Biên bản thanh lý hợp đồng đào tạo học viên là văn bản pháp lý quan trọng giúp trung tâm đào tạo và học viên kết thúc hợp đồng một cách minh bạch, tránh tranh chấp. Bài viết dưới đây của Mẫu Biên Bản sẽ hướng dẫn chi tiết cách soạn thảo, các căn cứ pháp lý, nội dung cần có cũng như cung cấp mẫu biên bản chuẩn để bạn tải về sử dụng ngay.

Biên bản thanh lý hợp đồng đào tạo học viên là gì?

Khái niệm biên bản thanh lý hợp đồng đào tạo

Biên bản thanh lý hợp đồng đào tạo là văn bản do cơ sở đào tạo (bên A) và học viên (bên B) cùng ký kết, xác nhận toàn bộ quyền và nghĩa vụ của hai bên trong hợp đồng đã được thực hiện xong, đồng thời chấm dứt hiệu lực của hợp đồng gốc. Theo Điều 422 Bộ luật Dân sự 2015, hợp đồng chấm dứt khi các bên thỏa thuận, và biên bản thanh lý chính là sự ghi nhận thỏa thuận đó. Khác với đơn chấm dứt hợp đồng do một bên ban hành, biên bản thanh lý thể hiện sự đồng thuận song phương và là bằng chứng quan trọng để giải quyết tranh chấp nếu có.

Về bản chất kinh tế, đây là "biên bản quyết toán tài chính cuối cùng", xác định rõ học phí, các khoản phí phạt (nếu có) và số tiền hoàn trả giữa hai bên. Đối với kế toán, biên bản thanh lý là chứng từ hợp lệ để trung tâm hạch toán doanh thu, xuất hóa đơn GTGT theo quy định.

Vai trò của biên bản thanh lý đối với trung tâm đào tạo và học viên

Đối với trung tâm, biên bản thanh lý giúp hợp thức hóa quy trình thu học phí, tránh bị khiếu nại khi học viên cho rằng trung tâm chưa hoàn thành dịch vụ. Đây cũng là cơ sở để đối soát doanh thu và nộp thuế đúng quy định. Đối với học viên, biên bản là giấy tờ chứng minh đã hoàn thành nghĩa vụ tài chính, dùng để bảo lưu kết quả hoặc khiếu nại nếu cần.

Khi nào cần lập biên bản thanh lý hợp đồng đào tạo học viên?

Thanh lý khi kết thúc khóa học theo đúng thời hạn

Khi khóa học kết thúc đúng hạn, hai bên nên lập biên bản thanh lý trong vòng 5-7 ngày làm việc kể từ buổi học cuối cùng. Quy trình chuẩn bao gồm: xác nhận điểm danh/điểm thi → đối soát công nợ → ký biên bản → trao chứng chỉ.

Thanh lý khi học viên nghỉ giữa chừng / chấm dứt trước thời hạn

Trường hợp học viên tự ý bỏ học, trung tâm cần gửi thông báo bằng văn bản đề nghị học viên phản hồi trước 10-15 ngày trước khi tiến hành thanh lý. Nếu học viên chấm dứt do bất khả kháng (bệnh nặng, điều động công tác), các bên nên ghi nhận việc miễn giảm phí phạt trong biên bản để phù hợp nguyên tắc thiện chí.

Thanh lý khi chuyển đổi khóa học, bảo lưu kết quả

Chuyển đổi khóa học thực chất là thanh lý hợp đồng cũ và ký hợp đồng mới. Nếu thời gian bảo lưu kéo dài trên 12 tháng, nhiều trung tâm chọn thanh lý rồi ký lại hợp đồng mới để tránh ràng buộc pháp lý. Khi bảo lưu, cần ghi rõ học phí có được giữ nguyên mức cũ hay áp dụng theo bảng học phí mới.

Căn cứ pháp lý khi lập biên bản thanh lý hợp đồng đào tạo

Quy định theo Bộ luật Dân sự và Luật Giáo dục hiện hành

• Bộ luật Dân sự 2015 (Điều 422, 428, 513) là nền tảng pháp lý điều chỉnh hợp đồng dịch vụ đào tạo.
• Luật Giáo dục 2019 (Điều 52) quy định việc cấp chứng chỉ sau khi hoàn thành chương trình — biên bản thanh lý thường được yêu cầu trước khi phát chứng chỉ.

Các nghị định, thông tư liên quan đến dịch vụ đào tạo

Nghị định 81/2021/NĐ-CP về quản lý học phí, Nghị định 122/2021/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính trong giáo dục, Thông tư 55/2011/TT-BGDĐT về trung tâm ngoại ngữ - tin học. Các văn bản này giúp xác định mức học phí hợp lệ và chế tài khi vi phạm.

Nội dung chính của biên bản thanh lý hợp đồng đào tạo học viên

Thông tin bên A — cơ sở đào tạo

Ghi chính xác tên công ty/trung tâm theo giấy đăng ký kinh doanh, mã số thuế, người đại diện pháp luật (kèm chức danh, CCCD). Nếu ký bằng chi nhánh thì ghi thêm tên công ty mẹ.

Thông tin bên B — học viên

Họ tên, số CCCD/CMND, địa chỉ thường trú và nơi ở hiện tại, khóa học, mã lớp, thời gian khai giảng – kết thúc. Nếu học viên chưa đủ tuổi, cần có chữ ký người giám hộ.

Thông tin hợp đồng gốc được thanh lý

Ghi rõ số hợp đồng, ngày ký, các phụ lục kèm theo (nếu có). Tránh trường hợp thất lạc hợp đồng gốc, hai bên nên lập biên bản xác nhận để đảm bảo giá trị pháp lý.

Xác nhận kết quả hoàn thành nghĩa vụ của hai bên

Nêu rõ bên A đã giảng dạy bao nhiêu buổi/tỷ lệ chương trình, bên B đã tham gia học tập thế nào, kết quả điểm danh/điểm thi. Nếu chấm dứt trước thời hạn, cần xác định bên nào có lỗi.

Quyết toán học phí và các khoản chi phí liên quan

Lập bảng chi tiết: học phí gốc, giảm trừ, phụ phí (giáo trình, thi lại, bảo lưu...), phí phạt, lãi chậm đóng, tổng cộng và số tiền còn phải trả/được hoàn.

Cam kết sau thanh lý và chữ ký các bên

Hai bên cam kết không còn quyền lợi, nghĩa vụ gì khác liên quan đến hợp đồng sau khi ký biên bản. Biên bản có hiệu lực kể từ ngày ký và lập thành 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản.

Hướng dẫn soạn thảo biên bản thanh lý hợp đồng đào tạo học viên chi tiết

Để soạn thảo chuẩn, bạn cần tuân thủ: ghi đúng thông tin bên đào tạo, bên học viên và khóa học; trình bày bảng quyết toán rõ ràng; phần cam kết phải ngắn gọn, súc tích; sau đó thực hiện quy trình 4 bước: rà soát hợp đồng gốc → đối chiếu công nợ → soạn thảo biên bản → ký kết và lưu trữ.

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng đào tạo học viên chuẩn — Tải miễn phí

Bạn có thể tải ngay các mẫu biên bản thanh lý hợp đồng đào tạo được soạn thảo sẵn theo chuẩn pháp lý tại Mẫu Biên Bản:

• Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng đào tạo nghề tóc
• Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng đào tạo nghề spa
• Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng thuê giáo viên giảng dạy mầm non

Các mẫu đều ở định dạng Word/DOC, dễ dàng chỉnh sửa cho phù hợp với từng trường hợp cụ thể.

Những lưu ý quan trọng khi lập biên bản thanh lý hợp đồng đào tạo

• Thời điểm ký: nên ký khi hai bên còn đang hợp tác tốt, tránh để quá lâu sau khi khóa học kết thúc.
• Hóa đơn, thuế: nếu có giảm trừ học phí, trung tâm phải lập hóa đơn điều chỉnh trong vòng 10 ngày kể từ khi ký biên bản.
• Khi học viên hủy khóa giữa chừng, cần tính lại học phí theo tỷ lệ thời gian đã học; nếu học viên chưa đóng đủ, biên bản vẫn được ký nhưng ghi rõ khoản nợ.
• Ngôn ngữ, thể thức: không được tẩy xóa, phải ghi rõ ngày tháng, đầy đủ chữ ký và đóng dấu (nếu có).

Câu hỏi thường gặp về biên bản thanh lý hợp đồng đào tạo học viên

Có bắt buộc phải lập biên bản thanh lý không?

Không bắt buộc theo luật, nhưng rất nên lập để bảo vệ quyền lợi cả hai bên, đặc biệt khi có phát sinh chi phí hoặc tranh chấp.

Biên bản thanh lý khác gì với phụ lục hợp đồng?

Phụ lục hợp đồng bổ sung, sửa đổi nội dung trong khi hợp đồng vẫn còn hiệu lực. Biên bản thanh lý chấm dứt hợp đồng, không còn hiệu lực sau khi ký.

Một bên không ký biên bản thì xử lý thế nào?

Nếu một bên từ chối ký, bên còn lại nên gửi thông báo chấm dứt hợp đồng theo quy định, lưu bằng chứng gửi (bưu điện, email) để có cơ sở pháp lý.

Thanh lý hợp đồng khi học viên chưa đóng đủ học phí có được không?

Được, nhưng trong biên bản phải ghi nhận số tiền còn nợ, thời hạn thanh toán và trách nhiệm của học viên để tránh khiếu kiện.

Kết luận và khuyến nghị

Biên bản thanh lý hợp đồng đào tạo học viên là văn bản không thể thiếu khi kết thúc hoặc chấm dứt hợp đồng đào tạo. Việc soạn thảo đúng pháp lý giúp cả trung tâm và học viên yên tâm, tránh rủi ro. Đừng quên tải ngay các mẫu biên bản tại Mẫu Biên Bản để áp dụng ngay hôm nay!