Biên bản thanh lý hợp đồng người mẫu là gì?

Biên bản thanh lý hợp đồng người mẫu là văn bản do các bên cùng lập khi hợp đồng dịch vụ người mẫu chấm dứt, trong đó xác nhận việc hoàn thành hoặc giải quyết các quyền, nghĩa vụ phát sinh từ hợp đồng. Pháp luật Việt Nam hiện hành không có một điều khoản riêng định nghĩa “biên bản thanh lý hợp đồng”, nhưng cơ sở pháp lý quan trọng nhất được trích dẫn là Bộ luật Dân sự 2015 tại Điều 422 về các trường hợp chấm dứt hợp đồng và Điều 423 về hậu quả pháp lý khi chấm dứt hợp đồng.

Hợp đồng người mẫu thường được phân loại là hợp đồng dịch vụ theo Điều 513 Bộ luật Dân sự 2015, trong đó bên người mẫu thực hiện công việc tạo dáng, trình diễn, quay quảng cáo và bên kia trả thù lao. Về bản chất, biên bản thanh lý không tạo lập quyền và nghĩa vụ mới mà chỉ “chốt sổ” các nghĩa vụ đã phát sinh, xác nhận thời điểm hết hiệu lực của hợp đồng gốc.

Tại sao cần lập biên bản thanh lý hợp đồng người mẫu?

Lập biên bản thanh lý giúp các bên tránh tranh chấp kéo dài. Biên bản cũng là căn cứ để bên sử dụng dịch vụ hạch toán chi phí hợp lệ và quyết toán thuế. Đặc biệt, trong lĩnh vực sử dụng hình ảnh cá nhân, biên bản thanh lý là ranh giới pháp lý phân định thời điểm bên quảng cáo phải ngừng khai thác hình ảnh người mẫu. Nếu không có biên bản, bên sử dụng rất dễ bị kiện vì hành vi “sử dụng hình ảnh vượt thời hạn thỏa thuận” theo Điều 32 Bộ luật Dân sự 2015.

Khi nào cần thanh lý hợp đồng người mẫu?

Khi hợp đồng đã hoàn thành đúng hạn

Theo Điều 422.1 Bộ luật Dân sự 2015, “hợp đồng đã được hoàn thành” là trường hợp đầu tiên làm chấm dứt hợp đồng. Việc lập biên bản thanh lý trong trường hợp này được khuyến khích để xác nhận hai bên không còn nghĩa vụ gì. Thời điểm hợp đồng hoàn thành thường là ngày nghiệm thu bộ ảnh hoặc TVC; tuy nhiên nếu người mẫu chưa nhận đủ thù lao thì hợp đồng vẫn chưa “hoàn thành” về mặt thanh toán.

Khi hợp đồng bị chấm dứt trước thời hạn

Bộ luật Dân sự 2015 quy định các trường hợp đơn phương chấm dứt, hủy bỏ hợp đồng. Khi đó việc lập biên bản thanh lý là bắt buộc để xác định trách nhiệm bồi thường, phạt vi phạm. Thực tế, hợp đồng người mẫu thường bị chấm dứt sớm vì hủy lịch quay, bê bối hình ảnh, hoặc chiến dịch quảng cáo bị cắt giảm ngân sách.

Khi có thỏa thuận chấm dứt giữa các bên

Điều 422.2 Bộ luật Dân sự 2015 cho phép các bên thỏa thuận chấm dứt hợp đồng. Văn bản ghi nhận thỏa thuận này phải thể hiện rõ ý chí chấm dứt và giải quyết hậu quả. Nhiều công ty casting hiện nay ký “Biên bản thỏa thuận chấm dứt hợp đồng” trước, sau đó mới ký “Biên bản thanh lý hợp đồng” để quyết toán tài chính.

Nội dung chính của biên bản thanh lý hợp đồng người mẫu

Thông tin các bên tham gia hợp đồng

Thông tin mỗi bên cần đầy đủ: tên doanh nghiệp/cá nhân, mã số thuế, địa chỉ, người đại diện, chức danh; đối với người mẫu nên ghi rõ số CCCD, ngày cấp, nơi cấp. Nếu người mẫu hoạt động qua công ty quản lý, biên bản phải ghi rõ bên ký là công ty quản lý hay chính người mẫu.

Căn cứ lập biên bản thanh lý

Căn cứ quan trọng nhất là số hợp đồng, ngày ký, bên ký của hợp đồng gốc. Cần viện dẫn Bộ luật Dân sự 2015 Điều 422, Điều 423. Nếu hợp đồng có điều khoản riêng về thanh lý thì dẫn chiếu cả điều khoản đó.

Xác nhận việc hoàn thành nghĩa vụ của từng bên

Biên bản cần có mục “Bên A xác nhận đã nhận đủ…” và “Bên B xác nhận đã hoàn thành…” để từng bên khẳng định các hạng mục: số buổi chụp, số bộ ảnh, độ dài TVC, sản phẩm phái sinh. Việc liệt kê chi tiết giúp hạn chế tranh chấp.

Quyết toán chi phí, thù lao và các khoản bồi thường (nếu có)

Các khoản thù lao phải được ghi rõ số tiền trước thuế, sau thuế, các khoản khấu trừ. Theo Thông tư 111/2013/TT-BTC, khi trả thu nhập từ 2 triệu đồng/lần trở lên cho cá nhân không ký hợp đồng lao động, tổ chức chi trả phải khấu trừ 10% thuế TNCN. Khoản bồi thường vi phạm hợp đồng không thuộc thu nhập chịu thuế nếu đúng bản chất bồi thường, nhưng phải ghi rõ nhãn khoản tiền.

Cam kết không còn tranh chấp phát sinh

Điều khoản “các bên cam kết không còn bất kỳ khiếu nại, tranh chấp nào” có giá trị pháp lý theo nguyên tắc tự do thỏa thuận. Câu văn chuẩn: “Hai bên đồng ý rằng kể từ ngày ký biên bản này, hợp đồng số... không còn hiệu lực, mọi quyền và nghĩa vụ đã được giải quyết xong, không bên nào có quyền khiếu nại về sau.”

Chữ ký, họ tên và đóng dấu của các bên

Chữ ký phải do đúng người có thẩm quyền ký kết hợp đồng gốc ký, hoặc người được ủy quyền hợp pháp. Tổ chức phải đóng dấu theo Luật Doanh nghiệp 2020. Biên bản phải ghi rõ số bản lập (thường là 02 bản có giá trị pháp lý như nhau).

Hướng dẫn soạn thảo biên bản thanh lý hợp đồng người mẫu chi tiết

Bước 1: Xác định loại hình hợp đồng – chụp ảnh, quay TVC hay trình diễn. Bước 2: Gom đầy đủ hồ sơ gốc: hợp đồng, phụ lục, hóa đơn, chứng từ thanh toán. Bước 3: Lập bảng quyết toán tài chính với các cột rõ ràng. Bước 4: Dùng động từ pháp lý rõ ràng: “đã hoàn thành”, “đã thanh toán”. Bước 5: Đính kèm phụ lục và ghi rõ “các phụ lục là một phần không tách rời”. Bước 6: Kiểm tra thẩm quyền ký và ngày ký. Bước 7: Đối với bồi thường, ghi rõ số tài khoản, thời hạn chuyển tiền. Bước 8: Có thêm bên làm chứng nếu giá trị hợp đồng lớn.

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng người mẫu chuẩn (file Word, PDF)

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng người mẫu chuẩn thường theo cấu trúc: quốc hiệu tiêu ngữ, tên biên bản, thời gian địa điểm, thông tin các bên, căn cứ, nội dung thanh lý, cam kết, chữ ký đóng dấu. File Word để sẵn các trường động để người dùng điền thông tin. Trên thị trường, mẫu cho riêng “hợp đồng người mẫu” rất hiếm, vì vậy bài viết này cung cấp mẫu được biên soạn riêng, bám sát Luật Quảng cáo 2012 và Bộ luật Dân sự 2015.

Ngoài ra, bạn có thể tham khảo thêm các mẫu biên bản thanh lý hợp đồng trong các lĩnh vực khác như: biên bản thanh lý hợp đồng thuê mua nhà, biên bản thanh lý hợp đồng ca sĩ độc quyền, và biên bản thanh lý hợp đồng quản lý tuyến vận tải. Các mẫu này đều được đội ngũ biên tập của Mẫu Biên Bản chuẩn hóa, dễ dàng tải về và chỉnh sửa.

Các lưu ý pháp lý khi thanh lý hợp đồng người mẫu

Quy định về sử dụng hình ảnh người mẫu sau khi thanh lý

Điều 32 Bộ luật Dân sự 2015 quy định: việc sử dụng hình ảnh của cá nhân phải được sự đồng ý. Khi hợp đồng đã thanh lý, sự đồng ý trước đây không còn hiệu lực nếu thời hạn sử dụng hình ảnh đã hết. Nếu hợp đồng ghi thời hạn sử dụng “3 năm kể từ ngày ký”, sau ngày đó dù hợp đồng đã thanh lý sớm, bên quảng cáo vẫn có thể sử dụng đến khi hết thời hạn. Theo Nghị định 38/2021/NĐ-CP, hành vi sử dụng hình ảnh cá nhân trong quảng cáo khi chưa được đồng ý có thể bị phạt từ 10–20 triệu đồng đối với cá nhân, 20–40 triệu đồng đối với tổ chức.

Xử lý quyền sở hữu trí tuệ đối với bộ ảnh/TVC đã sản xuất

Sau khi thanh lý, quyền tác giả đối với bộ ảnh/TVC thường thuộc về bên sản xuất, nhưng quyền nhân thân của người mẫu (hình ảnh, tên tuổi) vẫn được bảo hộ. Hai bên cần thỏa thuận rõ: bên sử dụng được tiếp tục khai thác bộ ảnh đến thời điểm nào, trên nền tảng nào, phạm vi lãnh thổ ra sao. Nếu không có thỏa thuận, bên sử dụng phải ngừng khai thác ngay khi hết hạn hợp đồng.

Trách nhiệm thuế và hóa đơn khi thanh lý

Khoản thù lao cuối cùng phải được xuất hóa đơn theo quy định. Nếu người mẫu là cá nhân không kinh doanh, bên trả thu nhập phải khấu trừ thuế TNCN và cấp chứng từ khấu trừ. Nếu người mẫu có hộ kinh doanh, nghĩa vụ thuế thay đổi theo Thông tư 40/2021/TT-BTC. Khoản bồi thường vi phạm cần được ghi rõ để không bị đánh thuế nhầm thành thù lao.

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Biên bản thanh lý và biên bản chấm dứt hợp đồng khác nhau thế nào?

Biên bản chấm dứt hợp đồng ghi nhận sự kiện chấm dứt, thường nêu lý do và các thỏa thuận chấm dứt. Biên bản thanh lý hợp đồng đi sâu vào quyết toán tài chính, xác nhận nghĩa vụ đã hoàn thành, và thường được lập sau khi các bên đã đối chiếu công nợ.

Có bắt buộc phải lập biên bản thanh lý hợp đồng người mẫu không?

Pháp luật không bắt buộc trong mọi trường hợp, nhưng nếu hợp đồng có điều khoản về thanh lý hoặc các bên có phát sinh thanh toán, bồi thường thì nên lập. Biên bản này là bằng chứng quan trọng để bảo vệ quyền lợi khi có tranh chấp.

Biên bản thanh lý hợp đồng người mẫu có cần công chứng không?

Không bắt buộc. Tuy nhiên, nếu các bên muốn tăng giá trị chứng cứ, có thể chứng thực chữ ký tại phường/xã theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP. Việc công chứng cũng giúp xác định chính xác chủ thể đã ký.

Thời điểm nào nên lập biên bản thanh lý hợp đồng người mẫu?

Thời điểm thích hợp là sau khi công việc hoàn thành, nghiệm thu và các bên đã thanh toán đầy đủ các khoản. Nếu hợp đồng chấm dứt trước thời hạn, biên bản nên lập ngay sau khi thỏa thuận chấm dứt để tránh phát sinh tranh chấp.

Việc lập biên bản thanh lý hợp đồng người mẫu không chỉ là thủ tục hành chính mà còn là cách bảo vệ quyền lợi tốt nhất cho cả hai bên. Hãy tải ngay mẫu biên bản chuẩn từ Mẫu Biên Bản và điền thông tin phù hợp với hợp đồng của bạn. Nếu cần hỗ trợ, đừng ngần ngại để lại bình luận bên dưới!