Biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp thiết bị siêu âm là gì?

Khái niệm biên bản thanh lý hợp đồng

Biên bản thanh lý hợp đồng là văn bản ghi nhận việc chấm dứt quan hệ hợp đồng giữa các bên sau khi hoàn thành, hết thời hạn hoặc bị hủy bỏ. Theo Điều 422 Bộ luật Dân sự 2015, hợp đồng chấm dứt khi các bên đã hoàn thành nghĩa vụ hoặc có thỏa thuận chấm dứt. Biên bản này giúp chốt công nợ, xác định trách nhiệm còn lại và là căn cứ để quyết toán kế toán, thuế.

Mục đích và ý nghĩa pháp lý của biên bản thanh lý đối với hợp đồng thiết bị siêu âm

Đối với thiết bị siêu âm, biên bản thanh lý xác định thời điểm chuyển giao rủi ro, đối chiếu nghĩa vụ bảo hành, bảo trì và hoàn thiện hồ sơ trang thiết bị y tế. Đây là tài liệu quan trọng khi cơ quan thuế, kho bạc hoặc thanh tra y tế kiểm tra.

Khi nào cần lập biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp thiết bị siêu âm?

Hợp đồng đã hoàn thành các nghĩa vụ theo thỏa thuận

Khi bên bán đã giao máy, lắp đặt, đào tạo và bên mua đã thanh toán đủ, nên lập biên bản để khóa sổ giao dịch. Điều này tránh tranh chấp về sau. Tương tự như biên bản thanh lý hợp đồng bảo hiểm y tế, việc lập biên bản đúng thời điểm sẽ bảo vệ quyền lợi của cả hai bên.

Hợp đồng bị chấm dứt, hủy bỏ hoặc đơn phương chấm dứt

Nếu hợp đồng bị hủy bỏ theo Điều 423 Bộ luật Dân sự 2015 hoặc Điều 312 Luật Thương mại 2005, biên bản thanh lý sẽ chốt lại hậu quả pháp lý: thu hồi thiết bị, hoàn tiền, bồi thường thiệt hại. Cần ghi rõ các khoản phạt và trách nhiệm tài chính.

Hết thời hạn hiệu lực của hợp đồng

Hợp đồng cung cấp máy siêu âm thường có thời hạn ngắn do liên quan đến giấy phép nhập khẩu. Nếu không thanh lý khi hết hạn, bên mua có thể gặp khó khăn khi yêu cầu bảo hành. Biên bản cần xác nhận phần nghĩa vụ đã thực hiện và bảo hành còn lại.

Căn cứ pháp lý điều chỉnh việc thanh lý hợp đồng thiết bị siêu âm

Bộ luật Dân sự 2015 và Luật Thương mại 2005

Bộ luật Dân sự 2015 quy định nền tảng về chấm dứt hợp đồng. Luật Thương mại 2005 quy định về mua bán hàng hóa, lãi chậm trả và hậu quả hủy bỏ hợp đồng.

Nghị định số 98/2021/NĐ-CP về quản lý trang thiết bị y tế

Nghị định này yêu cầu trang thiết bị y tế phải có số lưu hành. Biên bản thanh lý phải ghi model, serial, số lưu hành để phục vụ thanh tra, kiểm tra.

Thông tư, quy định liên quan đến đấu thầu, mua sắm thiết bị y tế tại bệnh viện công lập

Luật Đấu thầu 2023 và Nghị định 24/2024/NĐ-CP yêu cầu hợp đồng mua sắm công có điều khoản thanh lý. Với bệnh viện công, biên bản thanh lý là căn cứ quyết toán với kho bạc và xử lý tài sản theo Nghị định 151/2017/NĐ-CP.

Cấu trúc và nội dung chuẩn của biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp thiết bị siêu âm

Thông tin các bên tham gia (bên cung cấp – bên mua)

Ghi đầy đủ tên pháp nhân, mã số thuế, địa chỉ, người đại diện. Người ký phải có thẩm quyền hoặc có giấy ủy quyền.

Thông tin hợp đồng gốc cần thanh lý

Ghi số hợp đồng, ngày ký, tên hợp đồng và các phụ lục. Giá trị thanh lý căn cứ vào phụ lục gần nhất.

Thông tin thiết bị siêu âm: model, serial, nước sản xuất, số lưu hành

Bao gồm tên thiết bị, model, serial, hãng, nước sản xuất, số lưu hành. Với máy nhập khẩu, thêm số container, bill of lading nếu có.

Tình trạng thực hiện nghĩa vụ của từng bên

Lập bảng đối chiếu: bên bán đã giao hàng, lắp đặt, đào tạo; bên mua đã thanh toán bao nhiêu %. Ghi rõ vi phạm (nếu có) và biện pháp xử lý.

Kết quả nghiệm thu, kiểm tra chất lượng thiết bị

Dẫn chiếu biên bản nghiệm thu, xác nhận chất lượng máy siêu âm: độ phân giải, đầu dò, phụ kiện. Nếu có lỗi, ghi rõ hướng xử lý.

Giá trị quyết toán và nghĩa vụ thanh toán còn lại

Xác định tổng giá trị, số đã thanh toán, số còn lại. Nếu không còn nợ, ghi rõ câu xác nhận đã thanh toán xong.

Cam kết chấm dứt hợp đồng và trách nhiệm sau thanh lý

Cam kết không khiếu nại về việc thực hiện hợp đồng, ghi rõ thời hạn bảo hành còn lại. Lưu ý thời hiệu khởi kiện 3 năm theo Điều 429 Bộ luật Dân sự 2015.

Đại diện ký kết và xác nhận của các bên

Ký, ghi rõ họ tên, chức danh, đóng dấu. Với bệnh viện công, cần chữ ký của giám đốc hoặc người được ủy quyền.

Hướng dẫn chi tiết cách soạn thảo biên bản thanh lý từng mục

Cách ghi thông tin bên mua – bên bán chính xác

Dùng đúng tên trên giấy đăng ký kinh doanh, mã số thuế phải trùng với hóa đơn.

Cách mô tả thiết bị siêu âm đúng hợp đồng và biên bản nghiệm thu

Ghi đúng model, serial như hợp đồng và biên bản nghiệm thu để tránh sai lệch.

Cách xử lý các khoản chưa thanh toán hoặc bảo hành còn hiệu lực

Nếu còn giữ lại 5–10%, ghi rõ thời hạn thanh toán. Nếu bảo hành còn hiệu lực, ghi rõ phạm vi, thời gian.

Cách xác lập giá trị thanh lý khi có phát sinh

Căn cứ thỏa thuận giảm giá, bồi thường; cần có phụ lục điều chỉnh nếu thay đổi giá trị.

Quy trình thực hiện thanh lý hợp đồng cung cấp thiết bị siêu âm từng bước

Bước 1: Rà soát tình trạng thực hiện hợp đồng

Kiểm tra tiến độ giao hàng, thanh toán, chứng từ của hai bên.

Bước 2: Tổ chức nghiệm thu, kiểm tra thiết bị

Kiểm tra kỹ thuật máy siêu âm, lập biên bản nghiệm thu.

Bước 3: Soạn dự thảo biên bản thanh lý

Soạn thảo dựa trên kết quả rà soát. Có thể tham khảo biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp thiết bị đo điện tim để có cách trình bày tương tự.

Bước 4: Ký kết và đóng dấu

Ký trực tiếp hoặc điện tử, đảm bảo người ký có thẩm quyền.

Bước 5: Lưu trữ hồ sơ và xuất hóa đơn (nếu còn phát sinh)

Lưu trữ tối thiểu 5 năm; xuất hóa đơn điều chỉnh nếu có giảm giá.

Những lưu ý đặc thù khi thanh lý hợp đồng thiết bị siêu âm

Kiểm định an toàn bức xạ và chất lượng hình ảnh trước khi thanh lý

Kiểm tra an toàn điện và chất lượng hình ảnh bằng phantom trước khi bàn giao.

Xử lý đầu dò (probe) và phụ kiện đi kèm

Ghi rõ số lượng, tình trạng từng đầu dò và phụ kiện trong biên bản.

Bảo hành, bảo trì sau thanh lý

Biên bản thanh lý không làm mất hiệu lực bảo hành; ghi rõ trách nhiệm bảo trì.

Đối với bệnh viện công: quy trình thanh lý tài sản theo quy định Nhà nước

Sau thanh lý hợp đồng, nếu thiết bị hết hạn sử dụng phải thực hiện thanh lý tài sản công theo Nghị định 151/2017/NĐ-CP.

Tải mẫu biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp thiết bị siêu âm (file Word)

Mẫu biên bản thanh lý thông dụng theo Thư viện Pháp luật

Tại Mẫu Biên Bản, bạn có thể tải các mẫu biên bản chuẩn dưới dạng file Word để chỉnh sửa nhanh.

Mẫu kết hợp biên bản nghiệm thu và thanh lý

Nên dùng mẫu kết hợp cho thiết bị siêu âm để giảm thủ tục nhưng vẫn đầy đủ căn cứ pháp lý.

Hướng dẫn điền mẫu nhanh và chính xác

Đối chiếu số hợp đồng, model, serial với hóa đơn. Các mẫu biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ khám chữa bệnh có thể giúp bạn hình dung cách làm tương tự.

Các câu hỏi thường gặp về thanh lý hợp đồng thiết bị siêu âm

Có bắt buộc lập biên bản thanh lý hợp đồng không?

Không bắt buộc theo luật, nhưng rất nên lập. Với đơn vị dùng ngân sách nhà nước, biên bản thanh lý là bắt buộc để quyết toán.

Lập biên bản thanh lý sau thời điểm hợp đồng hết hiệu lực có được không?

Được nếu các bên đồng ý, nhưng nên lập sớm để tránh thời hiệu khởi kiện và khó đối chiếu công nợ.

Xử lý thế nào nếu phát hiện thiết bị siêu âm bị lỗi sau khi ký biên bản thanh lý?

Tùy thuộc cam kết bảo hành. Nếu còn bảo hành, bên bán phải sửa chữa hoặc thay thế; nếu không, bên mua tự chịu chi phí.

Biên bản thanh lý có cần công chứng không?

Không bắt buộc. Công chứng giúp tăng giá trị chứng cứ nếu sau này có tranh chấp, nhất là hợp đồng giá trị lớn.