Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ sửa chữa hệ thống lạnh siêu thị được sử dụng khi bên thuê dịch vụ và bên cung cấp dịch vụ cần xác nhận kết quả thực hiện công việc sửa chữa, tình trạng bàn giao hệ thống, chi phí và các nghĩa vụ còn lại sau khi hoàn thành hợp đồng. Thay vì tự soạn từ đầu, bạn có thể tham khảo Mẫu Biên Bản để lựa chọn biểu mẫu có bố cục rõ ràng, thuận tiện điền thông tin và rà soát trước khi ký.

Tải Mẫu Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ sửa chữa hệ thống lạnh siêu thị để hệ thống hóa thông tin hợp đồng, hạng mục sửa chữa, kết quả nghiệm thu và khoản thanh toán, giúp hai bên đối chiếu thuận tiện hơn trước khi xác nhận thanh lý.

Thông tin nhanh

• Tên văn bản: Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ sửa chữa hệ thống lạnh siêu thị.
• Mục đích: Ghi nhận tình trạng thực hiện hợp đồng, kết quả sửa chữa, bàn giao và nghĩa vụ tài chính liên quan.
• Đối tượng sử dụng: Ban quản lý siêu thị, doanh nghiệp bán lẻ, đơn vị vận hành cơ sở và nhà cung cấp dịch vụ sửa chữa, bảo trì hệ thống lạnh.
• Thời điểm lập: Khi công việc sửa chữa đã được thực hiện và các bên có căn cứ để xác nhận kết quả, hoặc khi hợp đồng chấm dứt theo thỏa thuận.
• Thông tin cần đối chiếu: Hợp đồng gốc, phụ lục, biên bản nghiệm thu, hồ sơ sửa chữa, chứng từ thanh toán và các cam kết còn hiệu lực.

Vì sao nên tải mẫu Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ sửa chữa hệ thống lạnh siêu thị?

Nội dung rõ ràng, phù hợp với mục đích sử dụng

Hợp đồng sửa chữa hệ thống lạnh siêu thị thường liên quan đến nhiều hạng mục như máy nén, dàn lạnh, dàn nóng, đường ống môi chất lạnh, tủ đông, tủ mát hoặc hệ thống điều khiển nhiệt độ. Nếu biên bản thanh lý chỉ ghi chung rằng dịch vụ đã hoàn thành mà không nêu rõ phạm vi công việc, hai bên có thể gặp khó khăn khi đối chiếu kết quả thực tế.

Một mẫu biên bản có cấu trúc hợp lý giúp trình bày các nội dung quan trọng như:

• Thông tin hợp đồng và đại diện các bên.
• Danh mục thiết bị, khu vực hoặc hạng mục đã sửa chữa.
• Tình trạng vận hành tại thời điểm bàn giao.
• Giá trị hợp đồng, chi phí phát sinh và số tiền đã thanh toán.
• Nghĩa vụ còn lại, cam kết bảo hành và trách nhiệm xử lý vấn đề tồn đọng nếu có.

Có hướng dẫn sử dụng, hỗ trợ điền mẫu và lựa chọn gói tư vấn khi cần

Người lập biên bản cần xác định thông tin nào phải lấy từ hợp đồng, thông tin nào căn cứ vào kết quả nghiệm thu và khoản nào cần đối chiếu với chứng từ kế toán. Việc chuẩn bị đúng dữ liệu giúp hạn chế sai lệch giữa hồ sơ sửa chữa, biên bản bàn giao và nội dung thanh lý.

Bạn có thể tham khảo hướng dẫn trên Mẫu Biên Bản để điền thông tin theo từng phần. Nếu hồ sơ có nhiều hạng mục, chi phí phát sinh hoặc điều khoản bảo hành cần làm rõ, người dùng cũng có thể tìm hiểu lựa chọn gói tư vấn được giới thiệu trên website khi có nhu cầu hỗ trợ thêm.

Được rà soát và cập nhật trong quá trình phát triển

Nhu cầu sử dụng biểu mẫu có thể thay đổi theo cách thức quản lý hợp đồng, hồ sơ nghiệm thu và hoạt động vận hành của doanh nghiệp. Việc tham khảo biểu mẫu trên website giúp người dùng tiếp cận nội dung được xây dựng theo hướng dễ đọc, dễ điền và thuận tiện rà soát.

Dù vậy, mẫu tham khảo không thay thế việc kiểm tra hợp đồng thực tế. Các điều khoản về phạm vi sửa chữa, nghiệm thu, thanh toán, bảo hành và trách nhiệm sau thanh lý cần được đối chiếu trước khi sử dụng.

Giúp tiết kiệm thời gian chuẩn bị biên bản

Nếu tự soạn từ đầu, người lập có thể bỏ sót mã thiết bị, vị trí lắp đặt, hạng mục thay thế hoặc số tiền còn phải thanh toán. Sử dụng mẫu có sẵn giúp bộ phận quản lý cơ sở, kỹ thuật và kế toán thống nhất cách trình bày thông tin.

Đặc biệt với siêu thị có nhiều khu vực bảo quản lạnh, việc ghi nhận cụ thể theo từng hạng mục giúp hồ sơ dễ tra cứu hơn khi phát sinh yêu cầu bảo hành, kiểm tra chi phí hoặc đối chiếu lịch sử sửa chữa.

Khi nào nên sử dụng mẫu Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ sửa chữa hệ thống lạnh siêu thị?

Biên bản này phù hợp khi hai bên cần xác nhận việc thực hiện hợp đồng sửa chữa hệ thống lạnh đã đến giai đoạn kết thúc hoặc cần ghi nhận rõ phạm vi công việc đã hoàn thành. Thời điểm lập nên căn cứ vào điều khoản hợp đồng và tình trạng nghiệm thu thực tế.

Một số trường hợp thường gặp gồm:

• Hoàn thành sửa chữa hệ thống lạnh: Nhà cung cấp đã thực hiện các công việc theo hợp đồng và bàn giao kết quả cho siêu thị.
• Thay thế linh kiện hoặc thiết bị: Công việc thay máy nén, quạt, cảm biến, van hoặc linh kiện khác đã được kiểm tra, ghi nhận.
• Sửa chữa hệ thống kho lạnh, tủ đông và tủ mát: Hai bên cần xác nhận những khu vực, thiết bị đã xử lý và tình trạng vận hành tại thời điểm bàn giao.
• Kết thúc hợp đồng sửa chữa theo thời hạn: Các bên rà soát khối lượng công việc, chi phí và nghĩa vụ trước khi xác nhận thanh lý.
• Chấm dứt hợp đồng trước thời hạn: Cần ghi rõ phần công việc đã thực hiện, phần chưa hoàn thành, chi phí được xác nhận và cách xử lý các nghĩa vụ liên quan.
• Hoàn tất đối chiếu công nợ: Bộ phận kế toán cần căn cứ hồ sơ để xác định số tiền đã trả, số tiền còn phải thanh toán hoặc khoản cần điều chỉnh.

Trước khi lập biên bản, nên tập hợp hợp đồng, phụ lục, phiếu công việc, biên bản nghiệm thu, danh mục linh kiện thay thế và chứng từ thanh toán. Nếu hệ thống chưa vận hành ổn định hoặc vẫn còn hạng mục cần khắc phục, cần ghi nhận tình trạng đó thay vì xác nhận toàn bộ công việc đã hoàn tất.

Mẫu Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ sửa chữa hệ thống lạnh siêu thị giúp bạn tổng hợp kết quả sửa chữa, thông tin bàn giao và nghĩa vụ tài chính trong một văn bản, thuận tiện cho việc kiểm tra hồ sơ giữa bộ phận kỹ thuật, quản lý siêu thị và nhà cung cấp.

Cần thống nhất những nội dung nào trước khi ký?

Hai bên nên kiểm tra phạm vi sửa chữa đã thực hiện so với hợp đồng; tình trạng vận hành được ghi nhận khi nghiệm thu; danh mục thiết bị, linh kiện thay thế; giá trị quyết toán; các khoản còn phải trả; cùng điều kiện bảo hành hoặc trách nhiệm khắc phục còn hiệu lực. Nếu còn nội dung chưa thống nhất, cần thể hiện rõ trong biên bản hoặc lập hồ sơ bổ sung phù hợp.

Tải mẫu Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ sửa chữa hệ thống lạnh siêu thị, bạn nhận được những gì?

Khi lựa chọn biểu mẫu, bạn nên kiểm tra khả năng thể hiện đầy đủ các nội dung cần thiết cho hồ sơ sửa chữa hệ thống lạnh.

• Mục đích: Xác nhận tình trạng thực hiện hợp đồng, kết quả sửa chữa, bàn giao và việc xử lý nghĩa vụ liên quan.
• Đối tượng sử dụng: Doanh nghiệp quản lý siêu thị, đơn vị vận hành hệ thống lạnh, nhà thầu sửa chữa và bộ phận phụ trách hợp đồng.
• Nội dung chính: Thông tin hợp đồng; phạm vi sửa chữa; kết quả nghiệm thu; danh mục thiết bị, linh kiện; giá trị quyết toán; công nợ; bảo hành và các thỏa thuận còn lại.
• Nơi tiếp nhận: Các bên ký kết lưu hồ sơ; bộ phận quản lý kỹ thuật, hành chính hoặc kế toán tiếp nhận theo quy trình nội bộ của doanh nghiệp.
• Định dạng: Kiểm tra định dạng tệp được cung cấp tại trang tải mẫu cụ thể trước khi sử dụng.
• Lưu ý: Cần điều chỉnh nội dung theo hợp đồng đã ký, tình trạng sửa chữa thực tế và thỏa thuận của hai bên; không mặc nhiên xác nhận đã hoàn thành mọi nghĩa vụ nếu vẫn còn công nợ hoặc trách nhiệm chưa được xử lý.

Hướng dẫn cách viết Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ sửa chữa hệ thống lạnh siêu thị

Bước 1: Ghi thông tin và căn cứ lập biên bản

Ghi tên biên bản, ngày lập, địa điểm lập và thông tin nhận diện của các bên. Với doanh nghiệp, cần thể hiện tên đơn vị, địa chỉ, mã số doanh nghiệp nếu cần, người đại diện và chức vụ hoặc căn cứ ủy quyền.

Tiếp theo, ghi số hợp đồng, ngày ký và các phụ lục liên quan. Nếu có nhiều đợt sửa chữa hoặc nhiều yêu cầu công việc, cần chỉ rõ tài liệu làm căn cứ xác nhận phạm vi thanh lý.

Bước 2: Xác định phạm vi sửa chữa đã thực hiện

Liệt kê các hạng mục theo hợp đồng hoặc phụ lục, chẳng hạn:

• Sửa chữa máy nén, dàn nóng, dàn lạnh.
• Kiểm tra hoặc khắc phục rò rỉ môi chất lạnh.
• Thay thế linh kiện, cảm biến và thiết bị điều khiển.
• Khắc phục sự cố tủ mát, tủ đông hoặc kho lạnh.
• Kiểm tra thông số vận hành và thực hiện các công việc kỹ thuật khác theo thỏa thuận.

Nên ghi cụ thể tên thiết bị, mã thiết bị nếu có, vị trí lắp đặt, khối lượng công việc và tình trạng thực hiện. Không nên ghi hạng mục chưa thực hiện như thể đã hoàn thành.

Bước 3: Ghi nhận kết quả nghiệm thu và bàn giao

Nêu rõ căn cứ nghiệm thu, ngày kiểm tra, người tham gia và kết quả thực tế. Nếu có biên bản nghiệm thu riêng, cần dẫn chiếu số hiệu hoặc ngày lập để thuận tiện tra cứu.

Với hệ thống lạnh, có thể ghi nhận tình trạng hoạt động của thiết bị, thông số được kiểm tra theo phạm vi hợp đồng, hiện tượng bất thường còn tồn tại và các hạng mục cần tiếp tục theo dõi. Chỉ xác nhận những kết quả đã được kiểm tra hoặc có tài liệu chứng minh.

Bước 4: Xác định giá trị hợp đồng và nghĩa vụ thanh toán

Ghi giá trị hợp đồng, giá trị phát sinh được hai bên chấp thuận, tổng giá trị quyết toán, số tiền đã thanh toán và số tiền còn phải trả. Nếu có khoản giảm trừ, chi phí linh kiện hoặc chi phí ngoài phạm vi ban đầu, cần nêu căn cứ xác định.

Các số liệu trong biên bản phải thống nhất với hợp đồng, phụ lục, hóa đơn và chứng từ liên quan. Nếu hai bên chưa thống nhất được giá trị cuối cùng, cần ghi rõ nội dung chưa thống nhất và phương án xử lý thay vì xác nhận đã quyết toán xong.

Bước 5: Thể hiện bảo hành và các nghĩa vụ còn lại

Ghi nhận điều kiện bảo hành sau sửa chữa nếu hợp đồng hoặc thỏa thuận có quy định, gồm phạm vi bảo hành, thời hạn, cách thông báo sự cố và trách nhiệm xử lý của nhà cung cấp.

Nếu còn công nợ, thiết bị chưa bàn giao đầy đủ, hồ sơ kỹ thuật chưa hoàn tất hoặc còn hạng mục phải khắc phục, cần nêu rõ bên chịu trách nhiệm và thời hạn thực hiện. Việc thanh lý không nên được diễn đạt như chấm dứt mọi nghĩa vụ nếu hợp đồng hoặc thỏa thuận vẫn duy trì các trách nhiệm sau đó.

Bước 6: Thống nhất nội dung và ký xác nhận

Hai bên đọc lại toàn bộ biên bản, kiểm tra số liệu, phụ lục và tài liệu đính kèm. Những chỗ sửa đổi cần được xác nhận theo cách thức phù hợp để tránh tranh luận về nội dung đã thống nhất.

Biên bản cần có chữ ký của người đại diện có thẩm quyền hoặc người được ủy quyền hợp lệ. Mỗi bên lưu một bản hoặc số bản theo thỏa thuận và quy trình quản lý hồ sơ.

Checklist rà soát trước khi ký

• Đúng tên, số và ngày ký của hợp đồng cần thanh lý.
• Đúng thông tin pháp lý và người đại diện của hai bên.
• Phạm vi sửa chữa phù hợp với công việc đã thực hiện.
• Danh mục thiết bị, linh kiện và hạng mục bàn giao rõ ràng.
• Kết quả nghiệm thu phản ánh đúng tình trạng thực tế.
• Giá trị quyết toán và công nợ có căn cứ đối chiếu.
• Điều kiện bảo hành và nghĩa vụ còn lại được ghi rõ.
• Tài liệu đính kèm được liệt kê và lưu cùng hồ sơ.
• Người ký có thẩm quyền và các bên đã thống nhất nội dung.

Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ sửa chữa hệ thống lạnh siêu thị sẽ dễ rà soát hơn khi được lập theo trình tự từ căn cứ hợp đồng, kết quả sửa chữa đến quyết toán và trách nhiệm sau bàn giao. Hãy đối chiếu từng mục với hồ sơ thực tế trước khi ký để hạn chế thiếu sót.

Những lưu ý quan trọng khi sử dụng Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ sửa chữa hệ thống lạnh siêu thị

Không đồng nhất nghiệm thu với việc hệ thống đã hoạt động ổn định lâu dài

Kết quả kiểm tra tại thời điểm bàn giao không nhất thiết phản ánh toàn bộ khả năng vận hành trong thời gian tiếp theo. Nếu hợp đồng quy định thời gian chạy thử, theo dõi hoặc nghiệm thu theo giai đoạn, cần ghi rõ tình trạng nghiệm thu và các mốc còn lại.

Ghi rõ thiết bị và vị trí sửa chữa

Siêu thị có thể có nhiều tủ mát, tủ đông, kho lạnh và thiết bị điều hòa không khí. Mô tả chung như “đã sửa chữa hệ thống lạnh” có thể gây khó khăn khi xác định thiết bị nào được sửa, thay linh kiện nào và hạng mục nào thuộc phạm vi hợp đồng.

Nên sử dụng mã thiết bị, tên khu vực, vị trí lắp đặt hoặc mã công việc nếu doanh nghiệp có hệ thống quản lý tài sản.

Đối chiếu linh kiện thay thế và hồ sơ kỹ thuật

Nếu có thay máy nén, quạt, cảm biến, bộ điều khiển hoặc linh kiện khác, cần đối chiếu số lượng, chủng loại và tình trạng bàn giao. Tùy thỏa thuận, hồ sơ có thể kèm phiếu công việc, biên bản nghiệm thu, danh mục vật tư hoặc tài liệu kỹ thuật liên quan.

Phân biệt giá trị quyết toán và công nợ thực tế

Giá trị quyết toán là cơ sở xác định khoản phải trả theo phạm vi công việc được chấp thuận; số tiền còn phải thanh toán cần tính đến các khoản đã trả và điều chỉnh được hai bên thống nhất. Không nên ghi “đã thanh toán đầy đủ” nếu vẫn còn khoản chưa được thanh toán hoặc chưa được đối chiếu.

Không bỏ qua nghĩa vụ bảo hành và trách nhiệm khắc phục

Việc ký biên bản thanh lý không nên làm mơ hồ những cam kết bảo hành hoặc trách nhiệm xử lý lỗi mà hợp đồng quy định tiếp tục có hiệu lực. Cần dẫn chiếu điều khoản tương ứng và ghi cách liên hệ, thời hạn hoặc quy trình xử lý nếu các bên đã thỏa thuận.

Lưu hồ sơ theo quy trình nội bộ

Doanh nghiệp nên lưu biên bản cùng hợp đồng, phụ lục, biên bản nghiệm thu, hồ sơ sửa chữa và chứng từ tài chính liên quan. Việc lưu trữ đầy đủ hỗ trợ kiểm tra chi phí, quản lý lịch sử bảo trì và tra cứu khi phát sinh yêu cầu sau bàn giao.

Câu hỏi thường gặp về Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ sửa chữa hệ thống lạnh siêu thị

1. Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ sửa chữa hệ thống lạnh siêu thị là gì?

Đây là văn bản ghi nhận việc thực hiện và xử lý các nội dung liên quan đến hợp đồng sửa chữa hệ thống lạnh, chẳng hạn phạm vi công việc, kết quả bàn giao, giá trị quyết toán và nghĩa vụ còn lại. Nội dung cụ thể phụ thuộc vào hợp đồng và thỏa thuận của các bên.

2. Khi nào nên lập biên bản thanh lý hợp đồng sửa chữa hệ thống lạnh?

Thông thường, biên bản được lập khi công việc đã được nghiệm thu hoặc khi các bên cần xác nhận việc chấm dứt hợp đồng theo thỏa thuận. Nếu còn hạng mục chưa hoàn thành, công nợ hoặc trách nhiệm cần tiếp tục thực hiện, những nội dung đó nên được ghi rõ.

3. Ai là người ký biên bản thanh lý?

Người ký thường là đại diện có thẩm quyền của doanh nghiệp hoặc cá nhân được ủy quyền hợp lệ. Hai bên nên kiểm tra thẩm quyền ký theo quy định nội bộ, hồ sơ đại diện và các thỏa thuận liên quan.

4. Có cần đính kèm biên bản nghiệm thu sửa chữa không?

Nên đính kèm hoặc dẫn chiếu biên bản nghiệm thu nếu đã lập riêng. Tài liệu này giúp xác định các hạng mục được kiểm tra, kết quả thực tế và cơ sở để xác nhận công việc đã hoàn thành.

5. Biên bản có cần liệt kê linh kiện đã thay thế không?

Nên liệt kê khi hợp đồng có hạng mục thay thế linh kiện hoặc khi thông tin này ảnh hưởng đến nghiệm thu, quyết toán, bảo hành hay quản lý tài sản. Tên linh kiện, số lượng và vị trí lắp đặt nên khớp với hồ sơ sửa chữa.

6. Nếu hệ thống lạnh vẫn còn lỗi sau sửa chữa thì có được thanh lý hợp đồng không?

Điều này phụ thuộc vào phạm vi hợp đồng, kết quả nghiệm thu và thỏa thuận của hai bên. Nếu còn lỗi hoặc hạng mục chưa đạt yêu cầu, cần ghi rõ tình trạng, phương án khắc phục, thời hạn và trách nhiệm của từng bên; không nên xác nhận hoàn thành toàn bộ khi thực tế chưa đáp ứng điều kiện đã thống nhất.

7. Có thể lập biên bản khi vẫn còn công nợ không?

Có thể ghi nhận tình trạng công nợ trong biên bản nếu các bên thống nhất cách xử lý. Cần thể hiện số tiền đã thanh toán, số tiền còn lại, thời hạn và phương thức thanh toán theo thỏa thuận, thay vì ghi rằng nghĩa vụ tài chính đã hoàn tất.

8. Sau khi thanh lý, bên sửa chữa có còn trách nhiệm bảo hành không?

Điều này phụ thuộc vào điều khoản bảo hành và các cam kết có hiệu lực sau khi thanh lý. Nếu hợp đồng quy định bảo hành tiếp tục sau bàn giao, biên bản nên dẫn chiếu rõ điều khoản đó để tránh hiểu nhầm rằng mọi trách nhiệm đã chấm dứt.

9. Có thể sử dụng một mẫu chung cho mọi hợp đồng sửa chữa hệ thống lạnh không?

Có thể dùng mẫu chung làm cơ sở, nhưng cần điều chỉnh theo loại thiết bị, phạm vi sửa chữa, cách nghiệm thu, phương thức quyết toán và điều kiện bảo hành của từng hợp đồng. Không nên giữ nguyên những mục không phù hợp hoặc bỏ qua nội dung đặc thù của hệ thống lạnh tại siêu thị.

Kết luận

Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ sửa chữa hệ thống lạnh siêu thị giúp các bên hệ thống hóa kết quả thực hiện hợp đồng, tình trạng bàn giao thiết bị, chi phí và nghĩa vụ còn lại. Để biên bản có giá trị sử dụng thực tế, cần đối chiếu với hợp đồng đã ký, hồ sơ sửa chữa, kết quả nghiệm thu và chứng từ thanh toán; đồng thời ghi rõ những trách nhiệm vẫn tiếp tục có hiệu lực sau khi thanh lý.

Tham khảo biểu mẫu tại Mẫu Biên Bản và điều chỉnh nội dung theo hồ sơ của doanh nghiệp trước khi ký xác nhận.

Đội ngũ Mẫu Biên Bản

Tham khảo thêm một số biểu mẫu khác: 

Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ kiểm tra an toàn thực phẩm y tế
Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ xây dựng và quản lý kênh TikTok
Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ vận chuyển hàng hóa cho siêu thị