Biên bản thanh lý hợp đồng bảo hiểm y tế là gì?

Biên bản thanh lý hợp đồng bảo hiểm y tế (BHYT) là văn bản pháp lý do cơ quan bảo hiểm xã hội (Bên A) và cơ sở khám chữa bệnh (Bên B) cùng lập khi kết thúc quan hệ hợp đồng khám chữa bệnh BHYT. Văn bản này xác nhận toàn bộ kết quả thực hiện hợp đồng, bao gồm chi phí khám chữa bệnh, các khoản truy thu, hoàn trả, đồng thời là cơ sở để chốt số công nợ cuối cùng giữa hai bên.

Vai trò và ý nghĩa pháp lý

Biên bản thanh lý không chỉ đơn thuần ghi nhận sự kết thúc hợp đồng mà còn là căn cứ để cơ quan BHXH xác định số tiền quyết toán cuối cùng phải chuyển cho cơ sở y tế, tránh tồn đọng hồ sơ và khiếu kiện tài chính. Theo quy định tại Nghị định 188/2025/NĐ-CP, khi biên bản được ký, hợp đồng chấm dứt hiệu lực và các quyền, nghĩa vụ phát sinh được giải quyết dứt điểm.

Cần phân biệt hai loại hợp đồng liên quan đến BHYT: hợp đồng khám chữa bệnh BHYT (giữa cơ quan BHXH và cơ sở y tế) và hợp đồng đóng BHYT (giữa người lao động, đơn vị sử dụng lao động với tổ chức bảo hiểm). Mỗi loại có mẫu biên bản thanh lý và quy trình riêng.

Căn cứ pháp lý về thanh lý hợp đồng bảo hiểm y tế

Nghị định 188/2025/NĐ-CP

Nghị định 188/2025/NĐ-CP (có hiệu lực từ 01/01/2026) thay thế Nghị định 146/2018/NĐ-CP, quy định chi tiết về thanh lý hợp đồng khám chữa bệnh BHYT. Theo đó, biên bản thanh lý phải được lập thành 04 bản, mỗi bên giữ 02 bản, có chữ ký của người đại diện hợp pháp và đóng dấu xác nhận. Mẫu biên bản mới là Mẫu số 06 ban hành kèm theo Nghị định này.

Công văn 04/BYT-BH năm 2026

Công văn 04/BYT-BH hướng dẫn chi tiết về ký hợp đồng nối tiếp và thanh lý, nêu rõ: không ký hợp đồng nối tiếp đối với cơ sở chậm thanh lý hợp đồng cũ quá 15 ngày so với thời hạn quy định. Điều này nhấn mạnh tầm quan trọng của việc hoàn tất thanh lý đúng hạn.

Các trường hợp phải lập biên bản thanh lý hợp đồng BHYT

Theo Nghị định 188/2025/NĐ-CP, biên bản thanh lý được lập trong các trường hợp:

• Hợp đồng khám chữa bệnh BHYT hết thời hạn (thường là hết năm dương lịch).
• Chấm dứt hợp đồng trước thời hạn theo thỏa thuận hoặc khi cơ sở bị đình chỉ hoạt động, vi phạm nghiêm trọng.
• Thay đổi loại hình, địa điểm, người đại diện dẫn đến thay đổi mã số đơn vị.

Ngoài ra, đối với hợp đồng đóng BHYT, biên bản thanh lý (Mẫu C04a-TS) được lập khi chấm dứt hợp đồng đại lý thu hoặc doanh nghiệp giải thể, phá sản.

Hướng dẫn soạn thảo biên bản thanh lý hợp đồng bảo hiểm y tế

Thông tin của các bên

Ghi đầy đủ tên cơ quan, địa chỉ, mã số thuế, số tài khoản, người đại diện của Bên A (cơ quan BHXH) và Bên B (cơ sở khám chữa bệnh). Đặc biệt, phải ghi đúng mã cơ sở khám chữa bệnh BHYT do Bộ Y tế cấp để đối chiếu với hệ thống.

Nội dung xác nhận và xử lý tài chính

Phần này lập bảng thống kê số liệu chi phí khám chữa bệnh, bao gồm số lượt khám, tổng chi phí đề nghị thanh toán, chi phí được chấp nhận và chi phí bị từ chối. Đồng thời, xác định các khoản truy thu hoặc hoàn trả: nếu cơ sở đã nhận tạm ứng nhiều hơn số được quyết toán, phải hoàn trả trong 30 ngày; nếu nhận thiếu, cơ quan BHXH chuyển bổ sung trong 10 ngày làm việc.

Điều khoản cam kết và hiệu lực

Biên bản cần có điều khoản cam kết hai bên đã thực hiện xong nghĩa vụ, không còn khiếu nại, và biên bản có hiệu lực từ ngày ký. Mọi sửa đổi phải được lập thành văn bản có chữ ký của cả hai bên.

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng khám bệnh, chữa bệnh BHYT mới nhất

Mẫu số 06 ban hành kèm theo Nghị định 188/2025/NĐ-CP là mẫu biên bản thanh lý hợp đồng khám chữa bệnh BHYT mới nhất, áp dụng từ 01/01/2026 thay thế Mẫu C04a-TS cũ. Mẫu gồm các phần: quốc hiệu, thông tin các bên, nội dung thanh lý, tổng hợp kết quả và chữ ký, dấu. Bạn có thể tải mẫu từ Cổng thông tin điện tử Chính phủ hoặc website Bảo hiểm xã hội Việt Nam.

Đối với hợp đồng đóng BHYT, mẫu C04a-TS vẫn còn hiệu lực theo Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017. Ngoài ra, bạn có thể tham khảo thêm các mẫu biên bản thanh lý khác tại Mẫu Biên Bản như: biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ khám chữa bệnh, biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp thiết bị đo điện tim, biên bản thanh lý hợp đồng đào tạo cho doanh nghiệp. Các mẫu này đều tuân thủ quy định pháp luật hiện hành.

Những lưu ý quan trọng khi thanh lý hợp đồng bảo hiểm y tế

• Thời hạn lập biên bản: Trong vòng 10 ngày làm việc kể từ ngày hợp đồng hết hạn hoặc chấm dứt. Chậm trễ có thể bị phạt theo Nghị định 117/2020/NĐ-CP.
• Đối chiếu số liệu: Rà soát toàn bộ hồ sơ, chứng từ, đảm bảo không còn hồ sơ ngoài hệ thống giám định. Mọi điều chỉnh sau khi chốt số phải lập biên bản bổ sung.
• Xử lý chi phí quý IV: Chi phí quý IV chưa quyết toán phải được ghi rõ trong biên bản và cam kết thanh quyết toán bổ sung trước 15/02 năm sau.
• Chữ ký và con dấu: Phải có chữ ký của người đại diện hợp pháp và con dấu đúng mẫu đã đăng ký. Nếu dùng chữ ký số, cần đảm bảo hợp lệ theo quy định.

Câu hỏi thường gặp

Có bắt buộc phải lập biên bản thanh lý hợp đồng BHYT không?

Có. Theo Nghị định 188/2025/NĐ-CP, biên bản thanh lý là bắt buộc khi hợp đồng hết hạn hoặc chấm dứt. Nếu không thực hiện, cơ sở có thể bị xử phạt và không được ký hợp đồng nối tiếp.

Mẫu biên bản thanh lý mới nhất năm 2026 theo văn bản nào?

Mẫu số 06 ban hành kèm theo Nghị định 188/2025/NĐ-CP, áp dụng từ 01/01/2026.

Biên bản thanh lý hợp đồng BHYT có cần công chứng không?

Không. Biên bản chỉ cần chữ ký và dấu của hai bên là có giá trị pháp lý.

Thời điểm biên bản phát sinh hiệu lực?

Kể từ ngày ký, trừ khi các bên có thỏa thuận khác.

Kết luận

Biên bản thanh lý hợp đồng bảo hiểm y tế là văn bản không thể thiếu khi kết thúc hợp đồng khám chữa bệnh BHYT. Việc nắm rõ quy định pháp luật, sử dụng đúng mẫu và thực hiện đúng quy trình giúp cơ sở y tế tránh rủi ro pháp lý, đảm bảo quyết toán nhanh chóng. Hãy tải ngay mẫu mới nhất theo Nghị định 188/2025/NĐ-CP để áp dụng từ năm 2026