Biên bản ghi lời khai: Mẫu tham khảo, nội dung, căn cứ pháp lý và cách lập

Biên bản ghi lời khai được sử dụng để ghi nhận lời trình bày, khai báo của người được lấy lời khai về những tình tiết, sự việc mà họ biết hoặc có liên quan, qua đó phục vụ việc xác minh, giải quyết vụ việc theo thẩm quyền. Trong bài viết dưới đây, Team biên soạn Mẫu Biên Bản cung cấp mẫu biên bản ghi lời khai tham khảo đã điền nội dung minh họa, gồm thông tin người khai, người tiến hành ghi lời khai, thời gian, địa điểm, nội dung lời khai và phần xác nhận của những người tham gia. Bạn có thể tham khảo thêm Mẫu Biên Bản phù hợp với nhu cầu ghi nhận lời khai thực tế.

Biên bản ghi lời khai là gì?

Biên bản ghi lời khai là văn bản ghi nhận nội dung trình bày của một người về sự việc, tình tiết hoặc thông tin mà người đó biết.

Tùy thuộc vào cơ quan, chủ thể và mục đích tiến hành, biên bản ghi lời khai có thể xuất hiện trong nhiều hoạt động khác nhau như:

• Xác minh một vụ việc.
• Giải quyết vụ việc hành chính.
• Xác minh vi phạm.
• Điều tra vụ án hình sự.
• Ghi nhận lời trình bày của người có liên quan.
• Ghi nhận thông tin từ người làm chứng hoặc người biết sự việc.

Do đó, không nên sử dụng một mẫu biên bản duy nhất cho mọi trường hợp. Nếu biên bản được lập trong tố tụng hình sự hoặc một thủ tục pháp lý chuyên biệt, cần tuân thủ đúng quy định về chủ thể, trình tự và nội dung của thủ tục đó.

Căn cứ pháp lý về biên bản ghi lời khai

1. Bộ luật Tố tụng hình sự 2015

Đối với biên bản ghi lời khai được lập trong quá trình giải quyết vụ án hình sự, Bộ luật Tố tụng hình sự 2015 là một trong những căn cứ pháp lý quan trọng.

Bộ luật có các quy định về việc lấy lời khai của người tham gia tố tụng, trong đó có người làm chứng, bị hại, đương sự và các chủ thể khác tùy từng trường hợp.

Khi lập biên bản trong tố tụng hình sự, cần tuân thủ đúng thẩm quyền, trình tự, thủ tục và cách thức ghi nhận lời khai theo quy định pháp luật.

2. Bộ luật Tố tụng dân sự 2015

Trong tố tụng dân sự, việc ghi nhận lời trình bày, lời khai của đương sự, người làm chứng hoặc người tham gia tố tụng khác có thể được thực hiện theo các quy định của Bộ luật Tố tụng dân sự 2015.

Tùy trường hợp, việc lấy lời khai và lập biên bản cần bảo đảm đúng trình tự tố tụng và quyền, nghĩa vụ của người tham gia.

3. Luật Xử lý vi phạm hành chính

Nếu việc ghi lời khai phục vụ quá trình xác minh, xử lý vi phạm hành chính, cần xem xét Luật Xử lý vi phạm hành chính và các văn bản hướng dẫn có liên quan.

Nội dung ghi nhận phải phù hợp với thẩm quyền và trình tự xác minh, lập hồ sơ xử lý vi phạm hành chính.

4. Quy định chuyên ngành và quy chế của cơ quan

Đối với các trường hợp ghi lời khai phục vụ xác minh nội bộ, giải quyết vụ việc tại cơ quan, doanh nghiệp hoặc tổ chức, cần xem xét quy chế, quy trình và thẩm quyền của đơn vị.

Lưu ý quan trọng: Biên bản ghi lời khai trong tố tụng hình sự, tố tụng dân sự hoặc xử lý vi phạm hành chính có yêu cầu pháp lý khác nhau. Mẫu dưới đây chỉ mang tính tham khảo chung, không thay thế biểu mẫu tố tụng hoặc thủ tục chuyên ngành được pháp luật quy định.

Mẫu biên bản ghi lời khai tham khảo

CƠ QUAN/ĐƠN VỊ: …………………

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

BIÊN BẢN GHI LỜI KHAI

Hôm nay, vào lúc 09 giờ 00 phút, ngày 18 tháng 08 năm 2026, tại …………………, chúng tôi tiến hành ghi lời khai của:

Họ và tên: Nguyễn Văn A

Ngày, tháng, năm sinh: 15/05/1990

Địa chỉ: …………………

Số giấy tờ tùy thân: …………………

Nghề nghiệp: …………………

Người tiến hành ghi lời khai

Họ và tên: …………………

Chức vụ: …………………

Đơn vị: …………………

Sau khi giải thích mục đích và nội dung của việc ghi lời khai theo quy định áp dụng, người được ghi lời khai trình bày như sau:

I. NỘI DUNG LỜI KHAI

Hỏi: Ông/bà cho biết sự việc xảy ra vào thời gian và địa điểm nào?

Trả lời: Khoảng 14 giờ ngày 15/08/2026, tôi có mặt tại ………………… Khi đó, tôi nhìn thấy …………………

Hỏi: Ông/bà biết những ai có liên quan đến sự việc?

Trả lời: Tôi biết ………………… có mặt tại thời điểm xảy ra sự việc. Ngoài ra, tôi không biết thêm thông tin nào khác.

Hỏi: Ông/bà có trực tiếp chứng kiến toàn bộ sự việc không?

Trả lời: Tôi chứng kiến một phần sự việc, từ khoảng ………………… đến …………………

Hỏi: Ông/bà có tài liệu hoặc thông tin nào khác liên quan đến sự việc không?

Trả lời: Tôi có ………………… và sẵn sàng cung cấp khi được yêu cầu.

Hỏi: Ông/bà còn có ý kiến hoặc thông tin nào khác muốn trình bày không?

Trả lời: Tôi không có ý kiến gì thêm.

II. XÁC NHẬN NỘI DUNG LỜI KHAI

Nội dung lời khai trên được ghi nhận theo lời trình bày của người khai.

Sau khi đọc lại biên bản, người khai xác nhận nội dung đã ghi là đúng với lời trình bày của mình và ký xác nhận.

Biên bản kết thúc vào lúc 10 giờ 00 phút cùng ngày.

Biên bản được lập thành 02 bản, có giá trị như nhau.

NGƯỜI KHAI
(Ký, ghi rõ họ tên)

Nguyễn Văn A

NGƯỜI GHI LỜI KHAI
(Ký, ghi rõ họ tên)

…………………

NGƯỜI THAM GIA/NGƯỜI CHỨNG KIẾN (NẾU CÓ)
(Ký, ghi rõ họ tên)

…………………

Các mẫu biên bản ghi lời khai mới nhất hiện nay

Tùy theo cơ quan tiến hành và lĩnh vực, có các mẫu biên bản khác nhau. Dưới đây là ba mẫu thông dụng.

Mẫu số 140 – Biên bản ghi lời khai theo Thông tư 119/2021/TT-BCA

Mẫu số 140 do Bộ Công an ban hành, áp dụng thống nhất cho lực lượng Công an nhân dân. Mẫu này còn được gọi là biên bản ghi lời khai của công an. Biên bản có các mục chính: thông tin người khai, người tiến hành, nội dung khai báo và chữ ký. Thông tư 119 cho phép lập biên bản điện tử kèm file ghi âm hoặc ghi hình, hỗ trợ số hóa hồ sơ vụ án.

Mẫu 125/HS – Biên bản ghi lời khai trong tố tụng hình sự

Mẫu 125/HS ban hành theo Nghị quyết 01/2017/NQ-HĐTP, dùng chung cho ba ngành: điều tra, kiểm sát, tòa án. Mẫu này có phần nội dung rộng để người khai tự viết hoặc trình bày. Ngoài ra, nếu vụ việc thuộc lĩnh vực hành chính, bạn nên tham khảo biên bản ghi lời khai vi phạm hành chính để phù hợp với thủ tục xử phạt.

Mẫu số 02-DS – Biên bản lấy lời khai của đương sự

Mẫu 02-DS dùng cho Tòa án khi lấy lời khai của đương sự trong vụ án dân sự. Biên bản phải có mục người phiên dịch nếu đương sự không biết tiếng Việt; đồng thời phải ghi rõ việc đọc lại cho đương sự nghe trước khi ký. Mẫu này vẫn đang được sử dụng rộng rãi tại các Tòa án nhân dân.

Hướng dẫn soạn thảo và sử dụng biên bản ghi lời khai

Các nội dung chính phải có trong biên bản

Khi soạn thảo, cần đảm bảo các mục: (1) quốc hiệu, tiêu ngữ, tên cơ quan; (2) thời gian, địa điểm; (3) họ tên, chức vụ người lập; (4) họ tên, địa chỉ người khai; (5) phần giải thích quyền và nghĩa vụ; (6) nội dung lời khai; (7) kết thúc và chữ ký. Nội dung lời khai phải ghi nguyên văn, không suy diễn, không cắt xén.

Trình tự thủ tục lấy lời khai theo BLTTHS 2015

Quy trình lấy lời khai gồm: giải thích quyền lợi, nghĩa vụ; tiến hành hỏi – đáp; ghi chép diễn biến; đọc lại biên bản cho người khai nghe; người khai tự bổ sung nếu cần; ký từng trang hoặc điểm chỉ. Người lấy lời khai phải có thẩm quyền theo quy định. Việc lập biên bản phải được thực hiện ngay sau khi nghe lời khai để bảo đảm tính khách quan.

Những lưu ý quan trọng để biên bản hợp pháp

Cần chú ý: không gây áp lực, dụ dỗ; không được dùng biên bản ghi lời khai để thay thế biên bản hỏi cung. Người khai có quyền tự tay viết lời khai nếu mong muốn. Nếu có mâu thuẫn giữa lời khai và các tài liệu khác, cần làm rõ ngay. Những quy định này giúp hạn chế khiếu nại, tố cáo trong quá trình tố tụng.

Tải mẫu biên bản ghi lời khai mới nhất (Word/PDF)

File tải mẫu biên bản ghi lời khai

Bạn có thể tải trực tiếp các file Word/PDF mẫu biên bản ghi lời khai mới nhất tại đây. Các mẫu được thiết kế sẵn, dễ dàng chỉnh sửa. Ngoài biên bản ghi lời khai, chúng tôi cũng cung cấp các mẫu liên quan như biên bản gắn mắc cài niềng răng, phục vụ cho các nhu cầu ghi nhận thực tế trong nhiều lĩnh vực.

Câu hỏi thường gặp về biên bản ghi lời khai

Biên bản ghi lời khai dùng để làm gì?

Biên bản dùng để ghi nhận nội dung trình bày của người biết hoặc có liên quan đến một sự việc.

Biên bản ghi lời khai có bắt buộc không?

Tùy thủ tục và quy định pháp luật áp dụng. Không có một quy định chung buộc mọi trường hợp ghi lời khai đều phải sử dụng cùng một mẫu.

Có cần ghi thông tin người khai không?

Có. Cần ghi những thông tin cần thiết để xác định người khai theo tính chất của thủ tục.

Có cần ghi câu hỏi và câu trả lời không?

Có thể sử dụng hình thức hỏi - đáp nếu phù hợp với thủ tục và mục đích ghi nhận lời khai.

Người khai có được đọc lại biên bản không?

Việc đọc và xác nhận nội dung được thực hiện theo quy định của thủ tục tương ứng; trong thực tế, việc kiểm tra nội dung trước khi ký giúp hạn chế sai sót.

Biên bản có cần chữ ký của người khai không?

Thông thường cần chữ ký xác nhận theo thủ tục áp dụng. Trường hợp không ký được hoặc từ chối ký cần xử lý theo quy định tương ứng.

Có thể tự sửa biên bản sau khi ký không?

Không nên. Việc sửa chữa, bổ sung phải thực hiện theo đúng quy định áp dụng.

Biên bản ghi lời khai có giá trị chứng cứ không?

Giá trị của biên bản phải được xem xét dựa trên thẩm quyền, trình tự lập và quy định pháp luật của từng thủ tục.

Mẫu biên bản ghi lời khai có phải mẫu bắt buộc không?

Không. Đây là mẫu tham khảo chung, không thay thế biểu mẫu tố tụng hoặc biểu mẫu nghiệp vụ chuyên ngành.

Tổng kết: Biên bản ghi lời khai đóng vai trò không thể thiếu trong hoạt động tố tụng. Sử dụng mẫu chuẩn giúp tiết kiệm thời gian, hạn chế sai sót. Hãy truy cập Mẫu Biên Bản để tải ngay các mẫu văn bản hữu ích.