Biên bản thanh lý hợp đồng đào tạo lái xe chuẩn pháp lý (tải Word/PDF)

Việc thanh lý hợp đồng đào tạo lái xe không chỉ là thủ tục hành chính mà còn là nghĩa vụ bắt buộc theo quy định pháp luật. Nếu bạn đang cần mẫu biên bản chuẩn, hợp lệ áp dụng cho năm 2026, bài viết này sẽ cung cấp đầy đủ nội dung, hướng dẫn chi tiết và các mẫu tải sẵn để bạn sử dụng ngay.

Biên bản thanh lý hợp đồng đào tạo lái xe là gì? Vai trò và ý nghĩa pháp lý

Khái niệm

Biên bản thanh lý hợp đồng đào tạo lái xe là văn bản do cơ sở đào tạo (Bên A) và học viên (Bên B) cùng lập, ghi nhận việc các bên đã hoàn thành toàn bộ hoặc một phần nghĩa vụ trong hợp đồng, đồng thời xác nhận chấm dứt quan hệ hợp đồng. Theo Bộ luật Dân sự 2015 (Điều 422), hợp đồng chấm dứt khi đã hoàn thành, khi có thỏa thuận, hoặc khi bị hủy bỏ, đơn phương chấm dứt. Biên bản thanh lý chính là văn bản ghi nhận căn cứ chấm dứt này.

Phân biệt với hợp đồng đào tạo và biên bản nghiệm thu

Hợp đồng đào tạo xác lập quyền và nghĩa vụ ban đầu, trong khi biên bản thanh lý chấm dứt quyền và nghĩa vụ đó. Biên bản nghiệm thu chỉ xác nhận chất lượng, khối lượng công việc đã hoàn thành, còn biên bản thanh lý đồng thời ghi nhận kết quả thực hiện và tuyên bố kết thúc mối quan hệ.

Vì sao phải lập biên bản thanh lý?

Biên bản thanh lý là bằng chứng pháp lý giúp cơ sở đào tạo tránh khiếu nại sau khóa học, và là cơ sở để học viên yêu cầu bàn giao chứng chỉ hoặc hoàn trả học phí. Đặc biệt, đây là nghĩa vụ bắt buộc theo Nghị định 100/2019/NĐ-CP; nếu vi phạm sẽ bị xử phạt.

Căn cứ pháp lý về thanh lý hợp đồng đào tạo lái xe

• Bộ luật Dân sự 2015 (Điều 385, 401, 422) là nền tảng về giao kết và chấm dứt hợp đồng.
• Luật Giáo dục nghề nghiệp 2014 (Điều 31) quy định hợp đồng đào tạo nghề phải có nội dung về trách nhiệm thanh lý hợp đồng.
• Nghị định 100/2019/NĐ-CP quy định mức xử phạt từ 1.000.000 đồng – 2.000.000 đồng đối với cơ sở đào tạo lái xe không lập biên bản thanh lý hợp đồng.
• Thông tư 35/2024/TT-BGTVT (hiệu lực từ 01/01/2025) thay thế Thông tư 12/2017/TT-BGTVT, nêu rõ trách nhiệm quản lý hợp đồng đào tạo.

Lưu ý: Bộ GTVT không ban hành mẫu bắt buộc, cơ sở đào tạo tự xây dựng mẫu miễn là đầy đủ nội dung theo quy định.

Trường hợp nào phải thanh lý hợp đồng đào tạo lái xe?

• Khi học viên hoàn thành khóa đào tạo và đủ điều kiện sát hạch.
• Khi chấm dứt hợp đồng trước thời hạn theo thỏa thuận (chuyển trung tâm, bảo lưu…).
• Khi một bên vi phạm hợp đồng bị đơn phương chấm dứt (Điều 428 Bộ luật Dân sự) – biên bản thanh lý dùng để giải quyết hậu quả.

Những nội dung bắt buộc có trong biên bản thanh lý

1. Thông tin Bên A (tên trung tâm, địa chỉ, mã số thuế, người đại diện).
2. Thông tin Bên B (họ tên, CCCD, địa chỉ).
3. Số hợp đồng gốc, ngày ký kết, thời điểm thanh lý.
4. Kết quả thực hiện nghĩa vụ của từng bên: học phí đã nộp, còn nợ, số giờ học, kết quả sát hạch.
5. Cam kết “hai bên đã hoàn thành toàn bộ quyền và nghĩa vụ, không còn tranh chấp”.
6. Chữ ký, họ tên, dấu của hai bên (và người làm chứng nếu có).
7. Số bản lập: ít nhất 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản.

Hướng dẫn chi tiết 5 bước soạn thảo biên bản thanh lý

Bước 1: Thu thập hợp đồng gốc, biên nhận học phí, bảng theo dõi giờ học.

Bước 2: Sử dụng mẫu biên bản thanh lý chuẩn của cơ sở đào tạo hoặc tải template Word/PDF có sẵn.

Bước 3: Đối chiếu nội dung học phí, số giờ lý thuyết và thực hành giữa hợp đồng gốc và thực tế.

Bước 4: Tổ chức buổi ký kết giữa hai bên. Nếu học viên ở xa, có thể gửi qua bưu điện và ký trước, nhưng cần kiểm tra giấy tờ tùy thân.

Bước 5: Lưu trữ biên bản và cập nhật hồ sơ học viên để sẵn sàng phục vụ thanh tra, kiểm tra.

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng đào tạo lái xe áp dụng năm 2026

• Mẫu 1 – Thanh lý khi hoàn thành toàn bộ khóa đào tạo: bao gồm quốc hiệu – tiêu ngữ, thông tin hai bên, bảng kết quả học phí, cam kết không tranh chấp.
• Mẫu 2 – Thanh lý khi học viên xin thôi học và hoàn trả học phí: bổ sung mục số tiền hoàn trả, thời hạn, phương thức.
• Mẫu 3 – Thanh lý khi cơ sở đào tạo đơn phương chấm dứt hợp đồng: phải nêu rõ căn cứ vi phạm.

Template Word nên chèn sẵn bảng đối chiếu học phí với các cột: khoản thu, thành tiền, đã đóng, còn nợ, ghi chú.

Các lưu ý quan trọng khi lập biên bản thanh lý

• Hợp đồng gốc phải còn hiệu lực tại thời điểm thanh lý.
• Nội dung thanh lý phải khớp với hợp đồng gốc và thực tế đào tạo.
• Không để thời điểm ký trễ hơn kết thúc khóa học quá lâu.
• Lập ít nhất 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản.
• Nếu dùng chữ ký điện tử, tuân thủ Luật Giao dịch điện tử 2023; bản giấy có dấu vẫn nên ưu tiên khi làm việc với cơ quan nhà nước.

Những vướng mắc thường gặp

• Nhiều trung tâm không chủ động thanh lý, gây khó khăn khi học viên chuyển trung tâm hoặc rút hồ sơ.
• Tranh chấp học phí khi phát sinh phí ngoài hợp đồng như xăng xe, thi thử…
• Ghi sai thông tin hợp đồng gốc (số hợp đồng, ngày ký, loại xe).
• Mất bản gốc hợp đồng: có thể lập biên bản xác nhận mất và dùng bản sao có xác nhận của trung tâm.

Nếu bạn đang tìm các mẫu thanh lý cho loại hợp đồng khác, có thể tham khảo thêm: biên bản thanh lý hợp đồng vận chuyển hàng nguy hiểm, biên bản thanh lý hợp đồng thuê container hoặc biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ giám định y khoa.

Câu hỏi thường gặp

Có bắt buộc phải thanh lý hợp đồng đào tạo lái xe không?

Có, là nghĩa vụ bắt buộc của cơ sở đào tạo theo Nghị định 100/2019/NĐ-CP.

Học viên tự nghỉ học không làm thủ tục thanh lý có bị phạt không?

Học viên không bị phạt hành chính, nhưng có thể mất quyền lợi hoàn trả học phí.

Có thể ủy quyền người thân ký biên bản thanh lý thay học viên không?

Được, nếu có giấy ủy quyền hợp pháp theo Điều 138 Bộ luật Dân sự 2015.

Mẫu biên bản thanh lý có bắt buộc theo Mẫu của Bộ GTVT không?

Không bắt buộc, cơ sở đào tạo được tự xây dựng mẫu miễn là đủ nội dung.

Kết luận

Biên bản thanh lý hợp đồng đào tạo lái xe là văn bản không thể thiếu để bảo vệ quyền lợi của cả học viên và cơ sở đào tạo. Hãy tải ngay mẫu chuẩn pháp lý, điền đầy đủ thông tin và lưu trữ cẩn thận. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo hoặc tư vấn, đừng ngần ngại liên hệ với Mẫu Biên Bản – Team biên tập của chúng tôi luôn sẵn sàng giúp bạn!