩn định dạng Word/PDF.

Biên bản thanh lý hợp đồng thuê kho chứa hàng là gì?

Khái niệm văn bản thanh lý hợp đồng thuê kho

Biên bản thanh lý hợp đồng thuê kho chứa hàng là văn bản ghi nhận sự thống nhất giữa bên cho thuê và bên thuê về việc kết thúc hợp đồng thuê kho sau khi hoàn thành hoặc chấm dứt các nghĩa vụ. Đây không phải là hợp đồng mới mà là văn bản “chốt sổ” các khoản nợ, hiện trạng tài sản và thời điểm bàn giao.

Bản chất pháp lý và giá trị của biên bản thanh lý

Theo Điều 402 Bộ luật Dân sự 2015, biên bản thanh lý là căn cứ xác nhận hợp đồng đã hoàn thành. Văn bản này có giá trị pháp lý ràng buộc trách nhiệm dân sự của các bên, đồng thời là chứng cứ quan trọng khi giải quyết tranh chấp tại Tòa án theo Điều 91, 95 Bộ luật Tố tụng dân sự 2015.

Khi nào cần lập biên bản thanh lý hợp đồng thuê kho chứa hàng?

Hết thời hạn thuê kho theo thỏa thuận

Khi hết thời hạn thuê, nếu không lập biên bản thanh lý, hợp đồng có thể bị xem là gia hạn mặc nhiên theo Điều 477 Bộ luật Dân sự. Vì vậy, cả hai bên cần ký biên bản trước ngày kết thúc để xác nhận chấm dứt hợp đồng.

Chấm dứt hợp đồng thuê kho trước thời hạn

Trường hợp hai bên thỏa thuận chấm dứt trước thời hạn, biên bản thanh lý giúp xác định rõ tiền phạt, bồi thường và trách nhiệm bàn giao kho, tránh phát sinh tranh chấp không đáng có.

Các trường hợp đơn phương chấm dứt hợp đồng thuê kho

Theo Điều 428 Bộ luật Dân sự 2015, các bên có thể đơn phương chấm dứt hợp đồng khi đối phương vi phạm nghiêm trọng hoặc gặp sự kiện bất khả kháng. Biên bản thanh lý trong trường hợp này cần ghi rõ lý do, thời điểm thông báo và các khoản bồi thường (nếu có).

Căn cứ pháp lý khi thanh lý hợp đồng thuê kho chứa hàng

Quy định của Bộ luật Dân sự về thanh lý hợp đồng

Bộ luật Dân sự 2015 quy định tại Điều 385, 401, 412, 477 và đặc biệt Điều 328 về đặt cọc. Đây là căn cứ quan trọng để xử lý tiền cọc, công nợ và xác định thời điểm chấm dứt hợp đồng.

Các văn bản pháp luật liên quan đến hợp đồng thuê tài sản

Ngoài Bộ luật Dân sự, cần tham chiếu Luật Thương mại 2005, Luật Kinh doanh bất động sản 2023 và các thông tư thuế như Thông tư 78/2021/TT-BTC để đảm bảo xử lý đúng nghĩa vụ tài chính khi thanh lý.

Nội dung chi tiết của biên bản thanh lý hợp đồng thuê kho

Thông tin các bên tham gia (bên cho thuê – bên thuê)

Cần ghi chính xác tên doanh nghiệp, mã số thuế, địa chỉ, người đại diện theo pháp luật. Nếu người ký là đại diện được ủy quyền, phải đính kèm Giấy ủy quyền.

Số hiệu và thời điểm ký hợp đồng thuê kho gốc

Biên bản thanh lý phải nêu rõ số hợp đồng gốc, ngày ký, thời hạn thuê thực tế. Điều này giúp xác định mối liên hệ giữa hai văn bản và tránh nhầm lẫn.

Tình trạng kho bãi khi bàn giao lại

Mô tả chi tiết hiện trạng kho bãi như tường, mái, hệ thống điện, PCCC, và đối chiếu với biên bản bàn giao lúc nhận kho. Nên chụp ảnh, quay video làm minh chứng.

Thanh toán nốt tiền thuê, phí dịch vụ và tiền điện nước

Liệt kê cụ thể từng khoản còn tồn đọng: tiền thuê, phí quản lý, tiền điện, nước, viễn thông. Căn cứ theo hóa đơn thực tế và chỉ số công tơ tại thời điểm bàn giao.

Xử lý tiền đặt cọc, tiền bảo lãnh

Theo Điều 328 Bộ luật Dân sự 2015, căn cứ vào mức độ hoàn thành nghĩa vụ để hoàn trả hoặc giữ cọc. Biên bản cần ghi rõ số cọc được trả lại hoặc bị khấu trừ.

Xác nhận hoàn thành nghĩa vụ và cam kết không phát sinh khiếu nại

Đây là điều khoản quan trọng nhất. Các bên xác nhận đã hoàn thành mọi nghĩa vụ và không còn khiếu nại sau khi ký biên bản, tạo cơ sở để Tòa án bác bỏ các yêu cầu bồi thường không có căn cứ phát sinh sau đó.

Hướng dẫn soạn thảo biên bản thanh lý hợp đồng thuê kho chứa hàng chi tiết

Quy trình các bước lập biên bản thanh lý

• Rà soát hợp đồng gốc.
• Kiểm kê, nghiệm thu hiện trạng kho.
• Đối chiếu công nợ với kế toán hai bên.
• Soạn thảo biên bản theo mẫu.
• Ký tên, đóng dấu và lưu trữ hồ sơ.

Lưu ý về chữ ký, con dấu và thẩm quyền ký

Văn bản phải được ký bởi người đại diện hợp pháp. Nếu không đúng thẩm quyền, biên bản có thể bị vô hiệu. Nên đóng dấu pháp nhân để tăng giá trị chứng cứ.

Những sai lầm thường gặp khi soạn biên bản thanh lý

Không ghi rõ ngày bàn giao, bỏ sót khoản nợ, không mô tả hiện trạng, hoặc dùng từ ngữ chung chung như “hai bên không còn nghĩa vụ” trong khi vẫn còn khoản phải thanh toán là những sai lầm phổ biến cần tránh.

Tải ngay mẫu biên bản thanh lý hợp đồng thuê kho chứa hàng chuẩn (Word/PDF)

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng thuê kho chứa hàng trọn gói

Bạn có thể tải mẫu biên bản thanh lý hợp đồng thuê kho chứa hàng trọn gói tại Mẫu Biên Bản, bao gồm đầy đủ các mục đã nêu ở trên, sẵn sàng điền thông tin và sử dụng.

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng thuê kho bãi ngắn gọn

Nếu bạn cần một văn bản đơn giản, ngắn gọn, hãy tham khảo mẫu biên bản thanh lý hợp đồng thuê kho bãi ngắn gọn. Ngoài ra, bạn cũng có thể tham khảo thêm mẫu biên bản thanh lý hợp đồng thuê bến bãi và mẫu biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp nhiên liệu để áp dụng cho các loại hợp đồng tương tự.

Bảng check list trước khi ký biên bản thanh lý

• Đối chiếu thông tin doanh nghiệp và người đại diện.
• Kiểm tra số hợp đồng gốc.
• Nghiệm thu hiện trạng kho, chụp ảnh lưu trữ.
• Xác nhận toàn bộ công nợ và hóa đơn.
• Thống nhất phương án xử lý tiền cọc.
• Đảm bảo chữ ký đúng thẩm quyền và đóng dấu.

Tham khảo thêm mẫu biên bản thanh lý hợp đồng xây dựng đường giao thông nếu doanh nghiệp bạn có nhu cầu liên quan đến lĩnh vực xây dựng.

Câu hỏi thường gặp về biên bản thanh lý hợp đồng thuê kho

Có bắt buộc công chứng biên bản thanh lý hợp đồng thuê kho không?

Không bắt buộc công chứng, nhưng nếu các bên muốn tăng giá trị pháp lý thì có thể công chứng hoặc mời người làm chứng ký kèm.

Bên thuê vắng mặt có thanh lý hợp đồng được không?

Không thể thanh lý đơn phương. Cần có sự tham gia hoặc văn bản ủy quyền hợp lệ từ bên thuê.

Xử lý thế nào nếu phát hiện hư hỏng sau khi ký biên bản thanh lý?

Thông thường biên bản đã ghi nhận việc không còn khiếu nại. Tuy nhiên, nếu phát hiện lỗi khuất tất, hai bên có thể thương lượng hoặc thu thập chứng cứ để khởi kiện.

Biên bản thanh lý có thay thế được hợp đồng thuê kho không?

Không. Biên bản thanh lý chỉ xác nhận việc chấm dứt hợp đồng, không thay thế hay sửa đổi các điều khoản thương mại của hợp đồng gốc.

Hãy tải ngay mẫu biên bản thanh lý hợp đồng thuê kho chứa hàng tại Mẫu Biên Bản để tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính pháp lý cho doanh nghiệp của bạn!