Biên bản thanh lý hợp đồng thuê ban nhạc là gì?

Khái niệm biên bản thanh lý hợp đồng thuê ban nhạc

Biên bản thanh lý hợp đồng thuê ban nhạc là văn bản do bên thuê và bên cung cấp ban nhạc cùng ký, ghi nhận việc hợp đồng đã kết thúc và chốt toàn bộ nghĩa vụ tài chính, trách nhiệm giữa hai bên. Pháp luật Việt Nam hiện không có quy định riêng định nghĩa "thanh lý hợp đồng", nhưng khái niệm này được thừa nhận gián tiếp qua nguyên tắc tự do thỏa thuận tại Điều 3 và quy định chấm dứt hợp đồng tại Điều 422 Bộ luật Dân sự 2015. Hợp đồng thuê ban nhạc thực chất là hợp đồng dịch vụ biểu diễn nghệ thuật, thuộc phạm vi điều chỉnh của hợp đồng dịch vụ tại Điều 513 Bộ luật Dân sự 2015.

Mục đích sử dụng biên bản thanh lý hợp đồng thuê ban nhạc

Mục đích chính là xác nhận hai bên đã hoàn thành hoặc chấm dứt nghĩa vụ hợp đồng, làm căn cứ để bên thuê thanh toán phần cát-xê còn lại cho ban nhạc. Về kế toán, biên bản giúp doanh nghiệp chứng minh chi phí thuê ban nhạc là chi phí thực tế phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh, từ đó được khấu trừ khi tính thuế TNDN theo Thông tư 96/2015/TT-BTC. Về quản trị nội bộ, biên bản giúp bộ phận sự kiện và kế toán khớp số tiền tạm ứng với số tiền quyết toán cuối cùng, tránh chi trả trùng, chi trả thiếu.

Khi nào cần lập biên bản thanh lý hợp đồng thuê ban nhạc?

Cần lập ngay sau khi buổi biểu diễn kết thúc, trước khi bên thuê chuyển khoản thanh toán cuối cùng cho ban nhạc. Cần lập khi hai bên thỏa thuận chấm dứt hợp đồng trước hạn, ví dụ ban nhạc hủy show hoặc đơn vị tổ chức hủy sự kiện vì lý do khách quan. Cần lập khi hợp đồng gốc có điều khoản yêu cầu thanh lý, đây là điều khoản phổ biến trong hợp đồng dịch vụ âm nhạc chuyên nghiệp. Ngoài ra, cần lập khi một trong hai bên là doanh nghiệp có yêu cầu nội bộ về việc đóng hồ sơ chi phí trước khi kết thúc năm tài chính hoặc khi cơ quan thuế yêu cầu giải trình.

Căn cứ pháp lý khi lập biên bản thanh lý hợp đồng thuê ban nhạc

Bộ luật Dân sự 2015 và các quy định liên quan

Điều 422.1 Bộ luật Dân sự 2015 quy định hợp đồng chấm dứt khi hợp đồng được hoàn thành hoặc có thỏa thuận của các bên; đây là căn cứ pháp lý trực tiếp nhất để lập biên bản thanh lý. Điều 422.2 yêu cầu khi hợp đồng chấm dứt, các bên phải thực hiện các nghĩa vụ tài sản phát sinh – biên bản thanh lý chính là văn bản thể hiện việc thực hiện nghĩa vụ đó. Ngoài ra, Điều 513 và Điều 516 quy định về hợp đồng dịch vụ và chất lượng dịch vụ, trong khi Điều 429 quy định thời hiệu khởi kiện tranh chấp hợp đồng là 03 năm. Luật Giao dịch điện tử 2023 (hiệu lực từ 01/7/2024) cho phép biên bản thanh lý được lập điện tử, ký số, có giá trị pháp lý tương đương văn bản giấy.

Căn cứ theo hợp đồng thuê ban nhạc đã ký kết

Biên bản thanh lý phải viện dẫn đúng số hợp đồng, ngày ký hợp đồng gốc và tên các bên tham gia; nếu thiếu căn cứ này, biên bản có thể bị xem là văn bản chung chung, khó đảm bảo giá trị pháp lý. Các điều khoản về giá trị hợp đồng, thời hạn, phương thức thanh toán, nghĩa vụ của từng bên trong hợp đồng gốc chính là căn cứ để đối chiếu nội dung thanh lý. Nếu hợp đồng gốc có phụ lục sửa đổi, biên bản thanh lý cần liệt kê toàn bộ phụ lục kèm theo để tránh bỏ sót nghĩa vụ. Trong trường hợp hợp đồng gốc không có điều khoản về thanh lý, hai bên vẫn được quyền lập biên bản thanh lý trên cơ sở nguyên tắc tự do thỏa thuận của Điều 3 và Điều 422 Bộ luật Dân sự 2015.

Nội dung chính của mẫu biên bản thanh lý hợp đồng thuê ban nhạc

Thông tin các bên tham gia (bên thuê – bên cho thuê)

Bên thuê phải ghi đầy đủ: tên tổ chức/cá nhân, địa chỉ, mã số thuế (nếu có), người đại diện theo pháp luật, chức danh, số CCCD hoặc định danh điện tử. Bên cho thuê (ban nhạc hoặc công ty quản lý) cần ghi tên ban nhạc, người đại diện (trưởng nhóm/giám đốc), địa chỉ, số tài khoản nhận tiền. Nếu bên cho thuê là nhóm nhạc tự do không có tư cách pháp nhân, phải ghi rõ danh sách thành viên và người đại diện nhóm. Thông tin người ký biên bản phải trùng với người đã ký hợp đồng gốc hoặc phải kèm giấy ủy quyền.

Số hợp đồng, ngày ký hợp đồng thuê ban nhạc

Ghi rõ số hợp đồng, ví dụ “Hợp đồng số 01/2025/HĐ-BN ngày 10/01/2025”, để xác lập mối liên hệ giữa biên bản thanh lý và hợp đồng gốc. Nếu hợp đồng được sửa đổi bằng phụ lục, phần căn cứ cần ghi thêm số và ngày của phụ lục. Nếu hợp đồng gốc đã hết thời hạn nhưng chưa thanh lý, biên bản vẫn cần ghi ngày ký hợp đồng ban đầu và thời điểm thanh lý thực tế.

Tình trạng thực hiện nghĩa vụ hợp đồng

Liệt kê từng hạng mục nghĩa vụ: số buổi biểu diễn đã thực hiện, thời gian, địa điểm, số thành viên tham gia, danh mục tiết mục đã biểu diễn. Ghi rõ trạng thái “đã hoàn thành”, “đang thực hiện” hoặc “không thực hiện” kèm lý do. Nếu hợp đồng thuê ban nhạc bao gồm thêm dịch vụ âm thanh, ánh sáng, sân khấu, từng hạng mục cần được tách riêng. Các bằng chứng đi kèm như biên bản nghiệm thu buổi diễn, video ghi hình, danh sách nhạc công có chữ ký xác nhận cần được liệt kê trong phần phụ lục.

Quyết toán chi phí, thanh toán số tiền còn lại

Bảng quyết toán cần gồm: giá trị hợp đồng ban đầu, tổng tiền tạm ứng đã nhận, số tiền còn phải thanh toán, khoản phạt hoặc bồi thường (nếu có) và số tiền thực tế chuyển trả. Số tiền phải được thể hiện bằng cả số và chữ. Ghi rõ thời hạn thanh toán còn lại, thường là “trong vòng 03–05 ngày làm việc kể từ ngày ký biên bản thanh lý”. Ghi rõ phương thức thanh toán: tiền mặt hoặc chuyển khoản; nếu chuyển khoản, cần ghi số tài khoản, tên ngân hàng, chủ tài khoản. Nếu giá trị hợp đồng đã bao gồm thuế GTGT, phần quyết toán phải tách riêng tiền thuế.

Xác nhận chấm dứt hiệu lực hợp đồng

Ghi rõ câu: “Kể từ ngày ký biên bản này, Hợp đồng thuê ban nhạc số ... ngày ... chấm dứt hiệu lực; các quyền và nghĩa vụ của các bên phát sinh từ hợp đồng được giải quyết dứt điểm.” Nếu còn nghĩa vụ chưa hoàn thành, không được ghi “hợp đồng chấm dứt hoàn toàn” mà phải ghi ngoại trừ các nghĩa vụ còn lại. Thời điểm chấm dứt hiệu lực cần thống nhất rõ. Trong trường hợp thanh lý trước hạn, mục này nên ghi thêm: “Việc chấm dứt trước hạn không làm ảnh hưởng đến các khoản thanh toán đã phát sinh trước đó.”

Cam kết không còn khiếu nại, tranh chấp

Điều khoản phổ biến: “Hai bên cam kết không có bất kỳ khiếu nại, tranh chấp nào liên quan đến hợp đồng đã ký.” Tuy nhiên, theo Điều 429 Bộ luật Dân sự 2015, thỏa thuận này không ngăn cản một bên khởi kiện nếu phát hiện hành vi lừa dối, vi phạm điều cấm của luật. Để chặt chẽ hơn, nên viết: “Hai bên xác nhận đã tự nguyện giải quyết mọi vướng mắc, thanh toán dứt điểm toàn bộ công nợ và không còn quyền yêu cầu gì về các vấn đề phát sinh trước ngày ký biên bản.”

Số bản lưu, đại diện ký tên, đóng dấu

Thông thường lập 02 bản có giá trị pháp lý như nhau, mỗi bên giữ 01 bản; nếu có bên thứ ba liên quan thì lập thêm 01 bản. Các bên ký tại trang cuối, ghi rõ họ tên, chức danh; bên là tổ chức thì đóng dấu tròn của đơn vị. Nếu ký điện tử bằng chữ ký số, cần đảm bảo chữ ký số được cấp bởi nhà cung cấp dịch vụ hợp pháp theo Luật Giao dịch điện tử 2023. Mỗi trang của biên bản nên được ký nháy để tránh việc thay thế trang sau khi ký.

Hướng dẫn viết biên bản thanh lý hợp đồng thuê ban nhạc chi tiết

Cách ghi thông tin bên thuê ban nhạc

Ghi đúng tên pháp nhân hoặc cá nhân đã đứng tên trong hợp đồng gốc; nếu công ty đã đổi tên, cần ghi thêm tên cũ và kèm giấy tờ xác nhận thay đổi. Sử dụng địa chỉ trụ sở chính theo Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Ghi mã số thuế đầy đủ. Người đại diện pháp luật phải được ghi đúng chức danh theo Điều lệ công ty.

Cách ghi thông tin bên cung cấp ban nhạc / nghệ sĩ

Nếu bên cung cấp là ban nhạc hoạt động tự do, không có tư cách pháp nhân, ghi rõ họ tên trưởng nhóm, số CCCD, địa chỉ liên hệ và danh sách thành viên tham gia biểu diễn. Nếu là công ty quản lý nghệ sĩ, ghi tên công ty, người đại diện, mã số thuế, số tài khoản nhận thanh toán của công ty. Nếu ban nhạc ủy quyền cho cá nhân khác nhận tiền, cần có văn bản ủy quyền rõ ràng. Ghi rõ thông tin liên hệ email/SĐT để thuận tiện trao đổi.

Cách ghi chi tiết số tiền thanh lý và phương thức thanh toán

Trình bày thành bảng 4 cột: Khoản mục, Số tiền, Ghi chú, Kết quả. Số tiền thanh lý phải khớp với số tiền còn lại sau khi trừ tạm ứng; nếu có giảm trừ do chất lượng buổi diễn không đạt, cần ghi rõ căn cứ giảm trừ ngay trong biên bản. Phương thức thanh toán nên ghi cụ thể: “Thanh toán bằng chuyển khoản vào tài khoản số ... tại ngân hàng ... trong vòng 05 ngày làm việc kể từ ngày ký biên bản.” Trường hợp thanh toán bằng tiền mặt, cần ghi rõ số tiền và thời điểm giao nhận. Biên bản thanh lý không thay thế hóa đơn GTGT; bên cung cấp vẫn phải xuất hóa đơn khi nhận tiền.

Cách xác nhận nghĩa vụ của hai bên trước khi chấm dứt hợp đồng

Sử dụng bảng đối chiếu nghĩa vụ: cột “Nghĩa vụ theo hợp đồng”, “Kết quả thực hiện”, “Tài liệu minh chứng”, “Xác nhận của bên thuê”. Với nghĩa vụ đã hoàn thành, nên ghi rõ bằng chứng: “Biên bản nghiệm thu ngày 15/01/2025 do đại diện bên thuê ký”. Với nghĩa vụ chưa hoàn thành, ghi rõ nguyên nhân, biện pháp khắc phục và thời hạn hoàn thành. Nếu hai bên chọn cách “miễn trừ toàn bộ nghĩa vụ chưa thực hiện cho nhau”, cần ghi rõ điều khoản này.

Tải miễn phí mẫu biên bản thanh lý hợp đồng thuê ban nhạc

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng thuê ban nhạc file Word (docx)

Mẫu file Word giúp người dùng chỉnh sửa trực tiếp trên máy tính, thay đổi tên công ty, số hợp đồng, số tiền nhanh chóng trước khi in. File Word nên có bảng tính quyết toán và các dòng ký tên rõ ràng, bố cục tối giản để in ít trang. Mẫu chất lượng thường bao gồm sẵn câu chữ pháp lý chuẩn cho từng phần, chỉ để trống các trường thông tin cần điền.

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng thuê ban nhạc file PDF

File PDF được thiết kế giữ nguyên định dạng, màu sắc, phông chữ, phù hợp để in trực tiếp hoặc ký điện tử. Một số file PDF có tạo sẵn trường nhập liệu (form field); người dùng có thể điền trực tiếp trên máy và ký số mà không cần in. Khi ký PDF bằng chữ ký số, phải sử dụng chữ ký số do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số hợp pháp.

Hướng dẫn tải và sử dụng mẫu văn bản nhanh chóng

Sau khi tải, nên lưu file theo cú pháp: “Bien-ban-thanh-ly-hop-dong-thue-ban-nhac_Ten-cong-ty_2025.docx” để dễ quản lý. Kiểm tra ngày, số hợp đồng, tên các bên, số tiền trước khi ký; đặc biệt kiểm tra số tài khoản ngân hàng nếu thanh toán chuyển khoản. In thành 02 bản, ký đầy đủ, đóng dấu (nếu là tổ chức) và scan lưu trữ điện tử.

Một số lưu ý quan trọng khi thanh lý hợp đồng thuê ban nhạc

Thời điểm lập biên bản thanh lý hợp đồng

Thời điểm tốt nhất là ngay sau buổi biểu diễn hoặc trong vòng 3–5 ngày làm việc, khi mọi chứng từ còn nguyên vẹn. Không nên lập biên bản thanh lý trước khi buổi diễn diễn ra. Nếu thanh lý trước hạn, hãy lập sau khi có thỏa thuận chấm dứt hợp đồng bằng văn bản. Vào cuối năm, nên hoàn tất thanh lý trước ngày 31/12 để phục vụ quyết toán thuế.

Trách nhiệm của các bên sau khi ký biên bản thanh lý

Bên thuê phải thanh toán đầy đủ, đúng hạn số tiền còn lại theo phương thức đã ghi trong biên bản. Bên cung cấp ban nhạc phải xuất hóa đơn GTGT hoặc biên nhận nhận tiền, đồng thời hoàn trả toàn bộ trang thiết bị, đạo cụ (nếu có) thuộc sở hữu của bên thuê. Cả hai bên phải lưu trữ biên bản thanh lý cùng hợp đồng gốc tối thiểu 05 năm theo Luật Kế toán 2015. Nếu sau khi ký phát hiện sai sót về số tiền hoặc thông tin, các bên phải lập biên bản điều chỉnh, không được tự ý sửa trên bản đã ký.

Rủi ro pháp lý nếu không lập biên bản thanh lý hợp đồng

Không có biên bản thanh lý, bên thuê có thể bị ban nhạc đòi lại tiền dù đã trả đủ, hoặc ngược lại, bên cung cấp có thể bị quy kết chưa hoàn thành nghĩa vụ vì thiếu bằng chứng nghiệm thu. Khi có tranh chấp, tòa án sẽ gặp khó khăn trong việc xác định thời điểm chấm dứt hợp đồng và các khoản công nợ. Ngoài ra, cơ quan thuế có thể loại trừ chi phí thuê ban nhạc nếu doanh nghiệp không có chứng từ thanh lý hợp lệ.

Những câu hỏi thường gặp về biên bản thanh lý hợp đồng thuê ban nhạc

Biên bản thanh lý hợp đồng thuê ban nhạc có bắt buộc công chứng không?

Không, biên bản thanh lý hợp đồng thuê ban nhạc không bắt buộc phải công chứng hoặc chứng thực. Văn bản có giá trị pháp lý khi có đầy đủ chữ ký của người đại diện hợp pháp các bên và (nếu là tổ chức) đóng dấu. Tuy nhiên, các bên có thể tự nguyện công chứng nếu muốn tăng tính bảo đảm.

Có thể thanh lý hợp đồng thuê ban nhạc trước thời hạn không?

Hoàn toàn có thể. Các bên có thể thỏa thuận chấm dứt hợp đồng trước hạn và lập biên bản thanh lý theo Điều 422 Bộ luật Dân sự 2015. Biên bản cần ghi rõ lý do, trách nhiệm bồi thường (nếu có) và các khoản thanh toán đã phát sinh.

Ai có thẩm quyền ký biên bản thanh lý hợp đồng thuê ban nhạc?

Người ký phải là người đại diện theo pháp luật của bên thuê và bên cung cấp, hoặc người được ủy quyền hợp lệ. Nếu bên cung cấp là ban nhạc tự do, trưởng nhóm có thể ký nếu được các thành viên ủy quyền.

Nếu ban nhạc biểu diễn không đạt chất lượng thì xử lý thế nào khi thanh lý?

Việc biểu diễn không đạt chất lượng có thể được ghi nhận trong biên bản thanh lý để làm căn cứ giảm giá dịch vụ hoặc yêu cầu bồi thường thiệt hại theo Điều 516 Bộ luật Dân sự 2015. Các bên nên lập biên bản ghi nhận sự việc ngay tại buổi diễn và đưa ra mức giảm trừ cụ thể trong quyết toán.

Kết luận

Biên bản thanh lý hợp đồng thuê ban nhạc không chỉ là thủ tục hành chính mà còn là văn bản pháp lý quan trọng bảo vệ quyền lợi của cả bên thuê và bên cung cấp. Hãy tải ngay mẫu biên bản chuyên nghiệp tại Mẫu Biên Bản, điền đầy đủ thông tin và lưu trữ cẩn thận. Nếu bạn đang cần các mẫu biên bản thanh lý hợp đồng khác, đừng bỏ lỡ: mẫu biên bản thanh lý hợp đồng thuê MC sự kiện, mẫu biên bản thanh lý hợp đồng thuê văn phòng và mẫu biên bản thanh lý hợp đồng xây dựng. Hãy truy cập Mẫu Biên Bản để tải miễn phí và sử dụng ngay hôm nay!