Biên bản thanh lý hợp đồng thương mại điện tử – Mẫu chuẩn & Hướng dẫn soạn thảo chi tiết

Trong thời đại số hóa, thương mại điện tử (TMĐT) phát triển mạnh mẽ, kéo theo nhu cầu soạn thảo và thanh lý hợp đồng trực tuyến ngày càng tăng. Một biên bản thanh lý hợp đồng TMĐT đúng chuẩn không chỉ giúp các bên chấm dứt nghĩa vụ một cách hợp pháp mà còn là căn cứ quan trọng khi phát sinh tranh chấp. Bài viết sau đây sẽ cung cấp mẫu chuẩn và hướng dẫn chi tiết cách viết.

Biên bản thanh lý hợp đồng thương mại điện tử là gì?

Phân biệt biên bản thanh lý hợp đồng thông thường và biên bản thanh lý hợp đồng thương mại điện tử

Biên bản thanh lý hợp đồng TMĐT có đặc thù riêng so với hợp đồng truyền thống: toàn bộ quá trình giao dịch được lưu trên hệ thống số, email, sàn TMĐT. Vì vậy, biên bản cần có mục căn cứ theo dữ liệu số và thường được ký bằng chữ ký điện tử hoặc chữ ký số.

Vì sao cần lập biên bản thanh lý hợp đồng thương mại điện tử?

Lập biên bản thanh lý giúp xác nhận các bên đã hoàn thành nghĩa vụ, làm cơ sở cho việc quyết toán thuế, tránh tranh chấp và phục vụ công tác kế toán. Thiếu biên bản này có thể khiến doanh nghiệp mất khả năng chứng minh quá trình thực hiện hợp đồng.

Căn cứ pháp lý khi thanh lý hợp đồng thương mại điện tử

Luật Thương mại 2005 và quy định về thanh lý hợp đồng

Luật Thương mại 2005 quy định về chấm dứt hợp đồng tại Điều 306, theo đó việc thanh lý phải dựa trên thỏa thuận hoặc các trường hợp vi phạm. Biên bản thanh lý cần trích dẫn luật này để tăng tính pháp lý.

Luật Giao dịch điện tử 2005 (sửa đổi, bổ sung) và giá trị pháp lý của biên bản điện tử

Luật Giao dịch điện tử 2023 (có hiệu lực 01/07/2024) công nhận giá trị pháp lý của thông điệp dữ liệu, tạo cơ sở cho biên bản thanh lý điện tử. Biên bản được ký và gửi qua email hoặc nền tảng số vẫn có giá trị như văn bản giấy nếu đáp ứng các điều kiện về tính toàn vẹn và xác thực.

Chữ ký số, chữ ký điện tử trong biên bản thanh lý hợp đồng

Chữ ký số (theo Nghị định 130/2018/NĐ-CP) có giá trị pháp lý tương đương chữ ký tay. Tuy nhiên, hiện chỉ khoảng 28% doanh nghiệp sử dụng chữ ký số trong giao kết điện tử. Nên sử dụng chữ ký số của tổ chức được cấp phép để biên bản có hiệu lực cao nhất.

Thời điểm cần lập biên bản thanh lý hợp đồng thương mại điện tử

Thanh lý khi hợp đồng đã hoàn thành nghĩa vụ

Đây là trường hợp phổ biến nhất, chiếm khoảng 70%. Khi các bên đã hoàn thành giao hàng, thanh toán, nghĩa vụ bảo hành, biên bản thanh lý xác nhận không còn khiếu nại.

Thanh lý khi hợp đồng chấm dứt trước thời hạn

Chiếm khoảng 20-25% trường hợp, thường do thay đổi chiến lược, sàn đóng cửa hoặc các bên thỏa thuận. Biên bản cần ghi rõ mức bồi thường và thời hạn thanh toán nếu có.

Thanh lý khi một bên vi phạm hợp đồng

Trong TMĐT, vi phạm như giao hàng trễ, sai chất lượng khá phổ biến. Biên bản thanh lý ghi nhận vi phạm và xử lý bồi thường, phạt theo quy định (tối đa 8% giá trị phần vi phạm).

Nội dung bắt buộc phải có trong biên bản thanh lý hợp đồng thương mại điện tử

Thông tin các bên tham gia hợp đồng

Cần ghi đầy đủ tên, mã số thuế, địa chỉ, người đại diện, kèm thông tin tài khoản trên sàn TMĐT nếu có.

Căn cứ lập biên bản thanh lý

Trích dẫn số hợp đồng gốc, các phụ lục, và các văn bản pháp lý liên quan. Điều này giúp biên bản được tòa án công nhận dễ dàng hơn.

Xác nhận tình trạng thực hiện hợp đồng

Mô tả việc giao nhận, chất lượng, số lượng, các phát sinh trong quá trình thực hiện.

Xác nhận các nghĩa vụ tài chính còn tồn đọng

Ghi rõ số tiền còn nợ, thời hạn thanh toán, lãi suất chậm trả (nếu có).

Cam kết của các bên sau khi thanh lý

Các bên cam kết không còn quyền khiếu nại, yêu cầu gì liên quan đến hợp đồng sau khi thanh lý.

Hiệu lực của biên bản và số lượng bản lập

Quy định số bản, hiệu lực kể từ ngày ký, mỗi bên giữ một bản.

Hướng dẫn chi tiết cách soạn thảo biên bản thanh lý hợp đồng thương mại điện tử

Bước 1 – Kiểm tra các điều khoản thanh lý trong hợp đồng gốc

Rà soát điều khoản về thanh lý, chấm dứt hợp đồng trong hợp đồng đã ký để tuân thủ.

Bước 2 – Rà soát lịch sử giao dịch, chứng từ điện tử và dữ liệu trên sàn TMĐT

Thu thập hóa đơn điện tử, biên bản giao nhận, screenshot đơn hàng, lịch sử thanh toán để làm căn cứ.

Bước 3 – Xác định những nghĩa vụ còn lại cần giải quyết trước khi thanh lý

Liệt kê các khoản nợ, hàng hóa chưa hoàn thành, bảo hành còn dở dang.

Bước 4 – Soạn thảo nội dung biên bản theo đúng cấu trúc chuẩn

Sử dụng mẫu biên bản có sẵn và điền đầy đủ thông tin theo các mục bắt buộc.

Bước 5 – Kiểm tra tính pháp lý trước khi ký duyệt

Xem xét các điều khoản có hợp pháp, không trái luật, đại diện ký đúng thẩm quyền.

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng thương mại điện tử (dùng ngay)

Mẫu 1 – Biên bản thanh lý hợp đồng thương mại điện tử thông dụng nhất

Mẫu này áp dụng cho các hợp đồng mua bán hàng hóa trực tuyến đơn giản, gồm đầy đủ các mục cơ bản.

Mẫu 2 – Biên bản thanh lý hợp đồng mua bán hàng hóa qua sàn thương mại điện tử

Mẫu dành cho giao dịch qua sàn như Shopee, Lazada, có bổ sung thông tin tài khoản sàn và dữ liệu giao dịch.

Mẫu 3 – Biên bản thanh lý hợp đồng cung ứng dịch vụ thương mại điện tử

Dùng cho hợp đồng cung cấp dịch vụ thiết kế website, vận hành sàn, marketing online.

Mẫu 4 – Biên bản thanh lý hợp đồng có phát sinh vi phạm

Mẫu này có thêm mục ghi nhận vi phạm, phạt và bồi thường thiệt hại.

Ngoài ra, tùy loại hợp đồng, bạn có thể tham khảo thêm các mẫu chuyên biệt: biên bản thanh lý hợp đồng nhượng quyền, biên bản thanh lý hợp đồng mua bán bàn ghế, biên bản thanh lý hợp đồng phân phối song ngữ.

Lưu ý quan trọng khi ký biên bản thanh lý hợp đồng thương mại điện tử

Giá trị pháp lý của biên bản ký bằng chữ ký số so với chữ ký tay

Chữ ký số có giá trị tương đương chữ ký tay nếu được cấp bởi tổ chức hợp pháp. Chữ ký điện tử đơn giản có thể bị phủ nhận.

Rủi ro khi thanh lý nhưng chưa xử lý dứt điểm nghĩa vụ tài chính

Nếu còn nợ, cần ghi rõ và cam kết thanh toán, tránh để phát sinh tranh chấp sau khi thanh lý.

Thời điểm thanh lý so với thời điểm xuất hóa đơn, quyết toán thuế

Nên xuất hóa đơn trước hoặc cùng thời điểm thanh lý để đảm bảo nghĩa vụ thuế.

Trách nhiệm của người đại diện theo pháp luật khi ký biên bản thanh lý

Người ký phải có thẩm quyền đại diện; nếu không, biên bản có thể vô hiệu.

Các câu hỏi thường gặp về biên bản thanh lý hợp đồng thương mại điện tử

Biên bản thanh lý hợp đồng điện tử có cần công chứng không?

Không bắt buộc, trừ khi các bên có thỏa thuận. Tuy nhiên, công chứng có thể tăng giá trị chứng cứ.

Một bên từ chối ký biên bản thanh lý thì xử lý thế nào?

Bên còn lại có thể gửi thông báo, yêu cầu hòa giải hoặc khởi kiện theo quy định.

Hợp đồng thương mại điện tử hết hạn có mặc nhiên được thanh lý không?

Không. Hết hạn hợp đồng khác với thanh lý. Các bên vẫn cần lập biên bản thanh lý để chấm dứt nghĩa vụ rõ ràng.

Làm sao để tải mẫu biên bản thanh lý hợp đồng thương mại điện tử miễn phí?

Bạn có thể tải các mẫu trên tại Mẫu Biên Bản và chỉnh sửa theo nhu cầu.

Kết luận: Biên bản thanh lý hợp đồng thương mại điện tử là văn bản quan trọng giúp các bên kết thúc hợp đồng một cách an toàn, hợp pháp. Hãy sử dụng mẫu chuẩn và tuân thủ các lưu ý trong bài viết để bảo vệ quyền lợi của mình. Nếu có thắc mắc, đừng ngần ngại liên hệ với Mẫu Biên Bản để được hỗ trợ.