Biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp phần mềm quản lý doanh nghiệp là văn bản ghi nhận việc hoàn tất, chấm dứt hoặc thanh lý các quyền và nghĩa vụ giữa bên cung cấp và bên sử dụng phần mềm. Biên bản giúp các bên xác nhận tình trạng bàn giao phần mềm, tài khoản, dữ liệu, tài liệu hướng dẫn, đào tạo, hỗ trợ kỹ thuật, chi phí và các nghĩa vụ còn lại sau khi hợp đồng kết thúc.

Đối với loại hợp đồng này, nội dung nên tập trung vào phần mềm được cung cấp, phiên bản và phạm vi chức năng, tài khoản sử dụng, dữ liệu doanh nghiệp, tài liệu kỹ thuật, triển khai và đào tạo, kết quả nghiệm thu, phí bản quyền hoặc phí dịch vụ, bảo trì, hỗ trợ kỹ thuật, quyền sử dụng phần mềm và nghĩa vụ bảo mật.

Nếu đang cần bố cục tham khảo, Mẫu Biên Bản cung cấp nội dung giúp các bên thuận tiện hệ thống hóa phạm vi phần mềm, tài khoản và dữ liệu đã bàn giao, kết quả triển khai, tình trạng thanh toán và trách nhiệm sau khi hợp đồng kết thúc.

Khi nào nên lập Biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp phần mềm quản lý doanh nghiệp?

Biên bản thường được lập khi hợp đồng cung cấp phần mềm hết thời hạn, các bên đã hoàn thành nghĩa vụ hoặc thống nhất chấm dứt hợp đồng trước thời hạn.

Một số trường hợp thường gặp:

• Phần mềm đã được triển khai và nghiệm thu;
• Bên cung cấp đã hoàn tất bàn giao hệ thống;
• Đã hoàn thành đào tạo người sử dụng;
• Đã hoàn tất nghĩa vụ hỗ trợ kỹ thuật theo hợp đồng;
• Hợp đồng cung cấp phần mềm hết thời hạn;
• Doanh nghiệp ngừng sử dụng phần mềm;
• Các bên thống nhất chấm dứt hợp đồng;
• Đã hoàn thành nghĩa vụ thanh toán;
• Đã bàn giao hoặc xử lý dữ liệu doanh nghiệp;
• Các bên cần xác nhận tình trạng tài khoản và quyền truy cập.

Nếu vẫn còn dữ liệu, tài khoản, phí dịch vụ, lỗi phần mềm hoặc nghĩa vụ hỗ trợ chưa được xử lý, cần ghi rõ trong biên bản.

Nếu doanh nghiệp đang tìm thêm mẫu biên bản liên quan đến các giải pháp phần mềm chuyên dụng, có thể tham khảo Biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp phần mềm kế toán. Tài liệu này phù hợp để đối chiếu khi hoàn tất việc cung cấp, bàn giao và kết thúc hợp đồng.

Căn cứ khi lập Biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp phần mềm quản lý doanh nghiệp

Khi lập biên bản, cần đối chiếu hợp đồng cung cấp phần mềm, phụ lục hợp đồng, hồ sơ triển khai, tài liệu kỹ thuật, biên bản bàn giao, biên bản nghiệm thu và chứng từ thanh toán.

Tùy trường hợp, có thể xem xét:

• Bộ luật Dân sự 2015 về hợp đồng và chấm dứt nghĩa vụ;
• Luật Sở hữu trí tuệ đối với quyền tác giả và quyền sử dụng phần mềm;
• Các quy định liên quan đến dữ liệu, bảo mật và an toàn thông tin nếu có;
• Các điều khoản cụ thể trong hợp đồng và phụ lục.

Căn cứ áp dụng cần được rà soát theo hình thức cung cấp phần mềm, phạm vi quyền sử dụng, phương thức triển khai và thỏa thuận giữa các bên.

Bên cạnh phần mềm quản lý doanh nghiệp, Biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp phần mềm quản lý nhân sự (HRM) cũng là mẫu đáng tham khảo cho các hợp đồng triển khai hệ thống quản trị chuyên biệt. Nội dung giúp doanh nghiệp có thêm cơ sở khi chuẩn bị hồ sơ thanh lý.

Những thông tin cần chuẩn bị trước khi lập Biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp phần mềm quản lý doanh nghiệp

Các bên nên chuẩn bị:

• Hợp đồng cung cấp phần mềm;
• Các phụ lục hợp đồng;
• Tên phần mềm;
• Phiên bản phần mềm;
• Các module/chức năng được cung cấp;
• Phạm vi triển khai;
• Danh sách tài khoản;
• Hồ sơ cấu hình hệ thống;
• Dữ liệu doanh nghiệp;
• Tài liệu hướng dẫn;
• Hồ sơ đào tạo;
• Hồ sơ hỗ trợ kỹ thuật;
• Biên bản bàn giao;
• Biên bản nghiệm thu;
• Phí phần mềm;
• Phí triển khai;
• Phí bảo trì hoặc hỗ trợ;
• Hồ sơ thanh toán;
• Các nghĩa vụ chưa hoàn thành nếu có.

Mẫu Biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp phần mềm quản lý doanh nghiệp

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

BIÊN BẢN THANH LÝ HỢP ĐỒNG CUNG CẤP PHẦN MỀM QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP

Số: .../BBTL

Căn cứ Hợp đồng cung cấp phần mềm quản lý doanh nghiệp số ... ký ngày ...;

Căn cứ các phụ lục và thỏa thuận liên quan;

Căn cứ kết quả triển khai, bàn giao và nghiệm thu phần mềm;

Căn cứ sự thống nhất của các bên;

Hôm nay, ngày ... tháng ... năm ..., tại ..., chúng tôi gồm:

BÊN A: BÊN CUNG CẤP PHẦN MỀM

Tên đơn vị: ...

Địa chỉ: ...

Mã số thuế: ...

Đại diện: ...

Chức vụ: ...

Điện thoại: ...

Email: ...

BÊN B: BÊN SỬ DỤNG PHẦN MỀM

Tên đơn vị: ...

Địa chỉ: ...

Mã số thuế: ...

Đại diện: ...

Chức vụ: ...

Điện thoại: ...

Email: ...

Hai bên thống nhất lập Biên bản thanh lý với các nội dung sau:

1. Thông tin về hợp đồng

Số hợp đồng: ...

Ngày ký: ...

Thời hạn thực hiện: ...

Tên phần mềm: ...

Phiên bản: ...

Phạm vi cung cấp: ...

Địa điểm triển khai: ...

Tổng giá trị hợp đồng: ... đồng.

2. Phạm vi phần mềm đã cung cấp

Bên A đã cung cấp cho Bên B:

• Module quản lý nhân sự;
• Module quản lý tài chính - kế toán;
• Module quản lý bán hàng;
• Module quản lý kho;
• Module quản lý khách hàng;
• Module quản lý công việc;
• Module báo cáo;
• Các chức năng khác: ...

Phạm vi triển khai thực tế: ...

Tỷ lệ hoàn thành: ...%.

Các chức năng chưa hoàn thành nếu có: ...

Nguyên nhân: ...

Phương án xử lý: ...

3. Tình trạng triển khai và nghiệm thu

Thời gian triển khai: ...

Môi trường triển khai: ...

Đơn vị/người phụ trách triển khai: ...

Các hạng mục đã hoàn thành: ...

Thời gian nghiệm thu: ...

Kết quả nghiệm thu: ...

Các lỗi hoặc vấn đề còn tồn tại: ...

Phương án khắc phục: ...

4. Tài khoản và quyền truy cập

Số lượng tài khoản đã cấp: ...

Tài khoản quản trị: ...

Tài khoản người dùng: ...

Phạm vi quyền truy cập: ...

Tình trạng tài khoản tại thời điểm thanh lý: ...

Phương án xử lý tài khoản:

• Tiếp tục duy trì;
• Chuyển giao;
• Khóa;
• Thu hồi;
• Xóa;
• Phương án khác: ...

Thời hạn thực hiện: ...

5. Dữ liệu doanh nghiệp

Các loại dữ liệu đã được nhập/chuyển giao:

• Dữ liệu khách hàng;
• Dữ liệu nhân sự;
• Dữ liệu sản phẩm;
• Dữ liệu kho;
• Dữ liệu tài chính;
• Dữ liệu giao dịch;
• Dữ liệu khác: ...

Tình trạng dữ liệu: ...

Phương thức bàn giao hoặc sao lưu: ...

Dữ liệu Bên B tiếp tục quản lý: ...

Dữ liệu Bên A phải hoàn trả/xóa nếu có: ...

Thời hạn xử lý: ...

6. Tài liệu kỹ thuật và hướng dẫn sử dụng

Các tài liệu phải bàn giao bổ sung nếu có: ...

Thời hạn hoàn thành: ...

7. Đào tạo và hỗ trợ triển khai

Thời gian đào tạo: ...

Số lượng nhân sự tham gia: ...

Nội dung đào tạo: ...

Kết quả đào tạo: ...

Thời gian hỗ trợ kỹ thuật: ...

Nội dung hỗ trợ: ...

Các nội dung hỗ trợ còn lại: ...

8. Quyền sử dụng phần mềm

Bên B được cấp quyền sử dụng phần mềm theo phạm vi:

• Số lượng người dùng: ...
• Số lượng thiết bị: ...
• Phạm vi module: ...
• Phạm vi địa điểm: ...
• Thời hạn sử dụng: ...

Tình trạng quyền sử dụng tại thời điểm thanh lý: ...

Quyền tiếp tục sử dụng sau thanh lý: ...

Các giới hạn sử dụng: ...

Quyền sở hữu phần mềm thuộc về: ...

9. Phí cung cấp và triển khai phần mềm

Phí bản quyền/phí sử dụng: ... đồng.

Phí triển khai: ... đồng.

Phí tùy chỉnh: ... đồng.

Phí đào tạo: ... đồng.

Phí bảo trì/hỗ trợ: ... đồng.

Các khoản phí khác: ... đồng.

Tổng giá trị hợp đồng: ... đồng.

10. Đối chiếu thanh toán

Tổng số tiền đã thanh toán: ... đồng.

Số tiền còn phải thanh toán: ... đồng.

Thời hạn thanh toán: ...

Phương án xử lý công nợ: ...

11. Bảo trì và hỗ trợ sau thanh lý

Thời hạn bảo trì còn lại: ...

Phạm vi hỗ trợ: ...

Các lỗi được tiếp tục xử lý: ...

Thời hạn hỗ trợ: ...

Chi phí hỗ trợ sau thanh lý nếu có: ...

Đầu mối tiếp nhận yêu cầu: ...

12. Bảo mật thông tin và dữ liệu

Các bên thống nhất bảo mật:

• Dữ liệu doanh nghiệp;
• Thông tin khách hàng;
• Thông tin nhân sự;
• Dữ liệu tài chính;
• Thông tin tài khoản;
• Cấu hình hệ thống;
• Tài liệu kỹ thuật;
• Các thông tin khác thuộc phạm vi bảo mật.

Bên A có trách nhiệm: ...

Bên B có trách nhiệm: ...

Thời hạn bảo mật: ...

13. Nghĩa vụ sau khi thanh lý

Bên A có trách nhiệm:

• Hoàn tất các nội dung bàn giao;
• Cung cấp tài liệu còn thiếu;
• Thực hiện hỗ trợ còn lại nếu có;
• Xử lý dữ liệu theo thỏa thuận;
• Thực hiện các nghĩa vụ khác: ...

Bên B có trách nhiệm:

• Hoàn tất nghĩa vụ thanh toán;
• Quản lý tài khoản;
• Tiếp nhận và bảo quản dữ liệu;
• Sử dụng phần mềm đúng phạm vi quyền;
• Tiếp tục thực hiện nghĩa vụ bảo mật;
• Thực hiện các nghĩa vụ khác: ...

14. Xác nhận thanh lý hợp đồng

Hai bên xác nhận đã đối chiếu toàn bộ quá trình thực hiện Hợp đồng cung cấp phần mềm quản lý doanh nghiệp số ... và thống nhất thanh lý hợp đồng kể từ ngày ...

Các nghĩa vụ đã hoàn thành: ...

Các nghĩa vụ còn lại: ...

Các khoản công nợ: ...

Các quyền và nghĩa vụ tiếp tục có hiệu lực: ...

Biên bản được lập thành ... bản, mỗi bên giữ ... bản có giá trị như nhau.

ĐẠI DIỆN BÊN A
(Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ, đóng dấu nếu có)

ĐẠI DIỆN BÊN B
(Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ, đóng dấu nếu có)

Vì sao nên tải mẫu Biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp phần mềm quản lý doanh nghiệp?

Hợp đồng cung cấp phần mềm quản lý doanh nghiệp thường có nhiều nội dung cần đối chiếu như phần mềm, module chức năng, tài khoản, dữ liệu, tài liệu kỹ thuật, triển khai, đào tạo, hỗ trợ, quyền sử dụng và chi phí. Một mẫu biên bản có bố cục phù hợp giúp các bên thuận tiện tổng hợp những nội dung này trước khi xác nhận thanh lý.

Mẫu Biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp phần mềm quản lý doanh nghiệp do Mẫu Biên Bản cung cấp mang lại một số lợi ích:

• Có sẵn khung nội dung: Hỗ trợ hệ thống hóa thông tin về hợp đồng và phần mềm.
• Dễ xác định phạm vi cung cấp: Có thể ghi rõ phiên bản, module và chức năng đã triển khai.
• Thuận tiện quản lý tài khoản: Có thể xác định số lượng tài khoản, quyền truy cập và phương án xử lý.
• Hỗ trợ xử lý dữ liệu: Có thể ghi nhận dữ liệu đã bàn giao, sao lưu, hoàn trả hoặc xóa.
• Dễ quản lý hồ sơ kỹ thuật: Có thể lập danh mục tài liệu hướng dẫn, cấu hình và vận hành.
• Thuận tiện ghi nhận đào tạo: Có thể tổng hợp nội dung đào tạo và hỗ trợ triển khai.
• Làm rõ quyền sử dụng phần mềm: Có thể xác định phạm vi, thời hạn và giới hạn quyền sử dụng.
• Dễ đối chiếu công nợ: Có thể tổng hợp phí phần mềm, triển khai, tùy chỉnh, bảo trì và hỗ trợ.
• Dễ điều chỉnh theo từng hợp đồng: Bạn có thể tải mẫu biên bản để tham khảo, sau đó cập nhật tên phần mềm, phiên bản, module, tài khoản, dữ liệu, tài liệu, kết quả nghiệm thu, chi phí, quyền sử dụng và quy chế của các bên. Cách này giúp hồ sơ thanh lý được trình bày thống nhất và thuận tiện đối chiếu hơn.

Đối với hợp đồng cung cấp hệ thống quản lý quan hệ khách hàng, bạn có thể xem Biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp phần mềm quản lý khách hàng (CRM) để tham khảo thêm mẫu hồ sơ liên quan. Tài liệu hỗ trợ đối chiếu cách xác nhận kết quả bàn giao và hoàn tất thỏa thuận.

Cách lập Biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp phần mềm quản lý doanh nghiệp

1. Rà soát hợp đồng

Đối chiếu tên phần mềm, phiên bản, module, phạm vi triển khai, thời hạn sử dụng và nghĩa vụ của mỗi bên.

2. Kiểm tra kết quả triển khai

Xác nhận các module, chức năng đã cài đặt, cấu hình và nghiệm thu.

3. Kiểm tra tài khoản và dữ liệu

Đối chiếu tài khoản người dùng, quyền quản trị và dữ liệu doanh nghiệp được lưu trữ trên hệ thống.

4. Kiểm tra tài liệu và đào tạo

Xác nhận tài liệu hướng dẫn, tài liệu kỹ thuật và kết quả đào tạo người sử dụng.

5. Đối chiếu quyền sử dụng

Xác định thời hạn, số lượng người dùng, module và phạm vi sử dụng phần mềm sau khi thanh lý.

6. Quyết toán chi phí

Đối chiếu phí phần mềm, triển khai, tùy chỉnh, đào tạo, bảo trì và các khoản phát sinh.

7. Xác định nghĩa vụ sau thanh lý

Ghi rõ trách nhiệm xử lý dữ liệu, tài khoản, hỗ trợ kỹ thuật, bảo mật và thanh toán còn lại.

8. Ký xác nhận

Sau khi hoàn tất đối chiếu, đại diện có thẩm quyền của các bên ký biên bản và thực hiện các nghĩa vụ còn lại.

Một số lưu ý khi lập biên bản

Ghi chính xác tên và phiên bản phần mềm. Thông tin này giúp xác định đúng sản phẩm được cung cấp và nghiệm thu.

Xác định rõ các module. Không nên chỉ ghi chung là “phần mềm quản lý doanh nghiệp” nếu hợp đồng có nhiều module khác nhau.

Kiểm tra quyền tài khoản. Cần xác định tài khoản nào tiếp tục được sử dụng và tài khoản nào phải khóa hoặc thu hồi.

Xử lý dữ liệu doanh nghiệp cẩn thận. Cần xác định dữ liệu được lưu giữ, bàn giao, sao lưu hoặc xóa theo thỏa thuận.

Không đưa mật khẩu vào biên bản. Thông tin xác thực nên được bàn giao bằng phương thức bảo mật phù hợp.

Làm rõ quyền sử dụng phần mềm. Việc cung cấp phần mềm không mặc nhiên đồng nghĩa với việc chuyển quyền sở hữu phần mềm.

Đối chiếu chi phí. Các khoản phí cần thống nhất với hợp đồng, phụ lục và chứng từ thanh toán.

Ghi nhận lỗi còn tồn tại. Nếu phần mềm chưa hoàn toàn đáp ứng yêu cầu, cần ghi rõ lỗi, trách nhiệm và thời hạn khắc phục.

Xác định hỗ trợ sau thanh lý. Nếu còn thời hạn bảo trì hoặc hỗ trợ, cần ghi rõ phạm vi và thời gian thực hiện.

Câu hỏi thường gặp

Biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp phần mềm quản lý doanh nghiệp dùng để làm gì?

Biên bản dùng để xác nhận tình trạng cung cấp và triển khai phần mềm, bàn giao dữ liệu và tài liệu, quyền sử dụng, thanh toán và các nghĩa vụ còn lại khi hợp đồng kết thúc.

Khi nào nên lập biên bản thanh lý?

Thông thường, biên bản được lập khi phần mềm đã được bàn giao, nghiệm thu và các bên hoàn thành hoặc thống nhất xử lý những nghĩa vụ còn lại.

Có cần ghi phiên bản phần mềm không?

Nên ghi để xác định chính xác phần mềm và phiên bản đã được cung cấp, triển khai và nghiệm thu.

Có cần ghi danh sách tài khoản không?

Nên ghi số lượng, loại tài khoản và quyền truy cập. Không nên đưa mật khẩu hoặc thông tin xác thực vào biên bản.

Dữ liệu doanh nghiệp xử lý thế nào khi thanh lý?

Cần căn cứ hợp đồng để xác định dữ liệu nào được tiếp tục lưu giữ, dữ liệu nào phải bàn giao, sao lưu, hoàn trả hoặc xóa.

Quyền sử dụng phần mềm có chấm dứt khi thanh lý không?

Điều này phụ thuộc vào hợp đồng. Nếu quyền sử dụng có thời hạn hoặc chấm dứt cùng hợp đồng, cần ghi rõ thời điểm và phương án xử lý.

Có cần bàn giao mã nguồn phần mềm không?

Không phải mọi hợp đồng cung cấp phần mềm đều bao gồm mã nguồn. Việc bàn giao hay không cần căn cứ vào phạm vi hợp đồng và thỏa thuận của các bên.

Nếu phần mềm còn lỗi thì có thể thanh lý không?

Có thể tùy thỏa thuận. Nếu thanh lý khi còn lỗi, cần ghi rõ tình trạng, trách nhiệm khắc phục và thời hạn hoàn thành.

Nghĩa vụ bảo mật có tiếp tục sau thanh lý không?

Có thể tiếp tục nếu hợp đồng hoặc thỏa thuận quy định nghĩa vụ bảo mật có hiệu lực sau khi hợp đồng kết thúc.

Có thể sử dụng mẫu này cho mọi hợp đồng cung cấp phần mềm quản lý doanh nghiệp không?

Có thể sử dụng làm khung tham khảo, nhưng cần điều chỉnh theo mô hình cung cấp phần mềm, module, dữ liệu, tài khoản, quyền sử dụng, chi phí và thỏa thuận cụ thể giữa các bên.

Kết luận

Biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp phần mềm quản lý doanh nghiệp cần phản ánh đầy đủ tình trạng cung cấp và triển khai phần mềm, module chức năng, tài khoản, dữ liệu, tài liệu, đào tạo, nghiệm thu, quyền sử dụng, chi phí và nghĩa vụ sau khi hợp đồng kết thúc.

Trước khi ký, các bên nên đặc biệt rà soát phiên bản phần mềm, module đã triển khai, tài khoản và quyền truy cập, dữ liệu doanh nghiệp, tài liệu kỹ thuật, kết quả nghiệm thu, quyền sử dụng, công nợ, bảo trì và nghĩa vụ bảo mật.

Bạn có thể tải mẫu biên bản tại page hiện tại để tham khảo bố cục, sau đó điều chỉnh theo tên phần mềm, phiên bản, module, tài khoản, dữ liệu, tài liệu, kết quả nghiệm thu, chi phí, quyền sử dụng và quy chế của các bên.

Tác giả: Team biên tập Mẫu Biên Bản