Khi chương trình hoặc dịch vụ du lịch được cung cấp cho khách hàng, đối tác hoặc đơn vị phối hợp, Biên bản bàn giao dịch vụ du lịch giúp ghi nhận rõ nội dung đã bàn giao, tình trạng dịch vụ, hồ sơ hoặc tài liệu đi kèm và trách nhiệm của các bên. 

Mẫu Biên Bản cung cấp mẫu được biên soạn theo nhu cầu sử dụng thực tế, có sẵn file Word và PDF, giúp doanh nghiệp du lịch, đơn vị tổ chức tour và bên tiếp nhận thuận tiện chỉnh sửa theo từng chương trình.

Tải Biên bản bàn giao dịch vụ du lịch gồm file Word và PDF với bố cục được chuẩn bị sẵn, giúp nhanh chóng ghi nhận nội dung dịch vụ, thời gian bàn giao, tình trạng thực hiện và trách nhiệm của các bên mà không phải tự soạn từ đầu.

Vì sao nên tải Biên bản bàn giao dịch vụ du lịch tại Mẫu Biên Bản?

Khi bàn giao một dịch vụ du lịch, người lập biên bản cần xác định rõ bàn giao dịch vụ nào, phạm vi đến đâu, tình trạng thực hiện ra sao và bên nào chịu trách nhiệm tiếp theo. Một mẫu chung về bàn giao tài sản hoặc công việc thường không phản ánh đầy đủ đặc thù của hoạt động du lịch.

1. Mẫu được đầu tư nội dung và rà soát theo hướng sử dụng thực tế

Các mẫu tại Mẫu Biên Bản được đội ngũ biên tập có chuyên môn xây dựng và đội ngũ luật sư rà soát, hướng tới nhu cầu của người thực sự cần một biểu mẫu để sử dụng.

Người dùng có sẵn một cấu trúc được chuẩn bị trước, thay vì phải tự tìm kiếm, tổng hợp rồi xác định cách trình bày từng nội dung của biên bản.

2. Đúng nhu cầu bàn giao dịch vụ du lịch

Dịch vụ du lịch có thể bao gồm chương trình tour, vận chuyển, lưu trú, hướng dẫn, vé tham quan, ăn uống, hoạt động trải nghiệm hoặc các dịch vụ bổ trợ. Mỗi loại dịch vụ lại có phạm vi và điều kiện thực hiện khác nhau.

Mẫu chuyên biệt giúp người dùng có một khung phù hợp hơn với hoạt động cung cấp và tiếp nhận dịch vụ du lịch, thay vì lấy một mẫu bàn giao công việc thông thường rồi phải sửa đổi nhiều phần.

3. Tiết kiệm thời gian soạn thảo

Thay vì tự xây dựng bố cục, người dùng có thể điền trực tiếp thông tin thực tế vào các phần đã được chuẩn bị.

Các thông tin như tên chương trình, thời gian, địa điểm, bên giao, bên nhận, nội dung dịch vụ, tình trạng thực hiện, tài liệu kèm theo và trách nhiệm sau bàn giao có thể được cập nhật nhanh chóng.

4. Có sẵn file Word và PDF

Mẫu được cung cấp dưới file Word và PDF.

Word thuận tiện để chỉnh sửa thông tin, bổ sung nội dung và điều chỉnh theo từng tour hoặc dịch vụ. PDF phù hợp để xem trước, đối chiếu bố cục và lưu trữ.

Đây là lựa chọn thực tế khi doanh nghiệp cần vừa chỉnh sửa mẫu, vừa có một bản định dạng ổn định để đối chiếu hoặc lưu hồ sơ.

5. Có thể đăng ký thêm tư vấn khi trường hợp phức tạp

Nếu việc bàn giao liên quan đến hợp đồng dịch vụ, nhiều nhà cung cấp, khiếu nại của khách hàng, thay đổi chương trình, trách nhiệm khi dịch vụ không được cung cấp đúng cam kết hoặc tranh chấp về thanh toán, người dùng có thể cân nhắc đăng ký thêm gói tư vấn luật sư.

Bạn không trả phí chỉ để nhận một file Word hoặc PDF. Khoản phí dành cho một biểu mẫu đã được đầu tư về nội dung, biên soạn bởi đội ngũ có chuyên môn, rà soát bởi đội ngũ luật sư và xây dựng theo nhu cầu sử dụng thực tế. 

Thay vì mất thời gian tự tìm kiếm, tổng hợp và soạn lại từ đầu, bạn có một bộ Word và PDF để bắt đầu chỉnh sửa từ cấu trúc đã được chuẩn bị sẵn. Nếu nhu cầu thực tế vượt quá việc sử dụng một mẫu thông thường, bạn vẫn có thể đăng ký thêm gói tư vấn luật sư để được hỗ trợ hiệu chỉnh chi tiết.

Khi hoàn tất việc cung cấp chương trình hoặc dịch vụ cho khách hàng, Mẫu biên bản nghiệm thu dịch vụ du lịch có thể được tham khảo để ghi nhận nội dung thực hiện, kết quả cung cấp và các bên liên quan.

Khi nào cần lập Biên bản bàn giao dịch vụ du lịch?

Biên bản có thể được lập khi các bên cần ghi nhận chính thức việc chuyển giao, tiếp nhận hoặc hoàn tất một phần dịch vụ du lịch.

Một số tình huống thường gặp gồm:

• Công ty du lịch bàn giao chương trình tour cho bộ phận hoặc đơn vị trực tiếp tổ chức thực hiện.
• Doanh nghiệp lữ hành bàn giao chương trình cho hướng dẫn viên hoặc đối tác cung cấp dịch vụ.
• Bàn giao các dịch vụ thành phần như vận chuyển, lưu trú, ăn uống, vé tham quan hoặc hoạt động trải nghiệm.
• Bàn giao chương trình du lịch cho đơn vị phối hợp tổ chức sự kiện, hội nghị, hội thảo hoặc tour đoàn.
• Bàn giao dịch vụ giữa doanh nghiệp lữ hành và đơn vị cung ứng dịch vụ du lịch.
• Ghi nhận việc tiếp nhận dịch vụ sau khi đã hoàn thành hoặc hoàn thành theo từng giai đoạn.
• Xác nhận tình trạng dịch vụ và những nội dung cần tiếp tục xử lý trước, trong hoặc sau chương trình.

Pháp luật du lịch xác định kinh doanh du lịch bao gồm nhiều nhóm dịch vụ như lữ hành, lưu trú, vận chuyển khách du lịch và các dịch vụ du lịch khác. Đối với chương trình du lịch, Luật Du lịch 2017 quy định hợp đồng lữ hành phải được lập thành văn bản và có các nội dung liên quan đến số lượng, chất lượng, thời gian, cách thức cung cấp dịch vụ cùng các điều kiện thay đổi, bổ sung hoặc hủy bỏ.

Do đó, biên bản bàn giao nên được sử dụng như một tài liệu ghi nhận quá trình thực hiện dịch vụ, đồng thời cần đối chiếu với hợp đồng hoặc chương trình du lịch đã thỏa thuận.

Đối với hợp đồng được ký kết với doanh nghiệp lữ hành, mẫu biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ du lịch với công ty lữ hành là tài liệu liên quan để tham khảo khi hoàn tất nghĩa vụ và kết thúc hợp đồng.

Biên bản bàn giao dịch vụ du lịch gồm những nội dung gì?

Tùy loại dịch vụ và quan hệ giữa các bên, nội dung có thể được điều chỉnh. Một biên bản thực tế thường gồm các nhóm thông tin sau.

Thông tin các bên bàn giao và tiếp nhận

Ghi rõ:

• Tên doanh nghiệp hoặc cá nhân cung cấp dịch vụ.
• Địa chỉ.
• Mã số doanh nghiệp hoặc thông tin nhận diện nếu cần.
• Người đại diện.
• Chức vụ.
• Thông tin liên hệ.
• Bên tiếp nhận dịch vụ.

Nếu một bên là đơn vị cung cấp dịch vụ trung gian, cần ghi đúng tư cách tham gia của bên đó trong giao dịch.

Thông tin chương trình hoặc dịch vụ

Xác định rõ:

• Tên chương trình hoặc dịch vụ du lịch.
• Mã tour hoặc mã dịch vụ nếu có.
• Thời gian cung cấp.
• Địa điểm.
• Số lượng khách.
• Phạm vi dịch vụ.
• Các dịch vụ thành phần.

Nếu bàn giao một chương trình cụ thể, nên sử dụng thông tin thống nhất với hợp đồng, báo giá, chương trình tour hoặc phiếu xác nhận dịch vụ.

Nội dung dịch vụ được bàn giao

Đây là phần trọng tâm của biên bản.

Có thể ghi nhận:

• Lịch trình hoặc phạm vi cung cấp dịch vụ.
• Phương tiện vận chuyển.
• Cơ sở lưu trú.
• Bữa ăn.
• Vé tham quan.
• Hướng dẫn viên.
• Các hoạt động trải nghiệm.
• Dịch vụ bổ sung.
• Những yêu cầu đặc biệt của đoàn khách.

Không phải mọi loại dịch vụ đều cần liệt kê toàn bộ các nội dung trên. Chỉ nên ghi những dịch vụ thực tế được bàn giao hoặc cần xác nhận.

Tình trạng dịch vụ tại thời điểm bàn giao

Cần xác định dịch vụ:

• Đã hoàn thành.
• Đang thực hiện.
• Đã được đặt và chờ cung cấp.
• Đã bàn giao một phần.
• Có nội dung cần bổ sung hoặc điều chỉnh.

Nếu có vấn đề phát sinh, nên ghi rõ nội dung, nguyên nhân nếu đã xác định và trách nhiệm xử lý.

Hồ sơ, tài liệu hoặc chứng từ kèm theo

Tùy trường hợp, có thể bao gồm:

• Chương trình tour.
• Danh sách khách.
• Phiếu xác nhận dịch vụ.
• Voucher.
• Vé tham quan.
• Xác nhận đặt phòng.
• Xác nhận phương tiện.
• Danh sách dịch vụ đã đặt.
• Các tài liệu hướng dẫn hoặc yêu cầu đặc biệt.

Nếu có nhiều tài liệu, nên lập danh mục bàn giao riêng để thuận tiện kiểm tra.

Giá trị và tình trạng thanh toán

Nếu biên bản đồng thời được sử dụng để đối chiếu tài chính, có thể ghi:

• Giá trị dịch vụ.
• Số tiền đã thanh toán.
• Số tiền còn phải thanh toán.
• Khoản phát sinh nếu có.
• Chứng từ liên quan.

Tuy nhiên, nếu hợp đồng đã quy định riêng về thanh toán và quyết toán, biên bản bàn giao không nhất thiết phải lặp lại toàn bộ nội dung tài chính.

Trách nhiệm của các bên

Cần ghi rõ:

• Bên giao chịu trách nhiệm về nội dung nào.
• Bên nhận có trách nhiệm tiếp nhận và thực hiện phần việc nào.
• Thời hạn hoàn thành.
• Nghĩa vụ cung cấp thông tin.
• Cách xử lý khi dịch vụ phát sinh thay đổi.
• Trách nhiệm đối với các nội dung còn tồn tại.

Xác nhận kết quả bàn giao

Cuối biên bản cần xác định:

• Hai bên đã bàn giao những nội dung nào.
• Những nội dung còn thiếu hoặc cần xử lý.
• Thời hạn hoàn thiện nếu có.
• Số lượng bản biên bản.
• Chữ ký của đại diện các bên.

Nếu cần xác nhận việc hoàn thành và chấm dứt thỏa thuận du lịch, mẫu biên bản thanh lý hợp đồng du lịch cung cấp thêm mẫu tham khảo phù hợp với nhu cầu sử dụng.

Hướng dẫn điền Biên bản bàn giao dịch vụ du lịch

Bước 1: Điền thông tin các bên

Cập nhật chính xác tên, địa chỉ, người đại diện và thông tin liên hệ của bên giao và bên nhận.

Nếu người ký là nhân viên hoặc người được ủy quyền, nên kiểm tra tư cách ký và phạm vi trách nhiệm.

Bước 2: Điền thông tin chương trình du lịch

Ghi đúng tên tour, thời gian, địa điểm, số lượng khách và phạm vi dịch vụ.

Nên đối chiếu với chương trình tour hoặc hợp đồng để tránh sai lệch.

Bước 3: Ghi danh mục dịch vụ

Liệt kê những dịch vụ thực tế được bàn giao như vận chuyển, lưu trú, ăn uống, vé, hướng dẫn viên và dịch vụ bổ sung.

Không cần đưa những dịch vụ không thuộc phạm vi bàn giao.

Bước 4: Ghi tình trạng thực hiện

Xác định rõ dịch vụ đã hoàn thành, đang thực hiện hay còn nội dung cần tiếp tục xử lý.

Nếu có vấn đề, nên mô tả cụ thể thay vì chỉ ghi “còn tồn tại”.

Bước 5: Ghi tài liệu kèm theo

Đối chiếu thực tế và đánh dấu tài liệu đã bàn giao.

Nếu bàn giao danh sách khách hoặc giấy tờ có thông tin cá nhân, cần lưu ý việc quản lý và sử dụng thông tin theo quy định áp dụng.

Bước 6: Ghi trách nhiệm tiếp theo

Cập nhật người chịu trách nhiệm, công việc cần thực hiện và thời hạn nếu có.

Đây là phần quan trọng để biên bản không chỉ ghi nhận việc bàn giao mà còn làm rõ công việc sau bàn giao.

Bước 7: Kiểm tra trước khi ký

Kiểm tra lại:

Tên dịch vụ → thời gian → số lượng khách → phạm vi dịch vụ → tài liệu → tình trạng → trách nhiệm → chữ ký.

Nếu cần hoàn thiện hồ sơ bàn giao tour hoặc dịch vụ nhanh hơn, bạn có thể tải Biên bản bàn giao dịch vụ du lịch với file Word và PDF. Mẫu đã chuẩn bị sẵn các nhóm nội dung cần thiết, giúp dễ cập nhật chương trình, dịch vụ, tài liệu bàn giao và trách nhiệm của từng bên.

Lưu ý pháp lý khi lập Biên bản bàn giao dịch vụ du lịch

1. Biên bản bàn giao không thay thế hợp đồng dịch vụ

Biên bản chủ yếu nhằm ghi nhận việc bàn giao và tình trạng thực hiện tại một thời điểm cụ thể.

Đối với chương trình du lịch, các quyền và nghĩa vụ cơ bản vẫn cần được đối chiếu với hợp đồng lữ hành hoặc thỏa thuận dịch vụ. Luật Du lịch 2017 quy định hợp đồng lữ hành là sự thỏa thuận giữa doanh nghiệp kinh doanh lữ hành và khách du lịch hoặc đại diện của khách về việc thực hiện chương trình du lịch và phải được lập thành văn bản.

2. Ghi đúng phạm vi dịch vụ

Doanh nghiệp kinh doanh du lịch có nghĩa vụ cung cấp thông tin rõ ràng, công khai, trung thực về số lượng, chất lượng, giá cả dịch vụ và thực hiện các nghĩa vụ đã cam kết với khách du lịch.

Vì vậy, nội dung bàn giao nên thống nhất với dịch vụ thực tế và nội dung đã cam kết.

3. Đối chiếu các điều kiện thay đổi hoặc hủy dịch vụ

Chương trình du lịch có thể phát sinh thay đổi về lịch trình, dịch vụ hoặc số lượng khách. Khi đó cần kiểm tra điều khoản trong hợp đồng và thỏa thuận giữa các bên trước khi ghi nhận phương án xử lý.

4. Chú ý trách nhiệm bảo đảm an toàn cho khách

Hoạt động du lịch có thể liên quan trực tiếp đến an toàn tính mạng, sức khỏe và tài sản của khách du lịch. Luật Du lịch quy định tổ chức, cá nhân kinh doanh du lịch có trách nhiệm áp dụng biện pháp cần thiết để bảo đảm an toàn và thông báo kịp thời về các nguy cơ có thể gây nguy hiểm.

Nếu biên bản bàn giao liên quan đến dịch vụ có yếu tố an toàn như vận chuyển, hoạt động trải nghiệm hoặc hoạt động ngoài trời, cần ghi nhận rõ các yêu cầu và trách nhiệm có liên quan.

5. Không ghi nhận dịch vụ chưa thực tế bàn giao là đã hoàn thành

Biên bản cần phản ánh đúng trạng thái tại thời điểm lập. Nếu một dịch vụ mới được đặt nhưng chưa cung cấp, nên ghi là đã đặt/chờ cung cấp thay vì xác nhận đã hoàn thành.

Checklist trước khi ký

Trước khi ký Biên bản bàn giao dịch vụ du lịch, nên kiểm tra:

• Tên chương trình/dịch vụ đã đúng chưa?
• Thời gian và địa điểm có chính xác không?
• Số lượng khách có khớp với hồ sơ không?
• Phạm vi dịch vụ bàn giao đã được xác định rõ chưa?
• Các dịch vụ thành phần đã được ghi đúng chưa?
• Tình trạng từng dịch vụ có phản ánh đúng thực tế không?
• Tài liệu, voucher, vé hoặc chứng từ đã được đối chiếu chưa?
• Các nội dung còn thiếu hoặc cần xử lý đã được ghi chưa?
• Trách nhiệm của bên giao và bên nhận có rõ không?
• Thời hạn hoàn thành phần việc còn lại đã được xác định chưa?
• Thông tin thanh toán nếu có được ghi đúng không?
• Người ký có đúng thẩm quyền không?

Sau khi tải mẫu, cần chỉnh sửa những gì?

Mẫu cần được điều chỉnh theo chương trình hoặc dịch vụ cụ thể.

Các phần thường cần thay đổi gồm:

Thông tin các bên: tên doanh nghiệp, người đại diện, địa chỉ, liên hệ.

Thông tin tour: tên chương trình, thời gian, địa điểm, số lượng khách.

Dịch vụ: cập nhật đúng các dịch vụ thực tế được cung cấp hoặc bàn giao.

Tình trạng: xác định nội dung đã hoàn thành, đang thực hiện hoặc còn phải xử lý.

Danh mục tài liệu: thay bằng những tài liệu thực tế được giao.

Tài chính: cập nhật số tiền nếu biên bản có yêu cầu đối chiếu.

Trách nhiệm: điều chỉnh theo hợp đồng và thỏa thuận giữa các bên.

Sau khi chỉnh sửa, nên đối chiếu toàn bộ biên bản với hợp đồng, chương trình tour và các xác nhận dịch vụ trước khi ký.

File mẫu nhận được gồm những gì?

Người dùng nhận được:

• File Word: thuận tiện chỉnh sửa theo từng chương trình hoặc dịch vụ.
• File PDF: thuận tiện xem trước, đối chiếu và lưu trữ.
• Khung nội dung được chuẩn bị sẵn: giúp giảm thời gian xây dựng biên bản.

Mẫu vẫn cần được cập nhật theo thông tin và tình trạng dịch vụ thực tế trước khi sử dụng.

Câu hỏi thường gặp về Biên bản bàn giao dịch vụ du lịch

Biên bản bàn giao dịch vụ du lịch dùng cho những dịch vụ nào?

Có thể điều chỉnh cho nhiều trường hợp như tour du lịch, lưu trú, vận chuyển, vé tham quan, hướng dẫn viên, ăn uống hoặc dịch vụ trải nghiệm, tùy phạm vi bàn giao giữa các bên.

Biên bản có thay thế hợp đồng lữ hành không?

Không. Biên bản bàn giao chủ yếu ghi nhận việc bàn giao và tình trạng dịch vụ. Đối với chương trình du lịch, quyền và nghĩa vụ của các bên vẫn cần căn cứ vào hợp đồng lữ hành và các thỏa thuận liên quan.

Ai có thể ký biên bản?

Thông thường là đại diện bên giao và bên nhận dịch vụ hoặc người được ủy quyền hợp lệ.

Có cần ghi toàn bộ chương trình tour vào biên bản không?

Không nhất thiết. Nên ghi những nội dung thuộc phạm vi bàn giao, đồng thời có thể dẫn chiếu đến chương trình tour, hợp đồng hoặc phụ lục nếu tài liệu đó đã xác định đầy đủ chi tiết.

Nếu dịch vụ chưa hoàn thành thì có lập biên bản được không?

Có thể lập để ghi nhận bàn giao một phần hoặc tình trạng đang thực hiện, nhưng phải thể hiện rõ phần nào đã hoàn thành và phần nào còn lại, tránh xác nhận toàn bộ dịch vụ đã hoàn tất khi thực tế chưa như vậy.

Có thể dùng mẫu cho việc bàn giao giữa công ty du lịch và hướng dẫn viên không?

Có thể điều chỉnh nếu mục đích là bàn giao chương trình, danh sách khách, hồ sơ, voucher và thông tin cần thiết để hướng dẫn viên thực hiện tour. Nội dung cần được điều chỉnh phù hợp với quan hệ và trách nhiệm thực tế giữa các bên.

Xem trước và tải Biên bản bàn giao dịch vụ du lịch

Trước khi sử dụng, nên đối chiếu mẫu với hợp đồng, chương trình tour, xác nhận dịch vụ và phạm vi công việc thực tế.

Nếu cần một khung văn bản có sẵn để chỉnh sửa, bạn có thể tải Biên bản bàn giao dịch vụ du lịch với file Word và PDF, sau đó cập nhật thông tin chương trình và tình trạng bàn giao thực tế.

Tải Biên bản bàn giao dịch vụ du lịch gồm file Word và PDF để có sẵn khung nội dung dễ chỉnh sửa, thuận tiện ghi nhận chương trình, dịch vụ, tài liệu bàn giao và trách nhiệm của các bên trong từng tour hoặc dịch vụ cụ thể.

Kết luận

Biên bản bàn giao dịch vụ du lịch giúp các bên xác nhận rõ phạm vi dịch vụ, tình trạng thực hiện, tài liệu kèm theo và trách nhiệm sau bàn giao. Khi sử dụng mẫu, cần đối chiếu với hợp đồng hoặc chương trình du lịch để bảo đảm nội dung biên bản phản ánh đúng thỏa thuận và tình trạng thực tế.

Tác giả: Team biên tập Mẫu Biên Bản

Xem thêm:

Mẫu biên bản bàn giao tài liệu.

Mẫu biên bản bàn giao hàng hóa xnk.

Mẫu biên bản bàn giao quyền điều hành công ty.