Biên bản thanh lý hợp đồng xây dựng: Mẫu tham khảo, cách lập và lưu ý

Biên bản thanh lý hợp đồng xây dựng được sử dụng để ghi nhận việc các bên hoàn tất, đối chiếu và xác nhận các quyền, nghĩa vụ phát sinh từ hợp đồng xây dựng, bao gồm khối lượng công việc, giá trị hợp đồng, thanh toán, quyết toán và những trách nhiệm còn lại. 

Trong bài viết dưới đây, Team biên soạn Mẫu Biên Bản cung cấp mẫu biên bản thanh lý hợp đồng xây dựng tham khảo đã điền nội dung minh họa, gồm thông tin chủ đầu tư, nhà thầu, công trình, giá trị thực hiện, thanh toán, công nợ và trách nhiệm sau thanh lý. Bạn có thể tham khảo thêm Mẫu Biên Bản để chỉnh sửa theo hợp đồng và công trình thực tế.

Biên bản thanh lý hợp đồng xây dựng là gì?

Khái niệm biên bản thanh lý hợp đồng xây dựng

Biên bản thanh lý hợp đồng xây dựng là văn bản pháp lý ghi nhận sự thống nhất giữa bên giao thầu và bên nhận thầu về việc kết thúc quan hệ hợp đồng, giải phóng các nghĩa vụ đã phát sinh sau khi công việc hoàn thành hoặc chấm dứt. Đây là cơ sở để các bên "khóa sổ" mọi quyền lợi và nghĩa vụ, tránh tranh chấp về sau.

Phân biệt biên bản thanh lý hợp đồng với biên bản nghiệm thu

Biên bản nghiệm thu chỉ xác nhận khối lượng, chất lượng công việc đã thực hiện, trong khi biên bản thanh lý xác nhận toàn bộ quan hệ hợp đồng đã kết thúc, bao gồm cả nghĩa vụ tài chính, bảo hành và bàn giao hồ sơ. Biên bản nghiệm thu được lập nhiều lần, còn biên bản thanh lý chỉ lập một lần duy nhất khi kết thúc.

Bản chất pháp lý và vai trò "khóa sổ" của biên bản

Biên bản thanh lý mang bản chất là một thỏa thuận chấm dứt nghĩa vụ hợp đồng theo Điều 373 Bộ luật Dân sự 2015. Nó có giá trị ràng buộc pháp lý, có thể dùng làm chứng cứ trước tòa và giúp các bên không bị yêu cầu thực hiện thêm nghĩa vụ ngoài hợp đồng.

Mục đích và ý nghĩa của biên bản thanh lý hợp đồng xây dựng

Xác nhận hoàn tất nghĩa vụ của hai bên

Biên bản liệt kê chi tiết từng nghĩa vụ đã hoàn thành như thi công, nghiệm thu, thanh toán, bàn giao hồ sơ, bảo hành. Điều này giúp minh bạch tài chính, tránh khiếu nại về chất lượng hoặc tiến độ.

Căn cứ chấm dứt quan hệ hợp đồng và hạn chế tranh chấp

Khi ký thanh lý, các bên chính thức chấm dứt hợp đồng gốc, giảm đến 80% rủi ro khởi kiện liên quan đến khoản thanh toán cuối cùng. Nếu không thanh lý, quan hệ hợp đồng vẫn tồn tại, dù công trình đã bàn giao.

Cơ sở quyết toán, thanh toán và bàn giao công trình

Biên bản thanh lý là thành phần bắt buộc trong hồ sơ quyết toán công trình theo Thông tư 02/2023/TT-BXD. Thiếu biên bản, quyết toán bị treo, nhà thầu chậm nhận tiền và khó xử lý khiếu nại sau này.

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng xây dựng có thông tin tham khảo

Dưới đây là mẫu biên bản thanh lý hợp đồng xây dựng đã điền nội dung demo để người dùng có thể tham khảo và chỉnh sửa:

CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG THỊNH PHÁT

Số: 12/BBTL-HĐXD/2026

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

BIÊN BẢN THANH LÝ HỢP ĐỒNG XÂY DỰNG

Hôm nay, vào lúc 09 giờ 30 phút, ngày ... tháng ... năm ..., tại trụ sở Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Thịnh Phát, chúng tôi gồm:

BÊN GIAO THẦU

Tên đơn vị: Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Thịnh Phát

Địa chỉ: Số 42 đường Lê Văn Lương, phường Nhân Chính, thành phố Hà Nội

Mã số thuế: 0977 523 155

Đại diện: Ông Nguyễn Hoàng Nam

Chức vụ: Tổng Giám đốc

BÊN NHẬN THẦU

Tên đơn vị: Công ty TNHH Xây dựng Minh Thành

Địa chỉ: Số 18 phố Vũ Trọng Phụng, phường Thanh Xuân, thành phố Hà Nội

Mã số thuế: 0977 523 155

Đại diện: Bà Trần Ngọc Hạnh

Chức vụ: Giám đốc

Hai bên cùng thống nhất lập biên bản thanh lý Hợp đồng thi công xây dựng số 08/2025/HĐXD-TPMT ký ngày ... tháng ... năm ... với các nội dung sau:

1. Thông tin công trình

Tên công trình: Cải tạo và hoàn thiện Văn phòng Thịnh Phát

Địa điểm xây dựng: Số 42 đường Lê Văn Lương, phường Nhân Chính, thành phố Hà Nội

Phạm vi công việc: Thi công cải tạo phần xây dựng, hoàn thiện nội thất và các hạng mục phụ trợ theo hồ sơ thiết kế, dự toán và hợp đồng đã ký.

2. Tình hình thực hiện hợp đồng

Bên nhận thầu đã hoàn thành các hạng mục thuộc phạm vi hợp đồng.

Các bên đã thực hiện nghiệm thu khối lượng hoàn thành và xác nhận công việc đáp ứng yêu cầu theo hồ sơ hợp đồng, ngoại trừ những nội dung được ghi nhận tại hồ sơ nghiệm thu và bàn giao.

Thời điểm hoàn thành công việc: ngày ... tháng ... năm ...

3. Giá trị hợp đồng

Giá trị hợp đồng ban đầu: 2.480.000.000 đồng.

Giá trị phát sinh được hai bên xác nhận: 120.000.000 đồng.

Tổng giá trị thực hiện được xác nhận: 2.600.000.000 đồng.

Bằng chữ: Hai tỷ sáu trăm triệu đồng.

4. Tình hình thanh toán

Tổng số tiền Bên giao thầu đã thanh toán cho Bên nhận thầu: 2.340.000.000 đồng.

Số tiền còn phải thanh toán: 260.000.000 đồng.

Bên giao thầu có trách nhiệm thanh toán số tiền còn lại theo thời hạn và điều kiện thanh toán đã được hai bên thống nhất trong hợp đồng và hồ sơ quyết toán.

5. Hồ sơ bàn giao

Bên nhận thầu đã bàn giao cho Bên giao thầu các hồ sơ liên quan đến quá trình thực hiện hợp đồng, gồm:

1. Hồ sơ nghiệm thu công việc và hạng mục hoàn thành.
2. Hồ sơ hoàn công theo phạm vi công việc.
3. Biên bản bàn giao công trình.
4. Hồ sơ chất lượng và tài liệu kỹ thuật có liên quan.
5. Các tài liệu khác theo thỏa thuận trong hợp đồng.

6. Nghĩa vụ bảo hành

Bên nhận thầu tiếp tục thực hiện nghĩa vụ bảo hành đối với các hạng mục thuộc phạm vi hợp đồng theo thời hạn đã thỏa thuận.

Việc thanh lý hợp đồng không làm chấm dứt các nghĩa vụ bảo hành và trách nhiệm khác mà theo hợp đồng hoặc pháp luật vẫn tiếp tục được thực hiện sau thời điểm thanh lý.

7. Xác nhận của các bên

Hai bên xác nhận đã kiểm tra, đối chiếu tình hình thực hiện hợp đồng, giá trị công việc, hồ sơ bàn giao và các khoản thanh toán.

Các nội dung chưa hoàn tất được ghi nhận cụ thể tại biên bản này và tiếp tục được thực hiện theo hợp đồng.

Sau khi Bên giao thầu hoàn thành nghĩa vụ thanh toán còn lại và Bên nhận thầu hoàn thành các nghĩa vụ còn hiệu lực sau thanh lý, các bên xác nhận không còn yêu cầu nào khác liên quan đến các nghĩa vụ đã được thanh lý, trừ các quyền và nghĩa vụ được quy định tiếp tục có hiệu lực.

Biên bản được lập thành 04 bản có giá trị pháp lý như nhau. Bên giao thầu giữ 02 bản, Bên nhận thầu giữ 02 bản.

ĐẠI DIỆN BÊN GIAO THẦU
(Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ)

Nguyễn Hoàng Nam

ĐẠI DIỆN BÊN NHẬN THẦU
(Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ)

Trần Ngọc Hạnh

Căn cứ pháp lý điều chỉnh thanh lý hợp đồng xây dựng

Luật Xây dựng 2014 (sửa đổi, bổ sung 2020)

Luật Xây dựng số 50/2014/QH13 (sửa đổi bởi Luật 62/2020/QH14) quy định các nguyên tắc về hợp đồng xây dựng và các trường hợp chấm dứt hợp đồng tại Điều 143, làm tiền đề để các bên thực hiện thanh lý.

Nghị định 37/2015/NĐ-CP và Nghị định 50/2021/NĐ-CP

Nghị định 37/2015/NĐ-CP là văn bản trung tâm, Điều 37 quy định trực tiếp về thanh lý hợp đồng xây dựng, thời hạn tối đa 45 ngày kể từ ngày nghiệm thu hoàn thành hoặc chấm dứt hợp đồng. Nghị định 50/2021/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều nhưng giữ nguyên Điều 37.

Thông tư 02/2023/TT-BXD hướng dẫn nội dung và trình tự thực hiện hợp đồng

Thông tư 02/2023/TT-BXD (hiệu lực từ 15/02/2023) thay thế Thông tư 08/2016/TT-BXD, yêu cầu hợp đồng xây dựng phải có điều khoản thanh lý riêng, nêu rõ trình tự, thời gian và trách nhiệm của các bên.

Khi nào cần lập biên bản thanh lý hợp đồng xây dựng?

Sau khi hoàn thành toàn bộ công việc trong hợp đồng

Đây là trường hợp phổ biến nhất: nhà thầu hoàn thành khối lượng, đã nghiệm thu và công trình được bàn giao đưa vào sử dụng. Các bên phải quyết toán khối lượng trước khi ký thanh lý.

Khi hợp đồng bị chấm dứt hoặc hủy bỏ theo quy định

Hợp đồng có thể bị chấm dứt do thỏa thuận, đơn phương chấm dứt hoặc sự kiện bất khả kháng. Trong mọi trường hợp, biên bản thanh lý là thủ tục bắt buộc để xử lý các nghĩa vụ còn lại.

Các trường hợp thanh lý trước thời hạn

Nếu hai bên tự nguyện thỏa thuận chấm dứt trước thời hạn (ví dụ: cắt giảm khối lượng, chuyển đổi hợp đồng), biên bản cần ghi rõ lý do, khối lượng đã thực hiện và trách nhiệm đối với phần việc chưa hoàn thành.

Nội dung chính của biên bản thanh lý hợp đồng xây dựng

Thông tin các bên tham gia ký kết

Ghi chính xác tên, địa chỉ, mã số thuế, người đại diện theo pháp luật. Sai sót nhỏ có thể khiến biên bản không có giá trị đối chiếu với hóa đơn tài chính. Người ký phải đúng thẩm quyền hoặc có giấy ủy quyền hợp lệ.

Thông tin hợp đồng được thanh lý (số, ngày ký, giá trị)

Ghi rõ số hợp đồng, ngày ký, các phụ lục, tên công trình, tổng giá trị ban đầu và giá trị sau điều chỉnh. Giá trị phải ghi cả bằng số và bằng chữ, liệt kê đầy đủ phụ lục để tránh phát sinh khiếu nại.

Giá trị quyết toán, số tiền còn phải thanh toán và phương thức thanh toán

Đây là nội dung quan trọng nhất: tổng giá trị quyết toán, số tiền đã thanh toán, số còn lại, thời hạn thanh toán và lãi suất quá hạn. Nên ghi cụ thể, không dùng câu chung chung để tránh mất quyền đòi nợ.

Cam kết chấm dứt hợp đồng, bàn giao hồ sơ và công trình

Biên bản phải có điều khoản xác nhận hợp đồng chấm dứt hiệu lực, liệt kê hồ sơ bàn giao (hoàn công, bản vẽ as-built, quy trình vận hành). Cam kết này chống lại yêu cầu bổ sung thanh toán sau khi đã ký thanh lý.

Điều khoản giải quyết tranh chấp phát sinh sau thanh lý

Các bên nên thỏa thuận cơ quan giải quyết tranh chấp (tòa án hoặc trọng tài) ngay trong biên bản, đồng thời ghi rõ thời hiệu khởi kiện (thường là 03 năm theo Bộ luật Dân sự 2015) để tránh kéo dài.

Quy trình và các bước thanh lý hợp đồng xây dựng

Bước 1: Kiểm tra, rà soát việc hoàn thành nghĩa vụ hợp đồng

Lập danh mục toàn bộ nghĩa vụ từ thi công, nghiệm thu, thanh toán, bảo hiểm, bảo hành. Nên có sự tham gia của kỹ sư giám sát, kế toán và pháp chế để tránh bỏ sót.

Bước 2: Quyết toán khối lượng, giá trị công trình

Quyết toán bao gồm khối lượng đã nghiệm thu, phát sinh được duyệt, điều chỉnh đơn giá, thuế GTGT và các chi phí khác. Kết quả quyết toán là cơ sở để ghi giá trị trong biên bản thanh lý.

Bước 3: Soạn thảo và ký biên bản thanh lý

Soạn biên bản theo mẫu chuẩn, đảm bảo đầy đủ nội dung theo quy định. Cả hai bên ký, đóng dấu (nếu là tổ chức) và lưu mỗi bên một bản gốc.

Bước 4: Bàn giao công trình, hồ sơ và thanh toán nốt phần còn lại

Sau khi ký thanh lý, các bên tiến hành bàn giao công trình, hồ sơ hoàn công và thanh toán số tiền còn lại theo cam kết trong biên bản.

Có cần công chứng biên bản thanh lý hợp đồng xây dựng không?

Pháp luật không bắt buộc công chứng biên bản thanh lý, trừ khi các bên có thỏa thuận hoặc công trình sử dụng vốn ngân sách yêu cầu. Tuy nhiên, công chứng giúp tăng giá trị chứng cứ và hạn chế tranh chấp.

Lưu ý quan trọng khi soạn thảo biên bản thanh lý hợp đồng xây dựng

Ghi đầy đủ, chính xác thông tin và các điều khoản đã thỏa thuận

Mọi sai sót về số tiền, thông tin hợp đồng, hoặc bỏ sót nghĩa vụ đều có thể dẫn đến vô hiệu hoặc phát sinh tranh chấp. Hãy đối chiếu kỹ với hồ sơ quyết toán.

Rà soát các nghĩa vụ tài chính, thuế, bảo hành trước khi ký

Trước khi ký, kiểm tra kỹ các khoản phạt, bồi thường, giảm trừ bảo hành, và đảm bảo hóa đơn GTGT cuối cùng được xuất đúng thời điểm để phục vụ quyết toán thuế.

Những sai lầm thường gặp khiến biên bản vô hiệu hoặc phát sinh tranh chấp

Các sai lầm thường gặp: ký không đúng thẩm quyền, không ghi rõ số tiền còn nợ, dùng biên bản nghiệm thu thay thanh lý, hoặc ghi câu "đã thanh toán xong" dù chưa nhận đủ tiền. Những sai lầm này khiến biên bản mất giá trị pháp lý.

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng xây dựng mới nhất

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng xây dựng chuẩn (file Word, docx)

Mẫu biên bản chuẩn được soạn thảo theo Thông tư 02/2023/TT-BXD giúp bạn dễ dàng điền thông tin, sử dụng cho nhiều loại hợp đồng xây dựng khác nhau. Tải ngay file Word, docx để sử dụng.

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng thi công xây dựng chi tiết

Mẫu chi tiết bổ sung các điều khoản về quyết toán, bảo hành, bàn giao hồ sơ, phù hợp với các dự án lớn, nhiều hạng mục.

Hướng dẫn cách tải và sử dụng mẫu

Truy cập website Mẫu Biên Bản, chọn mục biên bản thanh lý hợp đồng xây dựng, tải về và chỉnh sửa theo tình huống cụ thể. Nếu cần tham khảo thêm các mẫu biên bản thanh lý cho lĩnh vực khác, bạn có thể xem biên bản thanh lý hợp đồng cho thuê đất, biên bản thanh lý hợp đồng thuê xe chở nước hoặc biên bản thanh lý hợp đồng thuê mặt nước tại cảng biển.

Câu hỏi thường gặp về biên bản thanh lý hợp đồng xây dựng

Biên bản thanh lý hợp đồng xây dựng dùng để làm gì?

Biên bản dùng để xác nhận tình trạng thực hiện hợp đồng, giá trị cuối cùng, thanh toán và các nghĩa vụ còn lại của bên giao thầu và bên nhận thầu.

Khi nào nên lập biên bản thanh lý hợp đồng xây dựng?

Thông thường lập sau khi các bên hoàn thành nghĩa vụ theo hợp đồng hoặc khi hợp đồng chấm dứt, hủy bỏ theo trường hợp được pháp luật và thỏa thuận cho phép.

Thanh lý hợp đồng xây dựng có cần quyết toán trước không?

Nên hoàn tất việc đối chiếu giá trị và hồ sơ quyết toán trước khi xác nhận giá trị cuối cùng trong biên bản thanh lý. Hồ sơ quyết toán hợp đồng được quy định gắn với việc xác định tổng giá trị cuối cùng của hợp đồng. (Văn Bản Chính Phủ)

Sau khi thanh lý hợp đồng, nhà thầu còn phải bảo hành không?

Có thể có. Nếu hợp đồng quy định nghĩa vụ bảo hành tiếp tục sau khi công việc hoàn thành và thanh lý, biên bản cần ghi nhận rõ nghĩa vụ này.

Hợp đồng xây dựng bị chấm dứt trước hạn có cần thanh lý không?

Việc thanh lý có thể được thực hiện khi hợp đồng bị chấm dứt hoặc hủy bỏ theo quy định. Khi đó cần xác định rõ khối lượng đã thực hiện và các nghĩa vụ tài chính, trách nhiệm còn lại.

Có thể dùng mẫu biên bản thanh lý hợp đồng xây dựng bằng Word không?

Có thể sử dụng mẫu biên bản Word để soạn thảo và chỉnh sửa nội dung. Tuy nhiên, cần kiểm tra lại toàn bộ số liệu, điều khoản hợp đồng và hồ sơ nghiệm thu trước khi ký.

Biên bản thanh lý hợp đồng xây dựng có thay thế hợp đồng không?

Không. Biên bản thanh lý ghi nhận tình trạng thực hiện và kết thúc các nghĩa vụ của hợp đồng theo phạm vi được xác nhận, không phải là văn bản thay thế toàn bộ hợp đồng đã ký.

Mẫu trên có thể dùng cho hợp đồng thi công xây dựng nhà ở không?

Có thể dùng làm cơ sở tham khảo, nhưng cần điều chỉnh thông tin về chủ nhà, nhà thầu, công trình, giá trị, nghiệm thu, thanh toán và bảo hành cho phù hợp với hợp đồng thực tế.

Kết luận

Biên bản thanh lý hợp đồng xây dựng không chỉ là thủ tục hành chính mà là văn bản pháp lý quan trọng để bảo vệ quyền lợi của cả hai bên. Hãy sử dụng mẫu chuẩn, điền đầy đủ thông tin và rà soát kỹ trước khi ký. Nếu cần mẫu biên bản thanh lý cho các lĩnh vực khác, đừng quên tham khảo các mẫu liên quan trên Mẫu Biên Bản để áp dụng linh hoạt trong thực tế. Tải ngay các mẫu trên để đảm bảo hợp đồng của bạn được thanh lý đúng pháp luật!