Biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp nhiên liệu là gì?

Biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp nhiên liệu là văn bản pháp lý ghi nhận sự thống nhất giữa bên cung cấp và bên sử dụng nhiên liệu về việc kết thúc hợp đồng. Văn bản xác nhận khối lượng, chất lượng, giá trị đã thực hiện, công nợ còn lại và cam kết chấm dứt quyền, nghĩa vụ của các bên. Đây là căn cứ để doanh nghiệp quyết toán, tránh tranh chấp sau khi hợp đồng kết thúc.

Khi nào cần lập biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp nhiên liệu?

Cần lập khi hợp đồng hết hạn, các bên thỏa thuận chấm dứt trước thời hạn do thay đổi nhu cầu, biến động giá hoặc chuyển đổi nhà cung cấp. Ngoài ra, khi doanh nghiệp sáp nhập, kết thúc đợt giao lớn cần chốt công nợ cũng nên thanh lý. Trong lĩnh vực vận tải đường bộ, biên bản thanh lý hợp đồng kinh doanh vận tải đường bộ thường lập cùng biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp nhiên liệu vì nhiên liệu là chi phí vận hành chính. Khi thuê tàu thủy, chi phí nhiên liệu cũng cần quyết toán đồng bộ với biên bản thanh lý hợp đồng thuê tàu thủy.

Căn cứ pháp lý khi soạn thảo biên bản thanh lý hợp đồng

Bộ luật Dân sự và Luật Thương mại liên quan

Căn cứ vào Bộ luật Dân sự 2015 (Điều 422–427) và Luật Thương mại 2005 (Điều 306, 307, 310). Hợp đồng cung cấp nhiên liệu thuộc nhóm mua bán hàng hóa, nên khi kết thúc phải tuân thủ quy định về hậu quả pháp lý và thanh toán. Ngoài ra, Nghị định 95/2021/NĐ-CP về kinh doanh xăng dầu cũng là căn cứ cần lưu ý.

Nguyên tắc chấm dứt hợp đồng theo quy định

Chấm dứt hợp đồng phải lập văn bản, có chữ ký người đại diện hợp pháp hoặc người được ủy quyền. Biên bản phải thể hiện sự tự nguyện, trung thực và không trái pháp luật.

Nội dung chính của biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp nhiên liệu

Thông tin các bên tham gia hợp đồng

Ghi đầy đủ tên tổ chức, mã số thuế, địa chỉ, người đại diện pháp luật của cả hai bên, thông tin phải khớp với hợp đồng gốc.

Thông tin hợp đồng được thanh lý

Ghi số hợp đồng, ngày ký, tên hợp đồng, thời hạn, các phụ lục kèm theo để tránh sót điều khoản còn hiệu lực.

Tình hình thực hiện nghĩa vụ của từng bên

Bên cung cấp ghi số lần giao, khối lượng, số hóa đơn; bên sử dụng ghi số tiền đã thanh toán và còn nợ. Đối chiếu chi tiết giúp tránh tranh chấp số liệu.

Xác nhận thanh toán, công nợ và hoàn thành nghĩa vụ

Xác nhận số dư công nợ, thời hạn thanh toán, các khoản phạt được miễn giảm hoặc khấu trừ. Nội dung phải rõ ràng, không mập mờ.

Cam kết chấm dứt hợp đồng và hiệu lực của biên bản

Các bên cam kết hợp đồng chấm dứt kể từ ngày ký, không còn quyền và nghĩa vụ phát sinh. Biên bản có hiệu lực từ ngày ký, lập thành bao nhiêu bản ghi rõ.

Hướng dẫn soạn thảo biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp nhiên liệu chi tiết

Cách ghi thông tin bên cung cấp và bên sử dụng nhiên liệu

Ghi chính xác như hợp đồng gốc; nếu ký thay, cần giấy ủy quyền hợp lệ.

Cách trình bày số liệu, khối lượng và giá trị đã thực hiện

Trình bày bảng biểu, ghi rõ đơn vị tính, đơn giá, thành tiền, tách bạch nợ gốc và lãi chậm trả.

Các lưu ý về chữ ký, con dấu và số bản lập

Cần chữ ký, đóng dấu (nếu là tổ chức), lập 02 hoặc 04 bản, mỗi bên giữ 01 hoặc 02 bản, giá trị pháp lý tương đương.

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp nhiên liệu thông dụng (tải miễn phí)

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp xăng dầu

Dùng cho xăng E5, RON95, diesel; tập trung khối lượng giao nhận và giá trị thanh toán theo từng lần điều chỉnh giá.

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp khí tự nhiên

Dùng cho CNG, LNG; chú trọng thông số kỹ thuật, áp suất, nhiệt lượng thực tế.

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp nhiên liệu tổng hợp

Dùng cho than, dầu, khí; có phụ lục chi tiết từng loại, khối lượng và giá trị quyết toán riêng.

So sánh biên bản thanh lý hợp đồng và phụ lục hợp đồng

Phụ lục ký khi hợp đồng còn hiệu lực để bổ sung, thay đổi điều khoản. Biên bản thanh lý ký khi hợp đồng kết thúc để chấm dứt toàn bộ quyền, nghĩa vụ. Khi thuê xe ô tô kèm chi phí nhiên liệu, cần thanh lý cả biên bản thanh lý hợp đồng thuê xe ô tô và biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp nhiên liệu để đối chiếu chi phí thực tế.

Những sai lầm thường gặp khi thanh lý hợp đồng cung cấp nhiên liệu

Không đối chiếu công nợ, thiếu phụ lục, người ký sai thẩm quyền, bỏ sót điều khoản phạt, ghi chung chung về chất lượng nhiên liệu. Những sai lầm này dễ dẫn đến khiếu nại, khó khăn khi quyết toán.

Câu hỏi thường gặp về biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp nhiên liệu (FAQ)

Biên bản thanh lý hợp đồng có bắt buộc công chứng không?

Không bắt buộc, trừ khi hợp đồng gốc thỏa thuận hoặc pháp luật yêu cầu. Công chứng giúp tăng giá trị pháp lý khi có tranh chấp.

Thanh lý trước thời hạn cần thêm thủ tục gì?

Kiểm tra điều khoản đơn phương chấm dứt, xác định phạt và bù trừ công nợ. Với vận tải biển, cần phối hợp biên bản thanh lý hợp đồng thuê tàu thủy để quyết toán toàn bộ chi phí.

Biên bản thanh lý được lập bao nhiêu bản?

Thường 02 bản, mỗi bên giữ 01; nếu nhiều bên thì lập tương ứng, tất cả có giá trị pháp lý như nhau.