Biên bản thanh lý hợp đồng thương mại là gì? Mẫu mới nhất 2025 (tải file Word)

Khi kết thúc một hợp đồng thương mại – dù là mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ hay thi công xây dựng – việc lập biên bản thanh lý hợp đồng là bước không thể thiếu. Đây là văn bản pháp lý quan trọng giúp các bên chốt lại toàn bộ nghĩa vụ, quyết toán tài chính và tránh tranh chấp về sau. Bài viết dưới đây của Mẫu Biên Bản sẽ cung cấp khái niệm, căn cứ pháp lý, cấu trúc chuẩn và các mẫu biên bản thanh lý hợp đồng thương mại mới nhất 2025.

H2: Biên bản thanh lý hợp đồng thương mại là gì?

H3: Khái niệm biên bản thanh lý hợp đồng thương mại

Biên bản thanh lý hợp đồng thương mại là văn bản do hai bên cùng lập, ghi nhận việc các bên đã thực hiện xong hoặc chấm dứt các quyền, nghĩa vụ theo hợp đồng, đồng thời xác nhận các khoản còn phải thanh toán (nếu có). Văn bản này được sử dụng phổ biến trong các giao dịch mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, xây dựng... nhằm xác lập trạng thái kết thúc hợp đồng một cách rõ ràng, minh bạch.

H3: Vai trò và giá trị pháp lý của biên bản thanh lý

Biên bản thanh lý không chỉ là chứng từ kế toán mà còn có giá trị pháp lý như một thỏa thuận song phương. Nó giúp: - Xác định thời điểm chấm dứt hợp đồng, từ đó ấn định thời hiệu khởi kiện (2 năm theo Điều 319 Luật Thương mại 2005). - Là căn cứ để quyết toán thuế, hoàn thiện hồ sơ chứng từ theo Thông tư 200/2014/TT-BTC. - Bảo vệ quyền lợi cho bên cung cấp hàng hóa/dịch vụ khi đối tác chậm thanh toán, vì biên bản ghi nhận số tiền còn nợ.

H3: Phân biệt biên bản thanh lý hợp đồng và biên bản nghiệm thu

Biên bản nghiệm thu chỉ xác nhận việc giao hàng hoặc cung cấp dịch vụ đạt yêu cầu về số lượng, chất lượng. Trong khi đó, biên bản thanh lý xác nhận toàn bộ nghĩa vụ hợp đồng đã được giải quyết xong, bao gồm cả quyết toán tài chính. Nghiệm thu là tiền đề để thanh lý; nhiều doanh nghiệp thường kết hợp thành "biên bản nghiệm thu và thanh lý hợp đồng" để tiết kiệm thủ tục.

H2: Căn cứ pháp lý khi lập biên bản thanh lý hợp đồng thương mại

H3: Quy định tại Luật Thương mại 2005

Luật Thương mại 2005 không có điều khoản trực tiếp về biên bản thanh lý, nhưng Điều 3.6 định nghĩa hoạt động thương mại, Điều 17 quy định hình thức hợp đồng bằng văn bản, và Điều 301 giới hạn mức phạt vi phạm tối đa 8% giá trị phần nghĩa vụ bị vi phạm. Theo Điều 4, các quy định của Bộ luật Dân sự được áp dụng bổ sung.

H3: Quy định tại Bộ luật Dân sự 2015 (Điều 422, 424, 425, 426)

• Điều 422 liệt kê các trường hợp chấm dứt hợp đồng: hoàn thành, thỏa thuận, cá nhân chết/pháp nhân chấm dứt, hủy bỏ, đối tượng không còn...
• Điều 424, 425 quy định về hủy bỏ từng phần hoặc toàn bộ hợp đồng khi vi phạm.
• Điều 426 nêu hậu quả pháp lý của việc hủy bỏ: các bên phải hoàn trả cho nhau những gì đã nhận.

H3: Các trường hợp chấm dứt/thanh lý hợp đồng thương mại

Thường gặp nhất là khi hợp đồng hoàn thành nghĩa vụ, hoặc khi các bên thỏa thuận chấm dứt trước hạn, hoặc khi hợp đồng bị hủy bỏ do vi phạm. Ngoài ra, hợp đồng vô hiệu cũng cần biên bản thanh lý để giải quyết hậu quả.

H2: Khi nào cần lập biên bản thanh lý hợp đồng thương mại?

H3: Hoàn thành toàn bộ nghĩa vụ hợp đồng

Khi hai bên đã giao hàng và thanh toán đầy đủ, lập biên bản thanh lý giúp chốt sổ và xác nhận không còn phát sinh nghĩa vụ nào sau đó. Đây là trường hợp phổ biến nhất trong mua bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ.

H3: Chấm dứt hợp đồng trước thời hạn theo thỏa thuận

Các bên có thể thỏa thuận chấm dứt hợp đồng trước hạn bằng một phụ lục hợp đồng riêng, và biên bản thanh lý là văn bản thực hiện phụ lục đó. Điều này thường xảy ra khi một bên không còn nhu cầu hoặc thay đổi kế hoạch kinh doanh.

H3: Huỷ bỏ hợp đồng hoặc xử lý vi phạm

Khi một bên vi phạm nghiêm trọng dẫn đến hủy bỏ hợp đồng, biên bản thanh lý là cơ chế để xác định thiệt hại, tiền phạt và nghĩa vụ hoàn trả. Nó giúp tránh khiếu kiện kéo dài và giải quyết dứt điểm.

H2: Nội dung và cấu trúc biên bản thanh lý hợp đồng thương mại chuẩn

H3: Thông tin các bên tham gia

Phần này ghi chính xác tên doanh nghiệp, mã số thuế, địa chỉ, người đại diện theo pháp luật (kèm số CCCD/CMND), chức danh. Người ký phải là người đại diện theo pháp luật hoặc được ủy quyền hợp lệ theo Điều 13 Luật Doanh nghiệp 2020. Cần ghi rõ tài khoản ngân hàng của cả hai bên để phục vụ thanh toán sau thanh lý.

H3: Căn cứ ký kết biên bản (hợp đồng gốc, văn bản pháp luật)

Ghi số hợp đồng, ngày ký, các phụ lục kèm theo, và các văn bản pháp luật làm căn cứ như Luật Thương mại 2005, Bộ luật Dân sự 2015. Nếu hợp đồng đã được sửa đổi bằng phụ lục, cần căn cứ vào phụ lục mới nhất.

H3: Nội dung thanh lý và kết quả thực hiện nghĩa vụ

Liệt kê tình trạng thực hiện các nghĩa vụ chính: giao hàng, cung cấp dịch vụ, thanh toán, bảo hành... Xác nhận "không tranh chấp" hoặc "còn tranh chấp" và nêu cách xử lý.

H3: Quyết toán, thanh toán các khoản còn lại

Bảng quyết toán cần thể hiện tổng giá trị hợp đồng, giá trị đã tạm ứng, giá trị đã thanh toán, giá trị còn lại, thời hạn và phương thức thanh toán. Đây là phần quan trọng nhất vì nó là căn cứ đối chiếu công nợ.

H3: Cam kết, trách nhiệm sau khi thanh lý

Các bên cam kết không còn quyền yêu cầu nhau về các nghĩa vụ đã phát sinh trước thời điểm thanh lý, trừ nghĩa vụ bảo hành hoặc bảo mật thông tin.

H3: Số bản lập, hiệu lực và chữ ký, đóng dấu

Biên bản thường lập thành 2 bản, mỗi bên giữ 1 bản. Hiệu lực thường được tính từ ngày ký. Chữ ký của người đại diện theo pháp luật và đóng dấu (nếu là pháp nhân) để tăng giá trị chứng cứ.

H2: Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng thương mại mới nhất (tải file Word)

H3: Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng thương mại chung

Mẫu chung cần đầy đủ 6 phần như trên. Bạn có thể tải file Word để chỉnh sửa cho phù hợp với từng giao dịch cụ thể.

H3: Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng mua bán hàng hóa

Mẫu này bổ sung bảng chi tiết hàng hóa: tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất. Đồng thời xác nhận quyền sở hữu đã chuyển giao và trách nhiệm bảo hành.

H3: Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp dịch vụ

Mẫu này mô tả phạm vi dịch vụ, khối lượng hoàn thành, kết quả nghiệm thu và chất lượng dịch vụ theo thỏa thuận.

H3: Mẫu biên bản nghiệm thu và thanh lý hợp đồng

Đây là mẫu kết hợp, thường dùng cho các gói thầu xây dựng. Mẫu này có thêm phần "thời gian bàn giao" và "phụ lục kèm theo".

Ngoài ra, tùy vào loại hợp đồng, bạn có thể tham khảo thêm các mẫu chuyên biệt như biên bản thanh lý hợp đồng mua bán nhà ở, biên bản thanh lý hợp đồng thi công xây dựng hay biên bản thanh lý hợp đồng thuê nhà tại website Mẫu Biên Bản.

H2: Hướng dẫn soạn thảo biên bản thanh lý hợp đồng thương mại đúng luật

H3: Các bước chuẩn bị trước khi lập biên bản

• Rà soát hợp đồng gốc, phụ lục, biên bản nghiệm thu, đối chiếu công nợ.
• Đối chiếu số lượng hàng hóa/dịch vụ với hóa đơn, chứng từ.
• Xác định căn cứ pháp lý áp dụng.
• Soạn dự thảo và gửi đối tác rà soát trước khi ký.

H3: Lưu ý về ngôn ngữ, số liệu và chữ ký

• Ngôn ngữ rõ ràng, chính xác, dùng đúng thuật ngữ pháp lý.
• Số liệu phải khớp với hóa đơn, sổ kế toán.
• Chữ ký phải của người có thẩm quyền; mọi sửa chữa phải có chữ ký xác nhận của cả hai bên.

H3: Những sai lầm thường gặp khi viết biên bản thanh lý

• Không nêu rõ số tiền còn nợ và thời hạn thanh toán.
• Quên ghi điều khoản "hai bên không còn quyền yêu cầu gì".
• Ký bởi người không có thẩm quyền hoặc không đóng dấu.
• Dùng mẫu chung cho mọi loại hợp đồng mà không điều chỉnh.

H2: Hậu quả pháp lý và trách nhiệm các bên sau khi thanh lý hợp đồng

H3: Quyền và nghĩa vụ còn lại của các bên

Sau khi thanh lý, các bên không còn quyền yêu cầu thực hiện hợp đồng, trừ các nghĩa vụ bảo lưu như bảo hành, bảo mật. Biên bản thanh lý không tự động xóa bỏ điều khoản bảo hành trừ khi có thỏa thuận khác.

H3: Rủi ro nếu không lập biên bản thanh lý

Thiếu biên bản thanh lý có thể dẫn đến tranh chấp kéo dài, khó xác định thời điểm chấm dứt hợp đồng để tính thời hiệu khởi kiện. Ngoài ra, cơ quan thuế có thể bác bỏ chi phí nếu thiếu chứng từ chứng minh nghiệp vụ hoàn thành.

H2: Câu hỏi thường gặp về biên bản thanh lý hợp đồng thương mại

H3: Biên bản thanh lý hợp đồng có bắt buộc không?

Pháp luật không bắt buộc, nhưng đây là thông lệ tốt và là căn cứ pháp lý quan trọng. Nếu hợp đồng có điều khoản phải thanh lý, thì phải tuân thủ.

H3: Biên bản thanh lý cần lập thành mấy bản?

Thông thường 2 bản, mỗi bên giữ 1 bản. Nếu cần nộp cho cơ quan thuế, ngân hàng, có thể lập thêm.

H3: Có thể thanh lý hợp đồng khi còn nợ thanh toán không?

Hoàn toàn được. Biên bản thanh lý vẫn ghi nhận số nợ và thời hạn thanh toán. Nó không làm mất quyền đòi nợ, mà là căn cứ để khởi kiện nếu cần.

H3: Biên bản thanh lý có giá trị như hợp đồng gốc không?

Có, nếu được ký kết hợp pháp. Biên bản thanh lý là văn bản ghi nhận thỏa thuận kết thúc hợp đồng, có giá trị ràng buộc pháp lý tương tự như hợp đồng gốc.

H2: Kết luận

Lập biên bản thanh lý hợp đồng thương mại là bước quan trọng để khép lại một giao dịch an toàn, minh bạch. Hy vọng bài viết đã giúp bạn hiểu rõ cấu trúc, căn cứ pháp lý và cách soạn thảo đúng luật. Để tiết kiệm thời gian, bạn có thể tải ngay các mẫu biên bản thanh lý hợp đồng thương mại tại Mẫu Biên Bản và chỉnh sửa theo nhu cầu. Nếu cần hỗ trợ, đừng ngần ngại liên hệ với đội ngũ của chúng tôi!