Biên bản thanh lý hợp đồng thuê văn phòng: Mẫu tham khảo, căn cứ pháp lý và lưu ý khi lập

Biên bản thanh lý hợp đồng thuê văn phòng thường được sử dụng khi bên cho thuê và bên thuê hoàn tất việc chấm dứt quan hệ thuê văn phòng, nhằm ghi nhận tình trạng thực hiện hợp đồng và các nghĩa vụ còn lại giữa các bên. Biên bản giúp xác nhận việc bàn giao mặt bằng, thanh toán tiền thuê, xử lý tiền đặt cọc và các vấn đề liên quan trước khi kết thúc hợp đồng. Trong bài viết dưới đây, Team biên soạn Mẫu Biên Bản cung cấp mẫu tham khảo để bạn dễ dàng điều chỉnh theo thỏa thuận và tình hình thực tế.

Biên bản thanh lý hợp đồng thuê văn phòng là gì?

Mẫu Biên bản thanh lý hợp đồng thuê văn phòng là văn bản do hai bên lập ra nhằm xác nhận việc hợp đồng thuê đã chấm dứt, đồng thời quyết toán toàn bộ quyền, nghĩa vụ tài chính và tài sản liên quan giữa bên cho thuê (Bên A) và bên thuê (Bên B).

Phân biệt biên bản thanh lý và thông báo đơn phương chấm dứt hợp đồng

Thông báo đơn phương chấm dứt hợp đồng là hành vi pháp lý đơn lẻ từ một bên. Trong khi đó, biên bản thanh lý là sự ghi nhận thống nhất giữa cả hai bên, có tính ràng buộc như một phụ lục riêng.

Khi nào cần lập biên bản thanh lý hợp đồng thuê văn phòng?

Hết thời hạn thuê theo hợp đồng đã ký kết

Đây là trường hợp phổ biến nhất. Tuy nhiên, cần rà soát điều khoản tự động gia hạn nếu không thông báo trước từ 30-60 ngày.

Hai bên thỏa thuận chấm dứt hợp đồng trước thời hạn

Biên bản giúp tránh kiện cáo về vi phạm nghĩa vụ và xác nhận rõ mức bồi thường hoặc miễn trừ trách nhiệm.

Đơn phương chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng

Dù không bắt buộc, nhưng biên bản giúp bên đơn phương tránh bị giữ tiền cọc hoặc tranh chấp kéo dài, đồng thời giảm rủi ro bồi thường.

Vì sao biên bản thanh lý hợp đồng thuê văn phòng quan trọng?

Xác nhận chấm dứt quyền và nghĩa vụ của hai bên

Từ ngày ký biên bản, bên thuê không còn trách nhiệm trả tiền thuê hàng tháng, bên cho thuê không còn quyền yêu cầu duy trì hoạt động văn phòng.

Ngăn ngừa tranh chấp phát sinh sau khi kết thúc hợp đồng

Biên bản chi tiết giúp tránh các khiếu nại về chất lượng bàn giao, tài sản, chi phí điện nước, phí dịch vụ...

Hoàn thiện hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp

Là chứng từ cần thiết để hạch toán chi phí, tất toán công nợ, phục vụ kiểm toán và quyết toán thuế.

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng thuê văn phòng tham khảo

CÔNG TY/ĐƠN VỊ: …………………………………
Số: ……/BBTL-HĐTVP

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

BIÊN BẢN THANH LÝ HỢP ĐỒNG THUÊ VĂN PHÒNG

Hôm nay, ngày …… tháng …… năm ……, tại …………………………………, chúng tôi gồm:

BÊN CHO THUÊ: …………………………………
Địa chỉ: …………………………………
Mã số thuế/CCCD: …………………………………
Đại diện: …………………………………
Chức vụ: …………………………………
Điện thoại: …………………………………

BÊN THUÊ: …………………………………
Địa chỉ: …………………………………
Mã số thuế/CCCD: …………………………………
Đại diện: …………………………………
Chức vụ: …………………………………
Điện thoại: …………………………………

Căn cứ Hợp đồng thuê văn phòng số ………… ký ngày ……/……/…… giữa Bên Cho thuê và Bên Thuê;

Căn cứ tình hình thực tế thực hiện Hợp đồng;

Hai bên thống nhất lập Biên bản thanh lý Hợp đồng thuê văn phòng với các nội dung sau:

Thời hạn thuê theo Hợp đồng: từ ngày ……/……/…… đến ngày ……/……/……

Thời điểm chấm dứt Hợp đồng: ngày ……/……/……

Địa chỉ văn phòng thuê: ………………………………………

Diện tích thuê: ………………………………… m².

Hai bên xác nhận tình trạng thực hiện Hợp đồng như sau:

…………………………………………………………

…………………………………………………………

…………………………………………………………

Về tiền thuê văn phòng:

Tổng số tiền thuê theo Hợp đồng: ……………………… đồng.

Số tiền đã thanh toán: ……………………… đồng.

Số tiền còn phải thanh toán: ……………………… đồng.

Các khoản chi phí khác còn phải thanh toán, nếu có:

…………………………………………………………

Về tiền đặt cọc:

Số tiền đặt cọc ban đầu: ……………………… đồng.

Số tiền được hoàn trả: ……………………… đồng.

Số tiền được khấu trừ, nếu có: ……………………… đồng.

Lý do khấu trừ: ………………………………………

Thời hạn và phương thức hoàn trả tiền đặt cọc:

…………………………………………………………

Về bàn giao văn phòng:

Bên Thuê đã bàn giao cho Bên Cho thuê mặt bằng tại địa chỉ ………………………………… vào ngày ……/……/……

Tình trạng văn phòng tại thời điểm bàn giao:

…………………………………………………………

…………………………………………………………

Các tài sản, trang thiết bị, chìa khóa, thẻ ra vào và tài liệu liên quan được bàn giao:

…………………………………………………………

…………………………………………………………

Các bên xác nhận đã kiểm tra tình trạng văn phòng và tài sản, trang thiết bị liên quan tại thời điểm bàn giao.

Về công nợ và các nghĩa vụ khác:

Hai bên xác nhận các khoản công nợ đến thời điểm thanh lý như sau:

…………………………………………………………

…………………………………………………………

Sau khi hoàn tất các khoản thanh toán và nghĩa vụ nêu trên, hai bên xác nhận không còn quyền và nghĩa vụ nào khác liên quan đến Hợp đồng, trừ các nghĩa vụ tiếp tục có hiệu lực theo thỏa thuận hoặc theo quy định pháp luật.

Hai bên cam kết thực hiện đầy đủ các nội dung đã thống nhất tại Biên bản này.

Biên bản được lập thành …… bản có giá trị như nhau, mỗi bên giữ …… bản để thực hiện.

Các bên đã đọc lại toàn bộ nội dung, hiểu rõ quyền và nghĩa vụ của mình, thống nhất với nội dung Biên bản và cùng ký tên dưới đây.

………, ngày …… tháng …… năm ……

BÊN CHO THUÊ
(Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ và đóng dấu nếu có)

…………………………

BÊN THUÊ
(Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ và đóng dấu nếu có)

…………………………

Căn cứ pháp lý khi lập biên bản thanh lý hợp đồng thuê văn phòng

Căn cứ chính gồm Bộ luật Dân sự 2015 (Điều 422, 428, 480-483) và Luật Kinh doanh bất động sản 2023 (hiệu lực từ 1/1/2025). Doanh nghiệp thuê văn phòng để sản xuất kinh doanh chịu điều chỉnh chủ yếu bởi Bộ luật Dân sự.

Nội dung chính của biên bản thanh lý hợp đồng thuê văn phòng

Thông tin của bên cho thuê (Bên A) và bên thuê (Bên B)

Cần ghi đầy đủ tên doanh nghiệp, mã số thuế, trụ sở, người đại diện theo pháp luật để tránh vô hiệu về mặt đại diện.

Thông tin hợp đồng thuê văn phòng gốc

Ghi số hợp đồng, ngày ký, địa chỉ, diện tích, thời hạn thuê để xác định chính xác hợp đồng.

Hiện trạng bàn giao văn phòng và tài sản

Mô tả chi tiết tình trạng mặt bằng, hệ thống điện nước, điều hòa, nội thất; nên đính kèm hình ảnh.

Xác nhận nghĩa vụ tài chính, công nợ và tiền đặt cọc còn lại

Ghi rõ số tiền nợ, tiền cọc, phương thức và thời hạn hoàn trả cọc.

Cam kết của các bên và chữ ký, con dấu

Đoạn cam kết không khiếu nại, khởi kiện sau khi biên bản có hiệu lực là điều khoản quan trọng.

Quy trình các bước thanh lý hợp đồng thuê văn phòng chuẩn

1. Rà soát hợp đồng gốc.
2. Gửi thông báo trước 15-30 ngày.
3. Kiểm tra, bàn giao hiện trạng.
4. Đối chiếu công nợ, chốt phương án thanh toán.
5. Soạn thảo biên bản thanh lý.
6. Ký kết và đóng dấu.
7. Lưu trữ biên bản tối thiểu 5 năm.

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng thuê văn phòng chuẩn (kèm file word tải miễn phí)

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng thuê văn phòng cơ bản

Mẫu trình bày dạng bảng biểu, dễ điền thông tin, phù hợp với cá nhân và doanh nghiệp nhỏ.

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng thuê văn phòng/nhà ở có công chứng

Không bắt buộc công chứng, nhưng mẫu này phù hợp khi hợp đồng gốc đã công chứng hoặc cần cho thủ tục hành chính.

Bạn có thể tham khảo thêm các mẫu biên bản thanh lý khác như biên bản thanh lý hợp đồng cho thuê đất, biên bản thanh lý hợp đồng thuê xe cho nước và biên bản thanh lý hợp đồng thuê mặt nước tại cảng biển để có thêm tài liệu.

Những lưu ý quan trọng khi soạn thảo và ký biên bản thanh lý hợp đồng thuê văn phòng

Kiểm tra kỹ các điều khoản trong hợp đồng gốc

Nếu có điều khoản mặc nhiên gia hạn, phải thông báo chấm dứt đúng hạn.

Xác nhận rõ công nợ, tiền thuê còn thiếu và hoàn trả tiền cọc

Không ký khi còn khoản phí chưa chốt; ghi rõ con số và thời hạn hoàn trả cọc.

Đảm bảo hiệu lực pháp lý: chữ ký, con dấu và công chứng

Chữ ký đúng thẩm quyền, nếu ủy quyền phải kèm giấy ủy quyền. Công chứng giúp giá trị chứng cứ vững chắc hơn.

Lưu trữ biên bản đúng quy định

Lưu giữ bản chính cùng hợp đồng gốc, nộp cho kế toán để ghi nhận chi phí hoặc hoàn nhập tiền cọc.

Câu hỏi thường gặp về biên bản thanh lý hợp đồng thuê văn phòng

Biên bản thanh lý hợp đồng thuê văn phòng do bên nào lập?

Hai bên có thể cùng lập và thống nhất nội dung. Bên cho thuê hoặc bên thuê cũng có thể chuẩn bị dự thảo để bên còn lại kiểm tra trước khi ký.

Thanh lý hợp đồng thuê văn phòng có phải hoàn trả chìa khóa và thẻ ra vào không?

Nếu chìa khóa, thẻ ra vào hoặc thiết bị kiểm soát thuộc tài sản của bên cho thuê thì nên ghi nhận việc hoàn trả trong biên bản bàn giao.

Văn phòng có hư hỏng khi trả mặt bằng thì xử lý thế nào?

Cần xác định tình trạng hư hỏng, nguyên nhân và trách nhiệm theo hợp đồng. Nếu hai bên thống nhất khấu trừ chi phí sửa chữa vào tiền đặt cọc thì nên ghi rõ số tiền và lý do trong biên bản.

Có thể gộp thanh lý hợp đồng và bàn giao văn phòng vào một biên bản không?

Có. Nếu các bên muốn đơn giản hóa hồ sơ, có thể lập một biên bản vừa ghi nhận việc thanh lý hợp đồng vừa ghi nhận việc bàn giao mặt bằng, tài sản và công nợ.

Sau khi ký biên bản thanh lý còn có thể yêu cầu bên kia thực hiện nghĩa vụ không?

Có thể nếu nghĩa vụ đó đã được ghi nhận là còn tồn tại hoặc theo thỏa thuận vẫn tiếp tục có hiệu lực sau khi hợp đồng chấm dứt. Vì vậy, không nên ghi câu “hai bên không còn bất kỳ nghĩa vụ nào” nếu thực tế vẫn còn khoản thanh toán, bảo hành, bồi thường hoặc nghĩa vụ khác.

Có cần ghi rõ ngày chấm dứt hợp đồng trong biên bản không?

Nên ghi rõ. Ngày chấm dứt là cơ sở để xác định phạm vi tiền thuê, chi phí và các nghĩa vụ phát sinh đến thời điểm thanh lý.

Kết luận

Biên bản thanh lý hợp đồng thuê văn phòng là văn bản quan trọng giúp doanh nghiệp kết thúc hợp đồng hợp pháp, minh bạch, tránh rủi ro tranh chấp. Hãy sử dụng mẫu chuẩn và tuân thủ quy trình để bảo vệ quyền lợi. Tải ngay mẫu miễn phí tại Mẫu Biên Bản!