Làm mất hóa đơn GTGT là sự cố mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng có thể gặp phải. Theo quy định, khi phát hiện mất hóa đơn, bạn phải lập biên bản ghi nhận sự việc và báo cáo cơ quan thuế. Trong bài viết này, chúng tôi tổng hợp các mẫu biên bản mất hóa đơn mới nhất, hướng dẫn cách ghi chi tiết và những lưu ý pháp lý quan trọng.

Tải ngay mẫu biên bản mất hóa đơn chuẩn mới nhất (Word/PDF)

Tất cả các mẫu bên dưới đều có định dạng Word và PDF, dễ dàng chỉnh sửa theo đơn vị bạn.

Mẫu biên bản mất hóa đơn GTGT liên 2 đầu vào

Mẫu này dành cho bên mua khi làm mất hóa đơn đầu vào. Cần điền đầy đủ tên, mã số thuế, địa chỉ của người bán, người mua; số hóa đơn, ngày lập, nội dung hàng hóa – dịch vụ; giá trị trước thuế, tiền thuế GTGT và tổng giá trị thanh toán. Phần nguyên nhân mất và chữ ký hai bên phải được ghi rõ ràng.

Mẫu biên bản mất hóa đơn GTGT liên 2 đầu ra

Mẫu áp dụng khi bên bán làm mất hóa đơn liên 2 hoặc khách hàng làm mất sau khi nhận. Biên bản cần nêu chi tiết thông tin hóa đơn, quá trình giao nhận, trách nhiệm của bên làm mất và cam kết không sử dụng hóa đơn gốc để kê khai. Biên bản có chữ ký, dấu của hai bên sẽ giúp cơ quan thuế chấp nhận.

Mẫu công văn giải trình mất hóa đơn gửi cơ quan thuế

Công văn thường được soạn kèm biên bản ghi nhận sự việc để gửi cơ quan thuế quản lý. Trong công văn, doanh nghiệp trình bày diễn biến sự việc, liệt kê số hóa đơn bị mất, nêu nguyên nhân và cam kết chịu trách nhiệm trước pháp luật. Nội dung cần ngắn gọn, trung thực.

Ngoài các mẫu trên, bạn có thể tham khảo thêm mẫu biên bản mất biên lai thu phí, lệ phí, biên bản lấy mẫu nước thải kiểm nghiệm, biên bản lấy mẫu xét nghiệm nếu bạn cần mẫu văn bản có bố cục tương tự.

Hướng dẫn cách ghi biên bản mất hóa đơn đúng quy định

Thông tin bên bán và bên mua cần điền

Bạn phải ghi đầy đủ tên đơn vị, mã số thuế, địa chỉ trụ sở, số điện thoại và chức danh người đại diện. Nếu là cá nhân kinh doanh, ghi rõ họ tên, CMND/CCCD và địa chỉ thường trú.

Ghi rõ số hóa đơn, ngày lập, giá trị hàng hóa bị mất

Số hóa đơn cần bao gồm ký hiệu mẫu, ký hiệu hóa đơn và số thứ tự. Ngày lập hóa đơn ghi theo đúng chứng từ gốc. Giá trị hàng hóa bị mất phải khớp với bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa dịch vụ mua vào, bán ra.

Trình bày nguyên nhân, thời gian và địa điểm phát hiện mất

Phần này cần mô tả ngắn gọn, cụ thể như: thất lạc khi chuyển bộ phận kế toán, mất cắp trong kho, rách hỏng do lũ lụt... Nêu rõ thời gian phát hiện và địa điểm xảy ra mất mát.

Chữ ký, xác nhận của hai bên và các giấy tờ kèm theo

Biên bản phải có chữ ký của người đại diện hợp pháp và đóng dấu (nếu có) của cả hai bên. Kèm theo bảng kê số hóa đơn bị mất và các tài liệu liên quan như biên bản làm việc nội bộ, xác nhận của thủ trưởng.

Quy định pháp luật về xử lý mất hóa đơn hiện hành

Trách nhiệm lập biên bản khi mất hóa đơn liên 2

Khi phát hiện mất hóa đơn liên 2, tổ chức, cá nhân phải khẩn trương lập biên bản ghi nhận sự việc. Biên bản xác định rõ trách nhiệm của bên bán, bên mua trong việc quản lý, lưu trữ hóa đơn.

Thủ tục báo cáo mất hóa đơn theo mẫu BC21/AC

Sau khi lập biên bản, doanh nghiệp gửi thông báo mất hóa đơn theo mẫu BC21/AC đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Thời hạn là 5 ngày làm việc kể từ ngày phát hiện mất, trừ các trường hợp bất khả kháng.

Mức phạt hành chính khi làm mất hóa đơn

Tùy theo loại hóa đơn, số lượng và giá trị ghi trên hóa đơn bị mất, mức xử phạt có thể từ vài trăm nghìn đến hàng chục triệu đồng. Nếu không lập biên bản giải trình mất hóa đơn hoặc chậm báo cáo, doanh nghiệp sẽ bị xử phạt ở mức cao hơn.

Các tình huống mất hóa đơn thường gặp và cách xử lý

Mất hóa đơn đầu vào của bên mua

Bên mua cần lập biên bản song phương với bên bán. Bên bán cung cấp bản sao hóa đơn gốc có xác nhận để bên mua kê khai khấu trừ thuế GTGT.

Mất hóa đơn đầu ra của bên bán

Bên bán lập biên bản mất hóa đơn liên 2, ghi rõ số hóa đơn, ngày phát hành, tên khách hàng và giá trị. Sau đó gửi thông báo theo mẫu BC21/AC cho cơ quan thuế và lưu hồ sơ đầy đủ.

Phân biệt xử lý mất hóa đơn giấy và mất hóa đơn điện tử

Với hóa đơn giấy, việc lập biên bản và gửi mẫu BC21/AC là bắt buộc. Với hóa đơn điện tử, dữ liệu nằm trên hệ thống nên doanh nghiệp chỉ cần trích xuất lại bản gốc, lập biên bản giải trình nếu cơ quan thuế yêu cầu.

Kết luận

Mất hóa đơn không phải là sự cố quá nghiêm trọng nếu bạn xử lý nhanh chóng bằng biên bản mất hóa đơn đúng mẫu và báo cáo kịp thời. Hãy truy cập Mẫu Biên Bản để tải các mẫu văn bản mới nhất và sử dụng cho công việc của mình.