Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ giám định y khoa là một trong những văn bản quan trọng giúp các bên chấm dứt hợp đồng một cách hợp pháp, minh bạch và tránh tranh chấp về sau. Trong lĩnh vực đặc thù như giám định y khoa, việc soạn thảo biên bản thanh lý càng cần sự chính xác cao. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết, căn cứ pháp lý và mẫu biên bản tham khảo dành riêng cho dịch vụ giám định y khoa.

Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ giám định y khoa là gì?

Khái niệm biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ giám định y khoa

Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ giám định y khoa là văn bản do hai bên tham gia hợp đồng (bên yêu cầu giám định và bên cung cấp dịch vụ giám định) lập ra khi kết thúc hợp đồng. Văn bản này xác nhận toàn bộ khối lượng công việc giám định đã thực hiện, kết quả đã bàn giao và các nghĩa vụ tài chính đã được giải quyết dứt điểm. Đây là dạng biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ có đặc thù riêng vì gắn với hồ sơ, kết luận chuyên môn của Hội đồng giám định y khoa.

Vai trò và ý nghĩa pháp lý của biên bản thanh lý

Biên bản thanh lý đóng vai trò là căn cứ để kết thúc hợp đồng một cách hợp pháp, đối chiếu dứt điểm công nợ và xác nhận thời điểm hai bên không còn nghĩa vụ với nhau. Theo Điều 91 Bộ luật Tố tụng dân sự 2015, văn bản gốc do các bên ký được dùng làm chứng cứ; do đó, biên bản thanh lý có đầy đủ chữ ký, con dấu và nội dung chi tiết sẽ giúp bên bảo vệ quyền lợi vững chắc nếu xảy ra tranh chấp về thanh toán hoặc bàn giao kết quả giám định.

Phân biệt biên bản thanh lý hợp đồng với biên bản nghiệm thu/bàn giao

Nhiều người thường nhầm lẫn giữa biên bản thanh lý và biên bản nghiệm thu/bàn giao. Biên bản nghiệm thu/bàn giao chỉ ghi nhận việc hoàn thành và bàn giao “sản phẩm” là kết quả giám định y khoa (biên bản giám định, thông báo kết quả). Trong khi đó, biên bản thanh lý giải quyết toàn diện các vấn đề còn tồn tại về tài chính, bảo mật, chuyển giao hồ sơ và cam kết cuối cùng. Vì vậy, không nên thay thế hai văn bản này cho nhau.

Căn cứ pháp lý khi thanh lý hợp đồng dịch vụ giám định y khoa

Quy định về giám định y khoa theo Thông tư 01/2023/TT-BYT

Thông tư 01/2023/TT-BYT của Bộ Y tế là văn bản chuyên ngành mới nhất điều chỉnh tổ chức và hoạt động của Hội đồng giám định y khoa. Khi thanh lý hợp đồng, các bên cần rà soát quy định mới về hồ sơ, thủ tục và trách nhiệm của Hội đồng. Đặc biệt, kết quả giám định phải được lập thành biên bản giám định y khoa và thông báo đến đối tượng giám định; biên bản này là tài liệu bắt buộc phải được bàn giao và liệt kê trong danh mục hồ sơ đính kèm khi thanh lý.

Quy định chung về thanh lý hợp đồng dịch vụ theo Bộ luật Dân sự 2015

Bộ luật Dân sự 2015 (số 91/2015/QH13) quy định hợp đồng dịch vụ tại các Điều 513–521. Điều 515 quy định bên sử dụng dịch vụ có nghĩa vụ “trả tiền dịch vụ theo thỏa thuận”. Mặc dù pháp luật không bắt buộc lập biên bản thanh lý đối với mọi hợp đồng dịch vụ, nhưng nếu hợp đồng gốc có điều khoản “thanh lý khi kết thúc” thì các bên phải tuân thủ. Ngay cả khi không có thỏa thuận trước, biên bản thanh lý vẫn nên được lập để tránh rủi ro quyết toán và làm căn cứ đối chiếu với hóa đơn, chứng từ.

Nguyên tắc thanh lý hợp đồng dịch vụ

Nguyên tắc hàng đầu của thanh lý là chỉ thực hiện khi các bên đã đối chiếu và thống nhất về tổng khối lượng dịch vụ đã thực hiện, chất lượng kết quả, giá trị thanh toán, thuế GTGT và các chi phí phát sinh. Mọi nội dung phải tuân thủ nguyên tắc tự nguyện, bình đẳng, hợp pháp theo Điều 3 và Điều 117 Bộ luật Dân sự 2015. Trong lĩnh vực giám định y khoa, nguyên tắc thanh lý còn bao gồm việc bảo đảm không làm thất lạc hồ sơ bệnh án và kết luận giám định của đối tượng.

Cấu trúc chuẩn của biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ giám định y khoa

Phần thông tin các bên tham gia (Bên A – đơn vị yêu cầu giám định, Bên B – Hội đồng/đơn vị giám định y khoa)

Phần này phải ghi đầy đủ: Bên A (đơn vị yêu cầu giám định) và Bên B (Hội đồng/đơn vị giám định y khoa). Với tổ chức cần bổ sung mã số thuế, địa chỉ trụ sở, số quyết định thành lập Hội đồng giám định, người đại diện theo pháp luật; với cá nhân cần số CMND/CCCD và địa chỉ liên hệ.

Phần nội dung thanh lý: khối lượng dịch vụ giám định đã thực hiện

Cần thể hiện khối lượng dịch vụ dưới dạng bảng: số hồ sơ giám định, loại giám định (suy giảm khả năng lao động, tổn thương cơ thể, tâm thần...), số biên bản giám định đã phát hành, ngày hoàn thành, ghi chú. Đơn vị tính nên là “hồ sơ/lượt giám định” thay vì “ngày công” vì đặc thù giám định y khoa phụ thuộc vào mức độ phức tạp của từng trường hợp.

Phần kết quả giám định và bàn giao hồ sơ

Cần mô tả: đã bàn giao bao nhiêu biên bản giám định y khoa gốc, bao nhiêu bản sao, hồ sơ bệnh án trả về cho cơ quan yêu cầu hay giữ lại để lưu trữ. Nên lập danh mục kèm theo và ghi câu “các tài liệu kèm theo là một phần không thể tách rời của biên bản”.

Phần tài chính: giá trị hợp đồng, thuế GTGT, phương thức thanh toán

Phần tài chính gồm: tổng giá trị hợp đồng, giá trị đã tạm ứng/thanh toán, giá trị còn lại phải thanh toán, cột thuế GTGT (nếu có) và số hóa đơn GTGT liên quan. Nội dung phải khớp với dữ liệu kế toán của cả hai bên và với biên bản nghiệm thu.

Phần cam kết và chữ ký của các bên

Biên bản nên ghi rõ “Hai bên cam kết không còn bất kỳ khiếu nại, tranh chấp nào liên quan đến hợp đồng...”. Tuy nhiên, điều này không loại trừ hoàn toàn quyền khởi kiện theo pháp luật. Chữ ký phải là người đại diện hợp pháp, có ghi họ tên, chức vụ và đóng dấu treo nếu là tổ chức.

Hướng dẫn soạn thảo biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ giám định y khoa

Bước 1: Kiểm tra và đối chiếu các điều khoản hợp đồng gốc

Đối chiếu số hợp đồng, ngày ký, tên các bên, nội dung dịch vụ, thời hạn thực hiện, đơn giá và điều khoản phạt/thanh lý. Nếu hợp đồng quy định phải lập biên bản thanh lý theo một mẫu cụ thể thì bắt buộc sử dụng mẫu đó.

Bước 2: Xác định khối lượng dịch vụ giám định đã hoàn thành

Sử dụng bảng thống kê do bên cung cấp dịch vụ lập, đối chiếu với biên bản nghiệm thu đã ký và phiếu giao nhận từng kết quả giám định. Chỉ đưa vào thanh lý những dịch vụ đã có biên bản giám định y khoa phát hành.

Bước 3: Quyết toán chi phí và các khoản phát sinh

Cần tách bạch phí giám định và chi phí hợp lệ khác. Các khoản bồi thường do chậm bàn giao kết quả phải được khấu trừ trước khi ký thanh lý, có chữ ký xác nhận của cả hai bên.

Bước 4: Hoàn thiện văn bản và tổ chức ký kết

Biên bản nên được soạn thảo thành 02 bản gốc, đóng dấu giáp lai nếu có tài liệu đính kèm. Việc ký nên được thực hiện tại buổi làm việc chính thức. Nếu các bên ở xa, có thể ký điện tử theo Nghị định 130/2018/NĐ-CP, nhưng với giám định y khoa, nên ưu tiên ký trực tiếp trên bản giấy.

Nội dung cần lưu ý khi thanh lý hợp đồng dịch vụ giám định y khoa

Lưu ý về hồ sơ giám định y khoa kèm theo

Hồ sơ bao gồm: văn bản yêu cầu giám định, biên bản giám định y khoa, thông báo kết quả, phiếu thu/chi, hóa đơn GTGT, biên bản nghiệm thu (nếu có). Danh mục hồ sơ nên được phụ lục đầy đủ trong biên bản.

Lưu ý về thời hạn thanh lý và thời hiệu khởi kiện

Pháp luật không quy định thời hạn bắt buộc thanh lý, nhưng nên thực hiện trong vòng 7–15 ngày kể từ ngày hoàn thành công việc. Theo Điều 429 Bộ luật Dân sự 2015, thời hiệu khởi kiện về hợp đồng là 03 năm. Nếu biên bản thanh lý ghi nhận một bên thừa nhận nợ thì thời hiệu được bắt đầu lại.

Lưu ý về trách nhiệm bảo mật thông tin y tế của đối tượng giám định

Thông tin về đối tượng giám định là bí mật y tế. Biên bản thanh lý chỉ nên ghi các thông tin nhận dạng cần thiết (số hồ sơ, ngày giám định) mà không sao chép kết luận chuyên môn chi tiết. Hành vi tiết lộ thông tin hồ sơ bệnh án có thể bị xử phạt hành chính lên đến 20 triệu đồng theo Nghị định 117/2020/NĐ-CP.

Các sai lầm thường gặp khi soạn thảo biên bản thanh lý

Các sai lầm phổ biến: ghi chung chung “hai bên hoàn thành hợp đồng” mà không liệt kê chi tiết; thiếu số hóa đơn và số tiền bằng chữ; không quy định thời điểm có hiệu lực; quên thu hồi tài liệu mật; ký bởi người không được ủy quyền hợp lệ. Đặc biệt, không nên đưa cam kết vượt phạm vi giám định chuyên môn như bảo lãnh kết quả.

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ giám định y khoa (tham khảo)

Mẫu biên bản thanh lý đầy đủ (dành cho tổ chức – Hội đồng giám định y khoa)

Mẫu đầy đủ gồm các mục: quốc hiệu, số/ký hiệu, tên biên bản, thông tin bên A/bên B, bảng khối lượng, phần bàn giao hồ sơ, phần tài chính, phần cam kết và chữ ký. Nên có dòng “Hồ sơ kèm theo: … gồm … trang” để quản lý tài liệu. Với hợp đồng sử dụng ngân sách nhà nước, cần bổ sung xác nhận của Kho bạc Nhà nước.

Mẫu biên bản thanh lý rút gọn (dành cho cá nhân hoặc hợp đồng nhỏ)

Mẫu rút gọn có thể giảm số cột nhưng vẫn phải có: bên A, bên B, nội dung dịch vụ giám định, số biên bản giám định, tổng số tiền quyết toán (bằng số và bằng chữ), chữ ký hai bên. Mẫu này phù hợp khi một người dân yêu cầu Hội đồng giám định phục vụ thủ tục bảo hiểm.

Ngoài ra, bạn có thể tham khảo thêm các mẫu biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ tương tự trong các lĩnh vực khác như biên bản thanh lý hợp đồng thuê kho lưu trữ thuốc, biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ tâm lý trị liệu và biên bản thanh lý hợp đồng thuê điều dưỡng viên để có thêm góc nhìn thực tế.

Các câu hỏi thường gặp về thanh lý hợp đồng dịch vụ giám định y khoa

Có bắt buộc phải lập biên bản thanh lý khi kết thúc hợp đồng không?

Bộ luật Dân sự không bắt buộc, nhưng nếu hợp đồng gốc có thỏa thuận thì phải thực hiện. Trong thực tế, các đơn vị y tế công lập gần như luôn yêu cầu biên bản thanh lý trong hồ sơ quyết toán. Vì vậy, dù không bắt buộc, bạn vẫn nên lập để đảm bảo an toàn pháp lý.

Biên bản thanh lý có cần công chứng, chứng thực không?

Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ giám định y khoa không thuộc danh mục giao dịch phải công chứng, chứng thực. Tuy nhiên, nếu cơ quan thuế hoặc kho bạc yêu cầu chứng thực chữ ký khi hồ sơ do người không phải người đại diện theo pháp luật ký, bạn có thể thực hiện thủ tục tại UBND cấp xã/phường theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP.

Xử lý thế nào nếu một bên không đồng ý ký biên bản thanh lý?

Bên kia nên gửi văn bản nhắc nhở kèm dự thảo biên bản, sử dụng phương thức có xác nhận (bưu điện, email công ty). Ghi rõ thời hạn 7 ngày để phản hồi. Nếu quá hạn, bên còn lại có quyền khởi kiện. Việc không ký biên bản không làm mất hiệu lực hợp đồng đã thực hiện, nhưng sẽ khó khăn hơn khi chứng minh.

Biên bản thanh lý có giá trị pháp lý như thế nào khi có tranh chấp?

Biên bản thanh lý là chứng cứ thể hiện ý chí thống nhất cuối cùng của các bên, thường được Tòa án sử dụng làm căn cứ xác định trạng thái nghĩa vụ. Nếu biên bản có chữ ký đầy đủ, không bị giả mạo thì bên muốn phủ nhận phải chứng minh ngược lại.

Kết luận

Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ giám định y khoa không chỉ là thủ tục hành chính mà còn là công cụ bảo vệ quyền lợi của cả hai bên. Hy vọng bài viết đã giúp bạn hiểu rõ cấu trúc, căn cứ pháp lý và cách soạn thảo biên bản chuyên nghiệp. Nếu bạn cần mẫu có sẵn, hãy truy cập Mẫu Biên Bản để tải về và chỉnh sửa theo nhu cầu.