Biên bản thanh lý hợp đồng thi công xây dựng là gì?

Biên bản thanh lý hợp đồng thi công xây dựng là văn bản pháp lý ghi nhận sự thống nhất giữa chủ đầu tư (bên giao thầu) và nhà thầu (bên nhận thầu) về việc kết thúc hợp đồng, xác nhận toàn bộ hoặc một phần nghĩa vụ đã hoàn thành, đồng thời chấm dứt quyền và nghĩa vụ liên quan sau thời điểm thanh lý. Theo Điều 424 Bộ luật Dân sự 2015, thanh lý hợp đồng là một trong các căn cứ làm chấm dứt hợp đồng.

Vai trò của biên bản này vô cùng quan trọng: nó chính thức hóa việc chấm dứt hiệu lực hợp đồng, làm căn cứ giải quyết các vấn đề tài chính tồn đọng, xác định nghĩa vụ bảo hành còn lại, đồng thời giúp doanh nghiệp tránh bị “treo” trách nhiệm vô thời hạn. Trong quyết toán thuế và kiểm toán, thiếu biên bản thanh lý có thể khiến chi phí bị loại, gây truy thu thuế.

Căn cứ pháp lý chính điều chỉnh thanh lý hợp đồng thi công xây dựng bao gồm: Nghị định 37/2015/NĐ-CP (được sửa đổi bởi Nghị định 50/2021/NĐ-CP), Nghị định 06/2021/NĐ-CP về quản lý chất lượng công trình, Thông tư 02/2020/TT-BXD, cùng với Luật Xây dựng 2014 (sửa đổi 2020) và Bộ luật Dân sự 2015. Đặc biệt, Điều 44 Nghị định 37/2015/NĐ-CP quy định chi tiết về thanh lý hợp đồng, là cơ sở pháp lý quan trọng nhất.

Khi nào cần lập biên bản thanh lý hợp đồng thi công xây dựng?

Hoàn thành toàn bộ nghĩa vụ hợp đồng

Đây là trường hợp phổ biến nhất: toàn bộ khối lượng công việc đã hoàn thành, được nghiệm thu và bàn giao đưa vào sử dụng. Theo quy định, các bên phải thanh lý trong thời hạn 56 ngày kể từ ngày thông báo chấm dứt hợp đồng.

Chấm dứt hợp đồng trước thời hạn

Khi hợp đồng chấm dứt trước thời hạn do thỏa thuận của các bên hoặc sự kiện bất khả kháng, biên bản thanh lý vẫn phải được lập để xác định khối lượng đã thực hiện, giá trị nghiệm thu tương ứng và các khoản phạt, bồi thường (nếu có). Đây là căn cứ bảo vệ quyền lợi của các bên khi phát sinh tranh chấp.

Hủy bỏ hoặc đơn phương chấm dứt hợp đồng

Nếu hợp đồng bị hủy bỏ hoặc một bên đơn phương chấm dứt do vi phạm nghiêm trọng, các bên vẫn cần thanh lý để chốt khối lượng đã thực hiện trước thời điểm vi phạm, tránh việc nhà thầu không được thanh toán cho phần việc hợp lệ đã làm. Biên bản này cũng ghi nhận các khoản phạt, bồi thường thiệt hại, là bằng chứng quan trọng nếu vụ việc ra Tòa án hoặc Trọng tài.

Thời hạn thanh lý hợp đồng thi công xây dựng

Theo quy định tại Nghị định 37/2015/NĐ-CP, thời hạn thanh lý hợp đồng là 56 ngày kể từ ngày thông báo chấm dứt hợp đồng. Thời hạn này tính theo ngày dương lịch, bao gồm cả ngày nghỉ lễ, Tết. Tuy nhiên, Khoản 6 Điều 24 Luật Xây dựng 2014 lại quy định chủ đầu tư phải hoàn tất quyết toán hợp đồng trong vòng 45 ngày kể từ ngày nghiệm thu hoàn thành công trình đưa vào sử dụng. Hai quy định này cần được hiểu đúng: 45 ngày cho việc quyết toán giá trị, 56 ngày cho thủ tục thanh lý. Trên thực tế, các bên thường thực hiện song song và nên quy định rõ trong hợp đồng để tránh chồng chéo.

Nội dung, hồ sơ và trình tự lập biên bản thanh lý

Một biên bản thanh lý hợp chuẩn cần bao gồm các nội dung chính: thông tin các bên, tình hình thực hiện hợp đồng, khối lượng nghiệm thu, giá trị quyết toán và các khoản thanh toán còn tồn đọng, điều khoản bảo hành công trình, cùng cam kết chấm dứt quyền và nghĩa vụ giữa các bên. Bên cạnh đó, cần chuẩn bị hồ sơ đầy đủ: hợp đồng thi công ban đầu, biên bản nghiệm thu công trình, bảng quyết toán giá trị hợp đồng và hóa đơn liên quan.

Trình tự thanh lý chuẩn gồm 5 bước: (1) Rà soát các điều khoản hợp đồng và mức độ hoàn thành nghĩa vụ; (2) Kiểm tra, nghiệm thu khối lượng và chất lượng công trình; (3) Xác định giá trị quyết toán và nghĩa vụ thanh toán còn lại; (4) Soạn thảo và ký kết biên bản thanh lý; (5) Bàn giao công trình, hồ sơ và lưu trữ văn bản pháp lý ày.

Lưu ý quan trọng khi soạn thảo biên bản

Khi soạn thảo biên bản, cần lưu ý xác định đúng người có thẩm quyền ký (người đại diện pháp luật của các bên), ghi rõ các điều khoản về bảo hành và nghĩa vụ còn tồn đọng. Về việc công chứng biên bản thanh lý, pháp luật không bắt buộc, nhưng nếu các bên muốn tăng tính bảo đảm pháp lý, có thể thực hiện công chứng, đặc biệt khi biên bản liên quan đến chuyển quyền sở hữu tài sản.

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng thi công xây dựng mới nhất

Hiện nay, pháp luật không ban hành mẫu biên bản thanh lý thống nhất cho mọi trường hợp. Các bên có thể tham khảo mẫu tại các nguồn uy tín như website Mẫu Biên Bản. Bạn có thể tải về mẫu biên bản thanh lý hợp đồng thi công xây dựng chuẩn theo Nghị định 37/2015/NĐ-CP tại đây: Biên bản thanh lý hợp đồng xây dựng. Ngoài ra, để đáp ứng nhu cầu đa dạng, bạn cũng có thể tham khảo thêm mẫu thanh lý cho các loại hợp đồng khác như biên bản thanh lý hợp đồng cho thuê mặt bằng hoặc biên bản thanh lý hợp đồng thuê văn phòng để áp dụng cho phù hợp.

Các câu hỏi thường gặp

Bên nào có trách nhiệm lập biên bản thanh lý? Theo thông lệ, bên giao thầu (chủ đầu tư) chịu trách nhiệm chuẩn bị và gửi cho bên nhận thầu để cùng ký kết.

Thanh lý có bắt buộc sau khi nghiệm thu không? Đúng, sau khi nghiệm thu hoàn thành công trình, các bên phải tiến hành thanh lý theo đúng thời hạn luật định để chấm dứt hợp đồng.

Xử lý thế nào khi một bên không hợp tác ký biên bản? Bên còn lại có thể gửi thông báo bằng văn bản, ấn định thời hạn cuối cùng. Nếu vẫn không hợp tác, cần khởi kiện hoặc yêu cầu trọng tài giải quyết.

Kết luận

Biên bản thanh lý hợp đồng thi công xây dựng không chỉ là thủ tục hành chính mà còn là văn bản pháp lý quan trọng bảo vệ quyền lợi của cả hai bên. Hãy đảm bảo lập biên bản đúng thời hạn, đầy đủ nội dung và lưu trữ cẩn thận. Truy cập Mẫu Biên Bản để tải ngay các mẫu biên bản chuyên nghiệp, tiết kiệm thời gian soạn thảo.