Dịch vụ tư vấn đấu thầu thường bao gồm nhiều công việc như tư vấn lập hồ sơ, chuẩn bị tài liệu, rà soát yêu cầu, hỗ trợ quá trình lựa chọn nhà thầu hoặc thực hiện các nội dung khác theo thỏa thuận. 

Khi dịch vụ đã hoàn thành, hợp đồng hết thời hạn hoặc các bên thống nhất chấm dứt hợp tác, Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ tư vấn đấu thầu giúp xác nhận tình trạng thực hiện công việc, chi phí dịch vụ, hồ sơ đã bàn giao và những nghĩa vụ còn lại. Sử dụng mẫu có sẵn giúp các bên thuận tiện đối chiếu với hợp đồng, phụ lục và tài liệu liên quan. Bạn có thể tham khảo Mẫu Biên Bản để chuẩn bị văn bản phù hợp.

Bạn có thể tải Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ tư vấn đấu thầu tại Mẫu Biên Bản dưới dạng Word và PDF, thuận tiện chỉnh sửa thông tin, đối chiếu nội dung dịch vụ và hoàn thiện hồ sơ theo giao dịch thực tế.

Vì sao nên tải Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ tư vấn đấu thầu tại Mẫu Biên Bản?

Nội dung được biên soạn rõ ràng, phù hợp với nhu cầu

Hợp đồng dịch vụ tư vấn đấu thầu có thể bao gồm nhiều hạng mục như tư vấn lập hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu, hồ sơ dự thầu, đánh giá hồ sơ, hỗ trợ làm rõ hoặc các công việc khác tùy theo phạm vi hợp đồng. Khi kết thúc dịch vụ, biên bản thanh lý cần phản ánh được công việc đã thực hiện, tài liệu đã bàn giao và tình trạng thanh toán giữa các bên.

Mẫu được xây dựng theo các nhóm thông tin thường cần xác nhận khi kết thúc hợp đồng. Người dùng có thể dựa trên bố cục có sẵn để đối chiếu từng hạng mục, xác định phần việc đã hoàn thành và ghi nhận những nội dung còn tồn tại. Có giá trị chuyên môn khi được kiểm duyệt từ đội ngũ luật sư, giúp người dùng có thêm cơ sở tham khảo khi hoàn thiện văn bản.

Mẫu không thay thế hồ sơ đấu thầu hoặc tài liệu chuyên môn của từng gói thầu. Các nội dung về phạm vi tư vấn, kết quả thực hiện và trách nhiệm của các bên cần được đối chiếu với hợp đồng thực tế.

Có hướng dẫn sử dụng và hướng dẫn điền cụ thể

Dịch vụ tư vấn đấu thầu có thể được thực hiện theo từng giai đoạn, từ chuẩn bị hồ sơ đến hỗ trợ quá trình lựa chọn nhà thầu. Vì vậy, trước khi thanh lý cần xác định rõ bên tư vấn đã hoàn thành những công việc nào và còn nghĩa vụ nào chưa thực hiện.

Mẫu giúp người dùng nhận diện các nhóm thông tin cần bổ sung, từ thông tin các bên, hợp đồng, gói thầu, phạm vi tư vấn đến chi phí và tình trạng bàn giao hồ sơ. Có lựa chọn tư vấn luật sư khi trường hợp phức tạp, đặc biệt khi phát sinh tranh chấp về phạm vi dịch vụ, kết quả tư vấn, chi phí hoặc trách nhiệm sau khi kết thúc hợp đồng.

Được rà soát và cập nhật trong quá trình phát triển

Mẫu được xây dựng theo nhu cầu sử dụng thực tế đối với các giao dịch dịch vụ và có thể điều chỉnh theo từng loại hợp đồng tư vấn đấu thầu. Người lập có thể bổ sung thông tin về gói thầu, nhiệm vụ tư vấn và các tài liệu đã bàn giao theo hợp đồng.

Tuy nhiên, không nên sử dụng mẫu một cách máy móc. Nếu hợp đồng có quy định riêng về nghiệm thu, thanh toán theo giai đoạn, bảo mật hồ sơ hoặc trách nhiệm sau khi kết thúc dịch vụ, cần đối chiếu trực tiếp với những thỏa thuận này trước khi ký.

Giúp tiết kiệm thời gian chuẩn bị văn bản

Việc tự xây dựng biên bản thanh lý có thể mất nhiều thời gian khi hợp đồng tư vấn bao gồm nhiều nhiệm vụ và tài liệu. Mẫu có sẵn giúp người dùng nhanh chóng xác định các nhóm nội dung cần kiểm tra.

Người lập có thể tập trung vào việc cập nhật thông tin chủ đầu tư hoặc bên thuê tư vấn, đơn vị tư vấn, gói thầu, công việc đã thực hiện, hồ sơ bàn giao và tình trạng thanh toán thay vì phải xây dựng toàn bộ bố cục từ đầu.

Khi nào nên lập Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ tư vấn đấu thầu?

Biên bản có thể được lập khi các bên hoàn thành hoặc thống nhất kết thúc hợp đồng dịch vụ tư vấn đấu thầu. Một số trường hợp thường gặp gồm:

• Đơn vị tư vấn đã hoàn thành toàn bộ phạm vi công việc theo hợp đồng.
• Các hồ sơ, tài liệu đấu thầu đã được lập và bàn giao theo thỏa thuận.
• Công việc tư vấn đã hoàn thành theo từng giai đoạn và các bên cần xác nhận phần việc tương ứng.
• Hợp đồng hết thời hạn và các bên không tiếp tục gia hạn.
• Hai bên thống nhất chấm dứt hợp đồng trước thời hạn.
• Gói thầu đã kết thúc giai đoạn cần tư vấn và các bên cần đối soát dịch vụ.
• Các bên cần xác nhận tình trạng thanh toán, công nợ hoặc chi phí phát sinh.

Nếu hợp đồng được thực hiện theo nhiều giai đoạn, cần xác định rõ biên bản thanh lý áp dụng cho toàn bộ hợp đồng hay chỉ phần công việc đã hoàn thành.

Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ tư vấn đấu thầu cần có những nội dung gì?

Thông tin bên thuê dịch vụ

Ghi tên chủ đầu tư, doanh nghiệp hoặc tổ chức thuê tư vấn, địa chỉ, mã số doanh nghiệp hoặc thông tin nhận diện phù hợp, người đại diện và chức vụ nếu có.

Thông tin bên tư vấn

Ghi tên đơn vị tư vấn, địa chỉ, thông tin đăng ký, người đại diện và các thông tin khác theo hợp đồng.

Thông tin hợp đồng được thanh lý

Ghi số hợp đồng, ngày ký, thời hạn thực hiện và các phụ lục liên quan nếu có. Đây là cơ sở xác định chính xác hợp đồng đang được thanh lý.

Thông tin gói thầu

Ghi tên gói thầu, dự án hoặc nội dung lựa chọn nhà thầu có liên quan đến phạm vi dịch vụ tư vấn. Nếu hợp đồng bao gồm nhiều gói thầu, cần thể hiện phù hợp với thỏa thuận.

Phạm vi dịch vụ tư vấn

Nêu các công việc đã thỏa thuận, chẳng hạn lập hoặc rà soát hồ sơ, hỗ trợ đánh giá, tư vấn quy trình, làm rõ hồ sơ hoặc các nhiệm vụ khác.

Tình trạng thực hiện công việc

Xác nhận những nội dung đã hoàn thành, phần việc chưa hoàn thành hoặc nội dung được hai bên thống nhất dừng lại. Nếu dịch vụ được thực hiện theo nhiều giai đoạn, nên thể hiện rõ từng phần.

Hồ sơ và tài liệu đã bàn giao

Ghi nhận các hồ sơ, tài liệu và sản phẩm tư vấn đã bàn giao. Nếu còn tài liệu hoặc công việc chưa hoàn tất, cần nêu rõ tình trạng và trách nhiệm thực hiện.

Giá trị hợp đồng và thanh toán

Ghi tổng giá trị hợp đồng, số tiền đã thanh toán, số tiền còn phải thanh toán và các khoản phát sinh hoặc hoàn trả nếu có.

Nghĩa vụ còn lại của các bên

Xác định những nghĩa vụ đã hoàn thành và những nội dung tiếp tục có hiệu lực sau khi thanh lý theo hợp đồng, chẳng hạn thanh toán công nợ, bảo mật hồ sơ hoặc hoàn thiện tài liệu.

Xác nhận và chữ ký

Biên bản cần có thông tin người ký, chức vụ hoặc tư cách ký, chữ ký của các bên và số lượng bản được lập theo thỏa thuận.

Hướng dẫn cách lập Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ tư vấn đấu thầu và điền từng phần

Bước 1: Kiểm tra hợp đồng tư vấn

Đối chiếu số hợp đồng, ngày ký, thời hạn, phạm vi công việc và các phụ lục. Xác định chính xác nhiệm vụ mà bên tư vấn đã cam kết.

Bước 2: Xác định gói thầu và phạm vi tư vấn

Kiểm tra tên dự án, gói thầu và các công việc mà hợp đồng quy định. Nếu có nhiều gói thầu, cần xác định rõ phạm vi thanh lý.

Bước 3: Đối chiếu công việc đã thực hiện

Kiểm tra từng nhiệm vụ như chuẩn bị hồ sơ, rà soát tài liệu, hỗ trợ đánh giá hoặc các nội dung tư vấn khác. Xác định phần đã hoàn thành và phần còn lại.

Bước 4: Kiểm tra hồ sơ, tài liệu bàn giao

Đối chiếu danh mục hồ sơ, báo cáo, tài liệu hoặc sản phẩm tư vấn đã bàn giao. Nếu còn tài liệu chưa bàn giao, cần ghi nhận rõ.

Bước 5: Đối soát phí dịch vụ

Kiểm tra giá trị hợp đồng, số tiền đã thanh toán, công nợ và các khoản phát sinh. Nếu phí được tính theo giai đoạn, cần đối chiếu từng phần.

Bước 6: Ghi nhận tình trạng thực hiện

Xác định chính xác hợp đồng đã hoàn thành toàn bộ, hoàn thành một phần hay chấm dứt trước thời hạn. Không nên ghi nhận toàn bộ nghĩa vụ đã hoàn thành nếu vẫn còn công việc phải xử lý.

Bước 7: Xác định nghĩa vụ sau thanh lý

Kiểm tra công nợ, bàn giao tài liệu, bảo mật và các nghĩa vụ khác tiếp tục có hiệu lực. Những nội dung này cần được ghi nhận phù hợp với hợp đồng.

Bước 8: Ký và lưu hồ sơ

Sau khi thống nhất nội dung, người có thẩm quyền ký biên bản. Các bên nên lưu biên bản cùng hợp đồng, phụ lục, hồ sơ tư vấn và chứng từ thanh toán.

Bạn có thể tải Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ tư vấn đấu thầu với file Word và PDF tại Mẫu Biên Bản để chỉnh sửa và hoàn thiện hồ sơ. Nếu giao dịch có nội dung phức tạp, bạn có thể lựa chọn thêm phương án tư vấn luật sư.

Những trường hợp cần đặc biệt lưu ý khi lập Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ tư vấn đấu thầu

Đối chiếu đúng phạm vi tư vấn

Hợp đồng tư vấn đấu thầu có thể chỉ bao gồm một số công việc nhất định. Cần kiểm tra chính xác những nhiệm vụ đã được giao và tránh ghi nhận vượt quá phạm vi hợp đồng.

Phân biệt kết quả tư vấn với kết quả lựa chọn nhà thầu

Đơn vị tư vấn có thể thực hiện các công việc theo phạm vi hợp đồng nhưng kết quả của quá trình lựa chọn nhà thầu còn phụ thuộc vào các chủ thể và thủ tục liên quan. Biên bản nên phản ánh đúng công việc mà bên tư vấn đã thực hiện.

Kiểm tra hồ sơ và tài liệu bàn giao

Đối chiếu danh mục hồ sơ đã bàn giao, đặc biệt khi hợp đồng bao gồm nhiều tài liệu hoặc được thực hiện qua nhiều giai đoạn.

Kiểm tra nghiệm thu và thanh toán

Nếu hợp đồng quy định nghiệm thu từng giai đoạn, cần đối chiếu biên bản nghiệm thu với số tiền đã thanh toán trước khi lập thanh lý.

Xác định công việc còn tồn tại

Nếu vẫn còn nội dung cần bổ sung, làm rõ hoặc bàn giao, cần ghi nhận rõ thay vì thể hiện rằng toàn bộ hợp đồng đã được hoàn tất.

Bảo mật hồ sơ đấu thầu

Nếu hợp đồng có thỏa thuận về bảo mật thông tin, hồ sơ hoặc dữ liệu của gói thầu, cần kiểm tra xem nghĩa vụ này có tiếp tục áp dụng sau khi thanh lý hay không.

Checklist trước khi ký Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ tư vấn đấu thầu

•  Đúng tên và thông tin của bên thuê tư vấn.
• Đúng tên và thông tin đơn vị tư vấn.
• Đúng số và ngày ký hợp đồng.
• Đã xác định đúng dự án, gói thầu.
• Đã đối chiếu phạm vi dịch vụ.
• Đã xác định các công việc đã hoàn thành.
• Đã kiểm tra phần công việc chưa hoàn thành nếu có.
• Đã đối chiếu hồ sơ và tài liệu đã bàn giao.
• Đã kiểm tra biên bản nghiệm thu nếu có.
• Đã đối chiếu giá trị hợp đồng.
• Đã xác nhận số tiền đã thanh toán.
• Đã kiểm tra công nợ và chi phí phát sinh.
• Đã xác định nghĩa vụ còn lại.
• Đã kiểm tra nghĩa vụ bảo mật nếu có.
• Người ký đúng thẩm quyền.

Sau khi tải Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ tư vấn đấu thầu cần chỉnh sửa những gì?

Mẫu tải về nên được xem là khung văn bản để điều chỉnh theo hợp đồng và hồ sơ thực tế. Người sử dụng cần rà soát:

• Tên, địa chỉ và thông tin của các bên.
• Người đại diện và chức vụ.
• Số, ngày ký hợp đồng.
• Tên dự án và gói thầu.
• Thời gian thực hiện dịch vụ.
• Phạm vi tư vấn.
• Các công việc đã hoàn thành.
• Các công việc chưa hoàn thành nếu có.
• Danh mục hồ sơ, tài liệu đã bàn giao.
• Kết quả nghiệm thu theo từng giai đoạn nếu có.
• Giá trị hợp đồng và phí tư vấn.
• Số tiền đã thanh toán và công nợ.
• Chi phí phát sinh hoặc khoản hoàn trả nếu có.
• Nghĩa vụ tiếp tục thực hiện sau thanh lý.
• Thỏa thuận về bảo mật hồ sơ.
• Thời điểm thanh lý và thông tin người ký.

Nếu hợp đồng tư vấn được thực hiện cho nhiều gói thầu hoặc có nhiều phụ lục, cần đối chiếu từng tài liệu trước khi xác nhận thanh lý.

Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ tư vấn đấu thầu có những định dạng nào?

File Word

Word phù hợp để chỉnh sửa thông tin các bên, dự án, gói thầu, phạm vi tư vấn, kết quả công việc và tình trạng thanh toán trước khi hoàn thiện.

File PDF

PDF phù hợp để xem trước bố cục, đối chiếu nội dung và lưu trữ bản hoàn thiện. Khi cần chỉnh sửa, nên sử dụng file Word làm bản làm việc.

Câu hỏi thường gặp về Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ tư vấn đấu thầu

Khi nào nên lập biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ tư vấn đấu thầu?

Có thể lập khi dịch vụ đã hoàn thành, hợp đồng hết thời hạn hoặc các bên thống nhất chấm dứt hợp đồng. Thời điểm cụ thể cần căn cứ vào thỏa thuận và tình trạng thực tế.

Nếu gói thầu chưa hoàn tất thì có thể thanh lý hợp đồng tư vấn không?

Có thể tùy theo thỏa thuận. Nếu hợp đồng được chấm dứt khi gói thầu vẫn đang triển khai, biên bản cần ghi rõ phần công việc đã thực hiện, phần chưa hoàn thành và trách nhiệm của các bên.

Có cần ghi tên gói thầu vào biên bản không?

Nên ghi khi hợp đồng tư vấn gắn với một dự án hoặc gói thầu cụ thể. Thông tin này giúp xác định phạm vi dịch vụ và đối chiếu hồ sơ thuận tiện hơn.

Có cần liệt kê hồ sơ tư vấn đã bàn giao không?

Nên liệt kê khi việc bàn giao hồ sơ là một phần nghĩa vụ của bên tư vấn. Danh mục rõ ràng giúp các bên xác nhận chính xác những tài liệu đã được chuyển giao.

Có thể chỉnh sửa mẫu bằng Word không?

Có. File Word phù hợp để thay đổi thông tin các bên, dự án, gói thầu, phạm vi tư vấn, chi phí và các nội dung khác theo giao dịch thực tế.

Nếu còn công nợ thì có thể lập biên bản thanh lý không?

Có thể tùy theo thỏa thuận của các bên. Nếu còn công nợ, cần ghi rõ số tiền, thời hạn và trách nhiệm thanh toán thay vì thể hiện rằng mọi nghĩa vụ tài chính đã hoàn tất.

Khi nào nên tham khảo ý kiến luật sư?

Có thể cân nhắc tư vấn khi phát sinh tranh chấp về phạm vi tư vấn, kết quả công việc, chi phí, chấm dứt hợp đồng trước hạn hoặc các nghĩa vụ còn lại sau khi thanh lý.

Tải Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ tư vấn đấu thầu

Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ tư vấn đấu thầu giúp các bên xác nhận phạm vi công việc đã thực hiện, hồ sơ đã bàn giao, phí dịch vụ và những nghĩa vụ còn lại khi kết thúc hợp đồng. Khi sử dụng mẫu, cần điều chỉnh thông tin theo hợp đồng và hồ sơ thực tế.

Tải Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ tư vấn đấu thầu tại Mẫu Biên Bản với file Word và PDF để thuận tiện chỉnh sửa, tham khảo và hoàn thiện hồ sơ. Với trường hợp phức tạp, bạn có thể lựa chọn thêm phương án tư vấn luật sư.

Kết luận

Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ tư vấn đấu thầu giúp bên thuê tư vấn và đơn vị tư vấn xác nhận tình trạng thực hiện công việc, hồ sơ đã bàn giao, chi phí và nghĩa vụ còn lại khi kết thúc hợp đồng. Nội dung nên bám sát phạm vi tư vấn, dự án hoặc gói thầu và các thỏa thuận trong hợp đồng.

Mẫu có sẵn giúp rút ngắn thời gian chuẩn bị văn bản, nhưng trước khi ký cần đối chiếu với hợp đồng, phụ lục, biên bản nghiệm thu, hồ sơ tư vấn và chứng từ thanh toán. Đặc biệt, cần phân biệt công việc tư vấn đã hoàn thành với kết quả cuối cùng của quá trình lựa chọn nhà thầu.

Tác giả: Đội ngũ Mẫu Biên Bản

Có thể bạn quan tâm:

Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ tâm lý trị liệu
Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ bảo vệ siêu thị
Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ ăn uống nhà hàng