Biên bản thanh lý hợp đồng khám chữa bệnh bảo hiểm y tế: Mẫu mới nhất và hướng dẫn chi tiết

Biên bản thanh lý hợp đồng khám chữa bệnh bảo hiểm y tế (BHYT) là văn bản quan trọng giúp cơ quan BHXH và cơ sở khám chữa bệnh (KCB) chốt quyết toán chi phí khi hợp đồng kết thúc. Bài viết dưới đây cung cấp mẫu biên bản mới nhất theo Nghị định 188/2025/NĐ-CP cùng hướng dẫn chi tiết cách ghi và quy trình thực hiện.

Biên bản thanh lý hợp đồng khám chữa bệnh BHYT là gì?

Biên bản thanh lý hợp đồng khám chữa bệnh bảo hiểm y tế là văn bản do cơ quan BHXH (bên A) và cơ sở KCB (bên B) cùng lập khi kết thúc thời hạn hợp đồng hoặc khi chấm dứt hợp đồng trước thời hạn. Biên bản xác nhận kết quả thực hiện hợp đồng, chốt số tiền quyết toán chi phí KCB BHYT và chấm dứt nghĩa vụ tài chính giữa hai bên.

Vai trò của biên bản rất quan trọng: nó là căn cứ pháp lý cuối cùng để cơ quan BHXH khóa sổ quỹ và cơ sở KCB hoàn tất quyết toán năm. Nếu thiếu biên bản, các tranh chấp về chi phí có thể kéo dài, gây khó khăn cho cả hai bên.

Căn cứ pháp lý áp dụng mẫu biên bản thanh lý mới nhất

Hiện nay, mẫu biên bản thanh lý hợp đồng khám chữa bệnh BHYT được quy định tại Mẫu số 06 – Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 188/2025/NĐ-CP. Nghị định này thay thế quy định cũ tại Thông tư 39/2018/TT-BYT (Mẫu số 19/BHYT). Các cơ sở KCB cần cập nhật ngay mẫu mới để tránh sai sót thủ tục.

Mẫu số 06 có những điểm khác biệt so với mẫu cũ, như bổ sung các mục riêng về số tiền thu hồi, giảm trừ và bù trừ sau quyết toán. Việc sử dụng đúng mẫu là bắt buộc; nếu tự ý sửa đổi, biên bản có thể bị từ chối.

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng khám chữa bệnh BHYT mới nhất theo Nghị định 188/2025/NĐ-CP

Theo Mẫu số 06, biên bản thanh lý gồm 4 nhóm nội dung chính:

• Thông tin chung về hợp đồng: số hợp đồng, ngày ký, thời hạn hiệu lực.
• Thông tin hai bên tham gia: bên A là cơ quan BHXH, bên B là cơ sở KCB (tên, địa chỉ, mã số, người đại diện).
• Nội dung thanh lý: tổng chi phí đề nghị quyết toán, tổng chi phí được duyệt, số tiền tạm ứng đã nhận, số phải thanh toán bổ sung hoặc phải hoàn trả, các khoản giảm trừ, bù trừ.
• Cam kết và chữ ký: hai bên xác nhận số liệu đối chiếu đúng, không còn khiếu nại.

Mẫu mới quy định biên bản được lập thành 04 bản, mỗi bên giữ 02 bản.

Hướng dẫn ghi nội dung chi tiết biên bản thanh lý

Khi ghi phần thông tin hợp đồng gốc, cần ghi chính xác số hợp đồng và ngày ký, tránh nhầm với số phụ lục. Trong phần kết quả quyết toán, số liệu phải khớp với thông báo quyết toán chính thức của cơ quan BHXH.

Đối với các khoản thu hồi, giảm trừ, cần ghi cụ thể từng nhóm: chi phí ngoài phạm vi, vượt trần, do lỗi quy trình... Công thức tính số tiền còn lại: Số tiền còn phải thanh toán = Số tiền được duyệt – Số tiền tạm ứng + Số tiền thu hồi – Số tiền giảm trừ. Nếu kết quả dương, BHXH phải trả thêm; nếu âm, cơ sở KCB phải hoàn trả.

Quy trình thực hiện thanh lý hợp đồng KCB BHYT

Theo Điều 33 Nghị định 188/2025/NĐ-CP, có 5 bước cơ bản:

1. Cơ sở KCB lập hồ sơ quyết toán gửi cơ quan BHXH.
2. Cơ quan BHXH thẩm định và thông báo kết quả.
3. Hai bên đối chiếu số liệu chi phí KCB BHYT.
4. Lập biên bản thanh lý theo Mẫu số 06.
5. Ký biên bản và phân chia bản lưu.

Hồ sơ thanh lý cần chuẩn bị gồm: biên bản thanh lý, bảng tổng hợp chi phí, thông báo kết quả quyết toán, bảng đối chiếu và chứng từ tạm ứng.

Nội dung chính trong biên bản thanh lý

Biên bản cần nêu rõ kết quả thực hiện hợp đồng, số liệu chi phí đề nghị quyết toán và số liệu được duyệt, các khoản thanh toán bổ sung hoặc không được chấp nhận, và nghĩa vụ còn lại giữa hai bên (nếu có). Việc ghi rõ lý do loại trừ chi phí giúp cơ sở KCB rút kinh nghiệm cho các kỳ sau.

Các lưu ý quan trọng khi lập và ký biên bản thanh lý

Để biên bản có hiệu lực pháp lý, cần đảm bảo: đúng mẫu, đầy đủ chữ ký của người đại diện hợp pháp (hoặc người được ủy quyền), có dấu pháp nhân, số liệu chính xác. Sau khi ký, thời hạn phản hồi kiến nghị là 15 ngày; nếu không phản hồi, biên bản được mặc nhiên chấp nhận.

Sai sót thường gặp: ghi thiếu mã số cơ sở, không khớp số liệu, thiếu chữ ký đúng thẩm quyền. Nếu đã ký, không được sửa trực tiếp mà phải lập biên bản điều chỉnh.

Lưu ý rằng biên bản thanh lý hợp đồng khám chữa bệnh BHYT có những đặc thù riêng so với các loại biên bản thanh lý khác trong lĩnh vực y tế. Nếu bạn cần mẫu cho các trường hợp khác, có thể tham khảo: biên bản thanh lý hợp đồng liên kết đào tạo y tế, biên bản thanh lý hợp đồng bảo hiểm y tế doanh nghiệp, biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ điều dưỡng.

Câu hỏi thường gặp về thanh lý hợp đồng KCB BHYT

Thanh lý hợp đồng có bắt buộc không? Có, theo Điều 33 Nghị định 188/2025/NĐ-CP, đây là bước bắt buộc khi hợp đồng chấm dứt.

Thời điểm muộn nhất phải hoàn tất thanh lý? Thông thường trong quý I hoặc quý II của năm sau, tùy theo hướng dẫn của BHXH Việt Nam.

Cơ sở KCB không đồng ý ký thì sao? Cơ sở có thể gửi kiến nghị trong 15 ngày; hết hạn, BHXH vẫn thực hiện quyết toán theo số đã duyệt.

Biên bản thanh lý có thay thế hợp đồng gốc không? Không, nó chỉ xác nhận kết thúc hợp đồng và chốt quyết toán.

Kết luận

Biên bản thanh lý hợp đồng khám chữa bệnh BHYT là văn bản "chốt sổ" quan trọng, giúp minh bạch tài chính và hạn chế khiếu kiện. Các cơ sở KCB và cơ quan BHXH cần tuân thủ đúng mẫu mới theo Nghị định 188/2025/NĐ-CP, lưu trữ hồ sơ đầy đủ để phục vụ thanh tra, kiểm toán. Hãy tải ngay mẫu biên bản chuẩn và áp dụng để đảm bảo quyết toán nhanh chóng, chính xác.