Biên bản thanh lý hợp đồng đào tạo là gì?

Biên bản thanh lý hợp đồng đào tạo là văn bản ghi nhận việc kết thúc quyền và nghĩa vụ giữa hai bên sau khi khóa đào tạo đã thực hiện. Đây không phải hợp đồng mới mà là chứng từ xác nhận “công việc đã hoàn thành, tiền bạc đã quyết toán”. Có hai loại phổ biến: giữa doanh nghiệp và đơn vị cung cấp dịch vụ đào tạo; giữa doanh nghiệp và nhân viên sau khi kết thúc hợp đồng đào tạo nghề. Nhiều doanh nghiệp gộp biên bản nghiệm thu và thanh lý thành một, hợp lệ nếu nội dung bao gồm cả nghiệm thu chất lượng và quyết toán tài chính.

Vì sao doanh nghiệp cần lập biên bản thanh lý hợp đồng đào tạo?

Xác nhận hoàn thành nghĩa vụ của hai bên

Biên bản giúp doanh nghiệp và đơn vị đào tạo cùng xác nhận toàn bộ nội dung đã thực hiện, tránh khai khống hoặc từ chối công nhận kết quả về sau. Theo Điều 426 Bộ luật Dân sự 2015, hợp đồng chấm dứt khi các bên thỏa thuận; biên bản thanh lý là bằng chứng của sự thỏa thuận này.

Làm căn cứ quyết toán chi phí đào tạo

Chi phí đào tạo là chi phí được trừ khi tính thuế TNDN nếu có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp. Biên bản thanh lý giúp chứng minh dịch vụ đã hoàn thành, đối chiếu với hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Với hóa đơn từ 20 triệu đồng phải chuyển khoản, biên bản cần ghi rõ phương thức thanh toán.

Giảm thiểu rủi ro tranh chấp hợp đồng

Nếu không có biên bản, thời hiệu khởi kiện (3 năm theo Điều 429) rất khó xác định. Biên bản có chữ ký hai bên là chứng cứ văn bản có giá trị pháp lý cao. Chốt số liệu ngay khi kết thúc giúp tránh những vụ kiện kéo dài vì một bên không công nhận số liệu quyết toán.

Căn cứ pháp lý khi thanh lý hợp đồng đào tạo cho doanh nghiệp

• Bộ luật Dân sự 2015: quy định chung về giao kết, thực hiện, chấm dứt hợp đồng.
• Bộ luật Lao động 2019 (Điều 62): hợp đồng đào tạo nghề giữa doanh nghiệp và người lao động.
• Nghị định 145/2020/NĐ-CP: chi phí đào tạo, bồi thường vi phạm cam kết.
• Luật Thương mại 2005: áp dụng cho hợp đồng dịch vụ đào tạo.
• Thông tư 78/2014/TT-BTC và 96/2015/TT-BTC: chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.
• Nghị định 123/2020/NĐ-CP: hóa đơn điện tử.

Nội dung chính của biên bản thanh lý hợp đồng đào tạo

Thông tin của bên đào tạo và bên sử dụng dịch vụ

Ghi chính xác tên doanh nghiệp, mã số thuế, địa chỉ, người đại diện, chức danh. Nếu bên đào tạo là cá nhân, cần ghi CCCD/CMND và giấy phép liên quan. Tránh sai sót tư cách pháp lý vì sẽ làm giảm giá trị chứng cứ.

Thông tin hợp đồng gốc (số hợp đồng, ngày ký, thời hạn)

Ghi rõ số hợp đồng, ngày ký, tên hợp đồng và số phụ lục nếu có. Nếu không có số, dùng mã riêng để đối chiếu. Ghi thời hạn khóa đào tạo, địa điểm, số học viên.

Kết quả đã thực hiện khóa đào tạo

Nghiệm thu nên định lượng: 100% học viên hoàn thành, 30/30 đạt chứng chỉ. Nếu thanh lý sớm, cần ghi rõ phần đã thực hiện, phần chưa thực hiện. Kèm bàn giao tài liệu, bảng điểm, danh sách học viên.

Quyết toán chi phí, số tiền còn lại phải thanh toán (nếu có)

Nêu tổng giá trị, giá trị đã tạm ứng, còn lại, thời hạn, phương thức thanh toán. Ghi bằng số và chữ. Đối chiếu hóa đơn điện tử. Nếu chậm thanh toán, thỏa thuận lãi suất chậm trả.

Cam kết bồi thường chi phí đào tạo khi người lao động nghỉ việc sớm

Đây là nội dung khác biệt của biên bản thanh lý hợp đồng đào tạo. Phải đối chiếu với hợp đồng đào tạo nghề gốc. Theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP, chi phí đào tạo gồm nhiều khoản. Mức bồi thường thường giảm dần theo thời gian làm việc.

Ký tên, đóng dấu xác nhận của hai bên

Chữ ký của người đại diện pháp luật hoặc người ủy quyền. Nếu không phải người đại diện, cần giấy ủy quyền. Dấu treo vẫn nên đóng. Lập ít nhất 02 bản gốc, mỗi bên giữ một bản.

Hướng dẫn soạn thảo biên bản thanh lý hợp đồng đào tạo chi tiết từng mục

Cách ghi thông tin doanh nghiệp và đơn vị đào tạo

Ghi đúng tên pháp nhân, không viết tắt. Ghi số giấy phép hoạt động nếu có. Chức danh phải khớp đăng ký. Phòng nhân sự ký thì cần giấy ủy quyền.

Cách ghi kết quả nghiệm thu nội dung và chất lượng khóa học

Trích dẫn hợp đồng gốc, liệt kê hạng mục, bàn giao tài liệu. Dùng nguyên tắc SMART, tránh "hoàn thành tốt". Nếu có vi phạm, ghi rõ phương án xử lý và số tiền.

Cách xác định số tiền quyết toán và phương thức thanh toán

Lập bảng: tổng giá trị, đã thanh toán, giảm trừ, còn lại, hạn thanh toán, hình thức. Ghi số tài khoản. Nếu có phạt, ghi rõ bù trừ. Ghi số hóa đơn.

Cách ghi điều khoản bồi thường chi phí đào tạo đúng quy định

Điều khoản này chỉ hợp pháp khi hợp đồng đào tạo nghề đã có thỏa thuận. Số tiền phải thuộc chi phí đào tạo theo Nghị định 145. Ghi công thức tính. Không thay thế hợp đồng gốc.

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng đào tạo cho doanh nghiệp (file Word) – Tải miễn phí

Bạn có thể tải ngay mẫu biên bản thanh lý hợp đồng đào tạo cho doanh nghiệp dưới dạng file Word để chỉnh sửa. Mẫu bao gồm tất cả các mục bắt buộc và phần ghi chú hướng dẫn chi tiết. Hãy tải về và điều chỉnh cho phù hợp với thực tế. Lưu ý: mẫu chỉ có giá trị tham khảo, cần kiểm tra căn cứ pháp lý hiện hành trước khi sử dụng.

Ngoài ra, bạn có thể tham khảo thêm: Biên bản thanh lý hợp đồng đào tạo cho nhân viên, Biên bản thanh lý hợp đồng đào tạo nghề phun xăm, Biên bản thanh lý hợp đồng đào tạo nghề nail mi. Các mẫu chuyên biệt này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian hơn nữa.

Những lưu ý pháp lý khi lập biên bản thanh lý hợp đồng đào tạo

Thời điểm ký biên bản thanh lý hợp đồng

Chỉ ký khi dịch vụ đã hoàn thành và nghiệm thu xong. Nếu thanh lý trước hạn, ghi rõ lý do và hậu quả. Biên bản cho hợp đồng chưa có hiệu lực sẽ vô hiệu.

Số lượng bản lập và giá trị pháp lý của biên bản

Ít nhất 02 bản gốc, mỗi bên 01 bản. Bản gốc là bản ký trực tiếp, đóng dấu. Bản điện tử cần chữ ký số hợp lệ.

Các lỗi thường gặp khi lập biên bản thanh lý

Sai thông tin pháp lý, ghi chung chung, thiếu số liệu quyết toán, không đối chiếu hóa đơn, không xác định rõ nghĩa vụ bồi thường. Những lỗi này có thể khiến biên bản mất giá trị.

Câu hỏi thường gặp khi thanh lý hợp đồng đào tạo

Thanh lý hợp đồng đào tạo trước thời hạn có được không?

Được, nếu hai bên thỏa thuận. Biên bản phải ghi rõ lý do và nghĩa vụ thanh toán cho phần đã thực hiện.

Nhân viên nghỉ việc giữa chừng có phải bồi thường chi phí đào tạo?

Có, nếu hợp đồng đào tạo nghề có thỏa thuận. Chi phí bồi thường tính theo tỷ lệ thời gian cam kết còn lại.

Biên bản thanh lý có bắt buộc phải công chứng không?

Không bắt buộc, trừ khi các bên có yêu cầu. Biên bản có chữ ký và dấu của hai bên đã đủ giá trị pháp lý.