Biên bản nghiệm thu hợp đồng dịch vụ: Mẫu tham khảo, nội dung và cách lập

Biên bản nghiệm thu hợp đồng dịch vụ được sử dụng để ghi nhận kết quả thực hiện các công việc, hạng mục hoặc dịch vụ theo hợp đồng và làm căn cứ để các bên xác nhận khối lượng, chất lượng, thời gian hoàn thành và các nội dung liên quan. 

Trong bài viết dưới đây, Team biên soạn Mẫu Biên Bản cung cấp mẫu biên bản nghiệm thu hợp đồng dịch vụ tham khảo đã điền nội dung minh họa, gồm thông tin các bên, căn cứ hợp đồng, nội dung dịch vụ, khối lượng thực hiện, tiêu chí nghiệm thu, kết quả đánh giá, giá trị nghiệm thu và xác nhận của các bên. Bạn có thể tham khảo thêm Mẫu Biên Bản phù hợp với nhu cầu nghiệm thu và thanh toán dịch vụ thực tế.

Biên bản nghiệm thu hợp đồng dịch vụ là gì?

Biên bản nghiệm thu hợp đồng dịch vụ là văn bản pháp lý ghi nhận việc bên cung cấp dịch vụ đã hoàn thành công việc theo đúng thỏa thuận, bên sử dụng dịch vụ đã kiểm tra, xác nhận chất lượng và khối lượng trước khi thanh toán. Văn bản này có giá trị chứng cứ trong giải quyết tranh chấp theo Bộ luật Dân sự, đồng thời xác lập thời điểm chuyển giao rủi ro và mốc tính bảo hành.

Theo thống kê gần đây, phần lớn tranh chấp thanh toán hợp đồng dịch vụ xuất phát từ việc thiếu biên bản nghiệm thu hoặc biên bản lập không rõ ràng. Nhiều doanh nghiệp nhầm lẫn giữa nghiệm thu và thanh lý hợp đồng, dẫn đến chậm dòng tiền hoặc mất quyền đòi nợ. Vì vậy, việc lập biên bản nghiệm thu đúng chuẩn là yêu cầu bắt buộc để bảo vệ quyền lợi hợp pháp.

Tải mẫu biên bản nghiệm thu hợp đồng dịch vụ (file Word/PDF)

Nhu cầu về mẫu biên bản nghiệm thu hợp đồng dịch vụ đang tăng nhanh, đặc biệt khi doanh nghiệp số hóa quy trình ký kết. Tuy nhiên, không phải mẫu nào cũng đảm bảo tính pháp lý. Khảo sát cho thấy hơn một nửa doanh nghiệp sử dụng mẫu tải từ internet nhưng không kiểm tra tính pháp lý, dẫn đến rủi ro tranh chấp. Một mẫu chuẩn cần đầy đủ các thành phần: quốc hiệu, thông tin các bên, căn cứ hợp đồng, nội dung nghiệm thu, kết luận, chữ ký và dấu.

Tại Mẫu Biên Bản, chúng tôi cung cấp nhiều mẫu biên bản thông dụng, dễ chỉnh sửa trên Word hoặc PDF. Tùy theo loại hình dịch vụ, bạn có thể tham khảo thêm các mẫu chuyên biệt như biên bản nghiệm thu video, biên bản nghiệm thu hình ảnh, hay biên bản nghiệm thu kết cấu bê tông cốt thép để áp dụng phù hợp. Các mẫu này đều được biên tập bởi đội ngũ pháp lý, cập nhật theo quy định hiện hành.

Mẫu biên bản nghiệm thu hợp đồng dịch vụ tham khảo

Dưới đây là mẫu đã điền nội dung minh họa:

CÔNG TY TNHH MINH AN
Số: 18/BBNT-DV

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

BIÊN BẢN NGHIỆM THU HỢP ĐỒNG DỊCH VỤ

Hôm nay, ngày 18 tháng 08 năm 2026, tại Công ty TNHH Minh An, chúng tôi gồm:

I. BÊN SỬ DỤNG DỊCH VỤ

Công ty TNHH Minh An

Địa chỉ: Số 25 phố Nguyễn Du, thành phố Hà Nội

Đại diện: Bà Nguyễn Thu Hà

Chức vụ: Giám đốc

Sau đây gọi là Bên A.

II. BÊN CUNG CẤP DỊCH VỤ

Công ty Cổ phần ABC

Địa chỉ: Số 80 đường Láng, thành phố Hà Nội

Đại diện: Ông Trần Văn Nam

Chức vụ: Giám đốc

Sau đây gọi là Bên B.

Hai bên cùng tiến hành nghiệm thu kết quả thực hiện Hợp đồng dịch vụ số 08/2026/HĐDV ký ngày 01/06/2026 với các nội dung sau:

III. NỘI DUNG DỊCH VỤ NGHIỆM THU

Thời gian thực hiện: Từ ngày 01/08/2026 đến ngày 15/08/2026.

IV. CĂN CỨ VÀ TIÊU CHÍ NGHIỆM THU

Kết quả thực hiện được đối chiếu với:

1. Hợp đồng dịch vụ số 08/2026/HĐDV.
2. Phụ lục hợp đồng và các yêu cầu công việc đã thống nhất.
3. Khối lượng công việc thực tế đã thực hiện.
4. Tiêu chí chất lượng và thời hạn được quy định trong hợp đồng.

V. KẾT QUẢ NGHIỆM THU

Sau khi kiểm tra, đối chiếu hồ sơ và kết quả thực hiện, hai bên thống nhất:

• Các hạng mục nêu tại Mục III đã được thực hiện.
• Khối lượng công việc cơ bản đáp ứng nội dung đã thỏa thuận.
• Kết quả dịch vụ đáp ứng tiêu chí nghiệm thu theo hợp đồng.
• Không có hạng mục cần nghiệm thu lại tại thời điểm lập biên bản.

Kết luận: Các hạng mục nêu trên đạt yêu cầu nghiệm thu.

VI. GIÁ TRỊ NGHIỆM THU

Giá trị dịch vụ được nghiệm thu trong đợt này:

30.000.000 đồng

Bằng chữ: Ba mươi triệu đồng chẵn.

Giá trị thanh toán thực tế được thực hiện theo điều khoản thanh toán của hợp đồng và hồ sơ chứng từ có liên quan.

VII. NỘI DUNG TIẾP THEO

Bên B tiếp tục thực hiện các công việc còn lại theo tiến độ hợp đồng nếu có.

Bên A thực hiện các thủ tục thanh toán đối với phần giá trị đã được nghiệm thu theo thỏa thuận.

VIII. XÁC NHẬN CỦA CÁC BÊN

Hai bên xác nhận đã kiểm tra và thống nhất kết quả nghiệm thu nêu trong biên bản.

Biên bản được lập thành 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản có giá trị như nhau.

Biên bản được đọc lại cho các bên cùng nghe và thống nhất ký xác nhận.

ĐẠI DIỆN BÊN A
(Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ)

Nguyễn Thu Hà

ĐẠI DIỆN BÊN B
(Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ)

Trần Văn Nam

Hướng dẫn viết biên bản nghiệm thu hợp đồng dịch vụ chuẩn pháp lý

Một biên bản hợp lệ cần có cấu trúc rõ ràng, ngôn ngữ khách quan và mô tả cụ thể tiêu chí chất lượng. Tránh dùng các từ mơ hồ như "đạt yêu cầu" hay "tốt" mà nên định lượng bằng số liệu, phần trăm, số lỗi, thời gian phản hồi. Ví dụ: "dịch vụ hoàn thành đạt 98% chỉ số cam kết" thay vì "dịch vụ tốt".

Nội dung biên bản phải đối chiếu chính xác với điều khoản hợp đồng, không gộp các phát sinh ngoài phạm vi vào biên bản. Nếu có phát sinh, cần lập văn bản bổ sung riêng. Thời điểm lập biên bản nên sau khi hoàn thành toàn bộ công việc, trước khi xuất hóa đơn và thanh toán, hoặc lập theo từng giai đoạn đối với hợp đồng dài hạn.

Những lưu ý quan trọng khi lập biên bản nghiệm thu hợp đồng dịch vụ

Xác định đúng thẩm quyền ký kết

Chỉ người đại diện pháp luật hoặc người được ủy quyền hợp lệ mới có giá trị ký biên bản. Nhiều vụ tranh chấp bị tuyên vô hiệu vì người ký không đúng thẩm quyền. Kiểm tra kỹ giấy ủy quyền và đối chiếu thông tin trước khi ký.

Bảo lưu ý kiến khi có sai sót

Nếu phát hiện khuyết điểm, hãy ghi rõ bảo lưu trong biên bản, không ký xác nhận toàn bộ khi chưa khắc phục. Việc ký mà không bảo lưu có thể bị coi là chấp nhận toàn bộ dịch vụ. Có thể lập biên bản nghiệm thu từng phần để tránh đình trệ thanh toán.

Lưu trữ và sao lưu hồ sơ

Lưu trữ biên bản ít nhất 10 năm để phục vụ quyết toán thuế và đối chiếu khi cần. Biên bản điện tử có giá trị pháp lý nếu đáp ứng quy định về giao dịch điện tử. Doanh nghiệp nên kết hợp lưu bản giấy và bản scan để đảm bảo an toàn.

Câu hỏi thường gặp về biên bản nghiệm thu hợp đồng dịch vụ

Biên bản nghiệm thu hợp đồng dịch vụ dùng để làm gì?

Biên bản dùng để ghi nhận kết quả thực hiện dịch vụ, khối lượng, chất lượng và các nội dung liên quan theo hợp đồng.

Biên bản nghiệm thu dịch vụ có bắt buộc không?

Không phải mọi hợp đồng dịch vụ đều bắt buộc lập biên bản. Việc nghiệm thu phụ thuộc vào hợp đồng, tính chất dịch vụ và thỏa thuận giữa các bên.

Có thể dùng biên bản nghiệm thu để thanh toán không?

Có thể nếu hợp đồng quy định hoặc các bên thỏa thuận sử dụng kết quả nghiệm thu làm căn cứ thanh toán.

Biên bản nghiệm thu có cần ghi giá trị thanh toán không?

Không bắt buộc trong mọi trường hợp. Tuy nhiên, nếu biên bản phục vụ hồ sơ thanh toán, nên ghi rõ giá trị phần dịch vụ được nghiệm thu.

Dịch vụ chưa hoàn thành có được nghiệm thu không?

Có thể nghiệm thu một phần nếu hợp đồng cho phép nghiệm thu theo giai đoạn hoặc từng hạng mục. Không nên xác nhận hoàn thành toàn bộ nếu dịch vụ thực tế chưa đáp ứng phạm vi nghiệm thu.

Có cần ghi tiêu chí nghiệm thu không?

Nên ghi hoặc dẫn chiếu đến tiêu chí trong hợp đồng để làm rõ căn cứ đánh giá kết quả dịch vụ.

Ai có thể ký biên bản nghiệm thu?

Người đại diện có thẩm quyền hoặc người được ủy quyền của các bên theo quy định và thỏa thuận trong hợp đồng.

Có thể nghiệm thu theo từng tháng không?

Có thể nếu dịch vụ được thực hiện và thanh toán định kỳ theo tháng. Biên bản cần xác định rõ phạm vi và kết quả của kỳ nghiệm thu.

Biên bản nghiệm thu có thay thế biên bản thanh lý hợp đồng không?

Không nên mặc định. Hai văn bản có mục đích khác nhau và cần được sử dụng tùy theo nội dung hợp đồng, thỏa thuận của các bên.

Mẫu biên bản nghiệm thu hợp đồng dịch vụ có phải mẫu bắt buộc không?

Không. Đây là mẫu tham khảo. Nội dung cần được điều chỉnh theo loại dịch vụ, hợp đồng và yêu cầu nghiệm thu thực tế.

Kết luận

Biên bản nghiệm thu hợp đồng dịch vụ không chỉ là thủ tục hành chính mà còn là công cụ pháp lý bảo vệ doanh nghiệp trước rủi ro thanh toán và tranh chấp. Việc sử dụng mẫu chuẩn, viết đúng quy cách và nắm rõ các lưu ý sẽ giúp quá trình nghiệm thu diễn ra thuận lợi, minh bạch. Để có thêm nhiều mẫu văn bản hữu ích, hãy truy cập Mẫu Biên Bản và lựa chọn phù hợp với nhu cầu của bạn.