Biên bản thanh lý hợp đồng thuê KOL là gì?

Biên bản thanh lý hợp đồng thuê KOL là văn bản pháp lý được lập sau khi hợp đồng thuê người có ảnh hưởng (Key Opinion Leader) kết thúc. Văn bản này ghi nhận việc các bên đã hoàn thành nghĩa vụ, xác nhận khoản thanh toán cuối cùng và chấm dứt toàn bộ quyền, nghĩa vụ phát sinh từ hợp đồng. Khác với biên bản nghiệm thu chỉ xác nhận khối lượng công việc, biên bản thanh lý mang tính chấm dứt quan hệ pháp lý toàn diện: nó không chỉ xác nhận chất lượng bài đăng, số lượt tiếp cận mà còn chốt các khoản nợ, tiền bồi thường (nếu có) và cam kết về quyền khai thác hình ảnh, nội dung sau chiến dịch.

Theo Bộ luật Dân sự 2015 (Điều 422), hợp đồng chấm dứt khi đã được thực hiện xong, hết thời hạn hoặc theo thỏa thuận của các bên. Thanh lý hợp đồng là thủ tục ghi nhận chính thức việc chấm dứt này. Dù không phải tài liệu bắt buộc theo luật, biên bản thanh lý hợp đồng thuê KOL là bằng chứng pháp lý quan trọng giúp thương hiệu và KOL tránh tranh chấp phát sinh sau này.

Khi nào cần lập biên bản thanh lý hợp đồng thuê KOL?

Hợp đồng thuê KOL hết thời hạn

Khi hợp đồng thuê KOL hết hạn và không có thỏa thuận gia hạn, các bên nên lập biên bản thanh lý trong vòng 5–7 ngày làm việc sau ngày kết thúc hợp đồng. Lý do: các khoản thanh toán cuối cùng (thù lao, chi phí sản xuất nội dung, phí quản lý agency) thường có điều kiện thanh toán từ 15–30 ngày. Nếu chờ đến hết hạn thanh toán mới thanh lý, thương hiệu sẽ mất căn cứ để khấu trừ thuế, hạch toán chi phí trong kỳ kế toán của năm tài chính.

Hợp đồng thuê KOL chấm dứt trước thời hạn

Hợp đồng thuê KOL có thể chấm dứt trước thời hạn do chiến dịch bị hủy bỏ, sản phẩm bị thu hồi, thương hiệu thay đổi định hướng truyền thông hoặc KOL không còn phù hợp với hình ảnh thương hiệu. Trong trường hợp này, biên bản thanh lý là văn bản bắt buộc phải lập để xác định phần việc đã thực hiện, phần thù lao phải thanh toán tương ứng và khoản bồi thường nếu một bên vi phạm. Một biên bản có chữ ký của cả hai bên về việc đồng thuận chấm dứt sẽ giúp bên chủ động chấm dứt tránh bị khởi kiện đòi bồi thường gấp đôi.

Chấm dứt do vi phạm hợp đồng hoặc bất khả kháng

Trường hợp KOL vi phạm hợp đồng (không đăng bài đúng hạn, nội dung không đúng cam kết, vi phạm cam kết độc quyền...), thương hiệu cần lập biên bản thanh lý để chốt các khoản phạt vi phạm và yêu cầu bồi thường. Theo Điều 301 Luật Thương mại 2005, mức phạt vi phạm không quá 8% giá trị phần nghĩa vụ bị vi phạm, trừ khi có thỏa thuận khác. Đối với sự kiện bất khả kháng (thiên tai, dịch bệnh, thay đổi chính sách pháp luật), biên bản thanh lý cần xác nhận sự kiện này để bên không thực hiện được hợp đồng không bị phạt, đồng thời xác định phần kinh phí đã chi sẽ không được hoàn lại hoặc hoàn lại theo tỷ lệ thỏa thuận.

Nội dung chính của biên bản thanh lý hợp đồng thuê KOL

Thông tin bên thuê (thương hiệu) và bên cung cấp (KOL/agency)

Thông tin nhận diện bên thuê cần đầy đủ: tên doanh nghiệp, mã số thuế, địa chỉ trụ sở, người đại diện theo pháp luật kèm số CCCD/hộ chiếu. Đối với bên cung cấp, nếu KOL là cá nhân, cần ghi rõ họ tên, số CCCD, địa chỉ cư trú, số tài khoản ngân hàng để xác định đối tượng khấu trừ thuế TNCN 10% theo Thông tư 111/2013/TT-BTC nếu thù lao trên 2 triệu đồng/lần. Nếu hợp đồng ký với agency, biên bản thanh lý phải ghi đúng tư cách của agency và kèm danh sách KOL cụ thể để tránh KOL đòi quyền lợi trực tiếp từ thương hiệu sau khi thanh lý.

Căn cứ và thời điểm thanh lý hợp đồng

Biên bản thanh lý phải ghi rõ số hợp đồng gốc, ngày ký, tên hợp đồng và căn cứ pháp lý (ví dụ: Căn cứ Điều 10, Điều 12 của Hợp đồng số 123/HĐ-QC ngày 01/01/2025). Việc viện dẫn căn cứ từ hợp đồng gốc là cơ sở để tòa án hoặc trọng tài xác định hiệu lực của biên bản nếu có tranh chấp. Thời điểm thanh lý cần ghi chính xác đến ngày; nếu không ghi, thời điểm chấm dứt hợp đồng được xác định là ngày cuối cùng của thời hạn hợp đồng gốc.

Xác nhận nghĩa vụ tài chính và khoản thanh toán cuối cùng

Đây là điều khoản quan trọng nhất về mặt tài chính: cần lập bảng đối chiếu các khoản đã tạm ứng, đã thanh toán, còn nợ hoặc phải trả thêm, bao gồm cả phí vi phạm và bồi thường. Biên bản thanh lý là căn cứ để KOL khởi kiện đòi nợ hoặc thương hiệu yêu cầu xử lý nếu KOL còn nợ. Đồng thời, biên bản cần ghi rõ tổng thu nhập trước thuế, số thuế đã khấu trừ và số thực nhận để cả hai bên có chứng từ quyết toán thuế cuối năm.

Xác nhận hoàn thành KPI/nội dung đã thực hiện (bài đăng, lượt tiếp cận)

Theo khảo sát của Influencer Marketing Hub 2024, 68% thương hiệu yêu cầu báo cáo KPI trong hợp đồng KOL. Trong biên bản thanh lý, cần ghi nhận số bài đăng thực tế (kèm link, mạng xã hội), tổng lượt tiếp cận, lượt tương tác và so sánh với cam kết ban đầu. Nếu KPI không được xác minh bằng công cụ bên thứ ba, nên có câu xác nhận kiểm tra nội dung và chấp nhận kết quả đạt được, giúp bảo vệ KOL khỏi việc thương hiệu đòi bồi hoàn thù lao sau chiến dịch.

Cam kết chấm dứt quan hệ và quyền sử dụng nội dung, hình ảnh

Hợp đồng thuê KOL thường có điều khoản về quyền sử dụng hình ảnh và nội dung với thời hạn nhất định (thường 6–12 tháng). Khi thanh lý, cần ghi nhận rõ: nếu hết thời hạn sử dụng, thương hiệu phải gỡ bài đăng khỏi kênh của mình nếu có yêu cầu; nếu muốn tiếp tục sử dụng, phải trả thêm phí. Cam kết chấm dứt quan hệ cũng cần đề cập đến bảo mật: các bên không được tiết lộ thông tin về giá cả, nội dung chiến dịch hoặc bôi nhọ lẫn nhau trên mạng xã hội. Điều này giúp thương hiệu xử lý khi KOL "bóc phốt" chiến dịch sau khi hợp đồng kết thúc.

Hiệu lực và số lượng bản biên bản

Theo Điều 5 Bộ luật Dân sự 2015, biên bản thanh lý hợp đồng chỉ có hiệu lực khi được ký bởi người đại diện hợp pháp của mỗi bên và đóng dấu (đối với tổ chức). Nếu KOL ủy quyền cho quản lý hoặc agency ký thay, cần có giấy ủy quyền hợp lệ. Một biên bản thanh lý chuẩn thường được lập thành 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản, có giá trị pháp lý như nhau. Số lượng bản phải được ghi rõ trong phần đầu biên bản.

Tải ngay mẫu biên bản thanh lý hợp đồng thuê KOL (Word/PDF)

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng thuê KOL chuẩn tiếng Việt

Mẫu tiếng Việt cần được thiết kế theo cấu trúc chuẩn hành chính: quốc hiệu, tiêu ngữ, tên biên bản, thời gian, địa điểm, thông tin hai bên, nội dung thanh lý và phần ký tên. Các mẫu biên bản trôi nổi trên mạng hiện nay thiếu nhiều điều khoản quan trọng về KPI, quyền sử dụng nội dung và thuế. Tại Mẫu Biên Bản, chúng tôi cung cấp mẫu đã qua rà soát pháp lý, dễ dàng chỉnh sửa trên Word và giữ định dạng cố định trên PDF, phù hợp với thói quen của hơn 70% nhân viên văn phòng tại Việt Nam.

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng thuê KOL song ngữ Anh – Việt

Mẫu song ngữ cần thiết cho các thương hiệu có chiến dịch quảng cáo xuyên biên giới hoặc KOL người nước ngoài hoạt động tại Việt Nam. Bản song ngữ nên được trình bày theo hai cột (tiếng Việt bên trái, tiếng Anh bên phải) hoặc từng điều khoản mỗi thứ tiếng. Các thuật ngữ pháp lý phải dịch chuẩn: "thanh lý hợp đồng" = "liquidation of contract", "bất khả kháng" = "force majeure". Trong giao dịch quốc tế, biên bản phải ghi rõ ngôn ngữ có giá trị pháp lý cao hơn khi có mâu thuẫn, thường ưu tiên tiếng Anh nếu hợp đồng gốc bằng tiếng Anh.

Lưu ý pháp lý khi thanh lý hợp đồng thuê KOL

Rà soát điều khoản chấm dứt hợp đồng trong hợp đồng gốc

Trước khi lập biên bản thanh lý, cần rà soát điều khoản chấm dứt trong hợp đồng gốc: các trường hợp chấm dứt, nghĩa vụ thông báo trước bằng văn bản (thường 15–30 ngày) và hậu quả pháp lý khi chấm dứt trước hạn. Nếu không tuân thủ, thương hiệu có thể bị xem là vi phạm nghĩa vụ thông báo và vẫn phải bồi thường toàn bộ thù lao. Ngoài ra, cần đề phòng điều khoản "tự động gia hạn" (auto-renewal): nếu hết hạn mà không thanh lý và vẫn thực hiện thêm bài đăng, hợp đồng có thể được coi là gia hạn mặc nhiên, khiến thương hiệu phải trả thêm phí. Biên bản thanh lý kịp thời sẽ cắt đứt mặc nhiên gia hạn này.

Xử lý vi phạm, bồi thường và nghĩa vụ thuế, hóa đơn

Khi thanh lý do vi phạm, cần quy chiếu mức phạt theo hợp đồng gốc: tổng mức phạt không quá 8% giá trị phần nghĩa vụ bị vi phạm theo Luật Thương mại 2005. Về thuế, nếu KOL là cá nhân không kinh doanh có đăng ký, thương hiệu phải khấu trừ thuế TNCN 10% và thuế GTGT 1% trên doanh thu trước thuế. Biên bản thanh lý phải ghi rõ các khoản đã khấu trừ và có mục hóa đơn, chứng từ để hợp thức hóa chi phí quảng cáo khi quyết toán thuế. Việc bỏ qua các nội dung này có thể khiến chi phí bị loại trừ và doanh nghiệp bị phạt thuế.

Câu hỏi thường gặp về biên bản thanh lý hợp đồng thuê KOL

Có bắt buộc phải thanh lý khi hết hạn hợp đồng thuê KOL không?

Theo pháp luật Việt Nam, thanh lý hợp đồng không phải là thủ tục bắt buộc đối với hợp đồng thuê KOL, nhưng rất nên thực hiện. Biên bản thanh lý là bằng chứng xác nhận nghĩa vụ đã hoàn thành, tránh tranh chấp sau này. Nếu không thanh lý, hợp đồng gốc có thể bị xem là còn hiệu lực, dẫn đến rủi ro KOL tiếp tục yêu cầu thanh toán hoặc thương hiệu bị khiếu nại.

Thanh lý hợp đồng thuê KOL trước thời hạn cần chuẩn bị những gì?

Cần chuẩn bị: hợp đồng gốc, các biên bản nghiệm thu (nếu có), bảng đối chiếu công nợ, chứng từ thanh toán, hóa đơn, kết quả đo lường KPI, giấy tờ nhân thân và giấy ủy quyền (nếu ký thay). Đặc biệt, phải xác định rõ căn cứ chấm dứt (vi phạm hay thỏa thuận) để tính toán khoản bồi thường hoặc phạt phù hợp. Nếu cần tham khảo thêm, bạn có thể xem các mẫu biên bản thanh lý cho từng loại hợp đồng khác như biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ pháp lý, biên bản thanh lý hợp đồng cho thuê tài sản hoặc biên bản thanh lý hợp đồng thuê bác sĩ để hiểu rõ cấu trúc và cách diễn đạt.

Việc lập biên bản thanh lý hợp đồng thuê KOL không chỉ là thủ tục hành chính mà còn là chiến lược bảo vệ quyền lợi cho cả thương hiệu và người ảnh hưởng. Hãy tải ngay mẫu biên bản chuẩn tại Mẫu Biên Bản để đảm bảo mọi giao dịch đều minh bạch, hợp pháp và chuyên nghiệp.