Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ vệ sinh trung tâm thương mại là văn bản ghi nhận kết quả thực hiện hợp đồng, tình trạng nghiệm thu, thanh toán chi phí và các nghĩa vụ còn lại giữa bên thuê dịch vụ và đơn vị cung cấp dịch vụ vệ sinh. 

Khi hợp đồng kết thúc, việc lập biên bản giúp các bên đối soát công việc, xác định trách nhiệm và hoàn thiện hồ sơ thanh lý. Bạn có thể tham khảo Mẫu Biên Bản để chuẩn bị văn bản có bố cục rõ ràng, thuận tiện cho việc điền thông tin và lưu trữ.

Thông tin nhanh về biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ vệ sinh trung tâm thương mại

Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ vệ sinh trung tâm thương mại được lập nhằm ghi nhận tình trạng thực hiện hợp đồng vệ sinh tại trung tâm thương mại, kết quả nghiệm thu, thanh toán phí dịch vụ và việc xử lý các nghĩa vụ liên quan khi hợp đồng kết thúc.

• Tên văn bản: Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ vệ sinh trung tâm thương mại.
• Mục đích: Xác nhận tình trạng thực hiện hợp đồng, đối soát chi phí và ghi nhận nghĩa vụ đã hoàn thành hoặc còn tồn đọng.
• Đối tượng sử dụng: Ban quản lý trung tâm thương mại, doanh nghiệp sở hữu hoặc vận hành trung tâm thương mại và đơn vị cung cấp dịch vụ vệ sinh.
• Thời điểm lập: Khi hợp đồng hết hạn, chấm dứt theo thỏa thuận hoặc các bên thống nhất kết thúc hợp đồng.
• Thông tin cần có: Số hợp đồng, thông tin các bên, phạm vi dịch vụ, kết quả thực hiện, công nợ, nghĩa vụ còn lại và chữ ký xác nhận.
• Lưu ý: Nội dung thanh lý cần phù hợp với hợp đồng đã ký, phụ lục hợp đồng, biên bản nghiệm thu và tình hình thực tế.

Vì sao nên tải mẫu biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ vệ sinh trung tâm thương mại?

Nội dung rõ ràng, phù hợp với mục đích sử dụng

Hoạt động vệ sinh tại trung tâm thương mại thường bao gồm nhiều khu vực như sảnh chính, hành lang, khu vực thang máy, nhà vệ sinh, khu vực văn phòng, bãi đỗ xe hoặc khu vực công cộng. Mỗi khu vực có thể có tần suất vệ sinh, tiêu chuẩn chất lượng và yêu cầu nghiệm thu khác nhau.

Một mẫu biên bản được bố trí hợp lý giúp các bên dễ ghi nhận phạm vi công việc đã thực hiện, kết quả nghiệm thu, khoản phí dịch vụ và nghĩa vụ còn lại. Nhờ đó, việc thanh lý không chỉ dừng ở xác nhận kết thúc hợp đồng mà còn phản ánh được tình trạng thực tế của dịch vụ.

Có hướng dẫn sử dụng và hướng dẫn điền cụ thể

Khi lập biên bản, người phụ trách cần xác định chính xác thông tin hợp đồng, thời gian cung cấp dịch vụ, chi phí đã thanh toán và các khoản cần đối soát. Nếu hợp đồng có nhiều phụ lục hoặc điều chỉnh phạm vi công việc, việc tổng hợp thông tin càng cần được thực hiện cẩn thận.

Mẫu biên bản có cấu trúc rõ ràng giúp người lập xác định những nội dung cần điền, hạn chế bỏ sót thông tin về thời hạn hợp đồng, kết quả nghiệm thu, công nợ và trách nhiệm xử lý các vấn đề chưa hoàn tất.

Được rà soát và cập nhật trong quá trình phát triển

Nội dung biên bản cần được xây dựng theo hướng dễ sử dụng, có các phần thông tin cơ bản phục vụ việc đối chiếu hợp đồng và xác nhận giữa các bên. Tuy nhiên, người sử dụng vẫn cần kiểm tra mẫu với điều khoản hợp đồng thực tế, đặc biệt là các nội dung về chất lượng dịch vụ, bồi thường thiệt hại, công nợ và thời điểm chấm dứt nghĩa vụ.

Mẫu tham khảo không thay thế việc rà soát hợp đồng và hồ sơ nghiệm thu cụ thể. Nếu phát sinh tranh chấp hoặc nghĩa vụ chưa được giải quyết, các bên nên thể hiện rõ nội dung đó trong biên bản thay vì xác nhận đã hoàn tất toàn bộ nghĩa vụ khi chưa có căn cứ.

Giúp tiết kiệm thời gian chuẩn bị biên bản

Thay vì tự xây dựng văn bản từ đầu, người phụ trách có thể sử dụng mẫu để điền thông tin và điều chỉnh theo hợp đồng vệ sinh đang thực hiện. Cách làm này giúp rút ngắn thời gian soạn thảo, hỗ trợ thống nhất cách trình bày giữa bộ phận quản lý, kế toán và đơn vị cung cấp dịch vụ.

Mẫu cũng giúp các bên tập trung vào những thông tin quan trọng như khối lượng công việc đã nghiệm thu, phí dịch vụ, khoản khấu trừ nếu có và trách nhiệm còn lại sau khi thanh lý.

Tải mẫu biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ vệ sinh trung tâm thương mại, bạn nhận được những gì?

Khi lựa chọn mẫu phù hợp, bạn có thể sử dụng bố cục tham khảo để lập biên bản theo thông tin và thỏa thuận thực tế của các bên.

• Mục đích: Ghi nhận việc thanh lý hợp đồng dịch vụ vệ sinh tại trung tâm thương mại.
• Đối tượng sử dụng: Đơn vị thuê dịch vụ, ban quản lý trung tâm thương mại và doanh nghiệp cung cấp dịch vụ vệ sinh.
• Nội dung chính: Thông tin hợp đồng, phạm vi công việc, kết quả thực hiện, tình hình thanh toán, công nợ và nghĩa vụ còn lại.
• Nơi tiếp nhận: Các bên ký kết hợp đồng và bộ phận có trách nhiệm quản lý hồ sơ hợp đồng, nghiệm thu hoặc kế toán.
• Định dạng: Kiểm tra định dạng tệp được cung cấp tại trang tải mẫu trước khi sử dụng.
• Lưu ý: Cần đối chiếu nội dung với hợp đồng, phụ lục, biên bản nghiệm thu và chứng từ thanh toán liên quan.

Hướng dẫn cách viết biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ vệ sinh trung tâm thương mại

Để biên bản phản ánh đúng quá trình thực hiện hợp đồng, người lập nên chuẩn bị hợp đồng đã ký, phụ lục điều chỉnh, hồ sơ nghiệm thu, bảng đối soát công nợ và các tài liệu liên quan. Sau đó, điền thông tin theo trình tự dưới đây.

1. Ghi quốc hiệu, tiêu ngữ và tên biên bản

Phần đầu văn bản trình bày quốc hiệu, tiêu ngữ theo thể thức phù hợp và tên biên bản:

BIÊN BẢN THANH LÝ HỢP ĐỒNG DỊCH VỤ VỆ SINH TRUNG TÂM THƯƠNG MẠI

Tên văn bản cần thể hiện đúng loại hợp đồng được thanh lý, tránh nhầm với biên bản nghiệm thu dịch vụ hoặc biên bản bàn giao công việc.

2. Ghi thời gian và địa điểm lập biên bản

Ghi rõ ngày, tháng, năm và địa điểm lập biên bản. Thời điểm này nên phù hợp với thời gian các bên thống nhất thanh lý hợp đồng.

Ví dụ: “Hôm nay, ngày … tháng … năm …, tại …, chúng tôi gồm các bên dưới đây tiến hành lập biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ vệ sinh trung tâm thương mại.”

3. Ghi thông tin của các bên tham gia

Bên thuê dịch vụ có thể là doanh nghiệp quản lý, vận hành trung tâm thương mại hoặc đơn vị đứng tên ký hợp đồng. Thông tin cần ghi gồm:

• Tên doanh nghiệp hoặc đơn vị.
• Địa chỉ trụ sở.
• Mã số doanh nghiệp hoặc mã số thuế, nếu có.
• Họ tên, chức vụ người đại diện.
• Căn cứ đại diện hoặc giấy ủy quyền, nếu áp dụng.

Bên cung cấp dịch vụ vệ sinh ghi tên doanh nghiệp, địa chỉ, mã số thuế, người đại diện và thông tin liên hệ cần thiết.

Cần kiểm tra thông tin của các bên theo hợp đồng gốc và giấy tờ liên quan. Người ký biên bản phải có thẩm quyền đại diện hoặc được ủy quyền hợp lệ.

4. Nêu căn cứ thanh lý hợp đồng

Ghi rõ số hợp đồng, ngày ký, tên hợp đồng và các phụ lục có liên quan. Nếu hợp đồng được điều chỉnh về phạm vi dịch vụ, giá trị hoặc thời hạn, nên dẫn chiếu những phụ lục hoặc văn bản điều chỉnh đó.

Ví dụ: “Căn cứ Hợp đồng dịch vụ vệ sinh trung tâm thương mại số … ký ngày … giữa … và …; căn cứ các phụ lục hợp đồng và hồ sơ nghiệm thu có liên quan; căn cứ tình hình thực hiện hợp đồng và sự thống nhất của các bên.”

Chỉ đưa vào biên bản những căn cứ thực tế tồn tại và có liên quan trực tiếp đến việc thanh lý.

5. Xác nhận phạm vi và thời gian thực hiện dịch vụ

Phần này ghi rõ thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc và phạm vi công việc theo hợp đồng. Tùy thỏa thuận, nội dung có thể bao gồm:

• Vệ sinh sảnh, hành lang và khu vực công cộng.
• Vệ sinh nhà vệ sinh, khu vực thang máy và thang cuốn.
• Vệ sinh khu vực văn phòng, khu hậu cần hoặc bãi đỗ xe.
• Thu gom và vận chuyển rác theo phạm vi dịch vụ.
• Bổ sung vật tư vệ sinh hoặc thực hiện các công việc khác nếu hợp đồng có quy định.

Không nên mặc định tất cả các hạng mục trên đều thuộc hợp đồng. Chỉ ghi nhận những công việc nằm trong phạm vi đã thỏa thuận.

6. Ghi nhận kết quả thực hiện và nghiệm thu

Các bên cần xác nhận tình trạng thực hiện dịch vụ trong thời gian hợp đồng có hiệu lực. Nếu đã có biên bản nghiệm thu theo tháng, quý hoặc từng giai đoạn, nên đối chiếu các hồ sơ đó trước khi lập biên bản thanh lý.

Nội dung có thể nêu rõ:

• Khối lượng và thời gian dịch vụ đã thực hiện.
• Kết quả nghiệm thu theo từng giai đoạn hoặc hạng mục.
• Các yêu cầu chất lượng đã đáp ứng.
• Những tồn tại, sai sót hoặc hạng mục chưa hoàn thành.
• Biện pháp khắc phục, thời hạn hoàn thành và bên chịu trách nhiệm, nếu còn vấn đề.

Nếu có hư hỏng tài sản, thất thoát thiết bị, sự cố vệ sinh hoặc phản ánh chất lượng chưa được giải quyết, cần ghi nhận cụ thể và dẫn chiếu hồ sơ liên quan. Không nên xác nhận dịch vụ đã hoàn thành đầy đủ nếu thực tế vẫn còn công việc phải xử lý.

7. Đối soát giá trị hợp đồng và tình hình thanh toán

Đây là phần quan trọng để xác định nghĩa vụ tài chính giữa các bên. Người lập nên đối chiếu giá trị hợp đồng, khối lượng nghiệm thu, hóa đơn và chứng từ thanh toán.

Các thông tin cần thể hiện gồm:

• Giá trị hợp đồng và giá trị điều chỉnh theo phụ lục, nếu có.
• Giá trị dịch vụ đã nghiệm thu.
• Số tiền đã thanh toán.
• Số tiền còn phải thanh toán hoặc được hoàn trả, nếu có.
• Các khoản khấu trừ, phạt vi phạm hoặc bồi thường nếu có căn cứ theo hợp đồng và thỏa thuận.
• Thời hạn và phương thức thanh toán phần còn lại.

Nên ghi số tiền bằng số và bằng chữ khi cần thiết, đồng thời kiểm tra sự thống nhất giữa bảng đối soát, hóa đơn và chứng từ kế toán.

Không ghi xác nhận đã thanh toán đầy đủ nếu vẫn còn công nợ. Nếu khoản tiền cuối cùng chưa được thanh toán tại thời điểm ký, cần ghi rõ số tiền, thời hạn và trách nhiệm thanh toán của từng bên.

8. Xác định các nghĩa vụ còn tồn đọng

Sau khi đối soát kết quả dịch vụ và tài chính, các bên cần xác định liệu có nghĩa vụ nào tiếp tục thực hiện sau ngày thanh lý hay không.

Các nội dung có thể bao gồm:

• Thanh toán công nợ còn lại.
• Hoàn trả thẻ ra vào, chìa khóa, đồng phục, thiết bị hoặc tài sản được bàn giao.
• Khắc phục hư hỏng hoặc xử lý khiếu nại liên quan đến dịch vụ.
• Hoàn thiện hóa đơn, chứng từ và hồ sơ nghiệm thu.
• Tiếp tục thực hiện nghĩa vụ bảo mật hoặc nghĩa vụ khác theo hợp đồng, nếu có.

Với mỗi nghĩa vụ còn lại, nên ghi rõ nội dung công việc, bên chịu trách nhiệm, thời hạn thực hiện và cách xác nhận hoàn thành. Nếu không còn nghĩa vụ nào, chỉ xác nhận điều đó khi đã kiểm tra đầy đủ hồ sơ và tình hình thực tế.

9. Ghi nhận hiệu lực thanh lý và thỏa thuận của các bên

Phần này nêu thời điểm biên bản có hiệu lực theo thỏa thuận, số bản được lập và nguyên tắc lưu giữ. Nếu hợp đồng quy định riêng về thời điểm chấm dứt hoặc điều kiện thanh lý, cần đối chiếu để tránh mâu thuẫn.

Không nên sử dụng câu chữ mặc định rằng mọi quyền và nghĩa vụ của các bên đã chấm dứt hoàn toàn nếu vẫn còn công nợ, trách nhiệm khắc phục, khiếu nại hoặc nghĩa vụ tiếp tục tồn tại theo hợp đồng.

10. Ký tên và đóng dấu theo quy định áp dụng

Cuối biên bản cần có phần ký xác nhận của đại diện các bên. Ghi rõ họ tên, chức vụ và chữ ký; việc đóng dấu thực hiện theo quy định, thẩm quyền và quy trình của từng đơn vị.

Trước khi ký, các bên nên rà soát toàn bộ nội dung, kiểm tra số liệu và bảo đảm mỗi bên nhận được bản biên bản để lưu hồ sơ.

Checklist trước khi ký biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ vệ sinh trung tâm thương mại

Trước khi ký, người phụ trách nên kiểm tra lần lượt các nội dung sau:

Thông tin bên thuê và bên cung cấp dịch vụ trùng khớp với hợp đồng đã ký.

Số hợp đồng, ngày ký và phụ lục liên quan được ghi chính xác.

Phạm vi vệ sinh và thời gian cung cấp dịch vụ được xác định rõ.

Hồ sơ nghiệm thu đã được đối chiếu với khối lượng thực tế.

Các tồn tại về chất lượng dịch vụ hoặc hạng mục chưa hoàn thành được ghi nhận.

Giá trị dịch vụ, khoản đã thanh toán và công nợ còn lại được đối soát.

Các khoản khấu trừ, bồi thường hoặc phạt vi phạm có căn cứ phù hợp.

Nghĩa vụ bàn giao tài sản, thiết bị, thẻ ra vào hoặc hồ sơ được xác định rõ nếu có.

Thời hạn xử lý các nghĩa vụ còn tồn đọng được ghi cụ thể.

Người ký có thẩm quyền đại diện cho bên tham gia.

Các bên đã đọc, thống nhất nội dung và lưu giữ biên bản theo thỏa thuận.

Những lưu ý quan trọng khi lập biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ vệ sinh trung tâm thương mại

Đối chiếu kỹ hợp đồng và phụ lục

Hợp đồng dịch vụ vệ sinh có thể quy định riêng về tần suất vệ sinh, tiêu chuẩn chất lượng, nhân sự, vật tư, thiết bị, thời gian phục vụ và quy trình nghiệm thu. Vì vậy, cần đối chiếu nội dung thanh lý với hợp đồng gốc và các phụ lục đã ký, tránh chỉ dựa trên trao đổi miệng hoặc số liệu tổng hợp chưa được xác nhận.

Không bỏ qua công nợ và chi phí phát sinh

Ngoài phí dịch vụ định kỳ, hợp đồng có thể phát sinh chi phí ngoài phạm vi ban đầu, chi phí vật tư, khoản khấu trừ hoặc nghĩa vụ bồi thường. Những khoản này cần được đối soát và thể hiện rõ căn cứ, số tiền và cách xử lý.

Nếu các bên chưa thống nhất được một khoản tiền, nên ghi nhận tình trạng chưa thống nhất và phương án xử lý tiếp theo, thay vì xác nhận đã hoàn tất toàn bộ nghĩa vụ tài chính.

Phân biệt thanh lý hợp đồng với nghiệm thu dịch vụ

Nghiệm thu dịch vụ thường tập trung xác nhận khối lượng, chất lượng hoặc kết quả công việc trong một giai đoạn. Thanh lý hợp đồng có phạm vi rộng hơn, có thể bao gồm việc tổng hợp kết quả thực hiện, đối soát tài chính và xác định nghĩa vụ còn lại khi kết thúc hợp đồng.

Hai loại văn bản có thể liên quan nhưng không mặc nhiên thay thế cho nhau. Việc sử dụng văn bản nào cần căn cứ vào hợp đồng và quy trình quản lý hồ sơ của các bên.

Ghi rõ trách nhiệm sau thời điểm thanh lý

Nếu còn nghĩa vụ thanh toán, bàn giao tài sản, xử lý hư hỏng hoặc giải quyết khiếu nại, biên bản cần quy định rõ trách nhiệm và thời hạn thực hiện. Việc ghi nhận cụ thể giúp hạn chế cách hiểu khác nhau sau khi hợp đồng kết thúc.

Bảo đảm tính thống nhất của hồ sơ

Biên bản thanh lý nên thống nhất với hợp đồng, phụ lục, biên bản nghiệm thu, bảng đối soát công nợ và chứng từ liên quan. Các bên cần lưu bản đã ký cùng hồ sơ đi kèm để phục vụ công tác kế toán, kiểm tra nội bộ và giải quyết vấn đề phát sinh nếu có.

Câu hỏi thường gặp

1. Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ vệ sinh trung tâm thương mại dùng để làm gì?

Văn bản này ghi nhận tình trạng thực hiện hợp đồng, kết quả nghiệm thu, tình hình thanh toán và nghĩa vụ còn lại khi các bên thống nhất kết thúc hợp đồng dịch vụ vệ sinh.

2. Khi nào nên lập biên bản thanh lý hợp đồng vệ sinh?

Biên bản thường được lập khi hợp đồng hết hạn, chấm dứt theo điều khoản đã thỏa thuận hoặc các bên thống nhất kết thúc hợp đồng. Thời điểm và điều kiện thanh lý cần được kiểm tra theo hợp đồng cụ thể.

3. Ai là người ký biên bản thanh lý?

Thông thường, người đại diện hợp pháp hoặc người được ủy quyền hợp lệ của bên thuê dịch vụ và bên cung cấp dịch vụ sẽ ký biên bản. Người ký cần có đủ thẩm quyền theo quy định áp dụng và quy trình nội bộ của đơn vị.

4. Biên bản thanh lý có bắt buộc phải ghi giá trị hợp đồng không?

Nên ghi giá trị hợp đồng và tình hình thanh toán để làm rõ nghĩa vụ tài chính giữa các bên. Nếu có điều chỉnh giá trị, phát sinh chi phí hoặc công nợ, cần thể hiện số liệu và căn cứ đối soát phù hợp.

5. Nếu vẫn còn công nợ thì có lập biên bản thanh lý được không?

Việc lập biên bản cần căn cứ vào hợp đồng và thỏa thuận giữa các bên. Nếu vẫn còn công nợ, cần ghi rõ số tiền, bên có nghĩa vụ thanh toán, thời hạn và phương thức thực hiện. Không nên xác nhận đã hoàn tất toàn bộ nghĩa vụ tài chính khi khoản tiền đó chưa được xử lý.

6. Có cần đính kèm biên bản nghiệm thu dịch vụ vệ sinh không?

Nên đối chiếu và lưu kèm biên bản nghiệm thu hoặc tài liệu chứng minh kết quả thực hiện dịch vụ khi có. Những hồ sơ này giúp làm rõ khối lượng công việc đã hoàn thành và cơ sở xác định giá trị thanh toán.

7. Có thể sử dụng một mẫu chung cho mọi hợp đồng vệ sinh trung tâm thương mại không?

Có thể dùng mẫu chung làm cơ sở soạn thảo, nhưng cần điều chỉnh theo phạm vi công việc, thời hạn, tiêu chuẩn nghiệm thu, giá trị hợp đồng và nghĩa vụ cụ thể. Không nên giữ nguyên những mục không phù hợp với giao dịch thực tế.

8. Cần làm gì nếu còn hạng mục vệ sinh chưa đạt yêu cầu?

Các bên nên ghi rõ hạng mục chưa đạt, căn cứ đánh giá, trách nhiệm khắc phục và thời hạn hoàn thành. Nếu phát sinh chi phí hoặc tranh chấp, cần ghi nhận cách xử lý theo hợp đồng và thỏa thuận thực tế.

9. Sau khi ký biên bản thanh lý, các bên có còn nghĩa vụ nào không?

Điều này phụ thuộc vào nội dung hợp đồng, biên bản thanh lý và các nghĩa vụ còn tồn tại. Công nợ chưa thanh toán, trách nhiệm khắc phục, nghĩa vụ bảo mật hoặc nghĩa vụ khác có thể vẫn cần được thực hiện nếu hợp đồng và thỏa thuận quy định.

Tải mẫu biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ vệ sinh trung tâm thương mại để hoàn thiện hồ sơ

Việc lập biên bản thanh lý đầy đủ giúp bên thuê và đơn vị cung cấp dịch vụ vệ sinh thống nhất về kết quả thực hiện, chi phí và trách nhiệm khi kết thúc hợp đồng. Đặc biệt với trung tâm thương mại có nhiều khu vực và hạng mục vệ sinh, đối chiếu nghiệm thu, công nợ và nghĩa vụ còn lại là bước cần thiết trước khi xác nhận thanh lý.

Bạn có thể tham khảo mẫu tại Mẫu Biên Bản, sau đó điền thông tin hợp đồng và điều chỉnh nội dung cho phù hợp với hồ sơ thực tế. Trước khi ký, hãy kiểm tra lại số liệu, các phụ lục liên quan và trách nhiệm chưa hoàn tất để biên bản phản ánh đúng thỏa thuận của các bên.

Đội ngũ Mẫu Biên Bản cung cấp nội dung tham khảo nhằm hỗ trợ người dùng chuẩn bị văn bản thuận tiện hơn. Người sử dụng cần tự rà soát và điều chỉnh mẫu theo hợp đồng, hồ sơ và tình huống cụ thể trước khi ký kết.

Một số mẫu biên bản khác có liên quan:

Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ quản lý trung tâm thương mại
Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ tạm nhập – tái xuất hàng hóa
Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ kiểm tra chất lượng nước y tế