Biên bản thanh lý hợp đồng trọn gói là gì?

Khái niệm thanh lý hợp đồng trọn gói

Hợp đồng trọn gói là loại hợp đồng có giá trị “khoán gọn” cho toàn bộ khối lượng công việc, không điều chỉnh giá trừ trường hợp bất khả kháng hoặc thay đổi phạm vi công việc theo quy định tại Nghị định 37/2015/NĐ-CP. Thanh lý hợp đồng là quá trình các bên cùng kiểm tra, xác nhận và giải quyết các quyền, nghĩa vụ, nghĩa vụ tài chính còn lại trước khi kết thúc quan hệ hợp đồng. Biên bản thanh lý hợp đồng trọn gói chính là văn bản cuối cùng chốt lại toàn bộ quá trình thực hiện hợp đồng, từ khối lượng, giá trị thanh toán, quyết toán, đến việc chấm dứt hiệu lực hợp đồng.

Bản chất và giá trị pháp lý của biên bản thanh lý hợp đồng trọn gói

Biên bản thanh lý là căn cứ pháp lý chứng minh các bên đã hoàn thành toàn bộ hoặc một phần nghĩa vụ theo hợp đồng, từ đó chấm dứt quan hệ hợp đồng theo Điều 422 Bộ luật Dân sự 2015. Về bản chất, đây không phải là một hợp đồng mới mà là chứng từ xác nhận tình trạng hoàn thành hợp đồng cũ. Biên bản có giá trị như một thoả thuận cuối cùng và được toà án xem là chứng cứ quan trọng để xác định thời điểm chấm dứt hợp đồng, thời điểm bắt đầu tính thời hiệu khởi kiện.

Vì sao phải lập biên bản thanh lý hợp đồng trọn gói?

Xác nhận các bên đã hoàn thành quyền và nghĩa vụ theo hợp đồng

Đây là văn bản duy nhất ghi nhận song phương rằng nhà thầu đã bàn giao khối lượng đúng hợp đồng và chủ đầu tư đã thanh toán đủ. Nhiều dự án bị cơ quan kiểm toán xuất toán vì chỉ có nghiệm thu mà không có thanh lý. Biên bản thanh lý cũng là cơ sở để cơ quan thuế công nhận chi phí hợp lệ, đặc biệt khi hoàn thuế GTGT đầu vào.

Là căn cứ quan trọng khi xảy ra tranh chấp

Theo thống kê từ VIAC, một tỷ lệ lớn tranh chấp xây dựng liên quan đến khối lượng phát sinh và thanh toán do thiếu biên bản thanh lý chặt chẽ. Nếu có biên bản thanh lý, toà án sẽ sử dụng làm “chốt cuối” để bác các yêu cầu không nằm trong biên bản. Theo Điều 68 Luật Đấu thầu 2013, việc thanh lý hợp đồng là trách nhiệm bắt buộc của các bên.

Điều kiện để tiến hành thanh lý hợp đồng trọn gói

Thanh lý chỉ được tiến hành khi hợp đồng đã hoàn thành, hoặc các bên đồng thuận chấm dứt trước thời hạn, hoặc hợp đồng bị huỷ bỏ. Điều kiện đủ là các bên đã đối chiếu toàn bộ khối lượng nghiệm thu, giá trị quyết toán và khoản thanh toán còn lại. Nếu có khối lượng phát sinh ngoài phạm vi trọn gói, cần có phụ lục ký trước khi thanh lý.

Quy định pháp luật và thời hạn thanh lý hợp đồng trọn gói

Căn cứ pháp lý

Các văn bản pháp lý quan trọng gồm: Luật Đấu thầu 2013, Nghị định 63/2014/NĐ-CP, Bộ luật Dân sự 2015, và Nghị định 37/2015/NĐ-CP cho lĩnh vực xây dựng. Lưu ý, Luật Đấu thầu 2023 có hiệu lực từ 01/01/2024 nhưng các hợp đồng ký trước đó vẫn áp dụng pháp luật tại thời điểm ký.

Thời hạn lập biên bản thanh lý hợp đồng trọn gói

Theo Nghị định 37/2015/NĐ-CP, thời hạn thanh lý do các bên thoả thuận, thường là 30–45 ngày làm việc kể từ ngày nghiệm thu hoàn thành. Việc kéo dài quá 6 tháng sẽ làm tăng rủi ro thất lạc chứng từ, thay đổi con dấu, người ký.

Các trường hợp được thanh lý hợp đồng trọn gói

Bao gồm: hoàn thành toàn bộ công việc, chấm dứt trước thời hạn theo thoả thuận, đơn phương chấm dứt, huỷ bỏ hợp đồng, hoặc xử lý hậu quả hợp đồng vô hiệu.

Hướng dẫn soạn thảo biên bản thanh lý hợp đồng trọn gói chi tiết

Thông tin các bên tham gia hợp đồng

Cần ghi đầy đủ tên pháp nhân, mã số thuế, địa chỉ, người đại diện kèm chức vụ. Nếu người ký không phải người đại diện pháp luật, cần ghi số giấy uỷ quyền.

Số hiệu, ngày ký hợp đồng gốc và các phụ lục liên quan

Ghi chính xác số hợp đồng, ngày ký, và liệt kê đầy đủ các phụ lục bổ sung. Đối với hợp đồng trọn gói, nên nhắc lại giá trị hợp đồng và thuế GTGT.

Tình hình thực hiện hợp đồng và khối lượng nghiệm thu

Nêu thời gian thực hiện, tiến độ thực tế, dẫn chiếu biên bản nghiệm thu hoàn thành. Với hợp đồng trọn gói, khối lượng thực tế không làm thay đổi tổng giá trị trừ khi có phát sinh theo quy định.

Giá trị quyết toán, số tiền đã thanh toán và số tiền còn lại

Ghi rõ giá trị trước thuế, thuế GTGT, tổng giá trị. Liệt kê các đợt thanh toán, tạm ứng chưa thu hồi. Nếu còn nợ, cần ghi rõ thời hạn thanh toán.

Cam kết chấm dứt hợp đồng, ký tên và đóng dấu

Cần có điều khoản nêu rõ hợp đồng chấm dứt hiệu lực và các bên không còn khiếu nại, trừ nghĩa vụ bảo hành. Chữ ký phải đóng dấu trùm lên, đúng tên doanh nghiệp.

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng trọn gói file Word mới nhất

Tải mẫu biên bản thanh lý hợp đồng trọn gói file Word

Hiện nay, việc sử dụng mẫu biên bản thanh lý hợp đồng trọn gói file word giúp bạn tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính chuyên nghiệp. Mẫu chuẩn cần có đầy đủ quốc hiệu, tiêu ngữ, số biên bản, thông tin các bên, nội dung thanh lý, giá trị, cam kết. Bạn tải về định dạng DOCX để chỉnh sửa trực tiếp.

Hướng dẫn chỉnh sửa mẫu theo thực tế dự án

Bạn cần thay thế thông tin chủ đầu tư, nhà thầu, số hợp đồng, khối lượng, số tiền. Nếu có phát sinh, hãy bổ sung phụ lục trước khi ký. Đồng thời, kiểm tra kỹ tên dự án và địa điểm để tránh sai sót.

Những lỗi thường gặp khi tự soạn biên bản thanh lý hợp đồng

Các lỗi phổ biến: không ghi ngày tháng cụ thể, không đối chiếu số tiền đã thanh toán, thiếu cam kết chấm dứt tranh chấp, ký sai thẩm quyền, hoặc nhầm lẫn giữa thanh lý và nghiệm thu.

Lưu ý quan trọng khi lập biên bản thanh lý hợp đồng trọn gói

Đối chiếu đầy đủ nội dung với hợp đồng gốc

Trước khi ký, hãy rà soát từng điều khoản về giá trị, thời gian, phạt vi phạm, bảo hành. Mọi khác biệt cần được giải thích rõ trong biên bản.

Xử lý rõ khối lượng phát sinh trước khi thanh lý

Phải chốt khối lượng phát sinh (nếu có) bằng phụ lục hợp đồng để tránh tranh cãi. Nếu không, hợp đồng trọn gói sẽ không được điều chỉnh.

Hoàn tất hồ sơ, chữ ký và con dấu pháp lý

Kiểm tra năng lực người ký, con dấu đúng tên đăng ký kinh doanh. Hồ sơ cần được lưu trữ cẩn thận trong thời gian bảo hành.

Câu hỏi thường gặp về biên bản thanh lý hợp đồng trọn gói

Thanh lý hợp đồng trọn gói trước thời hạn được không?

Hoàn toàn được nếu các bên đồng thuận và lập biên bản chốt giá trị đã thực hiện.

Biên bản thanh lý hợp đồng trọn gói có bắt buộc công chứng không?

Không bắt buộc, trừ khi hợp đồng gốc có công chứng hoặc các bên có thoả thuận khác.

Một bên không chịu ký biên bản thanh lý thì phải làm sao?

Bên còn lại nên gửi thông báo đề nghị ký, nếu không hợp tác có thể khởi kiện theo quy định.

Ngoài ra, bạn có thể tham khảo thêm các mẫu biên bản thanh lý khác như biên bản thanh lý hợp đồng tín dụng BIDV, biên bản thanh lý hợp đồng nhà thầu, và biên bản thanh lý hợp đồng thuê trang phục để áp dụng cho từng lĩnh vực.

Kết luận và đề xuất mẫu biên bản thanh lý hợp đồng trọn gói file Word

Việc lập biên bản thanh lý hợp đồng trọn gói không chỉ là thủ tục hành chính mà còn là cơ sở bảo vệ quyền lợi của các bên. Để tiết kiệm thời gian, hãy tải ngay mẫu biên bản thanh lý hợp đồng trọn gói file word tại Mẫu Biên Bản, chỉnh sửa theo thực tế và sử dụng như một công cụ quản trị rủi ro hiệu quả.