Biên bản thanh lý hợp đồng bảo trì thiết bị y tế là gì?

Khái niệm biên bản thanh lý hợp đồng

Biên bản thanh lý hợp đồng là văn bản ghi nhận việc chấm dứt quyền, nghĩa vụ của các bên khi hợp đồng bảo trì thiết bị y tế kết thúc. Đây là cơ sở để chốt công nợ, nghiệm thu chất lượng dịch vụ và hoàn tất thủ tục pháp lý.

Vai trò của biên bản thanh lý trong quản lý thiết bị y tế

Biên bản giúp xác nhận tình trạng thiết bị, trách nhiệm bảo trì và là chứng từ bắt buộc trong hồ sơ quyết toán, kiểm toán của bệnh viện.

Phân biệt biên bản thanh lý hợp đồng và biên bản nghiệm thu

Biên bản nghiệm thu lập nhiều lần theo từng kỳ, còn biên bản thanh lý chỉ lập một lần khi kết thúc hợp đồng.

Căn cứ pháp lý khi lập biên bản thanh lý hợp đồng bảo trì thiết bị y tế

Quy định về bảo trì thiết bị y tế theo Nghị định 98/2021/NĐ-CP

Nghị định 98/2021/NĐ-CP quy định chi tiết về bảo trì, bảo hành thiết bị y tế. Khi thanh lý cần đối chiếu các điều khoản để xác định nghĩa vụ đã hoàn thành.

Nghị định 07/2023/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung các điều khoản liên quan

Văn bản hiện hành là Nghị định 98/2021/NĐ-CP được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 07/2023/NĐ-CP. Người soạn thảo phải viện dẫn đầy đủ để đảm bảo cập nhật.

Quy định về thanh lý tài sản, thiết bị tại cơ sở y tế công lập

Bệnh viện công phải tuân thủ Luật Quản lý tài sản công 2017 và Nghị định 151/2017/NĐ-CP; biên bản thanh lý hợp đồng bảo trì là tài liệu không thể thiếu.

Khi nào cần lập biên bản thanh lý hợp đồng bảo trì thiết bị y tế?

Hết thời hạn hiệu lực của hợp đồng bảo trì

Khi hợp đồng hết hạn mà không gia hạn, hai bên phải thanh lý để chốt nghĩa vụ tài chính.

Hai bên thỏa thuận chấm dứt hợp đồng trước thời hạn

Thanh lý giúp ghi nhận mức phạt, khối lượng đã thực hiện và cam kết chấm dứt khiếu kiện.

Thiết bị y tế bị thanh lý, hư hỏng không thể sửa chữa

Ghi nhận tình trạng cuối cùng để tránh quy trách nhiệm sai.

Thay đổi nhà cung cấp dịch vụ bảo trì

Chuyển đổi nhà cung cấp cần thanh lý hợp đồng cũ để bàn giao hồ sơ, phụ tùng.

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng bảo trì thiết bị y tế chuẩn pháp lý

Phần quốc hiệu, tiêu ngữ và tên văn bản

Gồm quốc hiệu "CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM – Độc lập – Tự do – Hạnh phúc", tên biên bản in hoa, căn giữa, kèm số/ký hiệu.

Thông tin các bên tham gia hợp đồng bảo trì

Ghi rõ tên tổ chức, mã số thuế, địa chỉ, người đại diện. Việc ký phải do người có thẩm quyền hoặc được ủy quyền hợp lệ.

Căn cứ pháp lý và căn cứ hợp đồng đã ký kết

Viện dẫn văn bản pháp luật, số hợp đồng, phụ lục và tổng giá trị hợp đồng.

Nội dung chính của biên bản thanh lý

Tình trạng thực hiện nghĩa vụ của bên bảo trì

Ghi số lần bảo trì, thời gian đáp ứng sự cố và kết quả theo từng thiết bị.

Kết quả nghiệm thu, bàn giao thiết bị y tế

Xác nhận tình trạng hoạt động, bàn giao phụ kiện, hồ sơ kỹ thuật, kết quả kiểm định.

Tình trạng thanh toán và quyết toán hợp đồng

Chốt giá trị đã thanh toán, còn nợ, phải hoàn trả, kèm hóa đơn GTGT hợp lệ.

Cam kết các bên sau khi thanh lý

Các bên cam kết không phát sinh khiếu nại sau khi ký.

Phần kết luận, đại diện ký tên và đóng dấu

Ký tên, ghi chức danh, đóng dấu của đại diện hai bên.

Quy trình lập biên bản thanh lý hợp đồng bảo trì thiết bị y tế tại bệnh viện

Bước 1: Rà soát hợp đồng và tình trạng thiết bị

Kiểm tra thời hạn, danh mục thiết bị và tình trạng hiện tại.

Bước 2: Kiểm tra, nghiệm thu chất lượng bảo trì

Đối chiếu nhật ký bảo trì và đánh giá chất lượng thực tế.

Bước 3: Soạn thảo và thẩm định nội dung biên bản

Phòng vật tư soạn thảo, pháp chế và kế toán rà soát.

Bước 4: Ký kết biên bản giữa các bên

Tổ chức ký kết với đại diện hợp pháp của các bên.

Bước 5: Lưu trữ hồ sơ và thực hiện các nghĩa vụ phát sinh

Lưu trữ biên bản, thanh toán nốt công nợ, cập nhật tình trạng thiết bị.

Những lưu ý quan trọng khi thanh lý hợp đồng bảo trì thiết bị y tế

Đảm bảo mô tả đầy đủ thông tin, mã hiệu thiết bị y tế

Ghi đúng model, serial, số lưu hành để tránh nhầm lẫn.

Xác định rõ trách nhiệm bảo hành còn lại sau thanh lý

Nêu rõ phạm vi bảo hành còn hiệu lực và đơn vị chịu trách nhiệm.

Lưu ý về chuyển giao hồ sơ, phụ kiện và tài liệu kỹ thuật

Bàn giao đầy đủ tài liệu, phụ tùng, tránh thất lạc.

Rủi ro pháp lý nếu bỏ qua việc lập biên bản thanh lý

Thiếu biên bản gây vướng mắc khi quyết toán, kiểm tra thuế, có thể bị xuất toán chi phí.

Kiểm tra còn tồn đọng chi phí, phụ tùng thay thế

Chốt rõ các khoản phí phát sinh, phụ tùng chưa quyết toán trước khi ký.

Tải file Word mẫu biên bản thanh lý hợp đồng bảo trì thiết bị y tế miễn phí

Hướng dẫn tải và chỉnh sửa mẫu biên bản theo đơn vị sử dụng

Tải mẫu tại Mẫu Biên Bản và điều chỉnh thông tin cho phù hợp.

Các tài liệu kèm theo cần chuẩn bị khi thanh lý hợp đồng

Chuẩn bị hợp đồng gốc, phụ lục, biên bản nghiệm thu, bảng đối chiếu công nợ, hóa đơn GTGT, nhật ký bảo trì.

Hỗ trợ tư vấn pháp lý từ chuyên gia hợp đồng thiết bị y tế

Tham khảo mẫu khác: biên bản thanh lý hợp đồng phân phối dược phẩm, biên bản thanh lý hợp đồng nghiên cứu lâm sàng, biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp thiết bị đo nhịp tim. Mọi thắc mắc pháp lý, liên hệ Mẫu Biên Bản để được tư vấn miễn phí.