Biên bản thanh lý hợp đồng liên kết đào tạo – Hướng dẫn chi tiết và mẫu mới nhất

Biên bản thanh lý hợp đồng liên kết đào tạo là một văn bản quan trọng nhằm xác nhận việc chấm dứt hợp đồng giữa các bên sau khi hoàn thành hoặc kết thúc chương trình liên kết đào tạo. Việc lập biên bản này không chỉ giúp các bên giải quyết rõ ràng các nghĩa vụ tài chính, tài sản mà còn là căn cứ pháp lý cần thiết khi có tranh chấp hoặc thanh tra, kiểm toán. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ cung cấp cái nhìn tổng quan, căn cứ pháp lý, nội dung cơ bản và hướng dẫn soạn thảo chi tiết biên bản thanh lý hợp đồng liên kết đào tạo.

Biên bản thanh lý hợp đồng liên kết đào tạo là gì?

Khái niệm biên bản thanh lý hợp đồng liên kết đào tạo

Biên bản thanh lý hợp đồng liên kết đào tạo là văn bản do các bên tham gia hợp đồng (cơ sở giáo dục, đối tác liên kết) cùng lập và ký kết, ghi nhận sự hoàn thành hoặc chấm dứt toàn bộ quyền và nghĩa vụ theo hợp đồng. Theo Bộ luật Dân sự 2015, khi hợp đồng chấm dứt, các bên cần xác nhận rõ việc chấm dứt thông qua biên bản thanh lý để giải quyết các vấn đề tồn đọng và tránh rủi ro pháp lý về sau.

Vai trò và ý nghĩa pháp lý của biên bản thanh lý

Biên bản thanh lý có vai trò quan trọng trong việc chấm dứt hợp đồng một cách hợp pháp. Đây là chứng từ kế toán để xóa sổ công nợ, điều chỉnh doanh thu, chi phí và hoàn thành nghĩa vụ thuế theo Thông tư 200/2014/TT-BTC và Thông tư 107/2017/TT-BTC. Đồng thời, biên bản là bằng chứng vững chắc khi phát sinh tranh chấp về tài sản, học phí, chi phí đào tạo hay các quyền lợi khác sau khi hợp đồng kết thúc.

Khi nào cần lập biên bản thanh lý hợp đồng liên kết đào tạo?

Hợp đồng hết hạn theo thời hạn đã thỏa thuận

Hợp đồng liên kết đào tạo thường có thời hạn cụ thể (1 năm, 2 năm hoặc theo chu kỳ khóa học). Khi hết thời hạn, nếu các bên không gia hạn, hợp đồng mặc nhiên chấm dứt theo Điều 422 Bộ luật Dân sự 2015. Việc lập biên bản thanh lý trong trường hợp này giúp các bên xác nhận không còn nghĩa vụ tồn đọng, tránh tình trạng công nợ treo kéo dài.

Chấm dứt hợp đồng trước thời hạn do vi phạm nghĩa vụ

Khi một bên vi phạm nghiêm trọng nghĩa vụ hợp đồng làm mục đích không đạt được, bên kia có quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng theo Điều 423 BLDS 2015. Biên bản thanh lý lúc này xác định phần công việc đã thực hiện, giá trị tương ứng, các khoản phạt vi phạm và bồi thường thiệt hại, giúp tránh tranh chấp kéo dài và tạo căn cứ thu hồi công nợ.

Các trường hợp bất khả kháng hoặc thay đổi chủ trương

Sự kiện bất khả kháng (thiên tai, dịch bệnh, thay đổi chính sách…) hoặc thay đổi chủ trương của cơ quan quản lý có thể khiến hợp đồng liên kết đào tạo phải chấm dứt giữa chừng. Trong các tình huống này, biên bản thanh lý là cơ sở để xử lý học phí đã thu, chi phí đã chi và cam kết với người học (chuyển tiếp, trả học phí hoặc cấp văn bằng theo thỏa thuận).

Căn cứ pháp lý khi thanh lý hợp đồng liên kết đào tạo

Bộ luật Dân sự 2015 và quy định về chấm dứt hợp đồng

Bộ luật Dân sự 2015 (Điều 422, 423, 424, 429) quy định rõ về căn cứ chấm dứt hợp đồng, đơn phương chấm dứt và thời hiệu khởi kiện. Đây là nền tảng pháp lý cơ bản để các bên tiến hành thanh lý hợp đồng liên kết đào tạo.

Luật Giáo dục 2019 và Luật Giáo dục nghề nghiệp 2014

Luật Giáo dục 2019 và Luật Giáo dục nghề nghiệp 2014 đặt ra khung pháp lý cho hoạt động liên kết đào tạo, trong đó yêu cầu các bên phải tuân thủ quy định về hợp đồng và xử lý quyền lợi người học khi chấm dứt hợp đồng. Khi thanh lý, biên bản cần nêu rõ phương án chuyển tiếp hoặc bồi hoàn cho học viên.

Thông tư 08/2021/TT-BGDĐT và Thông tư 29/2017/TT-BLĐTBXH

Hai thông tư này quy định chi tiết về hợp đồng liên kết đào tạo đối với lĩnh vực đại học và giáo dục nghề nghiệp. Các bên cần căn cứ quy định này để soạn thảo nội dung thanh lý, đặc biệt là các điều khoản về chấm dứt, thanh lý hợp đồng.

Quy định về liên kết đào tạo với nước ngoài (nếu có)

Nếu chương trình liên kết với nước ngoài, các bên cần tuân thủ Nghị định 86/2018/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 124/2024/NĐ-CP) về hợp tác đầu tư nước ngoài trong lĩnh vực giáo dục. Biên bản thanh lý cần thể hiện rõ việc giải quyết các vấn đề liên quan đến văn bằng, chứng chỉ và cam kết quốc tế.

Nội dung cơ bản cần có trong biên bản thanh lý hợp đồng liên kết đào tạo

Thông tin nhận diện các bên tham gia

Phần thông tin của các bên cần đầy đủ: tên đơn vị, mã số thuế, địa chỉ, người đại diện pháp luật (kèm chức danh). Nếu có đối tác nước ngoài, ghi rõ giấy đăng ký và số giấy phép. Đặc biệt, khi hợp đồng có nhiều bên, biên bản phải có chữ ký của tất cả các bên liên quan.

Căn cứ lập biên bản thanh lý

Trích dẫn số hợp đồng, ngày ký, các phụ lục kèm theo, cũng như các văn bản pháp luật làm căn cứ. Việc trích dẫn rõ ràng giúp biên bản có giá trị pháp lý cao.

Xác nhận kết quả thực hiện hợp đồng của các bên

Liệt kê từng nghĩa vụ chính: số lớp liên kết, số học viên, số tín chỉ đã giảng dạy, văn bằng chứng chỉ đã cấp… Đối chiếu với biên bản nghiệm thu để tránh khiếu kiện về sau.

Quyết toán tài chính, học phí và các khoản chi phí liên quan

Nêu rõ tổng học phí đã thu, số phân bổ cho từng bên, số dư công nợ phải thu/phải trả. Kèm theo bảng quyết toán chi tiết để kế toán thực hiện hạch toán, xóa nợ theo đúng quy định thuế.

Quyết toán tài sản hình thành trong quá trình liên kết đào tạo

Xác định quyền sở hữu tài sản (trang thiết bị, giáo trình, phần mềm…) hình thành từ hợp đồng, tránh tranh chấp sau thanh lý.

Cam kết của các bên sau khi thanh lý

Ghi rõ các bên không còn quyền đòi hỏi bất kỳ khoản chi phí nào khác ngoài các khoản đã nêu, đồng thời cam kết thực hiện các nghĩa vụ còn lại (nếu có).

Hiệu lực của biên bản và số lượng bản lập

Biên bản có hiệu lực kể từ ngày ký và được lập thành bao nhiêu bản, mỗi bên giữ một bản có giá trị tương đương.

Hướng dẫn soạn thảo biên bản thanh lý hợp đồng liên kết đào tạo chi tiết

Quy trình thực hiện trước khi ký biên bản

Trước khi ký, các bên cần rà soát toàn bộ công nợ, hoàn thiện các biên bản nghiệm thu, đối chiếu số liệu tài chính và thống nhất nội dung thanh lý.

Hướng dẫn điền các thông tin cụ thể trong biên bản

Điền đầy đủ các thông tin nhận diện, căn cứ pháp lý, kết quả thực hiện và quyết toán tài chính. Tuyệt đối tránh ghi chung chung; mọi số liệu cần cụ thể, chính xác.

Những lưu ý về hình thức và trình bày văn bản

Sử dụng văn phong hành chính, rõ ràng, không tẩy xóa, có chữ ký và đóng dấu của các bên. Ngày, tháng, năm ký được viết đúng quy cách.

Những sai lầm thường gặp khi soạn thảo biên bản thanh lý

Nhiều biên bản thường thiếu chi tiết quyết toán hoặc chỉ ghi “hoàn thành mọi nghĩa vụ” mà không liệt kê cụ thể, gây khó khăn khi có phát sinh. Ngoài ra, không lập biên bản khi hợp đồng hết hạn cũng là sai lầm phổ biến khiến doanh nghiệp gặp rủi ro thuế.

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng liên kết đào tạo chuẩn (file Word tải miễn phí)

Tại Mẫu Biên Bản, chúng tôi cung cấp các mẫu biên bản thanh lý hợp đồng liên kết đào tạo được biên soạn theo đúng quy định pháp luật, dễ dàng tải về và chỉnh sửa:

Mẫu biên bản thanh lý cho chương trình liên kết đào tạo trong nước

Mẫu dành cho các trường đại học, cao đẳng, trung tâm giáo dục nghề nghiệp liên kết trong nước. Tương tự, nếu bạn đang cần mẫu cho các lĩnh vực đào tạo nghề cụ thể, có thể tham khảo biên bản thanh lý hợp đồng đào tạo nghề nail hoặc biên bản thanh lý hợp đồng đào tạo lái xe ô tô.

Mẫu biên bản thanh lý cho chương trình liên kết đào tạo quốc tế

Mẫu này bổ sung các điều khoản đặc thù về yếu tố nước ngoài, giấy phép liên kết, cơ quan quản lý. Bạn cũng có thể tìm hiểu thêm mẫu biên bản thanh lý hợp đồng đào tạo học viên nếu chương trình liên quan đến đào tạo cá nhân hóa.

Mẫu biên bản thanh lý kèm bảng quyết toán tài chính chi tiết

Mẫu kèm phụ lục quyết toán tài chính, công nợ, hóa đơn, giúp kế toán dễ dàng hạch toán theo chuẩn mực kế toán.

Lưu ý pháp lý khi thanh lý hợp đồng liên kết đào tạo

Thẩm quyền ký biên bản thanh lý

Người ký phải là người đại diện theo pháp luật của mỗi bên hoặc người được ủy quyền hợp lệ. Nếu ký vượt thẩm quyền, biên bản có thể bị vô hiệu.

Trách nhiệm hoàn thành nghĩa vụ tài chính sau thanh lý

Các khoản công nợ còn lại phải được thanh toán theo thời hạn ghi trong biên bản. Bên vi phạm sẽ phải chịu lãi suất chậm trả theo thỏa thuận hoặc theo quy định.

Xử lý tài sản, cơ sở vật chất sau khi thanh lý

Tài sản chung cần có thỏa thuận phân chia hoặc chuyển giao rõ ràng, tránh tình trạng sử dụng sai mục đích hoặc gây thiệt hại cho một bên.

Giải quyết tranh chấp phát sinh sau thanh lý

Nếu tranh chấp phát sinh, các bên ưu tiên thương lượng, hòa giải; nếu không đạt, có thể khởi kiện tại tòa án hoặc trọng tài thương mại theo thỏa thuận.

Câu hỏi thường gặp về biên bản thanh lý hợp đồng liên kết đào tạo

Biên bản thanh lý có bắt buộc công chứng không?

Pháp luật không bắt buộc công chứng biên bản thanh lý hợp đồng liên kết đào tạo. Tuy nhiên, nếu biên bản liên quan đến chuyển quyền sở hữu tài sản hoặc bất động sản, công chứng là cần thiết. Để đảm bảo giá trị pháp lý cao, các bên có thể tự nguyện công chứng hoặc chứng thực.

Một bên không đồng ý ký biên bản thanh lý thì xử lý thế nào?

Nếu một bên từ chối ký, bên còn lại cần gửi thông báo chấm dứt hợp đồng, yêu cầu đối thoại, hòa giải. Trường hợp không đạt, có thể khởi kiện yêu cầu tòa án giải quyết chấm dứt hợp đồng.

Thanh lý hợp đồng trước thời hạn cần thực hiện thủ tục gì?

Cần lập văn bản thông báo chấm dứt, tổ chức đối chiếu công nợ, nghiệm thu công việc đã thực hiện, sau đó lập biên bản thanh lý với nội dung đầy đủ.

Biên bản thanh lý có thể thay thế hoàn toàn hợp đồng gốc không?

Không. Biên bản thanh lý không thay thế hợp đồng gốc mà chỉ xác nhận việc chấm dứt và giải quyết hậu quả. Hợp đồng gốc vẫn là căn cứ để xác định quyền, nghĩa vụ trước khi thanh lý.

Kết luận

Biên bản thanh lý hợp đồng liên kết đào tạo đóng vai trò thiết yếu trong việc khép lại một cách hợp pháp, minh bạch mọi quan hệ hợp tác đào tạo. Hy vọng bài viết đã cung cấp đầy đủ thông tin về khái niệm, căn cứ pháp lý, nội dung và cách soạn thảo biên bản đúng chuẩn. Hãy truy cập Mẫu Biên Bản để tải miễn phí các mẫu biên bản thanh lý hợp đồng liên kết đào tạo và nhiều mẫu văn bản hữu ích khác.