Biên bản thanh lý hợp đồng lao động: Mẫu tham khảo, nội dung và cách lập

Biên bản thanh lý hợp đồng lao động được sử dụng để ghi nhận việc các bên xác nhận những nội dung đã hoàn tất và các quyền, nghĩa vụ còn lại khi hợp đồng lao động chấm dứt, như tiền lương, phép năm, trợ cấp, bảo hiểm, tài sản và hồ sơ bàn giao. 

Trong bài viết dưới đây, Team biên soạn Mẫu Biên Bản cung cấp mẫu biên bản thanh lý hợp đồng lao động tham khảo đã điền nội dung minh họa, gồm thông tin người lao động và người sử dụng lao động, thời hạn hợp đồng, lý do chấm dứt, các khoản thanh toán, bảo hiểm, tài sản bàn giao và xác nhận của hai bên. Bạn có thể tham khảo thêm Mẫu Biên Bản phù hợp với nhu cầu hoàn tất hồ sơ khi chấm dứt quan hệ lao động.

Biên bản thanh lý hợp đồng lao động là gì?

Biên bản thanh lý hợp đồng lao động là văn bản ghi nhận việc hai bên (người lao động và người sử dụng lao động) xác nhận đã hoàn tất toàn bộ quyền lợi và nghĩa vụ sau khi hợp đồng lao động chấm dứt. Văn bản này không chỉ thể hiện sự minh bạch trong quan hệ lao động mà còn là bằng chứng pháp lý quan trọng để phòng tránh tranh chấp. Khác với biên bản chấm dứt hợp đồng – chỉ xác nhận sự kiện chấm dứt, biên bản thanh lý tập trung vào việc quyết toán các khoản tài chính, tài sản, bảo hiểm và các cam kết cuối cùng.

Khi nào cần lập biên bản thanh lý hợp đồng lao động?

Bạn cần lập biên bản thanh lý khi hợp đồng lao động hết hạn, hoàn thành công việc, hai bên thỏa thuận chấm dứt, hoặc trong các trường hợp đơn phương chấm dứt đúng pháp luật. Theo Điều 34 Bộ luật Lao động 2019, có 12 trường hợp chấm dứt hợp đồng lao động, và hầu hết đều nên lập biên bản thanh lý để hoàn tất nghĩa vụ.

Các trường hợp chấm dứt hợp đồng lao động phải thanh lý

• Hết hạn hợp đồng lao động xác định thời hạn.
• Hoàn thành công việc theo hợp đồng.
• Hai bên thỏa thuận chấm dứt hợp đồng.
• Người lao động đơn phương chấm dứt hợp đồng đúng quy định.
• Người sử dụng lao động đơn phương chấm dứt hợp đồng đúng quy định.
• Doanh nghiệp thay đổi cơ cấu, công nghệ hoặc sáp nhập, chia tách…

Phân biệt biên bản thanh lý và biên bản chấm dứt hợp đồng lao động

Biên bản chấm dứt chỉ xác nhận thời điểm và căn cứ chấm dứt; còn biên bản thanh lý là văn bản quyết toán toàn bộ các khoản tiền lương, trợ cấp, phép năm, tài sản và các nghĩa vụ còn lại. Nhiều doanh nghiệp thường nhầm lẫn hoặc gộp hai văn bản này, dẫn đến thiếu sót về mặt pháp lý.

Căn cứ pháp lý khi soạn thảo biên bản thanh lý

Khi soạn thảo biên bản thanh lý hợp đồng lao động, bạn cần dựa trên các văn bản pháp luật sau:

Bộ luật Lao động 2019 và các quy định liên quan

• Điều 48 quy định trách nhiệm thanh toán các khoản tiền trong thời hạn 14 ngày (tối đa 30 ngày) kể từ ngày chấm dứt hợp đồng.
• Điều 46 quy định trợ cấp thôi việc: 1/2 tháng lương cho mỗi năm làm việc.
• Điều 47 quy định trợ cấp mất việc làm: 1 tháng lương cho mỗi năm, tối thiểu 2 tháng.
• Nghị định 145/2020/NĐ-CP, Nghị định 12/2022/NĐ-CP, Thông tư 10/2020/TT-BLĐTBXH là các văn bản hướng dẫn chi tiết và mẫu biểu liên quan.

Điều khoản trong hợp đồng lao động đã ký kết

Bên cạnh quy định pháp luật, biên bản thanh lý cần đối chiếu với các điều khoản đã thỏa thuận trong hợp đồng lao động: mức lương, phụ cấp, thời gian báo trước, điều khoản bồi thường, bảo mật… để đảm bảo không sót nghĩa vụ.

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng lao động có thông tin tham khảo

Dưới đây là mẫu biên bản thanh lý hợp đồng lao động đã điền nội dung demo để người dùng có thể tham khảo và chỉnh sửa.

CÔNG TY CỔ PHẦN GIẢI PHÁP THƯƠNG MẠI ĐÔNG NAM

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

BIÊN BẢN THANH LÝ HỢP ĐỒNG LAO ĐỘNG

Số: 27/BBTL-ĐN

Căn cứ Hợp đồng lao động số 14/2024/HĐLĐ-ĐN ký ngày ... tháng ... năm ... giữa Công ty Cổ phần Giải pháp Thương mại Đông Nam và ông Nguyễn Hoàng Phúc;

Căn cứ việc chấm dứt hợp đồng lao động theo thỏa thuận của hai bên.

Hôm nay, ngày ... tháng ... năm ..., tại trụ sở Công ty Cổ phần Giải pháp Thương mại Đông Nam, chúng tôi gồm:

1. Người sử dụng lao động

Công ty: Công ty Cổ phần Giải pháp Thương mại Đông Nam

Đại diện: Bà Phạm Ngọc Mai

Chức vụ: Giám đốc Nhân sự

2. Người lao động

Họ và tên: Ông Nguyễn Hoàng Phúc

Ngày sinh: 15/08/1994

Chức danh: Chuyên viên Kinh doanh

Bộ phận: Phòng Kinh doanh

Hợp đồng lao động: Hợp đồng xác định thời hạn số 14/2024/HĐLĐ-ĐN

Hai bên cùng đối chiếu và thống nhất các nội dung thanh lý hợp đồng lao động như sau:

3. Thông tin chấm dứt hợp đồng lao động

Hợp đồng lao động số 14/2024/HĐLĐ-ĐN được hai bên ký kết và thực hiện theo các nội dung đã thỏa thuận.

Hai bên thống nhất chấm dứt hợp đồng kể từ ngày ... tháng ... năm ... theo thỏa thuận.

Ngày làm việc cuối cùng của ông Nguyễn Hoàng Phúc tại Công ty là ngày ... tháng ... năm ....

4. Tiền lương và các khoản thanh toán

Hai bên xác nhận các khoản liên quan đến quyền lợi của người lao động được đối chiếu như sau:

Công ty có trách nhiệm thanh toán các khoản nêu trên cho người lao động theo thời hạn đã thống nhất và quy định áp dụng.

5. Bảo hiểm và hồ sơ

Công ty thực hiện các thủ tục liên quan đến việc xác nhận thời gian tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp của người lao động theo quy định.

Các giấy tờ thuộc trách nhiệm trả lại cho người lao động được Công ty bàn giao theo quy định.

Người lao động xác nhận đã được hướng dẫn về thủ tục liên quan đến hồ sơ bảo hiểm và các giấy tờ khi chấm dứt hợp đồng.

6. Bàn giao tài sản và công cụ làm việc

Ông Nguyễn Hoàng Phúc đã bàn giao cho Công ty các tài sản sau:

Hai bên xác nhận người lao động đã hoàn tất việc bàn giao tài sản, công cụ và hồ sơ thuộc phạm vi công việc.

7. Công việc và hồ sơ bàn giao

Người lao động đã bàn giao cho Công ty:

• Danh sách khách hàng đang phụ trách;
• Báo cáo tình trạng các hợp đồng đang thực hiện;
• Hồ sơ và tài liệu liên quan đến khách hàng;
• Tài khoản và dữ liệu phục vụ công việc;
• Các tài liệu khác thuộc phạm vi quản lý.

Công ty xác nhận đã tiếp nhận các nội dung bàn giao nêu trên.

8. Xác nhận của hai bên

Hai bên xác nhận đã đối chiếu các quyền và nghĩa vụ liên quan đến việc chấm dứt hợp đồng lao động.

Sau khi hoàn thành các khoản thanh toán và thủ tục nêu trong biên bản, hai bên xác nhận không còn yêu cầu nào khác liên quan đến những nội dung đã được đối chiếu, trừ các nghĩa vụ được ghi nhận riêng tại biên bản hoặc nghĩa vụ vẫn còn hiệu lực theo quy định pháp luật.

Biên bản được lập thành 02 bản có giá trị như nhau, mỗi bên giữ 01 bản.

ĐẠI DIỆN NGƯỜI SỬ DỤNG LAO ĐỘNG
(Ký, ghi rõ họ tên)

Phạm Ngọc Mai

NGƯỜI LAO ĐỘNG
(Ký, ghi rõ họ tên)

Nguyễn Hoàng Phúc

Hướng dẫn soạn thảo biên bản thanh lý hợp đồng lao động

Một biên bản thanh lý chuẩn cần có cấu trúc rõ ràng, nội dung chính xác. Dưới đây là các phần quan trọng:

Những nội dung bắt buộc phải có trong biên bản

• Thông tin đầy đủ của hai bên (tên công ty, mã số thuế, người đại diện; họ tên, CCCD, mã số BHXH của người lao động).
• Số, ngày ký của hợp đồng lao động gốc.
• Lý do thanh lý (dẫn chiếu điều khoản chấm dứt).
• Thời điểm thanh lý.
• Xác nhận đã hoàn thành mọi nghĩa vụ tài chính, tài sản.
• Chữ ký và dấu của các bên.

Cách ghi thông tin các bên tham gia chính xác

Ghi đúng tên pháp lý của doanh nghiệp theo giấy đăng ký kinh doanh, không dùng tên viết tắt. Với người lao động, ghi đầy đủ họ tên, ngày sinh, số CCCD, địa chỉ thường trú để đối chiếu với hồ sơ bảo hiểm.

Quy định về quyền và nghĩa vụ của người lao động và người sử dụng lao động khi thanh lý

• Người lao động: hoàn trả tài sản, bàn giao công việc, chấm dứt quyền truy cập hệ thống.
• Người sử dụng lao động: thanh toán lương, phép năm, trợ cấp thôi việc/mất việc, chốt sổ BHXH.
• Hai bên có quyền yêu cầu bồi thường nếu phát hiện vi phạm.

Các khoản tài chính cần quyết toán khi thanh lý

• Tiền lương của những ngày làm việc chưa thanh toán.
• Tiền phép năm chưa nghỉ (theo Điều 113 BLLĐ 2019).
• Trợ cấp thôi việc, trợ cấp mất việc làm.
• Các khoản bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp còn thiếu.
• Các khoản bồi thường, khấu trừ (nếu có).

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng lao động chuẩn nhất

Mẫu Biên Bản cung cấp bộ mẫu biên bản thanh lý hợp đồng lao động mới nhất, được cập nhật theo Bộ luật Lao động 2019, dễ dàng chỉnh sửa và sử dụng.

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng lao động mới nhất (theo Luật Lao động 2019)

Bạn có thể tham khảo và tải về các mẫu sau:

• Mẫu 1: Biên bản thanh lý hợp đồng lao động xác định thời hạn.
• Mẫu 2: Biên bản thanh lý hợp đồng lao động không xác định thời hạn.
• Mẫu 3: Biên bản thanh lý hợp đồng lao động cho trường hợp thỏa thuận chấm dứt.

Tải mẫu biên bản thanh lý hợp đồng lao động file Word (docx) và PDF

Tất cả mẫu đều có sẵn dưới định dạng Word (DOCX) và PDF, tiện lợi cho việc tải về và in ấn. Tại Mẫu Biên Bản, bạn cũng có thể tìm thấy các mẫu biên bản thanh lý hợp đồng trong các lĩnh vực khác như biên bản thanh lý hợp đồng hợp tác giảng dạy, biên bản thanh lý hợp đồng hợp tác tuyển sinh, và biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp suất ăn.

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng lao động song ngữ Việt – Anh

Dành cho doanh nghiệp nước ngoài hoặc lao động quốc tế, Mẫu Biên Bản cũng cung cấp bản song ngữ Việt – Anh, giúp việc thanh lý trở nên chuyên nghiệp và tránh hiểu lầm.

Lưu ý quan trọng khi viết và ký biên bản thanh lý

Những sai lầm thường gặp khi soạn thảo biên bản thanh lý

• Thiếu thông tin hoặc ghi sai số hợp đồng lao động.
• Không liệt kê đầy đủ các khoản phải thanh toán.
• Dùng từ ngữ mơ hồ như “sẽ xem xét”, “có thể” – thay vào đó nên dùng “đã nhận đủ”, “không còn nghĩa vụ”.
• Không đối chiếu với sổ BHXH dẫn đến sai sót.

Biên bản thanh lý có bắt buộc phải công chứng không?

Theo pháp luật, biên bản thanh lý hợp đồng lao động không bắt buộc phải công chứng. Tuy nhiên, nếu có tài sản lớn hoặc các thỏa thuận bồi thường phức tạp, công chứng sẽ tăng giá trị pháp lý.

Trách nhiệm của các bên sau khi ký biên bản thanh lý

Sau khi ký biên bản thanh lý, cả hai bên đều có trách nhiệm thực hiện đúng những gì đã cam kết. Người lao động phải bàn giao đủ tài sản, doanh nghiệp phải thanh toán đầy đủ và chốt sổ BHXH trong thời hạn 30 ngày.

Câu hỏi thường gặp về biên bản thanh lý hợp đồng lao động

Biên bản thanh lý hợp đồng lao động dùng để làm gì?

Biên bản dùng để ghi nhận việc các bên đối chiếu và xác nhận những nội dung liên quan đến việc kết thúc quan hệ lao động như tiền lương, quyền lợi, tài sản, hồ sơ và công việc bàn giao.

Biên bản thanh lý hợp đồng lao động cần những nội dung gì?

Nên có thông tin các bên, thông tin hợp đồng, thời điểm và căn cứ chấm dứt, tiền lương và khoản thanh toán, bảo hiểm, tài sản, hồ sơ bàn giao và xác nhận của hai bên.

Có cần ghi lý do chấm dứt hợp đồng không?

Nên ghi căn cứ hoặc lý do chấm dứt phù hợp với trường hợp thực tế để xác định rõ bối cảnh của việc thanh lý.

Có cần ghi tiền phép năm chưa nghỉ không?

Nếu người lao động còn ngày phép năm chưa nghỉ và phát sinh quyền lợi liên quan, nên đối chiếu và ghi nhận trong biên bản hoặc hồ sơ thanh toán.

Có cần ghi tình trạng bàn giao công việc không?

Nên ghi nếu người lao động đang phụ trách khách hàng, hồ sơ, tài khoản, tài sản hoặc công việc chưa hoàn thành. Đây là nội dung đặc biệt hữu ích với vị trí có trách nhiệm quản lý.

Có thể dùng mẫu biên bản thanh lý hợp đồng lao động bằng Word không?

Có. Mẫu biên bản Word thuận tiện để chỉnh sửa thông tin người lao động, hợp đồng, các khoản thanh toán và tài sản bàn giao.

Có thể sử dụng PDF cho biên bản thanh lý hợp đồng lao động không?

Có thể dùng PDF sau khi nội dung đã được kiểm tra và hoàn thiện. Nếu cần chỉnh sửa nhiều thông tin, nên hoàn thiện bản có thể chỉnh sửa trước khi chuyển sang PDF.

Biên bản thanh lý hợp đồng lao động có liên quan đến bảo hiểm xã hội không?

Có thể có. Khi hợp đồng chấm dứt, người sử dụng lao động phải thực hiện các thủ tục liên quan đến xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp theo quy định.

Có thể dùng mẫu này cho mọi trường hợp nghỉ việc không?

Không nên sử dụng nguyên trạng cho mọi trường hợp. Nội dung cần điều chỉnh theo loại hợp đồng, lý do chấm dứt, quyền lợi còn lại, tài sản và nghĩa vụ cụ thể của người lao động.

Kết luận

Biên bản thanh lý hợp đồng lao động là văn bản quan trọng để khép lại quan hệ lao động một cách trọn vẹn, minh bạch. Hy vọng bài viết đã giúp bạn hiểu rõ về nội dung, quy trình và cách soạn thảo. Hãy truy cập Mẫu Biên Bản ngay hôm nay để tải về các mẫu biên bản thanh lý hợp đồng lao động mới nhất, chuẩn pháp lý, tiết kiệm thời gian và chi phí cho doanh nghiệp của bạn!