Biên bản mở thầu: Mẫu tham khảo, nội dung và cách lập

Trong bài viết dưới đây, Team biên soạn Mẫu Biên Bản cung cấp mẫu biên bản mở thầu tham khảo đã điền nội dung minh họa, gồm thông tin gói thầu, danh sách nhà thầu, giá dự thầu, giảm giá, bảo đảm dự thầu, thời gian thực hiện và các nội dung được ghi nhận tại thời điểm mở thầu. Bạn có thể tham khảo Mẫu Biên Bản để chỉnh sửa theo hồ sơ và tình huống đấu thầu thực tế.

Biên bản mở thầu là gì? Vai trò, ý nghĩa pháp lý trong hoạt động đấu thầu

Biên bản mở thầu là văn bản pháp lý bắt buộc được lập ngay tại lễ mở thầu, ghi nhận toàn bộ diễn biến, thông tin công bố và xác nhận của các bên tham dự. Theo Luật Đấu thầu 2023, đây là căn cứ để bên mời thầu đánh giá hồ sơ dự thầu. Nếu biên bản lập sai, thiếu chữ ký hoặc thiếu nội dung, kết quả đấu thầu có thể bị hủy. 

Thống kê từ Báo Đấu thầu cho thấy hơn 80% gói thầu bị từ chối hoặc khiếu kiện liên quan đến sai sót trong quá trình mở thầu, trong đó lỗi thiếu thông tin trên biên bản chiếm tỷ lệ đáng kể. Vì vậy, nắm vững mẫu biên bản mở thầu là yêu cầu thiết yếu với mọi tổ chức, cá nhân tham gia đấu thầu.

Mẫu biên bản mở thầu có thông tin tham khảo

Dưới đây là mẫu biên bản mở thầu được điền nội dung demo để người dùng có thể hình dung cách trình bày. Nội dung này mang tính tham khảo, không phải bản sao nguyên trạng của một biểu mẫu đấu thầu bắt buộc.

BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG THÀNH PHỐ MINH KHÊ

CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN ĐẤU THẦU HƯNG PHÁT

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

BIÊN BẢN MỞ THẦU

Gói thầu: Mua sắm thiết bị phòng học thông minh
Dự án: Trang bị thiết bị phục vụ chuyển đổi số trong các trường trung học cơ sở thành phố Minh Khê

Lễ mở thầu bắt đầu vào lúc 09 giờ 15 phút, ngày ... tháng ... năm ..., tại phòng họp tầng 4, Ban Quản lý dự án đầu tư xây dựng thành phố Minh Khê.

A. Các thông tin chung

I. Tên dự án/dự toán mua sắm: Trang bị thiết bị phục vụ chuyển đổi số trong các trường trung học cơ sở thành phố Minh Khê.

II. Tên gói thầu: Mua sắm thiết bị phòng học thông minh.

III. Danh sách nhà thầu

1. Nhà thầu nộp hồ sơ dự thầu trước thời điểm đóng thầu:

• Công ty TNHH Công nghệ Sao Việt, địa chỉ: Số 28 phố Hoàng Ngân, phường Trung Hòa, thành phố Hà Nội.
• Công ty Cổ phần Thiết bị Giáo dục Đại Thành, địa chỉ: Số 65 đường Nguyễn Văn Cừ, phường Bồ Đề, thành phố Hà Nội.
• Công ty TNHH Giải pháp Số Minh Long, địa chỉ: Số 112 đường Lê Duẩn, phường Nam Đồng, thành phố Hà Nội.

2. Nhà thầu nộp hồ sơ dự thầu sau thời điểm đóng thầu: Không có.

3. Nhà thầu có văn bản đề nghị sửa đổi, thay thế hoặc rút hồ sơ dự thầu: Không có.

B. Các thông tin chủ yếu trong lễ mở thầu

C. Ý kiến của đại diện các bên tham dự lễ mở thầu

Đại diện các nhà thầu tham dự xác nhận đã chứng kiến quá trình mở hồ sơ dự thầu và các thông tin được công khai trong lễ mở thầu.

Đại diện Công ty Cổ phần Thiết bị Giáo dục Đại Thành đề nghị ghi nhận việc hồ sơ dự thầu của nhà thầu được mở trong tình trạng niêm phong nguyên vẹn.

Bên mời thầu ghi nhận ý kiến trên vào biên bản.

D. Các thông tin liên quan khác

Việc mở hồ sơ dự thầu được thực hiện lần lượt đối với từng nhà thầu theo trình tự công bố thông tin.

Các thông tin được ghi nhận trong biên bản là những nội dung được công khai tại thời điểm mở thầu. Việc đánh giá tính hợp lệ, năng lực, kinh nghiệm, kỹ thuật và tài chính của hồ sơ dự thầu được thực hiện ở bước đánh giá theo hồ sơ mời thầu và quy định pháp luật có liên quan.

Lễ mở thầu kết thúc vào lúc 09 giờ 50 phút cùng ngày.

Biên bản được lập để ghi nhận quá trình mở thầu và được gửi cho các nhà thầu tham dự theo quy định.

ĐẠI DIỆN CHỦ ĐẦU TƯ
(Ký, ghi rõ họ tên)

Phạm Đức Thành

ĐẠI DIỆN NHÀ THẦU
(Ký, ghi rõ họ tên)

Nguyễn Hoàng Nam

ĐẠI DIỆN NHÀ THẦU
(Ký, ghi rõ họ tên)

Trần Ngọc Mai

ĐẠI DIỆN NHÀ THẦU
(Ký, ghi rõ họ tên)

Vũ Thành Đạt

Hướng dẫn nội dung mẫu biên bản mở thầu mới nhất (Phụ lục 2A Thông tư 23/2024/TT-BKHĐT)

Mẫu biên bản mở thầu theo Thông tư 23/2024/TT-BKHĐT quy định chi tiết các nội dung bắt buộc. Bạn cần điền chính xác từng mục để đảm bảo tính pháp lý.

Kê khai tên nhà thầu, tình trạng niêm phong và mức giá dự thầu

Tại phần này, ghi rõ tên từng nhà thầu, số lượng hồ sơ, tình trạng niêm phong (nguyên vẹn hay không) và mức giá dự thầu được công bố công khai. Giá dự thầu phải được đọc rõ để các bên ghi nhận, thống nhất trước khi ký xác nhận.

Các nội dung đại diện bên mời thầu phải ký xác nhận vào bản gốc hồ sơ dự thầu

Sau khi mở thầu, đại diện bên mời thầu phải ký xác nhận vào bản gốc hồ sơ dự thầu của từng nhà thầu, bao gồm các trang quan trọng như bảng giá, thỏa thuận liên danh (nếu có), bảo đảm dự thầu. Việc ký xác nhận này là cơ sở pháp lý để ngăn chặn việc thay đổi hồ sơ sau khi mở thầu.

Ghi chú ý kiến của các bên tham dự lễ mở thầu

Biên bản cần dành mục riêng để ghi lại ý kiến của đại diện nhà thầu, bên mời thầu và người chứng kiến. Mọi thắc mắc, kiến nghị về tính hợp lệ của hồ sơ phải được ghi nhận đầy đủ. Phần này giúp xử lý khiếu nại ngay từ đầu, tránh kéo dài quá trình lựa chọn nhà thầu.

Các mẫu biên bản mở thầu theo từng phương thức lựa chọn nhà thầu

Mỗi phương thức đấu thầu có mẫu biên bản riêng, phù hợp với đặc thù quy trình. Dưới đây là các mẫu thông dụng nhất.

Biên bản mở thầu một giai đoạn một túi hồ sơ (Phụ lục 2A)

Đây là mẫu phổ biến nhất, áp dụng cho gói thầu không yêu cầu kỹ thuật phức tạp. Toàn bộ hồ sơ dự thầu được mở một lần, bao gồm cả đề xuất kỹ thuật và tài chính. Mẫu biên bản mở thầu này có cấu trúc đơn giản, dễ điền.

Biên bản mở hồ sơ đề xuất về kỹ thuật, tài chính – phương thức một giai đoạn hai túi hồ sơ

Với phương thức này, biên bản mở thầu được lập riêng cho từng túi hồ sơ. Đầu tiên là biên bản mở hồ sơ đề xuất kỹ thuật, sau đó là biên bản mở hồ sơ đề xuất tài chính. Mỗi biên bản phải nêu rõ tên nhà thầu, điểm kỹ thuật (nếu có) và giá dự thầu.

Mẫu biên bản mở thầu chào hàng cạnh tranh và mở thầu đấu thầu qua mạng

Đối với chào hàng cạnh tranh, biên bản mở thầu đơn giản hơn, nhưng vẫn phải đảm bảo các nội dung cơ bản. Với đấu thầu qua mạng, biên bản được lập trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia, có giá trị pháp lý tương đương bản giấy.

Trình tự thủ tục tổ chức lễ mở thầu và thời gian công khai biên bản

Lễ mở thầu phải được tổ chức công khai theo đúng thời điểm quy định trong thông báo mời thầu. Trình tự gồm: đại diện bên mời thầu công bố danh sách nhà thầu, kiểm tra niêm phong, mở từng hồ sơ, đọc giá dự thầu và lập biên bản. Sau khi lập, biên bản mở thầu phải được công khai cho các nhà thầu tham dự trong thời hạn theo quy định (thường là ngay sau khi kết thúc lễ mở thầu).

Các quy định pháp lý mới về biên bản mở thầu từ Thông tư 23/2024/TT-BKHĐT và Thông tư 07/2024/TT-BKHĐT

Thông tư 23/2024/TT-BKHĐT thay thế các quy định cũ về mẫu biên bản mở thầu, bổ sung yêu cầu ký xác nhận chi tiết và thời gian công khai cụ thể. Thông tư 07/2024/TT-BKHĐT hướng dẫn chi tiết về đấu thầu qua mạng, trong đó có quy định về biên bản mở thầu điện tử. Các tổ chức, cá nhân cần cập nhật ngay để tránh sai sót khi áp dụng.

Tải mẫu biên bản mở thầu – file Word chuẩn thông tư

Mẫu biên bản mở thầu chuẩn theo Thông tư 23/2024/TT-BKHĐT được chúng tôi biên soạn thành file Word, dễ dàng chỉnh sửa và in ấn. Bạn có thể tải biên bản mở thầu mẫu này về sử dụng ngay cho gói thầu của mình.

File tải mẫu biên bản mở thầu Word/PDF chuẩn, dễ chỉnh sửa

Tại đây, bạn sẽ tìm thấy các mẫu biên bản mở thầu cho từng phương thức: một túi hồ sơ, hai túi hồ sơ, chào hàng cạnh tranh và đấu thầu qua mạng. File được thiết kế sẵn với đầy đủ các trường thông tin, chỉ cần điền vào là hoàn thiện.

Tư vấn và hỗ trợ điền thông tin biên bản mở thầu cho gói thầu của bạn

Nếu gặp khó khăn trong quá trình soạn thảo, đội ngũ của Mẫu Biên Bản luôn sẵn sàng hỗ trợ. Truy cập Mẫu Biên Bản để xem thêm nhiều mẫu biên bản hữu ích khác như biên bản mất hóa đơn, biên bản miễn giảm lãi vay tín dụng, biên bản mở hồ sơ KHCN. Hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn chi tiết nhất cho từng gói thầu cụ thể.

Câu hỏi thường gặp về biên bản mở thầu

Biên bản mở thầu dùng để làm gì?

Biên bản dùng để ghi nhận quá trình mở hồ sơ và những thông tin được công khai tại thời điểm mở thầu, làm cơ sở lưu hồ sơ và thực hiện các bước tiếp theo trong quá trình lựa chọn nhà thầu.

Khi nào phải mở thầu?

Thời điểm mở thầu phụ thuộc vào phương thức và hình thức lựa chọn nhà thầu. Đối với gói thầu một giai đoạn một túi hồ sơ theo quy định tại Điều 28 Nghị định 214/2025/NĐ-CP, việc mở thầu phải bắt đầu trong thời hạn 02 giờ kể từ thời điểm đóng thầu. (CSDL quốc gia về pháp luật)

Nhà thầu không tham dự lễ mở thầu có được mở hồ sơ không?

Có thể. Đối với trường hợp mở thầu theo Điều 28 Nghị định 214/2025/NĐ-CP, việc mở hồ sơ không phụ thuộc vào sự có mặt hay vắng mặt của nhà thầu. (CSDL quốc gia về pháp luật)

Biên bản mở thầu có ghi giá dự thầu không?

Có. Giá dự thầu là một trong những thông tin được ghi nhận khi mở hồ sơ đối với phương thức một giai đoạn một túi hồ sơ. Nếu có giảm giá thì giá trị giảm giá cũng được ghi nhận theo quy định. (CSDL quốc gia về pháp luật)

Có ghi giá dự thầu sau giảm giá vào biên bản không?

Có thể cần ghi nhận theo mẫu áp dụng. Mục đích là thể hiện rõ giá dự thầu và phần giảm giá của nhà thầu nếu có, tránh nhầm lẫn giữa giá ban đầu và giá sau giảm giá.

Biên bản mở thầu có cần ghi bảo đảm dự thầu không?

Có. Với phương thức một giai đoạn một túi hồ sơ, thông tin về giá trị và hiệu lực của bảo đảm dự thầu thuộc nhóm thông tin được đọc và ghi nhận khi mở thầu. (CSDL quốc gia về pháp luật)

Có thể dùng mẫu biên bản mở thầu Word không?

Có thể sử dụng mẫu biên bản Word để chuẩn bị nội dung, nhưng cần kiểm tra mẫu đang có hiệu lực và điều chỉnh theo đúng phương thức, hình thức lựa chọn nhà thầu trước khi sử dụng chính thức.

Mẫu biên bản mở thầu có thể chỉnh sửa không?

Việc chỉnh sửa phải phụ thuộc vào mẫu áp dụng và hồ sơ mời thầu. Không nên tự ý bỏ các nội dung bắt buộc hoặc thêm các tiêu chí đánh giá làm thay đổi bản chất của biểu mẫu.

Mẫu biên bản mở thầu trên Mẫu Biên Bản có thể dùng cho hồ sơ đấu thầu chính thức không?

Mẫu tham khảo trên website có thể được sử dụng để hình dung cấu trúc và chuẩn bị nội dung. Tuy nhiên, khi lập hồ sơ chính thức cần đối chiếu với mẫu có hiệu lực, hồ sơ mời thầu và quy định pháp luật áp dụng tại thời điểm thực hiện.

Kết luận: Biên bản mở thầu là văn bản không thể thiếu trong bất kỳ hoạt động đấu thầu nào. Sử dụng đúng mẫu, điền đầy đủ thông tin sẽ giúp quá trình lựa chọn nhà thầu diễn ra minh bạch và đúng luật. Tải ngay mẫu biên bản mở thầu từ Mẫu Biên Bản để bảo vệ quyền lợi của bạn.