Biên bản thanh lý hợp đồng khám chữa bệnh nội trú là văn bản quan trọng giúp hai bên chốt số liệu chi phí, chấm dứt nghĩa vụ sau khi hợp đồng KCB BHYT kết thúc. Bài viết dưới đây cung cấp mẫu mới nhất theo Nghị định 188/2025/NĐ-CP, hướng dẫn cách ghi chi tiết và những lưu ý pháp lý cần thiết.

Biên bản thanh lý hợp đồng khám chữa bệnh nội trú là gì?

Khái niệm biên bản thanh lý hợp đồng khám chữa bệnh nội trú

Biên bản thanh lý hợp đồng khám chữa bệnh nội trú là văn bản do cơ quan Bảo hiểm xã hội (BHXH) và cơ sở khám bệnh, chữa bệnh (KCB) lập khi hợp đồng KCB BHYT kết thúc. Văn bản này xác nhận toàn bộ số liệu chi phí, kết quả quyết toán và chấm dứt quyền, nghĩa vụ của hai bên. Thực tế, không có mẫu riêng cho từng hợp đồng nội trú mà dùng chung Mẫu số 06 – Biên bản thanh lý hợp đồng khám bệnh, chữa bệnh BHYT; phần “nội trú” được thể hiện rõ trong nội dung quyết toán chi phí điều trị nội trú. Nếu bạn đang tìm mẫu tổng quát, có thể tham khảo biên bản thanh lý hợp đồng khám chữa bệnh bảo hiểm y tế để sử dụng cho từng trường hợp cụ thể.

Ý nghĩa pháp lý của biên bản thanh lý hợp đồng KCB

Biên bản thanh lý có giá trị pháp lý xác nhận hợp đồng KCB BHYT đã kết thúc. Kể từ ngày ký, các điều khoản thực hiện hợp đồng chấm dứt, trừ các điều khoản về kiểm tra, thanh tra, giải quyết tranh chấp. Đây là căn cứ để cơ quan BHXH thanh toán số chênh lệch hoặc thu hồi số tiền đã tạm ứng vượt quyết toán chi phí KCB nội trú. Nếu không có biên bản thanh lý, hồ sơ quyết toán BHYT của cơ sở KCB chưa được hoàn tất, có thể bị chậm nhận kinh phí hoặc gặp vướng mắc khi thanh tra, kiểm tra. Ngoài ra, biên bản còn là chứng cứ quan trọng khi hai bên phát sinh khiếu nại về số liệu chi phí nội trú sau hợp đồng. Trong thực tế, biên bản thanh lý cũng được sử dụng ở nhiều lĩnh vực khác, chẳng hạn như biên bản thanh lý hợp đồng niềng răng, cho thấy vai trò pháp lý tương tự trong các giao dịch dịch vụ.

Căn cứ pháp lý hiện hành áp dụng cho mẫu biên bản thanh lý

Quy định tại Nghị định 188/2025/NĐ-CP

Nghị định 188/2025/NĐ-CP là văn bản pháp lý mới nhất quy định chi tiết về hợp đồng khám bệnh, chữa bệnh BHYT, quyết toán chi phí KCB và thủ tục thanh lý hợp đồng. Theo Nghị định này, thanh lý hợp đồng KCB BHYT là bắt buộc sau khi hợp đồng hết hiệu lực; cơ quan BHXH có trách nhiệm tổ chức thanh lý cùng cơ sở KCB. Các quy định cũ về mẫu hợp đồng và biên bản thanh lý đã được thay thế hoặc hợp nhất, do đó khi lập hồ sơ mới cần căn cứ đúng văn bản hiện hành.

Mẫu số 06 – Phụ lục kèm theo Nghị định 188/2025/NĐ-CP

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng khám bệnh, chữa bệnh mới nhất là Mẫu số 06 ban hành kèm theo Phụ lục của Nghị định 188/2025/NĐ-CP. Mẫu này áp dụng chung cho cả hợp đồng KCB ngoại trú và nội trú, trong đó có mục để tách số liệu quyết toán chi phí KCB nội trú riêng. Mẫu số 06 thay thế Mẫu số 19/BHYT trước đây, vì vậy hồ sơ thanh lý sau khi Nghị định có hiệu lực không nên sử dụng mẫu cũ. Với những trường hợp hợp đồng ngoại trú, bạn có thể xem thêm biên bản thanh lý hợp đồng khám chữa bệnh ngoại trú để nắm rõ sự khác biệt trong cách ghi số liệu.

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng khám bệnh, chữa bệnh nội trú mới nhất

Tải mẫu biên bản thanh lý hợp đồng KCB (File Word/PDF)

Mẫu số 06 được phát hành miễn phí trong Phụ lục kèm theo Nghị định 188/2025/NĐ-CP. Người dùng có thể tải file Word hoặc PDF từ các website uy tín. Khi tải, cần đối chiếu mã số “Mẫu số 06” và tên văn bản “Nghị định 188/2025/NĐ-CP” để tránh nhầm với mẫu cũ. Thông thường, các bài viết trên web cũng đính kèm mẫu bảng đối chiếu chi phí KCB nội trú để hỗ trợ kế toán bệnh viện trong quá trình quyết toán.

Các trường thông tin chính trong mẫu biên bản thanh lý

Mẫu số 06 gồm các nhóm thông tin chính: quốc hiệu – tiêu ngữ; tên biên bản; căn cứ pháp lý; thông tin Bên A (cơ quan BHXH) và Bên B (cơ sở KCB); nội dung thanh lý; số liệu quyết toán; kết luận; chữ ký và đóng dấu. Phần nội dung thanh lý thường có các cột: số hợp đồng, ngày ký, thời hạn, loại hình KCB (nội trú/ngoại trú), tổng chi phí đề nghị quyết toán, số tiền BHYT chi trả, số tiền đã tạm ứng, số chênh lệch phải thanh toán hoặc thu hồi. Mẫu mới yêu cầu ghi rõ mã cơ sở KCB, mã cơ quan BHXH, số định danh hợp đồng để liên thông dữ liệu với Hệ thống giám định BHYT. Ngoài ra, các trường bắt buộc phải điền đầy đủ như họ tên người đại diện, chức danh, số tài khoản ngân hàng nhận tiền; thiếu các trường này biên bản có thể bị trả lại khi tất toán.

Hướng dẫn chi tiết cách ghi biên bản thanh lý hợp đồng khám chữa bệnh nội trú

Phần thông tin Bên A (cơ quan Bảo hiểm xã hội)

Bên A là cơ quan BHXH ký hợp đồng KCB BHYT, thường là Bảo hiểm xã hội tỉnh/thành phố hoặc quận/huyện. Khi ghi, cần ghi đúng tên đơn vị: “Bảo hiểm xã hội tỉnh …” hoặc “Bảo hiểm xã hội huyện …”, không viết tắt. Người ký bên A thường là Giám đốc hoặc Phó Giám đốc BHXH; nếu ủy quyền, phải có văn bản ủy quyền hợp lệ kèm theo. Phần này cũng cần bổ sung mã số thuế, địa chỉ, số điện thoại, số tài khoản và ngân hàng mở tài khoản để phục vụ chuyển trả số tiền chênh lệch sau thanh lý.

Phần thông tin Bên B (cơ sở khám bệnh, chữa bệnh)

Bên B là cơ sở khám bệnh, chữa bệnh có ký hợp đồng KCB BHYT, gồm bệnh viện công lập, bệnh viện tư nhân, phòng khám đa khoa có giường nội trú. Tên cơ sở phải ghi theo Giấy phép hoạt động khám bệnh, chữa bệnh; số giấy phép phải khớp với mã cơ sở KCB trên Cổng tiếp nhận dữ liệu BHYT. Người đại diện là Giám đốc hoặc Thủ trưởng cơ sở; nếu người ký là người được ủy quyền thì ghi rõ “TM. GIÁM ĐỐC – PHÓ GIÁM ĐỐC – GIẤY ỦY QUYỀN SỐ …”. Bên B cần điền chính xác số tài khoản thụ hưởng để cơ quan BHXH chuyển số tiền còn lại sau khi chốt quyết toán chi phí KCB nội trú.

Nội dung thanh lý và xác nhận số liệu quyết toán chi phí KCB nội trú

Đây là phần quan trọng nhất, ghi rõ tổng chi phí KCB BHYT nội trú phát sinh trong kỳ, số đã được giám định, số bị từ chối, số phải thanh toán. Cần ghi rõ số tiền tạm ứng BHYT mà cơ sở KCB đã nhận, từ đó xác định số chênh lệch: nếu số tạm ứng nhỏ hơn số được quyết toán thì BHYT thanh toán thêm, ngược lại cơ sở KCB phải hoàn trả. Số liệu trên biên bản phải khớp với bảng kê chi phí KCB nội trú đã được giám định trên hệ thống của BHXH; sai lệch dù nhỏ cũng cần giải trình trước khi ký. Mẫu thường có mục “Nội dung thanh lý” ghi nhận ý kiến của hai bên về kết quả thực hiện hợp đồng, số liệu quyết toán, các khoản giảm trừ, bồi hoàn do vi phạm quy định KCB BHYT.

Thủ tục thanh lý hợp đồng khám chữa bệnh BHYT

Hồ sơ thanh lý hợp đồng cần chuẩn bị

Hồ sơ thanh lý gồm: văn bản đề nghị thanh lý của cơ sở KCB, hợp đồng KCB BHYT và các phụ lục sửa đổi (nếu có), báo cáo quyết toán chi phí KCB BHYT nội trú đến thời điểm kết thúc hợp đồng. Ngoài ra, cần chuẩn bị bảng đối chiếu số liệu chi phí KCB giữa cơ sở KCB và cơ quan BHXH, bảng kê các trường hợp đã thanh toán, các trường hợp bị từ chối. Trường hợp cơ sở KCB ngừng hoạt động hoặc chuyển đổi loại hình, hồ sơ cần có quyết định chấm dứt hoạt động hoặc văn bản chuyển giao hồ sơ bệnh án nội trú. Hồ sơ được lập thành 02 bộ, mỗi bên giữ 01 bản gốc.

Trình tự, cách thức thực hiện thanh lý

Quy trình thanh lý gồm 4 bước: Bước 1 – Cơ sở KCB gửi hồ sơ đề nghị quyết toán và thanh lý đến cơ quan BHXH sau khi hợp đồng hết hiệu lực; Bước 2 – Cơ quan BHXH thẩm định hồ sơ, rà soát dữ liệu chi phí KCB BHYT nội trú trên hệ thống giám định; Bước 3 – Hai bên đối chiếu số liệu, xác định số tiền phải thanh toán/thu hồi; Bước 4 – Lập biên bản thanh lý theo Mẫu số 06, ký tên, đóng dấu và thực hiện tất toán.

Thời hạn giải quyết thanh lý hợp đồng (chậm nhất 75 ngày)

Theo quy định hiện hành, thời hạn giải quyết thanh lý hợp đồng KCB BHYT được quy định chậm nhất là 75 ngày kể từ ngày hợp đồng hết hiệu lực. Cơ sở KCB có tối đa 30 ngày để gửi hồ sơ quyết toán, cơ quan BHXH có tối đa 45 ngày để thẩm định và hoàn tất thanh lý. Trong quá trình xử lý, nếu cần bổ sung tài liệu thì thời gian bổ sung thường không tính vào thời hạn 75 ngày. Với hợp đồng chấm dứt trước hạn, thời hạn thanh lý có thể ngắn hơn do hai bên thỏa thuận.

Những lưu ý quan trọng khi lập biên bản thanh lý hợp đồng khám chữa bệnh nội trú

Về số lượng bản lập và giá trị pháp lý

Biên bản thanh lý phải được lập thành ít nhất 02 bản gốc, mỗi bên giữ 01 bản; nếu cơ quan tài chính hoặc thanh tra yêu cầu thì lập thêm bản lưu. Biên bản chỉ có giá trị pháp lý khi có đủ chữ ký của người đại diện hợp pháp của cả hai bên và đóng dấu của đơn vị (nếu có con dấu). Không cần công chứng, chứng thực vì đây là văn bản thực hiện theo mẫu hành chính do pháp luật BHYT quy định. Sau khi ký, biên bản có giá trị ràng buộc; số liệu đã ký không thể thay đổi nếu không có thỏa thuận mới bằng văn bản.

Về thời điểm lập biên bản thanh lý

Thời điểm lập biên bản là sau khi hợp đồng KCB BHYT hết hiệu lực, đồng thời hai bên đã hoàn thành đối chiếu số liệu quyết toán chi phí KCB nội trú. Không nên lập trước khi cơ quan BHXH hoàn thành giám định trên hệ thống vì số liệu chưa chính thức có thể dẫn đến phải hủy và lập lại biên bản. Với hợp đồng hết hạn vào ngày 31/12, biên bản thường được ký trong quý I hoặc quý II của năm tiếp theo nhưng không muộn hơn 75 ngày. Nếu đang có tranh chấp về số chi phí BHYT, biên bản chỉ được ký sau khi giải quyết xong khiếu nại hoặc có văn bản bảo lưu ý kiến.

Về kiến nghị và giải quyết vướng mắc sau thanh lý

Trong mẫu biên bản có mục kiến nghị; các ý kiến không thống nhất về số liệu, chế độ, chính sách cần được ghi rõ trước khi ký để làm căn cứ xử lý tiếp. Nếu hai bên không thống nhất được nội dung thanh lý, cơ sở KCB có thể làm văn bản kiến nghị gửi BHXH cấp trên hoặc Thanh tra Bộ Y tế. Sau khi biên bản được ký, nếu phát hiện sai sót do nhầm lẫn số học, hai bên cần lập biên bản điều chỉnh kèm theo biên bản thanh lý ban đầu, không tự sửa trên bản gốc. Các khoản kinh phí bị từ chối thanh toán sau thanh lý phải được hạch toán theo đúng hướng dẫn của Bộ Tài chính.

Câu hỏi thường gặp về biên bản thanh lý hợp đồng khám chữa bệnh nội trú

Thanh lý hợp đồng KCB nội trú có bắt buộc không?

Có. Thanh lý hợp đồng là thủ tục bắt buộc sau khi hợp đồng KCB BHYT hết hạn hoặc bị chấm dứt trước hạn theo Nghị định 188/2025/NĐ-CP. Nếu không thanh lý, cơ sở KCB không được tất toán số tiền BHYT còn lại, không hoàn tất nghĩa vụ quyết toán với cơ quan BHXH và có thể bị chậm thanh toán, thu hồi tạm ứng. Với cơ quan BHXH, việc tồn đọng hợp đồng chưa thanh lý sẽ ảnh hưởng đến quyết toán quỹ BHYT hằng năm.

Mẫu số 06 và Mẫu số 19/BHYT khác nhau như thế nào?

Mẫu số 19/BHYT là biên bản thanh lý hợp đồng KCB BHYT ban hành theo Thông tư liên tịch 41/2014/TTLT-BYT-BTC, áp dụng trong giai đoạn trước năm 2025. Mẫu số 06 là mẫu mới ban hành kèm theo Nghị định 188/2025/NĐ-CP, có cấu trúc chuẩn hóa hơn, bổ sung các trường mã số để liên thông dữ liệu giám định BHYT. Về bản chất, cả hai mẫu đều dùng để chốt số liệu thanh lý, nhưng mẫu cũ không còn được sử dụng cho hồ sơ phát sinh sau khi Nghị định mới có hiệu lực.

Có thể lập biên bản thanh lý khi hợp đồng chưa hết hạn không?

Có, nhưng chỉ trong trường hợp hai bên thỏa thuận chấm dứt hợp đồng trước hạn như cơ sở KCB bị đình chỉ hoạt động, vi phạm hợp đồng, hoặc thay đổi cơ quan đầu mối ký hợp đồng. Khi đó biên bản phải ghi rõ lý do chấm dứt trước thời hạn, thời điểm dừng tiếp nhận bệnh nhân BHYT nội trú và số liệu quyết toán đến thời điểm chấm dứt. Việc lập biên bản sớm không làm phát sinh quyền yêu cầu thanh toán các khoản phát sinh sau ngày thanh lý.

Kết luận

Biên bản thanh lý hợp đồng khám chữa bệnh nội trú đóng vai trò then chốt trong việc hoàn tất nghĩa vụ tài chính giữa cơ quan BHXH và cơ sở KCB. Hiểu rõ căn cứ pháp lý, cách ghi mẫu và thủ tục thanh lý giúp doanh nghiệp tránh rủi ro, đảm bảo quyền lợi BHYT cho người bệnh. Để được hỗ trợ thêm, bạn hãy tham khảo các mẫu biên bản liên quan trên trang Mẫu Biên Bản và tải file word/PDF phù hợp với nhu cầu. Nếu cần mẫu cho hợp đồng ngoại trú hoặc các lĩnh vực khác, đừng quên truy cập các đường dẫn được chia sẻ trong bài viết này.