Biên bản thanh lý hợp đồng khám chữa bệnh ngoại trú là gì?

Biên bản thanh lý hợp đồng khám chữa bệnh ngoại trú là văn bản pháp lý được lập khi hợp đồng khám chữa bệnh (KCB) ngoại trú giữa cơ sở y tế và cơ quan Bảo hiểm xã hội (BHXH) kết thúc hoặc chấm dứt. Hợp đồng KCB ngoại trú là thỏa thuận về việc cung cấp dịch vụ khám, chữa bệnh không nằm viện qua đêm cho người tham gia BHYT, với chi phí được Quỹ BHYT thanh toán.

Biên bản này xác nhận tình hình thực hiện hợp đồng, quyết toán chi phí phát sinh và cam kết về trách nhiệm của hai bên sau khi kết thúc hợp đồng. Đây là căn cứ quan trọng để cơ sở KCB đối chiếu, thanh quyết toán với cơ quan BHXH, đồng thời là tài liệu lưu trữ kế toán bắt buộc.

Căn cứ pháp lý về biên bản thanh lý hợp đồng khám chữa bệnh ngoại trú

Nghị định 188/2025/NĐ-CP và Mẫu số 06

Nghị định 188/2025/NĐ-CP hiện hành quy định về quản lý chi phí khám bệnh, chữa bệnh BHYT, thay thế Nghị định 06/2020/NĐ-CP trước đó. Theo Nghị định này, khi kết thúc hợp đồng, cơ sở KCB bắt buộc phải thanh lý hợp đồng. Mẫu số 06 trong Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định là mẫu biên bản thanh lý hợp đồng KCB chuẩn nhất, được dùng thống nhất trên toàn quốc.

Mẫu số 19/BHYT do Bảo hiểm xã hội ban hành

Bên cạnh Mẫu số 06/NĐ-188, ngành BHYT còn ban hành Mẫu số 19/BHYT theo Thông tư 43/2020/TT-BYT, chuyên dùng cho biên bản thanh lý hợp đồng KCB ngoại trú. Mẫu này có các cột chi tiết về số lượng người KCB, chi phí đề nghị, chi phí quyết toán, phù hợp với các cơ sở y tế cung cấp dịch vụ ngoại trú như phòng khám đa khoa, phòng khám chuyên khoa.

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng khám chữa bệnh ngoại trú chuẩn mới nhất

Tải mẫu biên bản thanh lý hợp đồng khám chữa bệnh ngoại trú (Word/DOC)

Bạn có thể tải mẫu biên bản thanh lý hợp đồng KCB ngoại trú miễn phí tại Cổng dịch vụ công quốc gia của BHXH Việt Nam (vss.gov.vn) hoặc Cổng thông tin điện tử BHXH tỉnh/thành phố. Mẫu được cung cấp dưới dạng Word/DOC, đã được định dạng sẵn theo Mẫu số 06/NĐ-CP, bạn chỉ cần tải về và điền thông tin.

Hướng dẫn điền biên bản thanh lý từng mục chi tiết

• Phần A - Thông tin hợp đồng: Ghi rõ số hợp đồng, ngày ký, thời hạn hiệu lực, tên hai bên.
• Phần B - Kết quả thực hiện: Thống kê số lượt KCB ngoại trú, chi phí đề nghị quyết toán theo danh mục.
• Phần C - Quyết toán tài chính: Ghi số tài khoản, ngân hàng của cơ sở KCB để nhận lại số tiền chênh lệch nếu có.
• Phần D - Cam kết: Xác nhận số lượng biên bản (04 bản, mỗi bên giữ 02 bản), ký tên và đóng dấu đầy đủ.

Nội dung chính của biên bản thanh lý hợp đồng khám chữa bệnh ngoại trú

Thông tin bên bảo hiểm xã hội và cơ sở khám chữa bệnh

Phần này ghi rõ tên, địa chỉ, người đại diện của cơ quan BHXH và cơ sở KCB, số giấy phép hoạt động, mã số thuế, số tài khoản ngân hàng... Đây là những thông tin định danh quan trọng để xác lập tính pháp lý của biên bản.

Thông tin hợp đồng được thanh lý (số hợp đồng, thời hạn)

Cần ghi chính xác số hợp đồng KCB ngoại trú đã ký giữa hai bên, ngày ký hợp đồng, thời hạn từ ngày bao nhiêu đến ngày bao nhiêu (thường theo năm tài chính hoặc theo thời gian thực tế).

Kết quả thực hiện hợp đồng và quyết toán chi phí khám ngoại trú

Thống kê tổng số lượt khám, số bệnh nhân, chi phí BHYT chi trả, số tiền người bệnh đồng chi trả. Phần này phải khớp với hồ sơ giám định do BHXH xác nhận để đảm bảo quyết toán chính xác.

Cam kết và trách nhiệm của các bên sau khi thanh lý

Hai bên cam kết không còn khiếu nại, thắc mắc nào sau khi ký biên bản. Cơ sở KCB có trách nhiệm lưu trữ hồ sơ, cung cấp dữ liệu khi cơ quan BHXH yêu cầu trong thời hạn quy định (thường là 24 tháng). Nếu phát hiện sai phạm, cơ quan BHXH có quyền thu hồi số tiền đã quyết toán.

Trình tự, thủ tục thanh lý hợp đồng khám chữa bệnh ngoại trú

Hồ sơ cần chuẩn bị khi thanh lý hợp đồng KCB ngoại trú

1. Biên bản thanh lý hợp đồng (theo Mẫu số 06 hoặc 19/BHYT).
2. Bảng tổng hợp chi phí KCB ngoại trú.
3. Giấy đề nghị quyết toán (nếu có).
4. Danh sách mã KCB đã được giám định.

Nơi nộp hồ sơ và cách thức thực hiện

Hồ sơ được nộp tại phòng BHYT của BHXH tỉnh/huyện nơi cơ sở đăng ký hợp đồng. Nên nộp trực tuyến qua Cổng dịch vụ công quốc gia, sau đó gửi bản cứng qua bưu điện hoặc nộp trực tiếp để xác nhận.

Thời hạn giải quyết (chậm nhất 75 ngày kể từ 01/01 năm sau)

Theo Nghị định 188/2025, chậm nhất 75 ngày kể từ ngày 01/01 của năm tài chính tiếp theo, cơ quan BHXH phải hoàn tất quyết toán và thanh lý hợp đồng cho các cơ sở KCB. Cơ sở KCB cần nộp hồ sơ trước thời điểm này để tránh bị từ chối hoặc xử phạt.

Những lưu ý quan trọng khi lập biên bản thanh lý hợp đồng KCB ngoại trú

Số lượng bản biên bản và giá trị pháp lý (04 bản, mỗi bên giữ 02 bản)

Biên bản được lập thành 04 bản, mỗi bên giữ 02 bản. Tất cả các bản đều có giá trị pháp lý như nhau và phải có chữ ký tay, đóng dấu đỏ của cả hai bên.

Thời hạn phản hồi kiến nghị giữa các bên (15 ngày)

Sau khi nhận biên bản, nếu một bên phát hiện sai sót hoặc có kiến nghị thì phải phản hồi bằng văn bản trong vòng 15 ngày làm việc. Quá thời hạn này, biên bản được coi là hoàn tất và không thể thay đổi.

Xử lý khi có vướng mắc, khiếu nại phát sinh sau thanh lý

Mọi khiếu nại sau thanh lý sẽ được cơ quan BHXH xem xét, giải quyết trong thời hạn 20 ngày. Nếu không đồng ý với kết quả, bạn có thể khiếu nại lên Tổng BHXH Việt Nam hoặc Sở Y tế theo quy định.

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Biên bản thanh lý hợp đồng khám chữa bệnh ngoại trú khác gì với hợp đồng nội trú?

Biên bản thanh lý ngoại trú chỉ áp dụng cho các dịch vụ khám chữa bệnh ban ngày, không lưu trú qua đêm. Trong khi đó, nội trú bao gồm các chi phí giường bệnh, chăm sóc toàn diện, phẫu thuật... Mẫu biên bản cũng có sự khác biệt về cấu trúc và các chỉ tiêu quyết toán.

Hợp đồng khám chữa bệnh ngoại trú có bắt buộc thanh lý hàng năm không?

Có, hoàn toàn bắt buộc. Theo Luật BHYT và các văn bản hướng dẫn, mọi hợp đồng KCB, bao gồm cả ngoại trú, đều phải thanh lý chậm nhất vào cuối năm tài chính hoặc khi hợp đồng chấm dứt.

Cơ sở KCB có thể tự soạn biên bản thanh lý hay phải dùng mẫu của BHXH?

Phải dùng mẫu do BHXH ban hành. Việc tự soạn mẫu khác sẽ bị coi là không hợp lệ và hồ sơ sẽ bị trả lại.

Nếu chậm nộp hồ sơ thanh lý có bị xử phạt không?

Có, tùy theo mức độ chậm trễ mà bị phạt tiền từ 3 đến 8 triệu đồng, thậm chí đình chỉ hoạt động liên thông BHYT nếu chậm quá 30 ngày. Ngoài ra còn bị tính lãi suất chậm quyết toán.

Kết luận

Biên bản thanh lý hợp đồng khám chữa bệnh ngoại trú là thủ tục bắt buộc giúp các cơ sở y tế hoàn tất nghĩa vụ tài chính và pháp lý với cơ quan BHYT. Việc nắm vững mẫu biểu, quy trình và các lưu ý quan trọng sẽ giúp bạn tránh rủi ro vi phạm. Hãy chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và thực hiện đúng thời hạn.

Bạn có thể tải mẫu biên bản thanh lý hợp đồng KCB ngoại trú tại các nguồn chính thống. Ngoài ra, để tham khảo thêm các mẫu biên bản thanh lý hợp đồng trong lĩnh vực y tế khác, hãy xem ngay:

• Biên bản thanh lý hợp đồng liên kết đào tạo y tế
• Biên bản thanh lý hợp đồng bảo hiểm y tế doanh nghiệp
• Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ điều dưỡng

Đừng quên truy cập Mẫu Biên Bản để tìm kiếm hàng trăm mẫu văn bản chuẩn pháp lý cho mọi lĩnh vực.