Biên bản thanh lý hợp đồng phát triển sản phẩm công nghệ ứng dụng là văn bản được lập khi các bên đã hoàn thành, nghiệm thu hoặc thống nhất chấm dứt hợp đồng phát triển một sản phẩm công nghệ có khả năng đưa vào sử dụng thực tế. Văn bản này ghi nhận kết quả thực hiện, tình trạng sản phẩm, việc bàn giao hồ sơ, mã nguồn hoặc tài liệu kỹ thuật, nghĩa vụ thanh toán và các trách nhiệm còn tiếp tục sau khi hợp đồng kết thúc.

Trong thực tế, một sản phẩm công nghệ ứng dụng có thể bao gồm phần mềm, thiết bị tích hợp, hệ thống điều khiển, nền tảng số, giải pháp tự động hóa hoặc sản phẩm kết hợp phần cứng và phần mềm. Vì vậy, biên bản thanh lý cần thể hiện rõ sản phẩm đã đạt đến mức nào, những hạng mục nào đã hoàn thành và các quyền, nghĩa vụ liên quan đến sản phẩm sau khi thanh lý.

Nếu cần bố cục tham khảo, Mẫu Biên Bản cung cấp các mẫu giúp hệ thống hóa nội dung hợp đồng, kết quả phát triển, nghiệm thu, bàn giao sản phẩm và thanh toán giữa các bên.

Căn cứ pháp lý về thanh lý hợp đồng phát triển sản phẩm công nghệ ứng dụng

Việc lập biên bản thanh lý trước hết dựa trên hợp đồng mà các bên đã ký và các quy định pháp luật điều chỉnh quan hệ hợp đồng tương ứng.

Bộ luật Dân sự 2015 là căn cứ pháp lý chung đối với quan hệ hợp đồng dân sự, nghĩa vụ, thực hiện và chấm dứt nghĩa vụ. Khi thanh lý, các bên cần đối chiếu nội dung hợp đồng, phụ lục và thỏa thuận phát sinh để xác định những nghĩa vụ đã hoàn thành và những nghĩa vụ còn hiệu lực. Bộ luật Dân sự 2015 được ban hành theo Luật số 91/2015/QH13 và có hiệu lực từ ngày 01/01/2017.

Trường hợp hợp đồng phát triển sản phẩm thuộc hoạt động khoa học, công nghệ và đổi mới sáng tạo, cần xem xét Luật Khoa học, công nghệ và đổi mới sáng tạo số 93/2025/QH15, có hiệu lực từ ngày 01/10/2025.

Đối với nhiệm vụ khoa học, công nghệ và đổi mới sáng tạo được thực hiện theo cơ chế tài trợ, đặt hàng hoặc giao nhiệm vụ của cơ quan có thẩm quyền, Văn bản hợp nhất số 07/VBHN-BKHCN ngày 24/06/2026 quy định khung về ký hợp đồng, tổ chức thực hiện, chấm dứt và thanh lý hợp đồng giao nhiệm vụ.

Ngoài ra, Thông tư 36/2025/TT-BKHCN quy định khung về trình tự, thủ tục xây dựng, tổ chức thực hiện, chấm dứt và thanh lý hợp đồng giao nhiệm vụ khoa học, công nghệ và đổi mới sáng tạo; thông tư có hiệu lực từ ngày 26/11/2025.

Nếu hợp đồng phát triển sản phẩm công nghệ ứng dụng được ký giữa doanh nghiệp với doanh nghiệp và không thuộc nhiệm vụ khoa học, công nghệ được quản lý theo cơ chế riêng, các bên cần ưu tiên đối chiếu Bộ luật Dân sự, Luật Thương mại nếu có hoạt động thương mại và các luật chuyên ngành có liên quan. Không nên đưa một văn bản pháp luật chuyên ngành vào biên bản nếu hợp đồng thực tế không thuộc phạm vi điều chỉnh của văn bản đó.

Khi nào nên lập biên bản thanh lý hợp đồng phát triển sản phẩm công nghệ ứng dụng?

Biên bản có thể được lập khi sản phẩm đã hoàn thành theo phạm vi hợp đồng và các bên đã nghiệm thu kết quả. Đây là trường hợp phổ biến nhất đối với hợp đồng phát triển phần mềm, thiết bị công nghệ hoặc giải pháp kỹ thuật.

Biên bản cũng có thể được lập khi hợp đồng kết thúc trước thời hạn theo thỏa thuận. Khi đó, nội dung thanh lý cần nêu rõ lý do chấm dứt, phần công việc đã thực hiện, phần chưa hoàn thành và phương án xử lý các chi phí, sản phẩm hoặc tài liệu đã phát sinh.

Một số trường hợp thường gặp gồm:

• Sản phẩm đã hoàn thành và được nghiệm thu.
• Các hạng mục phát triển đã đạt tiêu chí kỹ thuật theo hợp đồng.
• Hai bên đã bàn giao sản phẩm và hồ sơ kỹ thuật.
• Đã hoàn tất hoặc thống nhất phương án thanh toán.
• Hợp đồng hết thời hạn và các bên không tiếp tục gia hạn.
• Hợp đồng bị chấm dứt trước hạn theo điều khoản đã thỏa thuận.
• Dự án không tiếp tục do thay đổi yêu cầu, công nghệ hoặc phương án đầu tư.
• Hai bên cần xác nhận chính thức tình trạng quyền sở hữu, quyền sử dụng sản phẩm.

Đối với sản phẩm công nghệ có mã nguồn, dữ liệu, thiết kế kỹ thuật hoặc bí mật công nghệ, thanh lý còn là thời điểm thích hợp để xác nhận rõ việc bàn giao và quyền sử dụng sau khi hợp đồng kết thúc.

Nếu doanh nghiệp cần tham khảo thêm hồ sơ liên quan đến quyền khai thác sáng chế, có thể xem Biên bản thanh lý hợp đồng chuyển giao quyền sử dụng sáng chế khoa học. Mẫu giúp đối chiếu cách xác nhận phạm vi quyền, kết quả chuyển giao và các nghĩa vụ khi kết thúc hợp đồng.

Những thông tin cần chuẩn bị trước khi lập biên bản

Để biên bản phản ánh đúng quá trình thực hiện hợp đồng, các bên nên tập hợp đầy đủ hồ sơ trước khi ký.

Thứ nhất, thông tin hợp đồng: số hợp đồng, ngày ký, tên dự án, thời hạn thực hiện, giá trị hợp đồng và các phụ lục đã ký.

Thứ hai, thông tin sản phẩm: tên sản phẩm, phiên bản, chức năng chính, thông số kỹ thuật, số lượng và phạm vi ứng dụng.

Thứ ba, hồ sơ nghiệm thu: biên bản nghiệm thu, báo cáo kiểm thử, kết quả đánh giá chất lượng, tài liệu chứng minh sản phẩm đáp ứng yêu cầu.

Thứ tư, hồ sơ bàn giao: mã nguồn, tài khoản quản trị, tài liệu hướng dẫn, bản thiết kế, tài liệu kỹ thuật, thiết bị mẫu hoặc các thành phần khác nếu hợp đồng có quy định.

Thứ năm, tài chính: số tiền đã thanh toán, số tiền còn phải thanh toán, khoản tạm ứng, chi phí phát sinh và nghĩa vụ hoàn trả nếu có.

Thứ sáu, quyền sở hữu và sử dụng: xác định rõ bên nào sở hữu sản phẩm, bên nào được quyền khai thác, phạm vi cấp phép và cách xử lý đối với thành phần của bên thứ ba.

Thứ bảy, nghĩa vụ sau thanh lý: bảo hành, hỗ trợ kỹ thuật, bảo mật, bảo trì hoặc trách nhiệm xử lý lỗi còn tiếp tục theo hợp đồng.

Đối với các dự án phát triển giải pháp công nghệ gắn với môi trường, Biên bản thanh lý hợp đồng hợp tác nghiên cứu công nghệ sinh thái là tài liệu liên quan đáng tham khảo. Nội dung cung cấp thêm góc nhìn về việc ghi nhận kết quả nghiên cứu, bàn giao và hoàn tất hợp tác.

Mẫu Biên bản thanh lý hợp đồng phát triển sản phẩm công nghệ ứng dụng tham khảo

Dưới đây là mẫu giả định với thông tin được điền sẵn để thuận tiện hình dung cách trình bày. Tên cá nhân, tổ chức, số hợp đồng và số liệu chỉ mang tính minh họa.

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

BIÊN BẢN THANH LÝ HỢP ĐỒNG

PHÁT TRIỂN SẢN PHẨM CÔNG NGHỆ ỨNG DỤNG

Số: 18/2026/BBTL-HĐCN

Hôm nay, ngày 28 tháng 8 năm 2026, tại Thành phố Đà Nẵng, chúng tôi gồm:

BÊN A: CÔNG TY TNHH GIẢI PHÁP CÔNG NGHỆ MINH KHÔI
Địa chỉ: 126 Nguyễn Văn Linh, quận Hải Châu, TP. Đà Nẵng
Đại diện: Ông Trần Quốc Huy
Chức vụ: Tổng Giám đốc

BÊN B: CÔNG TY CỔ PHẦN PHÁT TRIỂN THIẾT BỊ AN PHÚ
Địa chỉ: 48 Lê Duẩn, quận Thanh Khê, TP. Đà Nẵng
Đại diện: Bà Nguyễn Thảo Vy
Chức vụ: Giám đốc Công nghệ

Hai bên thống nhất lập Biên bản thanh lý Hợp đồng số 27/2026/HĐPTCN ký ngày 15/02/2026 với các nội dung sau:

Điều 1. Thông tin hợp đồng được thanh lý

• Tên hợp đồng: Phát triển sản phẩm công nghệ ứng dụng.
• Sản phẩm: Hệ thống giám sát năng lượng thông minh EnerTrack V1.0.
• Thời gian thực hiện: Từ ngày 15/02/2026 đến ngày 20/08/2026.
• Giá trị hợp đồng: 468.000.000 đồng.
• Hình thức thanh toán: Chuyển khoản theo tiến độ nghiệm thu.

Điều 2. Kết quả thực hiện

Bên B đã hoàn thành các hạng mục theo phạm vi hợp đồng, gồm:

Sản phẩm EnerTrack V1.0 đã được Bên A kiểm tra theo các tiêu chí kỹ thuật quy định tại Phụ lục 02 của Hợp đồng.

Điều 3. Nghiệm thu và bàn giao sản phẩm

Hai bên xác nhận sản phẩm đã được nghiệm thu ngày 20/08/2026.

Bên B đã bàn giao cho Bên A:

1. Bộ phần mềm EnerTrack V1.0;
2. Mã nguồn theo phạm vi hợp đồng;
3. Tài liệu kiến trúc hệ thống;
4. Tài liệu hướng dẫn cài đặt và vận hành;
5. Tài khoản quản trị hệ thống;
6. Hồ sơ kiểm thử và báo cáo kết quả;
7. Danh mục thiết bị kết nối tương thích.

Bên A xác nhận đã tiếp nhận đầy đủ các tài liệu và thành phần bàn giao nêu trên.

Điều 4. Giá trị và thanh toán

Tổng giá trị hợp đồng: 468.000.000 đồng.

Số tiền Bên A đã thanh toán: 421.200.000 đồng.

Số tiền còn phải thanh toán: 46.800.000 đồng.

Hai bên thống nhất Bên A thanh toán số tiền còn lại trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày ký biên bản này.

Sau khi khoản thanh toán trên được hoàn tất, hai bên xác nhận không còn công nợ nào khác liên quan đến các hạng mục đã được thanh lý, trừ những nghĩa vụ được quy định tiếp tục có hiệu lực.

Điều 5. Quyền sở hữu và quyền sử dụng sản phẩm

Theo thỏa thuận tại Hợp đồng số 27/2026/HĐPTCN, Bên A được quyền khai thác sản phẩm EnerTrack V1.0 trong phạm vi hoạt động sản xuất, kinh doanh của mình.

Các thành phần phần mềm của bên thứ ba, thư viện mã nguồn mở và công cụ có giấy phép riêng được tiếp tục sử dụng theo điều kiện của từng giấy phép.

Điều 6. Bảo hành và hỗ trợ kỹ thuật

Bên B tiếp tục thực hiện nghĩa vụ bảo hành sản phẩm trong thời hạn 06 tháng kể từ ngày nghiệm thu.

Trong thời gian bảo hành, Bên B có trách nhiệm tiếp nhận và xử lý các lỗi thuộc phạm vi trách nhiệm phát triển được xác định trong hợp đồng.

Các yêu cầu phát triển chức năng mới ngoài phạm vi hợp đồng sẽ được hai bên thống nhất bằng thỏa thuận riêng.

Điều 7. Bảo mật và nghĩa vụ tiếp tục thực hiện

Các quy định về bảo mật thông tin, dữ liệu kỹ thuật và thông tin kinh doanh của hai bên tiếp tục được thực hiện theo Hợp đồng số 27/2026/HĐPTCN.

Việc thanh lý hợp đồng không làm chấm dứt những nghĩa vụ mà hợp đồng hoặc pháp luật quy định phải tiếp tục thực hiện sau khi hợp đồng kết thúc.

Điều 8. Xác nhận thanh lý

Hai bên xác nhận đã đối chiếu tình hình thực hiện Hợp đồng số 27/2026/HĐPTCN và thống nhất thanh lý các nội dung công việc đã hoàn thành theo biên bản này.

Biên bản được lập thành 04 bản, có giá trị như nhau; Bên A giữ 02 bản, Bên B giữ 02 bản.

ĐẠI DIỆN BÊN A
TỔNG GIÁM ĐỐC
(Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu)

Trần Quốc Huy

ĐẠI DIỆN BÊN B
GIÁM ĐỐC CÔNG NGHỆ
(Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu)

Nguyễn Thảo Vy

Nếu cần tìm mẫu cho các dự án được hỗ trợ kinh phí nghiên cứu, bạn có thể tham khảo Biên bản thanh lý hợp đồng tài trợ dự án nghiên cứu khoa học cấp bộ. Tài liệu giúp đối chiếu cách xác nhận kết quả thực hiện, sử dụng nguồn tài trợ và hoàn tất các cam kết.

Vì sao nên tải mẫu Biên bản thanh lý hợp đồng phát triển sản phẩm công nghệ ứng dụng?

Bạn có thể tải mẫu Biên bản thanh lý hợp đồng phát triển sản phẩm công nghệ ứng dụng để tham khảo và điều chỉnh theo loại sản phẩm, phạm vi phát triển, kết quả nghiệm thu, hồ sơ bàn giao và thỏa thuận cụ thể giữa các bên.

Việc sử dụng mẫu có cấu trúc sẵn mang lại một số lợi ích:

• Tiết kiệm thời gian: Không phải xây dựng lại toàn bộ bố cục từ đầu.
• Hạn chế bỏ sót thông tin: Mẫu có thể bao quát hợp đồng, sản phẩm, nghiệm thu, bàn giao và thanh toán.
• Dễ đối chiếu kết quả: Các hạng mục phát triển được trình bày rõ ràng hơn.
• Làm rõ tình trạng sản phẩm: Xác định sản phẩm đã hoàn thành đến đâu và còn nghĩa vụ nào.
• Hạn chế tranh chấp: Các bên có căn cứ bằng văn bản về việc bàn giao, thanh toán và quyền sử dụng sản phẩm.
• Thuận tiện lưu trữ: Biên bản có thể được sử dụng cùng hợp đồng, phụ lục, hồ sơ nghiệm thu và hồ sơ kỹ thuật.

Tuy nhiên, mẫu chỉ nên được xem là tài liệu tham khảo. Nội dung cuối cùng cần được điều chỉnh theo hợp đồng thực tế, loại sản phẩm công nghệ và quy định pháp luật áp dụng.

Cách lập biên bản thanh lý hợp đồng phát triển sản phẩm công nghệ ứng dụng

Bước 1: Ghi đầy đủ thông tin văn bản

Nêu quốc hiệu, tiêu ngữ, tên biên bản, số hiệu, địa điểm và ngày lập. Tên biên bản cần phản ánh đúng đối tượng được thanh lý.

Bước 2: Xác định các bên

Ghi tên tổ chức, địa chỉ, người đại diện, chức vụ và thông tin cần thiết của từng bên. Người ký phải có thẩm quyền hoặc được ủy quyền hợp lệ.

Bước 3: Dẫn chiếu hợp đồng

Nêu số hợp đồng, ngày ký, tên hợp đồng và các phụ lục có liên quan. Nếu có văn bản điều chỉnh phạm vi hoặc tiến độ thì nên liệt kê để thuận tiện đối chiếu.

Bước 4: Đối chiếu phạm vi phát triển

Liệt kê từng hạng mục đã thực hiện. Không nên chỉ ghi chung chung rằng “đã hoàn thành sản phẩm” nếu hợp đồng có nhiều module, tính năng hoặc giai đoạn phát triển.

Bước 5: Xác nhận nghiệm thu

Ghi thời điểm nghiệm thu, căn cứ nghiệm thu và kết quả đánh giá. Nếu sản phẩm còn lỗi nhưng đã được chấp thuận nghiệm thu có điều kiện, cần mô tả rõ.

Bước 6: Lập danh mục bàn giao

Đối với sản phẩm công nghệ, nên liệt kê cụ thể mã nguồn, phần mềm, thiết kế, tài liệu, dữ liệu, tài khoản, thiết bị hoặc các thành phần khác.

Bước 7: Đối chiếu tài chính

Xác định tổng giá trị hợp đồng, số tiền đã thanh toán, số còn phải thanh toán và thời hạn thanh toán. Nếu có khoản giảm trừ hoặc chi phí phát sinh thì cần ghi rõ căn cứ.

Bước 8: Xác định quyền đối với sản phẩm

Đây là nội dung đặc biệt quan trọng. Cần xác định quyền sở hữu, quyền sử dụng, phạm vi khai thác, giấy phép phần mềm, mã nguồn và các thành phần thuộc bên thứ ba.

Bước 9: Ghi nhận nghĩa vụ sau thanh lý

Nêu rõ các nghĩa vụ còn tiếp tục như bảo hành, bảo trì, hỗ trợ kỹ thuật, bảo mật hoặc xử lý lỗi. Không nên ghi “hai bên không còn nghĩa vụ” nếu hợp đồng vẫn quy định nghĩa vụ hậu thanh lý.

Bước 10: Ký xác nhận

Các bên kiểm tra toàn bộ nội dung trước khi ký. Nếu tổ chức có sử dụng con dấu theo quy định nội bộ thì thực hiện đóng dấu phù hợp.

Một số lưu ý khi lập biên bản

Thứ nhất, phân biệt thanh lý với nghiệm thu. Nghiệm thu tập trung vào việc xác định sản phẩm hoặc công việc đáp ứng yêu cầu đến mức nào; thanh lý tập trung vào việc xác nhận tình trạng thực hiện hợp đồng và các nghĩa vụ liên quan khi hợp đồng kết thúc.

Thứ hai, không bỏ qua sản phẩm chưa hoàn thành. Nếu hợp đồng chấm dứt sớm, biên bản phải ghi rõ phần đã thực hiện, phần chưa thực hiện và cách xử lý.

Thứ ba, đặc biệt chú ý mã nguồn và quyền sở hữu trí tuệ. Với sản phẩm công nghệ, đây có thể là nội dung quan trọng hơn cả việc bàn giao một sản phẩm vật chất.

Thứ tư, đối chiếu phiên bản sản phẩm. Nên ghi rõ tên, mã hoặc phiên bản sản phẩm được nghiệm thu để tránh tranh luận về việc phiên bản nào đã được bàn giao.

Thứ năm, kiểm tra công nợ. Không nên xác nhận “không còn công nợ” nếu vẫn còn khoản thanh toán chưa đến hạn.

Thứ sáu, giữ hồ sơ kèm theo. Biên bản thanh lý nên được lưu cùng hợp đồng, phụ lục, biên bản nghiệm thu, tài liệu bàn giao và chứng từ thanh toán.

Thứ bảy, không sử dụng mẫu một cách máy móc. Một hợp đồng phát triển phần mềm sẽ có nội dung bàn giao khác với hợp đồng phát triển thiết bị hoặc hệ thống công nghệ tích hợp.

Câu hỏi thường gặp

1. Biên bản thanh lý hợp đồng phát triển sản phẩm công nghệ ứng dụng là gì?

Đây là văn bản ghi nhận tình trạng thực hiện và kết thúc các nội dung của hợp đồng phát triển sản phẩm công nghệ ứng dụng, đồng thời xác định việc nghiệm thu, bàn giao, thanh toán và các nghĩa vụ còn tiếp tục.

2. Có bắt buộc phải lập biên bản thanh lý không?

Việc có cần lập một văn bản riêng hay không phụ thuộc vào hợp đồng, thỏa thuận của các bên và quy định pháp luật áp dụng. Trong thực tế, lập biên bản riêng giúp tạo chứng cứ rõ ràng về việc hoàn thành và xử lý các nghĩa vụ.

3. Có thể thanh lý khi sản phẩm chưa hoàn thành không?

Có thể, nếu hợp đồng hoặc pháp luật cho phép và các bên thống nhất chấm dứt. Khi đó, biên bản phải xác định rõ phần công việc đã thực hiện, phần chưa thực hiện và phương án xử lý sản phẩm, chi phí, hồ sơ.

4. Có cần ghi mã nguồn vào biên bản không?

Nếu mã nguồn thuộc phạm vi bàn giao thì nên ghi rõ. Ngoài việc ghi “đã bàn giao mã nguồn”, có thể xác định phiên bản, hình thức bàn giao và tài liệu liên quan để thuận tiện đối chiếu.

5. Thanh lý hợp đồng có làm mất hiệu lực điều khoản bảo mật không?

Không nhất thiết. Nếu hợp đồng quy định nghĩa vụ bảo mật tiếp tục có hiệu lực sau khi thanh lý thì các bên vẫn phải thực hiện theo thỏa thuận và quy định pháp luật liên quan.

6. Nếu còn tiền phải thanh toán thì có được lập biên bản thanh lý không?

Có thể, nếu các bên thống nhất thanh lý và ghi nhận rõ số tiền còn phải thanh toán, thời hạn và phương thức thanh toán. Không nên ghi nhận đã hoàn tất toàn bộ nghĩa vụ tài chính nếu thực tế vẫn còn công nợ.

7. Có cần ghi quyền sở hữu sản phẩm công nghệ không?

Nên ghi rõ nếu hợp đồng có liên quan đến phần mềm, thiết kế, dữ liệu, sáng chế, giải pháp kỹ thuật hoặc các đối tượng sở hữu trí tuệ khác. Nội dung này giúp hạn chế tranh chấp sau khi sản phẩm được đưa vào sử dụng.

8. Mẫu biên bản có thể dùng cho mọi sản phẩm công nghệ không?

Không nên sử dụng nguyên trạng. Cấu trúc cơ bản có thể giữ lại nhưng cần điều chỉnh theo loại sản phẩm, phạm vi phát triển, tiêu chí nghiệm thu, hồ sơ bàn giao, quyền sở hữu và nghĩa vụ sau thanh lý.

Kết luận

Biên bản thanh lý hợp đồng phát triển sản phẩm công nghệ ứng dụng là tài liệu quan trọng để xác nhận quá trình thực hiện hợp đồng và làm rõ trạng thái của sản phẩm sau khi các bên hoàn thành hoặc chấm dứt thỏa thuận. Một biên bản đầy đủ nên thể hiện được phạm vi công việc, kết quả phát triển, nghiệm thu, hồ sơ bàn giao, giá trị thanh toán, quyền đối với sản phẩm và các nghĩa vụ tiếp tục có hiệu lực.

Khi lập văn bản, các bên cần đối chiếu trực tiếp với hợp đồng và phụ lục đã ký thay vì chỉ sử dụng một mẫu chung. Đặc biệt với sản phẩm công nghệ, cần chú trọng đến mã nguồn, dữ liệu, quyền sở hữu trí tuệ, giấy phép sử dụng và trách nhiệm bảo hành, hỗ trợ kỹ thuật sau thanh lý.

Tác giả: Team biên tập Mẫu Biên Bản