Biên bản thanh lý hợp đồng cá nhân là gì? Khi nào cần lập?

Biên bản thanh lý hợp đồng là văn bản do hai bên ký kết để xác nhận quyền và nghĩa vụ phát sinh từ hợp đồng đã được giải quyết. Trong lĩnh vực thể hình, khi kết thúc hợp đồng đào tạo giữa trung tâm và huấn luyện viên cá nhân (PT), biên bản thanh lý hợp đồng PT cá nhân là cơ sở chốt số buổi đã dạy, số tiền đã nhận và tránh tranh chấp.

Khái niệm và bản chất pháp lý

Theo Điều 422 Bộ luật Dân sự 2015, hợp đồng chấm dứt khi hoàn thành, hết thời hạn, hủy bỏ hoặc các bên thỏa thuận chấm dứt. Biên bản thanh lý là giao dịch dân sự song vụ, ghi nhận sự tự nguyện của các bên về việc chấm dứt hợp đồng gốc và giải quyết hậu quả. Khác với phụ lục hợp đồng, biên bản thanh lý không tạo ra nghĩa vụ mới mà chỉ khóa sổ các nghĩa vụ cũ.

Sự khác biệt giữa thanh lý hợp đồng với cá nhân và doanh nghiệp

Khi một bên là cá nhân, biên bản chỉ cần ghi họ tên, số CMND/CCCD, ngày sinh, địa chỉ; không cần con dấu. Với doanh nghiệp, phải ghi tên công ty, mã số thuế, người đại diện pháp luật. Ngoài ra, cần kiểm tra năng lực hành vi dân sự của cá nhân, nhất là người dưới 18 tuổi.

Căn cứ pháp lý và vai trò của biên bản thanh lý hợp đồng

Quy định theo Bộ luật Dân sự 2015

Bộ luật Dân sự 2015 không bắt buộc lập biên bản thanh lý, nhưng Điều 401 yêu cầu các bên thực hiện đúng thỏa thuận. Biên bản thanh lý là công cụ chốt các khoản bồi thường vi phạm theo Điều 424.

Giá trị pháp lý của biên bản thanh lý

Biên bản có chữ ký của hai bên là chứng cứ trước tòa theo Điều 95 Bộ luật Tố tụng Dân sự 2015. Nếu được chứng thực, giá trị càng cao. Với quan hệ lao động, biên bản giúp chốt sổ bảo hiểm xã hội và thanh toán trợ cấp thất nghiệp.

Lợi ích khi lập biên bản thanh lý (tránh tranh chấp)

Tranh chấp hợp đồng chiếm hơn 40% vụ án kinh doanh thương mại tại Tòa án. Biên bản thanh lý “khóa sổ” công nợ, ngăn khiếu nại sau khi đã nhận tiền. Với PT cá nhân, biên bản tránh việc bị trừ lương không rõ lý do sau khi nghỉ việc.

Hướng dẫn soạn thảo biên bản thanh lý hợp đồng với cá nhân

Nội dung bắt buộc cần có trong biên bản

Một biên bản thanh lý hợp đồng PT cá nhân cần có: tiêu đề, số biên bản, thông tin bên A – bên B, trích dẫn hợp đồng gốc, xác nhận nghĩa vụ hoàn thành, cam kết không còn khiếu nại, chữ ký hai bên.

Thông tin của các bên (bên A – bên B)

Ghi rõ họ tên, số CCCD, ngày cấp, nơi cấp, địa chỉ. Nếu PT làm việc tại trung tâm, cần ghi thêm chứng chỉ hành nghề và mã số thuế nếu là hộ kinh doanh cá thể.

Cách ghi thông tin về hợp đồng gốc (số, ngày ký)

Ví dụ “Hợp đồng số 12/2025/HĐĐT ngày 01/02/2025”. Nếu không có số, ghi “Hợp đồng giao kết ngày...” và mô tả ngắn gọn đối tượng.

Xác nhận nghĩa vụ đã hoàn thành và thanh toán cuối cùng

Liệt kê tổng giá trị hợp đồng, số tiền đã thanh toán, số còn lại, thời hạn, hình thức thanh toán. Với hợp đồng PT, ghi số buổi đã thực hiện và số buổi quy đổi thành tiền nếu hủy trước hạn.

Cam kết về các phát sinh sau khi thanh lý

Ghi rõ kể từ thời điểm ký, hợp đồng gốc không còn hiệu lực. Nếu có bảo hành dịch vụ, nêu rõ thời gian bảo hành còn lại.

Tải ngay mẫu biên bản thanh lý hợp đồng cá nhân chuẩn

Mẫu 1: Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ với cá nhân

Mẫu này dùng cho dịch vụ huấn luyện PT cá nhân, giảng dạy, sửa chữa. Cần bảng kê chi tiết công việc hoàn thành. Ngoài ra, bạn có thể tham khảo thêm mẫu biên bản thanh lý hợp đồng trao đổi tài sản, mẫu biên bản thanh lý hợp đồng thuê KOL và mẫu biên bản thanh lý hợp đồng thương mại điện tử để chọn lựa phù hợp.

Mẫu 2: Biên bản thanh lý hợp đồng lao động

Cần thêm thông tin công ty, chức danh, thời gian làm việc. Theo Điều 46 Bộ luật Lao động 2019, phải liệt kê trợ cấp thôi việc, phép năm chưa nghỉ, bảo hiểm xã hội.

Mẫu 3: Biên bản thanh lý hợp đồng thuê nhà với cá nhân

Ghi hiện trạng nhà, chỉ số điện nước cuối, số tiền cọc trả lại hoặc khấu trừ.

Mẫu 4: Biên bản thanh lý hợp đồng mua bán hàng hóa (cá nhân)

Ghi số lượng, đơn giá, thuế GTGT, điều khoản bảo hành còn lại.

Các bước thực hiện khi lập và ký biên bản thanh lý

Bước 1: Kiểm tra lại toàn bộ điều khoản hợp đồng gốc

Rà soát thời hạn, nghiệm thu, phạt vi phạm, tránh bỏ sót nghĩa vụ.

Bước 2: Đối chiếu công nợ và nghĩa vụ giữa hai bên

Lập bảng đối chiếu các khoản đã thanh toán, còn nợ, ngày thanh toán, chứng từ kèm theo.

Bước 3: Soạn thảo biên bản thanh lý theo mẫu

Sử dụng mẫu chuẩn, điền đầy đủ thông tin, tránh mơ hồ.

Bước 4: Ký kết và phân chia số bản gốc

Nên lập ít nhất hai bản, mỗi bên giữ một bản. Nếu cần, chứng thực chữ ký tại phường/xã.

Những lưu ý quan trọng khi thanh lý hợp đồng với cá nhân

Lưu ý về chữ ký, con dấu và năng lực pháp lý của các bên

Cá nhân ký phải đúng giấy tờ tùy thân, không bị mất năng lực hành vi. Nếu có người đại diện theo pháp luật, cần ghi rõ.

Tránh các lỗi thường gặp khi soạn thảo

Lỗi ghi sai số hợp đồng, thiếu số tiền cụ thể, ghi chung chung “hai bên không còn nghĩa vụ” nhưng vẫn còn nợ.

Xử lý khi cá nhân vắng mặt hoặc không hợp tác ký biên bản

Gửi thông báo bằng văn bản qua bưu điện, tin nhắn, ghi âm. Nếu không phản hồi, có thể khởi kiện theo thẩm quyền.

Câu hỏi thường gặp về biên bản thanh lý hợp đồng

Biên bản thanh lý có bắt buộc phải công chứng không?

Không bắt buộc, trừ khi hợp đồng gốc quy định hoặc các bên có thỏa thuận. Tuy nhiên, công chứng giúp tránh giả mạo.

Nếu không lập biên bản thanh lý thì hậu quả gì?

Tranh chấp kéo dài, khó chứng minh đã thanh toán, chậm chốt sổ bảo hiểm, phát sinh chi phí khởi kiện.

Biên bản thanh lý và phụ lục hợp đồng khác nhau thế nào?

Phụ lục bổ sung hoặc thay đổi nội dung hợp đồng trong khi biên bản thanh lý xác nhận chấm dứt. Đây là hai loại văn bản khác nhau hoàn toàn.

Kết luận

Biên bản thanh lý hợp đồng PT cá nhân không chỉ giúp các bên kết thúc hợp đồng sạch sẽ mà còn là căn cứ pháp lý vững chắc nếu có tranh chấp. Hãy tải ngay mẫu biên bản chuẩn tại Mẫu Biên Bản, điền đầy đủ thông tin và ký kết đúng quy định. Đừng chủ quan bỏ qua bước quan trọng này!