Biên bản nghiệm thu hợp đồng: Mẫu tham khảo, căn cứ pháp lý và lưu ý khi lập

Biên bản nghiệm thu hợp đồng được sử dụng để ghi nhận kết quả thực hiện và nghiệm thu các công việc, sản phẩm hoặc hạng mục theo thỏa thuận trong hợp đồng. Tùy loại hợp đồng, biên bản có thể thể hiện khối lượng, chất lượng, tiến độ, hồ sơ kèm theo và kết quả đánh giá của các bên. Trong bài viết dưới đây, Team biên soạn Mẫu Biên Bản cung cấp mẫu tham khảo để điều chỉnh theo nội dung hợp đồng thực tế.

Biên bản nghiệm thu hợp đồng là gì?

Mẫu Biên bản nghiệm thu hợp đồng là văn bản pháp lý ghi nhận việc bên cung ứng đã hoàn thành nghĩa vụ theo đúng thỏa thuận, đồng thời xác nhận chất lượng, số lượng, chủng loại đáp ứng yêu cầu của bên nghiệm thu. Đây là căn cứ quan trọng để giải quyết tranh chấp và thực hiện thanh toán. Một biên bản hợp lệ cần có các yếu tố: thông tin các bên, số/ngày hợp đồng, đối tượng nghiệm thu, kết quả đạt/không đạt, chữ ký và dấu hợp lệ. 

Thiếu bất kỳ yếu tố nào, giá trị pháp lý có thể bị vô hiệu khi phát sinh khiếu nại. Theo thống kê gần đây, khoảng 38% tranh chấp hợp đồng thương mại xuất phát từ việc không có biên bản nghiệm thu hoặc biên bản không đầy đủ. Biên bản nghiệm thu mang tính xác nhận, không tạo ra nghĩa vụ mới, nhưng là chứng cứ quan trọng để xác định thời điểm hoàn thành nghĩa vụ và căn cứ thanh toán.

Phân biệt biên bản nghiệm thu, biên bản thanh lý và biên bản kết hợp nghiệm thu - thanh lý

Nhiều doanh nghiệp nhầm lẫn giữa nghiệm thu và thanh lý. Biên bản nghiệm thu tập trung ghi nhận kết quả thực hiện công việc, bàn giao hàng hóa; biên bản thanh lý ghi nhận việc chấm dứt hiệu lực hợp đồng và quyết toán các nghĩa vụ tài chính. Biên bản nghiệm thu thường lập ngay sau khi hoàn thành công việc, còn biên bản thanh lý lập khi các bên đã hoàn tất toàn bộ nghĩa vụ. Biên bản kết hợp nghiệm thu – thanh lý thường được dùng cho hợp đồng nhỏ, thời gian ngắn, nhưng tiềm ẩn rủi ro: nếu phát hiện lỗi chất lượng sau khi ký, doanh nghiệp có thể mất quyền khiếu nại vì đã xác nhận hoàn tất. 

Thực tiễn trọng tài cho thấy nhiều tranh chấp phát sinh từ sự lẫn lộn này. Về bản chất, biên bản nghiệm thu không làm chấm dứt hợp đồng, trong khi biên bản thanh lý mới chính thức chấm dứt hiệu lực và phát sinh quyền, nghĩa vụ cuối cùng. Do đó, cần cân nhắc khi dùng biên bản kết hợp cho hợp đồng có thời gian bảo hành dài.

Căn cứ pháp lý về biên bản nghiệm thu hợp đồng

Bộ luật Dân sự 2015

Đối với các hợp đồng dân sự, Bộ luật Dân sự 2015 là một trong những căn cứ pháp lý chung về giao kết và thực hiện hợp đồng. Các bên thực hiện quyền, nghĩa vụ theo nội dung đã thỏa thuận và theo quy định pháp luật có liên quan.

Luật Thương mại 2005

Đối với hợp đồng trong hoạt động thương mại, cần đối chiếu Luật Thương mại 2005 cùng các quy định chuyên ngành tương ứng. Việc nghiệm thu có thể được thực hiện theo thỏa thuận của các bên trong hợp đồng.

Quy định chuyên ngành và nội dung hợp đồng

Tùy loại hợp đồng, có thể phải áp dụng thêm pháp luật chuyên ngành. Ví dụ, hợp đồng xây dựng, cung cấp dịch vụ, mua bán hàng hóa hoặc các hợp đồng có yêu cầu kỹ thuật có thể có quy định riêng về nghiệm thu.

Do đó, khi lập biên bản cần kiểm tra hợp đồng, phụ lục hợp đồng và quy định chuyên ngành để xác định chính xác tiêu chí nghiệm thu.

Các mẫu biên bản nghiệm thu hợp đồng chuẩn kèm file tải (Word/PDF)

Nhu cầu tải mẫu biên bản nghiệm thu hợp đồng rất lớn, nhưng không phải nguồn nào cũng đảm bảo đúng pháp lý. Dưới đây là các mẫu phổ biến và cách chọn. Khi tải mẫu từ internet, cần chọn nguồn uy tín và đối chiếu với các văn bản pháp luật hiện hành để tránh sai sót.

Mẫu biên bản nghiệm thu và thanh lý hợp đồng chung

Mẫu này phù hợp cho các hợp đồng đơn giản, giá trị nhỏ, chỉ cần xác nhận hoàn thành và chấm dứt trong một văn bản. Nội dung gồm thông tin hai bên, số hợp đồng, kết quả nghiệm thu, quyết toán và cam kết chấm dứt hiệu lực. Nếu bạn cần mẫu cho xây dựng, tham khảo biên bản nghiệm thu công trình.

Mẫu biên bản nghiệm thu hợp đồng dịch vụ

Mẫu này thêm phần đánh giá chất lượng dịch vụ theo tiêu chí cụ thể, phù hợp với hợp đồng tư vấn, đào tạo, logistics. Cần ghi rõ khối lượng và mức độ hoàn thành so với hợp đồng. Xem thêm biên bản nghiệm thu hợp đồng dịch vụ.

Mẫu biên bản nghiệm thu hàng hóa, công việc

Mẫu tập trung vào bảng kê số lượng, chủng loại và tình trạng hàng hóa, kèm kết luận đạt/không đạt. Đây là mẫu quan trọng khi giao nhận theo lô hoặc theo đợt. Đối với dự án nhà ở xã hội, bạn có thể dùng biên bản nghiệm thu công trình nhà ở xã hội để đảm bảo tuân thủ các yêu cầu riêng.

Mẫu 13b - Biên bản nghiệm thu và thanh lý hợp đồng

Mẫu 13b phổ biến trong lĩnh vực xây dựng và lắp đặt, tích hợp thêm bảng đối chiếu thanh lý vật tư tồn đọng. Mẫu này thường điều chỉnh từ văn bản của Bộ Xây dựng, thích hợp cho các chủ đầu tư lớn. Khi sử dụng mẫu 13b, cần kiểm tra kỹ các điều khoản bảo hành để tránh mất quyền lợi sau nghiệm thu.

Mẫu biên bản nghiệm thu hợp đồng tham khảo

CÔNG TY/ĐƠN VỊ: …………………………………
Số: ……/BBNT

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

BIÊN BẢN NGHIỆM THU HỢP ĐỒNG

Căn cứ Hợp đồng số: ……/HĐ-…… ký ngày ……/……/…… giữa ………………………………… và …………………………………

Căn cứ Phụ lục hợp đồng số: ………………………………… (nếu có).

Hôm nay, vào lúc …… giờ …… phút, ngày …… tháng …… năm ……, tại …………………………………, các bên tiến hành nghiệm thu nội dung thực hiện theo hợp đồng.

I. THÀNH PHẦN THAM GIA NGHIỆM THU

1. Đại diện bên A: …………………………………

Ông/Bà: …………………………………
Chức vụ: …………………………………
Đơn vị: …………………………………

Ông/Bà: …………………………………
Chức vụ: …………………………………
Đơn vị: …………………………………

2. Đại diện bên B: …………………………………

Ông/Bà: …………………………………
Chức vụ: …………………………………
Đơn vị: …………………………………

Ông/Bà: …………………………………
Chức vụ: …………………………………
Đơn vị: …………………………………

II. THÔNG TIN HỢP ĐỒNG

Tên hợp đồng: ………………………………………

Số hợp đồng: ………………………………………

Ngày ký: ……/……/……

Nội dung/phạm vi thực hiện: ………………………………………

Thời gian thực hiện theo hợp đồng: ………………………………………

Thời gian thực tế thực hiện: ………………………………………

III. NỘI DUNG NGHIỆM THU

Các bên tiến hành kiểm tra, đối chiếu nội dung thực tế đã thực hiện với các yêu cầu theo hợp đồng và ghi nhận:

IV. ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ NGHIỆM THU

1. Về khối lượng:

…………………………………………………………

…………………………………………………………

2. Về chất lượng:

…………………………………………………………

…………………………………………………………

3. Về tiến độ thực hiện:

…………………………………………………………

…………………………………………………………

4. Về hồ sơ, tài liệu kèm theo:

…………………………………………………………

…………………………………………………………

V. KẾT QUẢ NGHIỆM THU

Sau khi kiểm tra và đối chiếu, các bên thống nhất:

☐ Chấp nhận nghiệm thu toàn bộ nội dung theo hợp đồng.

☐ Chấp nhận nghiệm thu một phần, gồm: ………………………………………

☐ Chưa đủ điều kiện nghiệm thu, cần thực hiện bổ sung/khắc phục các nội dung sau:

…………………………………………………………

…………………………………………………………

Các nội dung cần hoàn thiện:

…………………………………………………………

Thời hạn hoàn thành:

…………………………………………………………

VI. GIÁ TRỊ NGHIỆM THU VÀ THANH TOÁN

Giá trị hợp đồng: ……………………… đồng.

Giá trị đã thực hiện: ……………………… đồng.

Giá trị được nghiệm thu: ……………………… đồng.

Giá trị đề nghị thanh toán: ……………………… đồng.

Bằng chữ: ……………………………………………………………

Các nội dung khác liên quan đến thanh toán:

…………………………………………………………

VII. KẾT LUẬN

Các bên xác nhận kết quả nghiệm thu nêu trên phù hợp với nội dung đã được kiểm tra và đối chiếu theo hợp đồng, phụ lục hợp đồng và các tài liệu liên quan.

Các nội dung chưa hoàn thành hoặc cần khắc phục, nếu có:

…………………………………………………………

…………………………………………………………

Biên bản được lập thành …… bản có nội dung và giá trị như nhau. Các bên đã đọc lại, thống nhất nội dung và cùng ký tên dưới đây.

………, ngày …… tháng …… năm ……

ĐẠI DIỆN BÊN A
(Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ)

…………………………

ĐẠI DIỆN BÊN B
(Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ)

…………………………

NGƯỜI LẬP BIÊN BẢN
(Ký, ghi rõ họ tên)

…………………………

Việc lập biên bản nghiệm thu hợp đồng đúng chuẩn không chỉ giúp doanh nghiệp quản lý hồ sơ chặt chẽ mà còn bảo vệ quyền lợi khi tranh chấp. Hãy chọn mẫu phù hợp với loại hợp đồng và luôn rà soát các căn cứ pháp lý trước khi ký. Với kho mẫu biên bản đa dạng, bạn có thể tham khảo thêm nhiều mẫu khác tại Mẫu Biên Bản để tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính hợp lệ.