Biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp suất ăn là gì?

Khái niệm biên bản thanh lý hợp đồng

Biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp suất ăn là văn bản ghi nhận việc hai bên chấm dứt hợp đồng, xác nhận các nghĩa vụ đã hoàn thành dựa trên Điều 422 Bộ luật Dân sự 2015.

Bản chất pháp lý của biên bản thanh lý trong dịch vụ ăn uống

Đây là thỏa thuận hậu hợp đồng theo Điều 423 Bộ luật Dân sự 2015, đồng thời là chứng từ kế toán quan trọng để quyết toán công nợ và xuất hóa đơn.

Khi nào cần lập biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp suất ăn?

Hợp đồng đã hoàn thành theo đúng thời hạn

Khi hợp đồng hết hạn, hai bên đối chiếu sổ giao nhận suất ăn và lập biên bản trong vòng 7–30 ngày để tránh nhân sự thay đổi gây khó khăn.

Chấm dứt hợp đồng trước thời hạn do vi phạm nghĩa vụ

Nếu một bên vi phạm nghiêm trọng như bỏ bữa, giao trễ giờ hoặc mất vệ sinh an toàn thực phẩm, biên bản phải ghi rõ mức phạt tối đa 8% theo Điều 300 Luật Thương mại 2005.

Hai bên thỏa thuận thanh lý sớm vì lý do khách quan

Do dịch bệnh, thay đổi mặt bằng hoặc chuyển đổi mô hình sản xuất, hai bên có thể tự nguyện chấm dứt và không ai phải bồi thường nếu không có thỏa thuận khác.

Vai trò của biên bản thanh lý hợp đồng suất ăn

Xác nhận tình trạng thực hiện hợp đồng

Biên bản ghi nhận số suất ăn thực tế, đơn giá, ngày hoạt động và phát sinh, giúp minh bạch ngay cả khi hợp đồng gốc bị thất lạc.

Giải quyết dứt điểm nghĩa vụ tài chính giữa các bên

Bảng quyết toán tổng hợp giá trị chưa thuế, thuế GTGT, số đã thanh toán, còn nợ và tiền phạt giúp chốt công nợ rõ ràng, đúng quy định hóa đơn điện tử.

Căn cứ để chấm dứt trách nhiệm pháp lý

Sau khi ký thanh lý, các bên không còn quyền khiếu nại trừ khi biên bản có điều khoản bảo lưu.

Nội dung cơ bản của mẫu biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp suất ăn

Thông tin về bên cung cấp suất ăn – bên sử dụng dịch vụ

Ghi chính xác tên pháp nhân, mã số thuế, địa chỉ, người đại diện và kèm giấy ủy quyền nếu người ký không phải người đại diện pháp luật.

Số hợp đồng gốc và thời điểm ký kết hợp đồng

Cần trích dẫn đúng số hợp đồng, ngày ký, thời hạn hiệu lực và các phụ lục liên quan.

Khối lượng suất ăn đã cung cấp thực tế

Lập bảng tổng hợp suất ăn chính, tăng ca, phát sinh theo từng tháng và đối chiếu với sổ giao nhận có chữ ký hai bên.

Giá trị hợp đồng, số tiền đã thanh toán và còn nợ lại

Dùng công thức: tổng giá trị chưa thuế + thuế GTGT – đã thanh toán – phạt = số tiền còn nợ.

Xác nhận nghĩa vụ còn lại của mỗi bên

Bên cung cấp phải xuất hóa đơn, bàn giao bếp, kho; bên sử dụng phải thanh toán nợ, trả lại thẻ ra vào và tài sản đã mượn.

Cam kết thanh lý và chấm dứt hợp đồng

Ghi rõ hợp đồng chấm dứt hiệu lực kể từ ngày ký; nếu còn khiếu nại chất lượng, cần bảo lưu thời hạn xử lý.

Hiệu lực của biên bản và số lượng bản lưu hành

Biên bản được lập thành 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản, có giá trị pháp lý như nhau.

Hướng dẫn soạn thảo biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp suất ăn

Cách ghi chính xác thông tin bên A – bên B

Thông tin phải khớp với hợp đồng gốc và nên bổ sung số tài khoản ngân hàng để thuận tiện chuyển khoản.

Phân biệt "thanh lý" và "nghiệm thu" hợp đồng

Nghiệm thu xác nhận từng đợt khối lượng, chất lượng; thanh lý là tổng kết toàn bộ hợp đồng sau khi kết thúc.

Lưu ý về số tiền quyết toán, thuế và hóa đơn

Phải xuất hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và tách riêng khoản phạt, bồi thường để xử lý thuế đúng quy định.

Quy định về chữ ký, dấu hợp lệ của các bên

Nên ký nháy từng trang, ký đầy đủ và đóng dấu trùm chữ ký; chữ ký số cần có chứng thư số còn hiệu lực.

Thời điểm lập biên bản so với ngày kết thúc hợp đồng

Nên lập trong vòng 15–30 ngày sau khi kết thúc; nếu lập trước thời điểm kết thúc phải ghi rõ phạm vi quyết toán.

Lưu ý pháp lý khi ký biên bản thanh lý hợp đồng suất ăn

Quy định của Bộ luật Dân sự về thanh lý hợp đồng

Điều 422 và 423 Bộ luật Dân sự 2015 là căn cứ pháp lý để ghi nhận việc chấm dứt và xử lý hậu quả hợp đồng.

Các rủi ro khi ký thanh lý trong khi còn công nợ chưa rõ

Không ký câu “đã thanh toán xong công nợ” khi số liệu chưa khớp; hãy ghi rõ số tiền còn nợ và thời hạn thanh toán.

Xử lý trường hợp chất lượng suất ăn chưa được kiểm tra đầy đủ

Chưa ký thanh lý dứt điểm khi vẫn có khiếu nại; nên ghi điều khoản bảo lưu quyền yêu cầu xử lý chất lượng.

Trách nhiệm của bên cung cấp sau thời điểm thanh lý (bảo hành, bồi thường)

Nếu hai bên có thỏa thuận bảo hành hoặc bồi thường sau thanh lý, bên cung cấp vẫn phải thực hiện theo nội dung đã ghi trong biên bản.

Tải mẫu biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp suất ăn chuẩn

Link tải file Word – PDF miễn phí

Tại Mẫu Biên Bản, bạn có thể tải mẫu biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp suất ăn chuẩn dạng Word và PDF. Ngoài ra, tham khảo thêm: mẫu biên bản thanh lý hợp đồng mua bán gỗ tròn, mẫu biên bản thanh lý hợp đồng mua bán gỗ xẻ, mẫu biên bản thanh lý hợp đồng thuê âm thanh.

Hướng dẫn điền nhanh mẫu biên bản trong 10 phút

Điền lần lượt: thông tin bên A/B, số hợp đồng gốc, khối lượng suất ăn, số tiền quyết toán, nghĩa vụ còn lại, sau đó ký tên và đóng dấu.

Câu hỏi thường gặp về thanh lý hợp đồng suất ăn

Có bắt buộc phải lập biên bản thanh lý khi hết hạn hợp đồng không?

Pháp luật không bắt buộc nhưng rất nên lập để có chứng cứ bảo vệ quyền lợi nếu xảy ra tranh chấp.

Thanh lý trước thời hạn có cần bồi thường hợp đồng không?

Chỉ bồi thường khi một bên vi phạm làm chấm dứt hợp đồng; nếu tự thỏa thuận chấm dứt thì không phát sinh bồi thường.

Biên bản thanh lý có cần công chứng không?

Không bắt buộc công chứng, trừ khi hai bên muốn tăng giá trị chứng cứ.

Một bên không chịu ký thanh lý thì phải xử lý thế nào?

Gửi văn bản đề nghị kèm bản dự thảo, lưu bằng chứng đã gửi; nếu cố tình né tránh, có thể khởi kiện tại tòa hoặc yêu cầu trọng tài thương mại.

Kết luận

Biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp suất ăn là bước cuối cùng giúp khép kín giao dịch và tránh tranh chấp kéo dài. Hãy tải mẫu chuẩn, điền đầy đủ thông tin và lưu trữ cẩn thận ngay hôm nay.