Khi xác minh một vụ việc có dấu hiệu vi phạm hành chính, lời trình bày của người vi phạm hoặc cá nhân, tổ chức có liên quan có thể là nguồn thông tin quan trọng để làm rõ diễn biến sự việc, hành vi, thời gian, địa điểm và các tình tiết liên quan. 

Biên bản ghi lời khai vi phạm hành chính giúp ghi nhận nội dung trình bày trong quá trình xác minh và xử lý vụ việc. Mẫu Biên Bản cung cấp mẫu được biên soạn theo nhu cầu sử dụng thực tế, có sẵn file Word và PDF, giúp thuận tiện cập nhật thông tin người khai, người ghi biên bản và nội dung lời khai.

Tải ngay Biên bản ghi lời khai vi phạm hành chính gồm file Word và PDF, có sẵn bố cục để cập nhật thông tin vụ việc và nội dung lời khai, giúp giảm thời gian tự xây dựng biểu mẫu.

Vì sao nên tải Biên bản ghi lời khai vi phạm hành chính tại Mẫu Biên Bản?

Đối với hồ sơ xử lý vi phạm hành chính, việc ghi lời khai không đơn thuần là chép lại phần trình bày của một người. Nội dung cần được ghi nhận rõ người khai, người thực hiện việc ghi nhận, thời gian, địa điểm, diễn biến và những thông tin liên quan đến vụ việc.

Người thực hiện có thể tự tạo một file Word, nhưng nếu không quen với hồ sơ xử lý vi phạm hành chính, việc xác định bố cục và những nội dung cần ghi nhận có thể mất nhiều thời gian. Một mẫu chuyên biệt giúp có sẵn khung để bắt đầu và tập trung vào việc ghi nhận đúng nội dung thực tế.

1. Nội dung được đầu tư và rà soát theo nhu cầu sử dụng thực tế

Các mẫu tại Mẫu Biên Bản được đội ngũ biên tập có chuyên môn xây dựng và rà soát bởi đội ngũ luật sư, hướng đến những tình huống người dùng thực sự cần sử dụng biểu mẫu.

Với hồ sơ vi phạm hành chính, mẫu cần hỗ trợ người lập ghi nhận thông tin một cách có hệ thống, hạn chế việc tự xây dựng một văn bản quá sơ sài hoặc thiếu những phần cần thiết cho việc xác minh.

Đây là giá trị của một mẫu được chuẩn bị trước: người sử dụng có một cấu trúc rõ ràng để hoàn thiện theo vụ việc thay vì phải tự thiết kế từ đầu.

2. Mẫu chuyên biệt cho nhu cầu ghi nhận lời khai trong vụ việc vi phạm hành chính

Không phải mọi biên bản ghi lời khai đều có cùng mục đích.

Lời khai trong quá trình xử lý vi phạm hành chính gắn với một vụ việc cụ thể và có thể cần làm rõ hành vi, diễn biến, thời gian, địa điểm, người liên quan, tài liệu hoặc tình tiết khác.

Sử dụng mẫu chuyên biệt giúp người dùng có điểm xuất phát phù hợp hơn so với một mẫu ghi lời khai chung, sau đó điều chỉnh theo cơ quan thực hiện, đối tượng được ghi lời khai và tình huống thực tế.

3. Tiết kiệm thời gian chuẩn bị hồ sơ

Thay vì tự thiết kế tiêu đề, phần thông tin người tham gia, thời gian – địa điểm và khu vực ghi lời khai, người dùng có thể mở mẫu và cập nhật trực tiếp thông tin của vụ việc.

Điều này đặc biệt hữu ích khi cần lập hồ sơ trong nhiều vụ việc khác nhau hoặc khi người thực hiện cần chuẩn bị tài liệu nhanh nhưng vẫn muốn có bố cục rõ ràng.

Mẫu giúp giảm phần công việc định dạng, để người lập tập trung vào việc ghi nhận nội dung thực tế một cách đầy đủ và chính xác.

4. Có sẵn file Word và PDF

Mẫu được cung cấp với file Word và PDF.

File Word thuận tiện để cập nhật tên cơ quan, người ghi lời khai, người được ghi lời khai, thời gian, địa điểm và nội dung vụ việc.

File PDF phù hợp để xem trước bố cục, lưu trữ hoặc đối chiếu với bản Word.

Có sẵn cả hai định dạng giúp người dùng chủ động hơn khi chuẩn bị hồ sơ.

5. Có thể đăng ký thêm tư vấn khi trường hợp phức tạp

Một vụ việc vi phạm hành chính có thể phát sinh vấn đề liên quan đến thẩm quyền, trình tự lập hồ sơ, chứng cứ, giải trình hoặc xác định hành vi vi phạm.

Nếu trường hợp cụ thể phức tạp hơn việc sử dụng một biểu mẫu, người dùng có thể đăng ký thêm gói tư vấn luật sư để được hỗ trợ xem xét và hiệu chỉnh nội dung theo tình huống thực tế.

Bạn không trả phí chỉ để nhận một file Word hoặc PDF. Khoản phí dành cho một biểu mẫu đã được đầu tư về nội dung, biên soạn bởi đội ngũ có chuyên môn, rà soát bởi đội ngũ luật sư và xây dựng theo nhu cầu sử dụng thực tế. 

Thay vì mất thời gian tự tìm kiếm, tổng hợp và soạn lại từ đầu, bạn có một bộ Word và PDF để bắt đầu chỉnh sửa từ cấu trúc đã được chuẩn bị sẵn. Nếu nhu cầu thực tế vượt quá việc sử dụng một mẫu thông thường, bạn vẫn có thể đăng ký thêm gói tư vấn luật sư để được hỗ trợ hiệu chỉnh chi tiết.

Trong quá trình lập hồ sơ xử lý vụ việc, mẫu biên bản vi phạm hành chính có thể được tham khảo để ghi nhận hành vi, thời gian, địa điểm và các thông tin liên quan đến vụ việc.

Khi nào cần lập Biên bản ghi lời khai vi phạm hành chính?

Việc ghi lời khai có thể được thực hiện trong quá trình xác minh, thu thập thông tin và hoàn thiện hồ sơ xử lý một vụ việc có dấu hiệu vi phạm hành chính.

Một số trường hợp thường gặp:

• Cần làm rõ diễn biến của hành vi có dấu hiệu vi phạm;
• Cần ghi nhận trình bày của người vi phạm;
• Cần ghi nhận thông tin từ cá nhân hoặc tổ chức có liên quan;
• Có sự khác nhau giữa thông tin ban đầu và lời trình bày của những người liên quan;
• Cần làm rõ thời gian, địa điểm hoặc cách thức xảy ra vụ việc;
• Cần xác minh các tình tiết trước khi người có thẩm quyền đưa ra quyết định xử lý;
• Hồ sơ cần bổ sung thông tin từ người trực tiếp biết hoặc liên quan đến vụ việc.

Theo quy định hiện hành, biên bản vi phạm hành chính phải thể hiện lời khai của người vi phạm hoặc đại diện tổ chức vi phạm; trong một số trường hợp, Mẫu biên bản số 02 – Biên bản làm việc được sử dụng để ghi nhận sự việc và lời khai của cá nhân, tổ chức có liên quan trực tiếp đến vụ việc.

Do đó, trước khi sử dụng mẫu, cần xác định đúng loại hồ sơ và đúng trường hợp áp dụng thay vì mặc định mọi việc lấy lời khai đều phải lập một mẫu có cùng tên gọi.

Khi cần ghi nhận quá trình giải quyết và các nội dung xử lý, mẫu biên bản xử lý vi phạm hành chính là tài liệu liên quan giúp tham khảo cách trình bày kết quả và trách nhiệm của các bên.

Biên bản ghi lời khai vi phạm hành chính gồm những nội dung gì?

Thông tin cơ quan, đơn vị thực hiện

Phần đầu biên bản cần thể hiện cơ quan hoặc đơn vị của người thực hiện việc lập biên bản theo thể thức áp dụng.

Thông tin này giúp xác định nguồn gốc của tài liệu trong hồ sơ xử lý vụ việc.

Số và tên biên bản

Biên bản cần có:

• Số biên bản;
• Tên biên bản;
• Nội dung hoặc vụ việc liên quan nếu mẫu có trường tương ứng.

Tên và mẫu sử dụng cần được đối chiếu với quy định hiện hành và loại thủ tục đang thực hiện.

Thời gian và địa điểm

Ghi chính xác:

• Giờ;
• Phút;
• Ngày, tháng, năm;
• Địa điểm thực hiện việc ghi nhận lời khai.

Không nên để thông tin thời gian hoặc địa điểm quá chung chung nếu hồ sơ cần xác định rõ quá trình làm việc.

Người thực hiện việc ghi nhận

Có thể bao gồm:

• Họ tên;
• Chức vụ;
• Cấp bậc nếu thuộc trường hợp áp dụng;
• Đơn vị công tác;
• Tư cách tham gia.

Thông tin cần được ghi đúng với người thực tế thực hiện việc lập biên bản.

Người được ghi lời khai

Tùy trường hợp, cần ghi các thông tin nhận diện phù hợp như:

• Họ và tên;
• Ngày, tháng, năm sinh;
• Địa chỉ;
• Nghề nghiệp;
• Thông tin giấy tờ tùy thân nếu mẫu yêu cầu;
• Tư cách liên quan đến vụ việc.

Đối với tổ chức, cần thể hiện thông tin của tổ chức và người đại diện hoặc người trực tiếp làm việc theo trường hợp cụ thể.

Nội dung lời khai

Đây là phần trọng tâm.

Nội dung nên phản ánh những gì người được ghi lời khai thực tế trình bày, tập trung vào các vấn đề có liên quan đến vụ việc.

Có thể làm rõ:

• Thời gian xảy ra sự việc;
• Địa điểm;
• Hành vi đã thực hiện;
• Diễn biến;
• Người tham gia hoặc có liên quan;
• Tài liệu, phương tiện liên quan;
• Nguyên nhân hoặc hoàn cảnh theo lời trình bày;
• Các tình tiết khác cần xác minh.

Không nên tự thêm những nội dung mà người được ghi lời khai không trình bày.

Tài liệu hoặc thông tin liên quan

Nếu trong quá trình làm việc có tài liệu được cung cấp hoặc thông tin cần đối chiếu, có thể ghi nhận theo phạm vi và biểu mẫu áp dụng.

Điều quan trọng là phân biệt giữa lời khai của người được ghi lời khai và nhận định của người lập biên bản.

Xác nhận của người tham gia

Sau khi hoàn thành nội dung, cần thực hiện phần đọc lại/nghe đọc lại và xác nhận theo mẫu, thủ tục và trường hợp áp dụng.

Nếu có sửa đổi hoặc bổ sung, cần xử lý theo đúng yêu cầu về việc sửa chữa biên bản, không tự ý sửa nội dung sau khi các bên đã ký.

Đối với hoạt động kiểm tra, phát hiện hành vi vi phạm, mẫu biên bản kiểm tra vi phạm hành chính cung cấp thêm mẫu tham khảo để ghi nhận nội dung kiểm tra và kết quả thực tế.

Bạn có thể tải Mẫu biên bản ghi lời khai vi phạm hành chính với file Word và PDF tại Mẫu Biên Bản để chỉnh sửa và hoàn thiện hồ sơ. Nếu vụ việc có nội dung phức tạp, bạn có thể lựa chọn thêm phương án tư vấn luật sư.

Hướng dẫn điền Biên bản ghi lời khai vi phạm hành chính

Bước 1: Xác định đúng loại biên bản cần sử dụng

Đây là bước quan trọng nhất.

Cần phân biệt giữa:

• Biên bản vi phạm hành chính;
• Biên bản làm việc có ghi nhận lời khai;
• Biên bản giải trình;
• Các loại biên bản khác trong hồ sơ xử lý vi phạm hành chính.

Theo văn bản hợp nhất hướng dẫn Luật Xử lý vi phạm hành chính, Mẫu biên bản số 02 được sử dụng để ghi nhận sự việc và ghi lời khai của cá nhân/tổ chức có liên quan trực tiếp đến vụ việc trong trường hợp được quy định.

Bước 2: Điền thông tin người lập và người được ghi lời khai

Đối chiếu giấy tờ và hồ sơ thực tế trước khi ghi.

Đặc biệt cần kiểm tra họ tên, địa chỉ và thông tin nhận diện để tránh sai lệch giữa các tài liệu trong cùng một hồ sơ.

Bước 3: Ghi thời gian và địa điểm

Điền đúng thời điểm thực tế bắt đầu và địa điểm tiến hành việc ghi nhận lời khai.

Bước 4: Ghi nội dung lời khai

Nội dung cần phản ánh đúng lời trình bày thực tế, có thể sắp xếp theo trình tự thời gian để dễ theo dõi.

Nếu người khai phủ nhận hành vi hoặc có ý kiến khác với thông tin đã được xác minh, nội dung đó cũng cần được ghi nhận theo thực tế.

Bước 5: Kiểm tra lại toàn bộ nội dung

Người được ghi lời khai cần có cơ hội đọc lại hoặc nghe đọc lại nội dung và xác nhận theo thủ tục áp dụng.

Nếu phát hiện sai, cần sửa theo đúng quy trình thay vì tự ý tẩy xóa hoặc viết đè.

Bước 6: Hoàn thiện chữ ký

Kiểm tra đầy đủ chữ ký của những người có trách nhiệm ký theo mẫu và thủ tục áp dụng cho từng trường hợp.

Nếu cần một biểu mẫu có nội dung tổng quát, Mẫu biên bản ghi lời khai có thể được tham khảo để đối chiếu bố cục và các thông tin cần ghi nhận.

Lưu ý pháp lý khi lập Biên bản ghi lời khai vi phạm hành chính

1. Không nhầm biên bản ghi lời khai với biên bản vi phạm hành chính

Biên bản vi phạm hành chính là một loại hồ sơ có nội dung và mục đích pháp lý riêng.

Trong khi đó, việc ghi nhận lời khai hoặc làm việc với người có liên quan có thể được thể hiện trong biên bản làm việc hoặc biểu mẫu tương ứng theo quy định.

Văn bản hợp nhất 4749/VBHN-BTP năm 2025 thể hiện Mẫu biên bản số 02 được sử dụng để ghi nhận sự việc và lời khai của cá nhân/tổ chức có liên quan trực tiếp đến vụ việc theo quy định tại Luật Xử lý vi phạm hành chính.

2. Phải sử dụng quy định hiện hành

Nghị định 68/2025/NĐ-CP sửa đổi Nghị định 118/2021/NĐ-CP và có hiệu lực từ ngày 02/05/2025. Sau đó, Nghị định 190/2025/NĐ-CP tiếp tục sửa đổi, bổ sung các quy định liên quan và có hiệu lực từ ngày 01/07/2025.

Vì vậy, không nên sử dụng một mẫu cũ chỉ vì tìm thấy trên Internet mà không kiểm tra phiên bản quy định đang áp dụng.

3. Ghi đúng lời trình bày

Biên bản cần phản ánh trung thực nội dung được trình bày.

Không nên biến phần ghi lời khai thành nhận định hoặc kết luận của người lập biên bản.

4. Không tự ý sửa chữa sau khi xác nhận

Các sai sót phát hiện sau khi đã hoàn thiện cần được xử lý theo quy định về sửa chữa, bổ sung biên bản và thủ tục áp dụng, thay vì tự ý xóa hoặc thay đổi nội dung.

5. Phân biệt lời khai với kết luận về hành vi vi phạm

Việc một người trình bày hoặc thừa nhận một nội dung không đồng nghĩa với việc biên bản ghi lời khai tự nó thay thế toàn bộ quá trình xác minh, xác định hành vi và xử lý vi phạm hành chính.

6. Kiểm tra thẩm quyền và thủ tục của vụ việc

Không phải mọi cơ quan, cá nhân đều có cùng thẩm quyền xử lý mọi hành vi vi phạm hành chính. Hồ sơ cần được lập bởi đúng chủ thể và theo đúng trình tự áp dụng cho vụ việc.

Trong trường hợp làm việc với cơ quan công an, khách hàng có thể xem Mẫu biên bản ghi lời khai của công an để tham khảo cách thể hiện nội dung lời khai và thông tin liên quan.

Checklist trước khi hoàn thiện

•  Đã xác định đúng loại biên bản cần lập;
• Đúng cơ quan/đơn vị;
• Đúng số biên bản;
• Đúng thời gian;
• Đúng địa điểm;
• Đúng người thực hiện ghi biên bản;
• Đúng thông tin người được ghi lời khai;
• Đã ghi nhận đúng diễn biến vụ việc;
• Đã ghi đúng nội dung người khai trình bày;
• Đã kiểm tra tài liệu hoặc thông tin liên quan;
• Không tự thêm nhận định vào phần lời khai;
• Đã kiểm tra toàn bộ nội dung trước khi xác nhận;
• Đã hoàn thiện chữ ký theo mẫu áp dụng;
• Đã lưu biên bản cùng hồ sơ vụ việc.

Nếu bạn cần chuẩn bị biểu mẫu ghi nhận lời khai trong hồ sơ xử lý vi phạm hành chính, hãy tải file Word và PDF với cấu trúc được chuẩn bị sẵn, giúp bạn thuận tiện cập nhật thông tin người khai, người lập biên bản, thời gian, địa điểm và nội dung vụ việc.

Sau khi tải mẫu, cần chỉnh sửa những gì?

Mẫu tải về cần được điều chỉnh theo cơ quan thực hiện, loại thủ tục và vụ việc cụ thể.

Thông tin cơ quan: cập nhật đúng tên cơ quan/đơn vị.

Số biên bản: điền theo hệ thống quản lý hồ sơ thực tế.

Người lập: cập nhật họ tên, chức vụ và thông tin liên quan.

Người được ghi lời khai: thay đầy đủ thông tin nhận diện theo hồ sơ.

Thời gian, địa điểm: cập nhật theo buổi làm việc thực tế.

Nội dung: ghi nhận đúng lời trình bày, diễn biến và thông tin được xác minh.

Phần xác nhận: kiểm tra đúng người ký và cách thức xác nhận theo mẫu áp dụng.

Đặc biệt, không nên lấy một mẫu trên Internet rồi sử dụng nguyên trạng cho mọi vụ việc. Tên mẫu, căn cứ pháp lý và hình thức biểu mẫu cần được đối chiếu với quy định hiện hành và lĩnh vực xử lý cụ thể.

File mẫu nhận được gồm những gì?

Mẫu được cung cấp với:

• File Word: thuận tiện chỉnh sửa thông tin và nhập nội dung lời khai.
• File PDF: thuận tiện xem trước bố cục, lưu trữ hoặc đối chiếu.

File Word phù hợp khi cần lập nhiều biên bản cho các vụ việc khác nhau, vì có thể giữ lại cấu trúc và cập nhật thông tin của từng trường hợp.

Câu hỏi thường gặp

Biên bản ghi lời khai vi phạm hành chính dùng để làm gì?

Biên bản được sử dụng để ghi nhận nội dung trình bày của người vi phạm hoặc cá nhân, tổ chức có liên quan trong quá trình xác minh, xử lý vụ việc, tùy loại hồ sơ và thủ tục áp dụng.

Có phải đây là một mẫu riêng được dùng cho mọi vụ vi phạm hành chính không?

Không nên hiểu như vậy. Quy định hiện hành có các loại biên bản khác nhau. Trong trường hợp quy định tại Luật Xử lý vi phạm hành chính, Mẫu biên bản số 02 – Biên bản làm việc được sử dụng để ghi nhận sự việc và lời khai của cá nhân/tổ chức có liên quan trực tiếp đến vụ việc.

Biên bản ghi lời khai có thay thế biên bản vi phạm hành chính không?

Không. Hai loại biên bản có mục đích và nội dung khác nhau. Việc cần lập loại nào phụ thuộc vào tình huống và quy định thủ tục cụ thể.

Ai có thể thực hiện việc ghi lời khai?

Điều này phụ thuộc vào thẩm quyền, chức năng của cơ quan và thủ tục xử lý vụ việc. Không nên áp dụng một quy tắc chung cho mọi lĩnh vực.

Có cần ghi toàn bộ lời nói của người khai không?

Nội dung cần phản ánh đầy đủ và trung thực những tình tiết liên quan, nhưng cách thể hiện phải phù hợp với biểu mẫu và thủ tục áp dụng. Không nên tự ý biến lời khai thành nhận định của người lập.

Có được sửa nội dung sau khi người khai đã ký không?

Nếu phát hiện sai sót, cần xử lý việc sửa đổi, bổ sung theo đúng thủ tục, không tự ý tẩy xóa hoặc thay đổi nội dung đã xác nhận.

Có thể chỉnh sửa mẫu sau khi tải không?

Có. File Word có thể chỉnh sửa để cập nhật thông tin cơ quan, người lập, người được ghi lời khai và nội dung vụ việc. Tuy nhiên, nội dung cuối cùng phải phù hợp với mẫu và thủ tục pháp lý đang áp dụng.

Xem trước và tải Biên bản ghi lời khai vi phạm hành chính

Nếu bạn đang cần lập hồ sơ để ghi nhận lời trình bày trong quá trình xác minh vụ việc vi phạm hành chính, mẫu được chuẩn bị sẵn giúp giảm thời gian định dạng và thuận tiện hơn khi hoàn thiện hồ sơ.

Tải Biên bản ghi lời khai vi phạm hành chính gồm file Word và PDF, có sẵn bố cục để cập nhật thông tin người lập, người được ghi lời khai, thời gian, địa điểm và nội dung trình bày theo vụ việc thực tế.

Kết luận

Biên bản ghi lời khai vi phạm hành chính cần được sử dụng đúng mục đích và đúng loại thủ tục, đặc biệt trong bối cảnh pháp luật về xử lý vi phạm hành chính đã được cập nhật. Khi lập, cần chú trọng tính chính xác của thông tin, nội dung lời khai, người tham gia và thủ tục xác nhận, đồng thời phân biệt với biên bản vi phạm hành chính và các loại biên bản khác.

Tác giả: Team biên tập Mẫu Biên Bản

Xem thêm:

Mẫu biên bản ghi lời khai của công an.

Mẫu biên bản đối thoại với người khiếu nại.

Mẫu biên bản đo phế thải xây dựng.