Biên bản thanh lý hợp đồng nhà thầu là gì?

Khái niệm và bản chất của biên bản thanh lý hợp đồng nhà thầu

Biên bản thanh lý hợp đồng nhà thầu là văn bản pháp lý được lập bởi bên giao thầu (chủ đầu tư) và bên nhận thầu (nhà thầu) nhằm xác nhận việc kết thúc hợp đồng, chốt giá trị quyết toán và giải quyết các nghĩa vụ còn tồn đọng. Theo Điều 47 Nghị định 37/2015/NĐ-CP, đây là thủ tục bắt buộc khi hợp đồng hoàn thành hoặc chấm dứt, giúp các bên chấm dứt quyền và nghĩa vụ dân sự phát sinh từ hợp đồng gốc. Khác với hợp đồng chính, biên bản này không tạo ra giao dịch mới mà chỉ là sự xác nhận cuối cùng về tình hình thực hiện, giá trị thanh toán và trách nhiệm của mỗi bên.

Phân biệt biên bản thanh lý hợp đồng và biên bản nghiệm thu

Nhiều người thường nhầm lẫn hai loại văn bản này. Biên bản nghiệm thu ghi nhận kết quả khối lượng, chất lượng công việc tại một thời điểm nhất định, có thể diễn ra nhiều lần (nghiệm thu từng hạng mục, nghiệm thu giai đoạn). Trong khi đó, biên bản thanh lý hợp đồng thầu chỉ lập một lần sau khi đã hoàn thành toàn bộ thủ tục nghiệm thu và đối chiếu công nợ, nhằm tất toán hợp đồng. Thông tư 06/2021/TT-BXD còn ban hành Mẫu 13b – “Biên bản nghiệm thu và thanh lý hợp đồng xây dựng” cho phép gộp hai nội dung này trong một văn bản, tuy nhiên với dự án phức tạp, nên tách riêng để hồ sơ rõ ràng, minh bạch.

Khi nào cần lập biên bản thanh lý hợp đồng nhà thầu?

Các trường hợp thanh lý hợp đồng theo quy định pháp luật

Căn cứ khoản 2 Điều 47 Nghị định 37/2015/NĐ-CP, hợp đồng nhà thầu phải thanh lý trong hai trường hợp chính: (1) hợp đồng hoàn thành toàn bộ theo thỏa thuận và được nghiệm thu; (2) hợp đồng bị chấm dứt hoặc bị hủy bỏ theo quy định. Nghị định 50/2021/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số nội dung nhưng không thay đổi khung các trường hợp thanh lý. Ngoài ra, khi hợp đồng chấm dứt do thỏa thuận hai bên, do bất khả kháng hoặc do pháp nhân giải thể, việc lập biên bản vẫn cần thực hiện để xác định giá trị quyết toán và trách nhiệm của từng bên.

Thanh lý khi hoàn thành toàn bộ hợp đồng

Đối với trường hợp hợp đồng hoàn thành, biên bản thanh lý phải được lập trong thời hạn 45 ngày kể từ ngày ký biên bản nghiệm thu hoàn thành toàn bộ công trình (khoản 4 Điều 47). Lúc này, hai bên cần đối chiếu toàn bộ khối lượng, xác định giá trị tạm ứng, giá trị còn lại, thu hồi bảo lãnh tạm ứng và bảo lãnh thực hiện hợp đồng. Đối với nhà thầu, việc kịp thời thanh lý giúp giải phóng bảo lãnh, thu hồi vốn nhanh chóng. Đối với chủ đầu tư, đây là cơ sở để khóa sổ công nợ, hoàn thiện hồ sơ quyết toán vốn đầu tư và tránh rủi ro kiểm toán.

Thanh lý khi chấm dứt hoặc hủy bỏ hợp đồng trước thời hạn

Khi hợp đồng bị chấm dứt hoặc hủy bỏ, các bên vẫn phải tiến hành thanh lý trong 45 ngày kể từ ngày chấm dứt. Theo Bộ luật Dân sự 2015, khi hợp đồng bị hủy bỏ, hợp đồng không có hiệu lực từ thời điểm giao kết, các bên phải hoàn trả những gì đã nhận. Do đó, biên bản thanh lý trong trường hợp này cần nêu rõ khối lượng đã thực hiện, giá trị tạm tính, chi phí dừng việc và trách nhiệm bồi thường thiệt hại (nếu có), tránh để khiếu kiện kéo dài sau khi ký biên bản.

Căn cứ pháp lý quan trọng cần nắm

Nghị định 37/2015/NĐ-CP và Nghị định 50/2021/NĐ-CP

Nghị định 37/2015/NĐ-CP là văn bản gốc điều chỉnh hợp đồng xây dựng, trong đó Điều 47 quy định chi tiết về thanh lý. Nghị định 50/2021/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung nhiều quy định liên quan đến thanh toán, tạm ứng, bảo hành, điều chỉnh hợp đồng. Vì vậy, khi soạn thảo biên bản thanh lý hợp đồng nhà thầu năm 2025, cần cập nhật đúng quy định mới, tránh sử dụng mẫu cũ trước năm 2021.

Các văn bản quy phạm pháp luật liên quan khác

Ngoài ra còn có Luật Xây dựng 2014 (sửa đổi 2020), Thông tư 06/2021/TT-BXD (ban hành Mẫu 13b), Nghị định 10/2021/NĐ-CP về quản lý chi phí đầu tư xây dựng, Nghị định 16/2022/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính, và Bộ luật Dân sự 2015. Với các gói thầu sử dụng vốn nhà nước, biên bản thanh lý là tài liệu bắt buộc trong hồ sơ quyết toán vốn đầu tư công.

Tải mẫu biên bản thanh lý hợp đồng nhà thầu mới nhất năm 2025

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng xây dựng bản Word (DOCX)

Chúng tôi cung cấp mẫu biên bản thanh lý hợp đồng nhà thầu dạng Word (.docx) chuẩn theo Thông tư 06/2021/TT-BXD, dễ dàng chỉnh sửa. Mẫu bao gồm đầy đủ các mục: thông tin hợp đồng, kết quả thực hiện, bảng tổng hợp giá trị quyết toán, các tồn tại và cam kết của hai bên. Tải ngay để sử dụng cho công trình của bạn.

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng thi công công trình

Dành riêng cho các hợp đồng thi công xây dựng, mẫu này nhấn mạnh phần xác định giá trị khối lượng hoàn thành theo hợp đồng và giá trị phát sinh ngoài hợp đồng, kèm hướng dẫn ghi thông tin chính xác. Ngoài ra, nếu bạn cần mẫu cho hợp đồng cung cấp vật tư, hãy tham khảo biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp phân bón hoặc biên bản thanh lý hợp đồng mua bán phân bón để có thêm lựa chọn phù hợp.

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng đối với nhà thầu trúng đấu thầu

Đối với gói thầu được lựa chọn qua đấu thầu, biên bản cần ghi rõ số quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu, số hợp đồng và ngày ký. Mẫu này hỗ trợ cả trường hợp chỉ định thầu, đảm bảo tính pháp lý khi sử dụng vốn ngân sách.

Mẫu biên bản nghiệm thu và thanh lý hợp đồng (Mẫu 13b)

Mẫu 13b ban hành kèm Thông tư 06/2021/TT-BXD kết hợp cả nghiệm thu và thanh lý trong một văn bản, phù hợp với hợp đồng quy mô nhỏ. Bạn có thể tải bản DOCX và điền thông tin trực tiếp.

Hướng dẫn soạn thảo biên bản thanh lý hợp đồng nhà thầu chuẩn

Các mục bắt buộc phải có trong biên bản

Theo khoản 3 Điều 47 Nghị định 37/2015/NĐ-CP, biên bản phải có: kết quả thực hiện hợp đồng; giá trị thực hiện, giá trị đề nghị thanh toán, giá trị quyết toán; các vấn đề tồn tại; trách nhiệm của các bên; các nội dung khác do hai bên thỏa thuận. Ngoài ra cần bổ sung số hợp đồng, ngày ký, căn cứ nghiệm thu, thời hạn bảo hành còn lại, giá trị bảo hành, cam kết thanh toán số còn lại và điều khoản giải quyết tranh chấp.

Cách ghi thông tin bên giao thầu (chủ đầu tư) và bên nhận thầu

Phần này cần ghi đầy đủ: tên doanh nghiệp, mã số thuế, địa chỉ, người đại diện theo pháp luật, chức danh, số CMND/CCCD, tài khoản ngân hàng. Nếu người ký không phải người đại diện pháp luật thì phải có giấy ủy quyền kèm theo. Ghi chính xác các thông tin này giúp biên bản có giá trị pháp lý cao.

Nội dung xác nhận giá trị quyết toán hợp đồng

Đây là phần quan trọng nhất. Cần liệt kê từng hạng mục: giá trị hợp đồng ban đầu, giá trị phát sinh được duyệt, giá trị đã tạm ứng, giá trị đã thanh toán, giá trị còn lại, số tiền bảo hành giữ lại. Nên lập bảng tổng hợp chi tiết để tránh sai sót. Sau khi ký biên bản, các bên không có quyền yêu cầu thêm bất kỳ khoản chi phí nào khác trừ khi đã ghi rõ.

Quy định về số bản, chữ ký và con dấu

Biên bản thường được lập thành 02 bản (mỗi bên giữ một bản), có giá trị pháp lý như nhau. Chữ ký của người đại diện hợp pháp và con dấu (nếu có) của cả hai bên là bắt buộc. Trường hợp doanh nghiệp đã chuyển sang sử dụng con dấu không cần đăng ký, vẫn phải đóng dấu theo quy định của Luật Doanh nghiệp.

Các điều khoản quan trọng cần lưu ý trong biên bản

Điều khoản chấm dứt hiệu lực hợp đồng

Cần ghi rõ kể từ ngày ký biên bản thanh lý, hợp đồng gốc và các phụ lục (nếu có) chấm dứt hiệu lực. Tuy nhiên, các cam kết về bảo hành, thanh toán, bảo mật thông tin và giải quyết tranh chấp vẫn được duy trì theo quy định.

Điều khoản bảo hành công trình sau thanh lý

Phải nêu rõ thời gian bảo hành còn lại, phạm vi bảo hành và trách nhiệm của nhà thầu sau khi thanh lý. Giá trị bảo hành được giữ lại theo hợp đồng sẽ được hoàn trả sau khi hết thời hạn bảo hành nếu không có khiếu nại.

Điều khoản giải quyết tranh chấp phát sinh sau thanh lý

Dù đã thanh lý, vẫn có thể phát sinh tranh chấp về chất lượng ẩn, quyền đòi nợ... Biên bản nên quy định thẩm quyền giải quyết (tòa án hoặc trọng tài) và thời hiệu khởi kiện, thường theo quy định của pháp luật.

Những sai lầm thường gặp khi lập biên bản thanh lý hợp đồng nhà thầu

Một số sai lầm phổ biến: thiếu đối chiếu công nợ dẫn đến sai số; không ghi rõ các khoản phạt vi phạm, bồi thường thiệt hại; bỏ sót các phụ lục điều chỉnh hợp đồng; ký biên bản trước khi nghiệm thu hoàn thành; không xác định rõ trách nhiệm bảo hành; dùng mẫu cũ không cập nhật Nghị định 50/2021/NĐ-CP. Để tránh rủi ro, hãy rà soát toàn bộ hồ sơ hợp đồng trước khi ký.

Câu hỏi thường gặp về biên bản thanh lý hợp đồng nhà thầu

Biên bản thanh lý hợp đồng có bắt buộc phải công chứng không?

Pháp luật không bắt buộc công chứng biên bản thanh lý. Tuy nhiên, nếu không công chứng, biên bản vẫn có giá trị pháp lý nếu đáp ứng đủ điều kiện về nội dung, chữ ký và con dấu. Một số trường hợp cơ quan nhà nước hoặc ngân hàng có thể yêu cầu công chứng để tăng độ tin cậy.

Không lập biên bản thanh lý có bị xử phạt không?

Việc không thanh lý khi hợp đồng hoàn thành hoặc chấm dứt có thể bị xử phạt vi phạm hành chính theo Nghị định 16/2022/NĐ-CP đối với hành vi vi phạm quy định về quản lý hợp đồng xây dựng. Ngoài ra, về mặt dân sự, các bên có thể không được bảo vệ quyền lợi khi có tranh chấp.

Giá trị pháp lý của biên bản thanh lý khi xảy ra tranh chấp là gì?

Biên bản thanh lý là chứng cứ quan trọng để tòa án hoặc trọng tài xác định trách nhiệm của các bên sau khi hợp đồng kết thúc. Nếu biên bản ghi rõ “các bên đã thanh lý xong mọi nghĩa vụ” thì khả năng khiếu kiện về các khoản phát sinh trước thời điểm ký sẽ rất khó được chấp nhận. Do đó, hãy cân nhắc kỹ trước khi ký và bảo lưu các vấn đề chưa giải quyết.

Hy vọng bài viết trên đã giúp bạn hiểu rõ về biên bản thanh lý hợp đồng nhà thầu. Hãy tải ngay các mẫu biên bản mới nhất năm 2025 để áp dụng vào thực tế, tiết kiệm thời gian và tránh rủi ro pháp lý. Nếu cần thêm mẫu cho hợp đồng thầu phụ, bạn có thể xem biên bản thanh lý hợp đồng thầu phụ để có thêm giải pháp phù hợp. Đừng quên tham khảo các bài viết khác trên website của chúng tôi để cập nhật kiến thức pháp lý hữu ích!