Trong hoạt động điện ảnh, hợp đồng phát hành phim thường gắn với nhiều nội dung như quyền khai thác và phát hành phim, phạm vi lãnh thổ, thời hạn, hình thức phát hành, doanh thu, chi phí, đối soát và nghĩa vụ của các bên. Khi thời hạn khai thác kết thúc hoặc các bên thống nhất chấm dứt hợp đồng, việc lập biên bản thanh lý hợp đồng phát hành phim điện ảnh giúp xác nhận những nội dung đã hoàn thành, các khoản đã thanh toán và những quyền, nghĩa vụ còn phải tiếp tục thực hiện. 

Nếu bạn đang cần một mẫu có sẵn để điền thông tin thay vì tự xây dựng toàn bộ nội dung, Mẫu Biên Bản cung cấp mẫu được chuẩn bị theo đúng nhu cầu sử dụng thực tế.

Đang cần hoàn tất thanh lý hợp đồng phát hành phim? Bạn có thể tải ngay mẫu biên bản đã chuẩn bị sẵn nội dung và bố cục, giúp đối chiếu quyền phát hành, doanh thu, bàn giao và nghĩa vụ còn lại thuận tiện hơn. Mẫu có cả file Word và file PDF, dễ chỉnh sửa theo từng thỏa thuận cụ thể.

Vì sao nên tải Biên bản thanh lý hợp đồng phát hành phim điện ảnh tại Mẫu Biên Bản?

Với loại hợp đồng này, điều khó không nằm ở việc viết một văn bản có đủ phần quốc hiệu, tên biên bản và chữ ký. Vấn đề quan trọng hơn là thanh lý phải phản ánh đúng trạng thái của quyền phát hành và các nghĩa vụ thương mại giữa bên sở hữu/khai thác phim với bên phát hành.

1. Nội dung được xây dựng theo đặc thù của hợp đồng phát hành phim

Một hợp đồng phát hành phim không đơn thuần là hợp đồng mua bán một sản phẩm hữu hình. Đối tượng hợp tác có thể liên quan đến quyền phát hành, phương thức khai thác, khu vực, thời hạn, nền tảng hoặc hình thức phổ biến phim.

Vì vậy, biên bản thanh lý cần giúp các bên xác định được hợp đồng đã hoàn thành đến đâu, quyền khai thác nào đã hết hiệu lực theo thỏa thuận và những nội dung nào vẫn tiếp tục ràng buộc.

Mẫu được xây dựng theo hướng bám vào chính những vấn đề này thay vì sử dụng một mẫu thanh lý hợp đồng chung rồi tự bổ sung hàng loạt nội dung về điện ảnh.

2. Dễ kiểm tra phần doanh thu, chi phí và công nợ

Đối với hợp đồng phát hành phim, phần tài chính thường là một trong những nội dung cần đối chiếu kỹ nhất.

Tùy thỏa thuận, các bên có thể phải xác nhận doanh thu phát hành, tỷ lệ phân chia, chi phí được khấu trừ, khoản đã thanh toán, khoản còn phải thanh toán hoặc nghĩa vụ hoàn trả.

Một mẫu có bố cục phù hợp giúp người lập dễ xác định các số liệu cần đưa vào biên bản, hạn chế tình trạng chỉ ghi chung chung rằng “hai bên đã hoàn tất nghĩa vụ tài chính” nhưng không thể hiện căn cứ đối chiếu.

3. Tiết kiệm thời gian khi cần chốt hồ sơ

Nếu tự soạn từ đầu, bạn phải đồng thời xác định cấu trúc biên bản, nội dung xác nhận, phần tài chính, tình trạng quyền khai thác, tài liệu bàn giao và các cam kết sau thanh lý.

Với mẫu có sẵn, phần việc chủ yếu chuyển thành rà soát và thay thế thông tin thực tế của hợp đồng. Đây là cách phù hợp khi doanh nghiệp cần hoàn thiện hồ sơ nhanh sau khi kết thúc một đợt phát hành hoặc một thỏa thuận khai thác phim.

4. Có sẵn cả Word và PDF để lựa chọn cách sử dụng

Mẫu được cung cấp dưới file Word và file PDF. Người dùng có thể lựa chọn bản phù hợp với quy trình của mình: chỉnh sửa trực tiếp trên Word hoặc sử dụng PDF làm tài liệu tham khảo, kiểm tra bố cục trước khi hoàn thiện.

Giá trị của mẫu không chỉ nằm ở định dạng tệp mà ở khung nội dung được chuẩn bị sẵn, giúp người sử dụng có điểm bắt đầu rõ ràng hơn khi lập biên bản.

5. Có thể tham khảo thêm khi trường hợp phát sinh phức tạp

Nếu hợp đồng có các vấn đề riêng như quyền phát hành chưa hết thời hạn, doanh thu chưa đối soát xong, quyền khai thác trên một số nền tảng còn hiệu lực, tranh chấp về chi phí hoặc nghĩa vụ với bên thứ ba, mẫu thông thường có thể cần được điều chỉnh.

Trong những trường hợp cần xem xét sâu hơn, người dùng có thể đăng ký tư vấn pháp lý bổ sung để xác định cách xử lý phù hợp với hồ sơ cụ thể.

Khi nào cần lập biên bản thanh lý hợp đồng phát hành phim điện ảnh?

Không phải cứ hợp đồng phát hành phim hết thời hạn là có thể lập một biên bản theo cách máy móc. Trước tiên, các bên nên xác định trạng thái thực tế của việc phát hành và khai thác phim.

Biên bản thường được lập khi:

• Hợp đồng phát hành đã hết thời hạn theo thỏa thuận.
• Phim đã hoàn thành đợt phát hành theo kế hoạch và các bên không tiếp tục gia hạn.
• Các bên thống nhất chấm dứt hợp đồng trước thời hạn.
• Phạm vi phát hành đã hoàn thành và cần chốt doanh thu, chi phí, công nợ.
• Quyền phát hành được thu hồi hoặc chuyển sang một đơn vị khác theo thỏa thuận.
• Hai bên cần hoàn tất hồ sơ sau khi đã đối chiếu các nghĩa vụ liên quan.

Điểm cần lưu ý là thanh lý hợp đồng không đồng nghĩa với việc mọi nghĩa vụ giữa các bên đương nhiên biến mất. Những nghĩa vụ về thanh toán, bảo mật, quyết toán, hoàn trả tài liệu, quyền sở hữu trí tuệ hoặc xử lý vi phạm có thể vẫn cần được xác nhận và thực hiện theo hợp đồng.

Đặc biệt, nếu việc phát hành liên quan đến nhiều hình thức khai thác khác nhau, nên kiểm tra riêng từng phạm vi trước khi xác nhận hoàn tất.

Nếu bạn đã chốt việc phát hành nhưng chưa có biên bản để đối chiếu các nội dung đã thực hiện, mẫu có sẵn sẽ giúp rút ngắn đáng kể khâu soạn thảo. Bạn nhận file Word và file PDF, có thể chỉnh sửa tên phim, thời hạn, doanh thu, công nợ và các nội dung bàn giao theo hợp đồng thực tế.

Biên bản thanh lý hợp đồng phát hành phim điện ảnh gồm những gì?

Một biên bản phù hợp nên tập trung vào những nội dung giúp xác định hợp đồng đã được thực hiện như thế nào và sau ngày thanh lý các bên còn trách nhiệm gì.

Thông tin của các bên

Cần thể hiện chính xác:

• Tên tổ chức, doanh nghiệp hoặc cá nhân tham gia hợp đồng.
• Địa chỉ.
• Mã số doanh nghiệp hoặc thông tin định danh phù hợp.
• Người đại diện.
• Chức vụ.
• Thông tin liên hệ nếu cần.

Thông tin này phải thống nhất với hợp đồng phát hành phim được thanh lý.

Thông tin về hợp đồng gốc

Biên bản nên xác định rõ:

• Tên hợp đồng.
• Số hợp đồng.
• Ngày ký.
• Các phụ lục hoặc văn bản sửa đổi, bổ sung nếu có.
• Thời hạn thực hiện.
• Nội dung chính của hợp đồng được thanh lý.

Đây là cơ sở để tránh nhầm lẫn nếu một bên đồng thời có nhiều hợp đồng phát hành các bộ phim khác nhau.

Thông tin nhận diện bộ phim

Tùy hồ sơ, có thể ghi:

• Tên phim.
• Thể loại.
• Thời lượng.
• Phiên bản hoặc ngôn ngữ nếu có nhiều phiên bản.
• Đơn vị sản xuất/chủ sở hữu theo thỏa thuận.
• Các thông tin khác giúp xác định chính xác đối tượng phát hành.

Không nên đưa quá nhiều thông tin không có ý nghĩa đối với việc thanh lý. Mục tiêu là giúp các bên nhận diện đúng bộ phim và phạm vi quyền đã được khai thác.

Tình hình thực hiện quyền phát hành

Đây là phần đặc thù của loại biên bản này.

Có thể cần xác nhận:

• Phạm vi phát hành đã thực hiện.
• Thời gian phát hành.
• Khu vực/lãnh thổ khai thác.
• Hình thức hoặc kênh phát hành theo hợp đồng.
• Tình trạng thực hiện các quyền được giao.
• Các nội dung chưa thực hiện hoặc không tiếp tục thực hiện.

Nếu hợp đồng có nhiều phạm vi khai thác, nên thể hiện rõ từng phần thay vì dùng một câu xác nhận chung.

Doanh thu, chi phí và thanh toán

Phần tài chính có thể bao gồm:

• Doanh thu phát hành đã ghi nhận.
• Chi phí được tính theo hợp đồng.
• Tỷ lệ hoặc phương thức phân chia doanh thu.
• Số tiền mỗi bên đã nhận.
• Số tiền còn phải thanh toán.
• Thời hạn hoàn tất phần công nợ còn lại.
• Xác nhận nghĩa vụ tài chính đã hoàn tất hay chưa.

Nếu số liệu được lập trên bảng đối soát riêng, biên bản có thể dẫn chiếu đến bảng đó và xác nhận đây là tài liệu kèm theo.

Bàn giao và hoàn trả

Tùy hợp đồng, hai bên có thể cần xác nhận việc:

• Bàn giao bản phim hoặc bản phim kỹ thuật số.
• Hoàn trả ổ cứng, dữ liệu, tài liệu kỹ thuật hoặc tài liệu quảng bá.
• Bàn giao báo cáo doanh thu.
• Hoàn trả tài liệu hoặc vật phẩm thuộc quyền quản lý của bên còn lại.
• Xử lý bản sao hoặc dữ liệu phát hành sau khi kết thúc quyền khai thác.

Các quyền và nghĩa vụ còn tiếp tục

Đây là nội dung nên đặc biệt chú ý.

Nếu sau ngày thanh lý vẫn còn nghĩa vụ thanh toán, bảo mật, quyết toán, xử lý khiếu nại, giải quyết tranh chấp hoặc nghĩa vụ liên quan đến quyền sở hữu trí tuệ, biên bản cần thể hiện rõ thay vì xác nhận chung rằng “hai bên không còn bất kỳ nghĩa vụ nào”.

Hướng dẫn lập biên bản thanh lý hợp đồng phát hành phim điện ảnh

Bước 1: Đối chiếu hợp đồng trước khi viết biên bản

Không nên bắt đầu bằng việc điền tên và ngày tháng ngay lập tức.

Hãy mở hợp đồng gốc và kiểm tra:

đối tượng phát hành → thời hạn → phạm vi quyền → phương thức khai thác → doanh thu → chi phí → thanh toán → bàn giao → chấm dứt hợp đồng.

Đây là chuỗi thông tin quyết định nội dung thanh lý.

Bước 2: Xác định chính xác lý do thanh lý

Có thể là:

• Hết thời hạn.
• Hoàn thành công việc.
• Thỏa thuận chấm dứt trước hạn.
• Một bên vi phạm điều kiện chấm dứt.
• Hai bên thống nhất không tiếp tục hợp tác.

Lý do ghi trong biên bản nên phù hợp với hồ sơ thực tế và điều khoản chấm dứt của hợp đồng.

Bước 3: Chốt trạng thái quyền phát hành

Đây là bước dễ bị bỏ qua.

Cần xác định quyền phát hành đã được khai thác đến đâu, còn quyền nào chưa thực hiện và sau ngày thanh lý bên phát hành còn được phép sử dụng hoặc khai thác phim hay không.

Nếu có nhiều nền tảng, lãnh thổ hoặc thời hạn khác nhau, nên đối chiếu riêng.

Bước 4: Chốt số liệu tài chính

Đối chiếu doanh thu và chi phí với chứng từ, báo cáo hoặc bảng đối soát.

Sau đó xác định rõ:

đã thanh toán bao nhiêu – còn bao nhiêu – ai thanh toán – thanh toán khi nào.

Nếu chưa thể quyết toán tại thời điểm ký biên bản, không nên ghi nội dung khiến người đọc hiểu rằng nghĩa vụ tài chính đã hoàn thành toàn bộ.

Bước 5: Xác nhận tài liệu và dữ liệu đã bàn giao

Nếu bên phát hành đang giữ bản phim, dữ liệu kỹ thuật, tài liệu truyền thông hoặc báo cáo doanh thu thuộc phạm vi phải hoàn trả, cần kiểm tra trước khi ký.

Bước 6: Xác định các nghĩa vụ sau thanh lý

Phần này nên được viết theo đúng hợp đồng. Có thể bao gồm thanh toán còn lại, bảo mật, xử lý khiếu nại, lưu trữ hồ sơ hoặc các quyền và nghĩa vụ khác vẫn tiếp tục có hiệu lực.

Bước 7: Kiểm tra và ký

Cuối cùng, kiểm tra:

• Tên phim.
• Số hợp đồng.
• Ngày ký.
• Số liệu doanh thu.
• Công nợ.
• Phạm vi quyền.
• Thời điểm chấm dứt.
• Tài liệu bàn giao.
• Số bản biên bản.
• Chữ ký và thẩm quyền của người ký.

Lưu ý pháp lý khi thanh lý hợp đồng phát hành phim

Hoạt động điện ảnh hiện được điều chỉnh bởi Luật Điện ảnh số 05/2022/QH15, có hiệu lực từ ngày 01/01/2023, cùng các văn bản hướng dẫn như Nghị định 131/2022/NĐ-CP.

Phân biệt phát hành phim với phổ biến phim

Đây là điểm quan trọng khi soạn hồ sơ. Pháp luật điện ảnh phân biệt hoạt động phát hành phim với phổ biến phim. Vì vậy, khi thanh lý hợp đồng, không nên dùng hai khái niệm này thay thế cho nhau một cách tùy tiện nếu hợp đồng gốc đã xác định phạm vi quyền cụ thể.

Kiểm tra quyền đối với bộ phim

Hợp đồng phát hành thường liên quan trực tiếp đến quyền khai thác hoặc phát hành. Do đó, khi thanh lý cần đối chiếu ai là chủ thể có quyền đối với phim, bên phát hành được giao quyền gì và quyền đó có thời hạn/phạm vi như thế nào.

Quyền tác giả, quyền liên quan và quyền đối với tác phẩm điện ảnh còn chịu sự điều chỉnh của pháp luật về sở hữu trí tuệ. Luật Điện ảnh cũng xác định việc bảo hộ quyền tác giả, quyền liên quan và quyền sở hữu tác phẩm điện ảnh được thực hiện theo pháp luật có liên quan.

Không nên mặc nhiên xác nhận mọi nghĩa vụ đã chấm dứt

Một biên bản thanh lý có thể xác nhận việc kết thúc hợp đồng nhưng không nên dùng một câu chung để xóa bỏ những nghĩa vụ mà các bên vẫn cần thực hiện theo hợp đồng hoặc theo pháp luật.

Ví dụ, nếu còn công nợ hoặc còn nghĩa vụ hoàn trả tài liệu, cần ghi nhận cụ thể thay vì xác nhận đã hoàn tất toàn bộ.

Kiểm tra tình trạng pháp lý của phim khi cần thiết

Các quy định về điện ảnh có thể đặt ra yêu cầu liên quan đến việc phổ biến phim. Vì vậy, hồ sơ thanh lý nên phản ánh đúng tình trạng thực tế của bộ phim và hoạt động phát hành, đặc biệt khi biên bản được lập cùng thời điểm chuyển giao quyền cho một đơn vị khác.

Checklist trước khi ký biên bản

Trước khi ký Biên bản thanh lý hợp đồng phát hành phim điện ảnh, nên kiểm tra nhanh:

•  Tên phim và thông tin nhận diện phim chính xác.
• Số, ngày của hợp đồng gốc chính xác.
• Đúng tên và thông tin của các bên.
• Đã xác định thời điểm chấm dứt hợp đồng.
• Đã đối chiếu phạm vi phát hành thực tế.
• Đã kiểm tra thời hạn và khu vực khai thác.
• Đã đối chiếu doanh thu.
• Đã kiểm tra chi phí và khoản khấu trừ.
• Đã xác định công nợ cuối cùng.
• Đã kiểm tra việc bàn giao/hoàn trả bản phim và dữ liệu.
• Đã xác định các nghĩa vụ còn tiếp tục sau thanh lý.
• Các phụ lục hoặc bảng đối soát liên quan đã được xác định rõ.
• Người ký có thẩm quyền.
• Số lượng bản biên bản phù hợp với thỏa thuận.

Sau khi tải mẫu cần chỉnh sửa những gì?

Mẫu có sẵn chỉ là khung để hoàn thiện hồ sơ, vì thông tin thanh lý phải dựa trên hợp đồng phát hành cụ thể.

Bạn nên ưu tiên chỉnh sửa:

1. Thông tin các bên: tên doanh nghiệp, địa chỉ, người đại diện và thông tin pháp lý.

2. Thông tin phim: tên phim và các thông tin nhận diện cần thiết.

3. Hợp đồng gốc: số hợp đồng, ngày ký, thời hạn và phụ lục liên quan.

4. Phạm vi phát hành: thời gian, khu vực, phương thức hoặc quyền khai thác đã thực hiện.

5. Số liệu tài chính: doanh thu, chi phí, tỷ lệ phân chia, số đã thanh toán và số còn lại.

6. Bàn giao: bản phim, dữ liệu, báo cáo, tài liệu hoặc các tài sản liên quan.

7. Nghĩa vụ còn lại: nội dung nào đã hoàn thành và nội dung nào tiếp tục thực hiện sau ngày thanh lý.

Không nên giữ nguyên các con số, tên phim hoặc thông tin giả định trong mẫu khi đưa vào hồ sơ chính thức.

Tải mẫu nhận được những gì?

Mẫu Biên bản thanh lý hợp đồng phát hành phim điện ảnh được thiết kế để người dùng có thể bắt đầu từ một bố cục đã được chuẩn bị thay vì phải tự xây dựng văn bản từ đầu.

Khi tải, người dùng có file Word và file PDF để lựa chọn theo nhu cầu sử dụng. Phần nội dung có thể được điều chỉnh theo hợp đồng thực tế, đặc biệt là thông tin về phim, phạm vi phát hành, doanh thu, công nợ và nghĩa vụ sau thanh lý.

Nếu hồ sơ có nhiều bên, nhiều lãnh thổ hoặc nhiều phương thức khai thác, nên rà soát kỹ trước khi sử dụng chính thức.

Câu hỏi thường gặp

Biên bản thanh lý hợp đồng phát hành phim có bắt buộc phải ghi doanh thu không?

Không nên mặc định mọi hợp đồng đều có cùng cách quyết toán. Tuy nhiên, nếu doanh thu là cơ sở xác định nghĩa vụ thanh toán giữa các bên, biên bản nên phản ánh kết quả đối soát hoặc dẫn chiếu đến tài liệu quyết toán tương ứng.

Hết thời hạn phát hành có cần lập biên bản thanh lý không?

Việc có lập hay không cần căn cứ vào hợp đồng và nhu cầu hồ sơ của các bên. Trong thực tế, biên bản có giá trị ở việc ghi nhận thời điểm kết thúc, tình trạng thực hiện quyền và kết quả thanh toán, giúp hạn chế tranh luận về sau.

Có cần ghi rõ quyền phát hành chấm dứt từ ngày nào không?

Nên ghi rõ nếu thời điểm chấm dứt có ý nghĩa đối với quyền khai thác. Đặc biệt khi hợp đồng quy định các quyền theo từng giai đoạn, việc xác định mốc thời gian cụ thể sẽ giúp tránh hiểu khác nhau.

Nếu còn công nợ thì có được ký biên bản thanh lý không?

Có thể xử lý theo thỏa thuận thực tế, nhưng biên bản cần phản ánh khoản còn phải thanh toán, bên có nghĩa vụ thanh toán và thời hạn thực hiện nếu các bên chưa hoàn tất quyết toán.

Có cần ghi việc hoàn trả bản phim hoặc dữ liệu không?

Nếu hợp đồng có quy định về việc bàn giao, hoàn trả hoặc chấm dứt quyền quản lý dữ liệu thì nên đưa nội dung này vào biên bản. Đây là phần đặc biệt đáng lưu ý với hợp đồng phát hành phim vì đối tượng hợp tác có thể bao gồm bản phim, file kỹ thuật, tài liệu truyền thông và dữ liệu liên quan đến khai thác.

Có thể dùng mẫu thanh lý hợp đồng thông thường cho hợp đồng phát hành phim không?

Có thể tham khảo cấu trúc chung, nhưng mẫu thông thường có thể không thể hiện đầy đủ các vấn đề đặc thù của phát hành phim như phạm vi quyền, thời hạn khai thác, doanh thu phát hành và việc xử lý dữ liệu/bản phim. Vì vậy, mẫu chuyên biệt thường thuận tiện hơn khi hoàn thiện hồ sơ.

Xem trước và tải Biên bản thanh lý hợp đồng phát hành phim điện ảnh

Nếu bạn đang chuẩn bị hồ sơ kết thúc một thỏa thuận phát hành phim, hãy xem trước mẫu để đối chiếu với hợp đồng gốc, phạm vi quyền phát hành, số liệu doanh thu và các nghĩa vụ còn lại.

Không cần bắt đầu từ một trang trắng: tải Biên bản thanh lý hợp đồng phát hành phim điện ảnh với file Word và file PDF, sau đó thay thông tin của bộ phim, hợp đồng, doanh thu và công nợ thực tế. Mẫu giúp bạn có sẵn khung nội dung để hoàn thiện hồ sơ nhanh và nhất quán hơn.

Kết luận

Biên bản thanh lý hợp đồng phát hành phim điện ảnh nên được lập theo đúng tình trạng thực tế của quyền phát hành, doanh thu, công nợ, bàn giao và các nghĩa vụ còn tồn tại. Một mẫu chuyên biệt giúp quá trình này có cấu trúc rõ ràng hơn, nhưng trước khi ký vẫn cần đối chiếu với hợp đồng gốc và hồ sơ phát hành cụ thể.

Tác giả: Team biên tập Mẫu Biên Bản

Xem thêm:

Biên bản thanh lý hợp đồng hợp tác sáng tác nhạc
Biên bản thanh lý hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng nhân vật trong tác phẩm nghệ thuật
Biên bản thanh lý hợp đồng khai thác thương mại hình ảnh nghệ sĩ