Giới thiệu về mẫu Biên bản mở hồ sơ KH&CN (Mẫu B2-1-BBHS) – Mục đích và đối tượng áp dụng

Biên bản mở hồ sơ là gì? Vai trò trong quy trình tuyển chọn nhiệm vụ KH&CN

Biên bản mở hồ sơ khoa học và công nghệ (KH&CN) là văn bản pháp lý ghi nhận hiện trạng, số lượng và tình trạng niêm phong của toàn bộ hồ sơ đăng ký tham gia tuyển chọn hoặc giao trực tiếp nhiệm vụ KH&CN. Mẫu B2-1-BBHS được ban hành kèm theo Thông tư 20/2023/TT-BKHCN, thay thế quy định cũ tại Thông tư 10/2019/TT-BKHCN. Vai trò của biên bản đặc biệt quan trọng: nó là căn cứ để Hội đồng tư vấn xác định hồ sơ hợp lệ trước khi đánh giá khoa học, đảm bảo tính minh bạch, công bằng và hạn chế tối đa khiếu nại sau này.

Đối tượng và phạm vi sử dụng

Biên bản này áp dụng cho tổ chức, cá nhân chủ trì nhiệm vụ KH&CN cấp quốc gia, cấp bộ hoặc cấp tỉnh. Cụ thể, nó được sử dụng khi:

• Mở hồ sơ đăng ký tham gia tuyển chọn nhiệm vụ theo phương thức đấu thầu hoặc xét chọn.
• Mở hồ sơ trong trường hợp giao trực tiếp cho đơn vị có đủ năng lực.
• Mở hồ sơ khi gia hạn thời gian nộp hồ sơ do điều chỉnh nội dung nhiệm vụ.

Tất cả các tổ chức cá nhân tham gia đều phải tuân thủ mẫu thống nhất này.

Căn cứ pháp lý và cấu trúc chuẩn của biên bản mở hồ sơ theo Thông tư 20/2023/TT-BKHCN

Các văn bản pháp lý điều chỉnh

Thông tư 20/2023/TT-BKHCN ban hành ngày 28/12/2023 của Bộ Khoa học và Công nghệ sửa đổi, bổ sung Thông tư 10/2019/TT-BKHCN quy định chi tiết về tuyển chọn, giao trực tiếp nhiệm vụ KH&CN cấp quốc gia. Mẫu B2-1-BBHS chính là phụ lục kèm theo Thông tư này. Ngoài ra, còn có các văn bản liên quan như Luật Khoa học và Công nghệ, Nghị định hướng dẫn chi tiết thi hành.

Bố cục chi tiết và các mục bắt buộc trong biên bản

Một biên bản mở hồ sơ hợp lệ cần có đầy đủ các phần sau:

• Thông tin chung: Tên nhiệm vụ, mã số, cơ quan quản lý, thời gian mở hồ sơ.
• Danh sách tổ chức, cá nhân tham gia: Ghi rõ họ tên, chức danh, đại diện tổ chức nào.
• Tình trạng niêm phong hồ sơ: Số lượng hồ sơ nhận được, số hồ sơ còn nguyên niêm phong, số hồ sơ bị vỡ niêm phong (nếu có).
• Kết quả mở hồ sơ: Ghi nhận từng hồ sơ hợp lệ hay không hợp lệ, lý do cụ thể.
• Chữ ký và xác nhận: Chữ ký của Thư ký, Chủ tịch Hội đồng, đại diện cơ quan quản lý.

Sự khác biệt giữa biên bản mở hồ sơ tuyển chọn và giao trực tiếp

Tuyển chọn và giao trực tiếp có hai phương thức khác nhau. Với tuyển chọn, biên bản mở hồ sơ thường liên quan đến việc mở niêm phong hồ sơ dự thầu trước sự chứng kiến của các nhà thầu. Với giao trực tiếp, biên bản đơn giản hơn, ghi nhận việc bàn giao hồ sơ giữa cơ quan quản lý và đơn vị được giao, không cần đánh giá cạnh tranh.

Hướng dẫn chi tiết cách điền và ký xác nhận mẫu biên bản mở hồ sơ

Hướng dẫn từng bước hoàn thiện biên bản đúng chuẩn pháp lý

• Bước 1: Ghi tên nhiệm vụ, mã số theo đúng thông báo tuyển chọn.
• Bước 2: Liệt kê danh sách hồ sơ đã nhận, đối chiếu số lượng và tình trạng niêm phong.
• Bước 3: Tiến hành mở niêm phong từng hồ sơ, ghi chi tiết nội dung bên trong.
• Bước 4: Xác định hồ sơ đáp ứng yêu cầu, ghi rõ lý do loại nếu có.
• Bước 5: Đọc lại biên bản cho các bên nghe, sau đó ký vào từng trang và đóng dấu giáp lai.

Thành phần ký và lưu trữ biên bản

Các chủ thể bắt buộc ký xác nhận:

• Chủ tịch Hội đồng tư vấn (hoặc người chủ trì phiên mở hồ sơ).
• Thư ký Hội đồng.
• Đại diện cơ quan quản lý nhiệm vụ.
• Đại diện các tổ chức tham gia dự tuyển (nếu có yêu cầu).

Biên bản cần được lưu trữ ít nhất 5 năm tại cơ quan quản lý và đơn vị chủ trì để phục vụ thanh tra, kiểm tra.

Những lưu ý pháp lý để tránh sai sót khi lập biên bản

• Kiểm tra kỹ số lượng hồ sơ trước khi mở niêm phong; nếu thiếu hoặc thừa phải ghi rõ.
• Không được gạch xóa tùy tiện; nếu sửa lỗi phải ký xác nhận bên cạnh.
• Đảm bảo chữ ký đầy đủ trước khi phát hành biên bản.
• Nếu nhiệm vụ liên quan đến tài chính, cần đối chiếu với biên bản thanh lý hợp đồng để tránh sai lệch.

Ngoài ra, khi làm việc với các giấy tờ pháp lý, bạn cũng có thể tham khảo thêm các mẫu biên bản liên quan như biên bản mất biên lai thu phí, lệ phí hoặc biên bản mất con dấu và đề nghị cấp lại. Đối với các thủ tục kiểm nghiệm môi trường, biên bản lấy mẫu nước thải cũng là một mẫu thường dùng.

Tải mẫu Biên bản mở hồ sơ KH&CN mới nhất (file Word/PDF)

Link tải trực tiếp mẫu B2-1-BBHS kèm phụ lục Thông tư mới

Bạn có thể tải mẫu B2-1-BBHS chuẩn tại đây [chèn link tải sau]. Lưu ý tải đúng phụ lục của Thông tư 20/2023, tránh nhầm với mẫu cũ của Thông tư 10/2019.

Các biểu mẫu liên quan cần chuẩn bị kèm theo

Để hoàn thiện bộ hồ sơ, bạn cần chuẩn bị thêm:

• Phiếu đăng ký tham gia tuyển chọn (Mẫu B2-1-DK).
• Biên bản họp Hội đồng tư vấn đánh giá hồ sơ.
• Danh sách thành viên Hội đồng.

Kết luận

Biên bản mở hồ sơ KH&CN (Mẫu B2-1-BBHS) là một văn bản không thể thiếu trong quy trình tuyển chọn và giao trực tiếp nhiệm vụ khoa học công nghệ. Nắm vững cấu trúc, cách điền và các lưu ý pháp lý sẽ giúp bạn tránh được các sai sót không đáng có, đảm bảo tính hợp pháp cho toàn bộ quá trình. Hãy tải ngay mẫu mới nhất và sử dụng như một tài liệu tham khảo hữu ích. Để xem thêm nhiều mẫu biên bản khác, bạn vui lòng ghé thăm Mẫu Biên Bản – nơi tổng hợp các biểu mẫu pháp lý đầy đủ và cập nhật.