Biên bản thanh lý hợp đồng thuê phòng khám tư nhân là gì?

Khái niệm biên bản thanh lý hợp đồng thuê phòng khám

Biên bản thanh lý hợp đồng thuê phòng khám tư nhân là văn bản pháp lý ghi nhận việc kết thúc quan hệ thuê giữa bên cho thuê và bên thuê phòng khám. Văn bản này xác nhận các bên đã hoàn thành hoặc còn tồn tại nghĩa vụ tài chính, tài sản cần giải quyết trước khi chấm dứt hợp đồng. Theo Điều 422 Bộ luật Dân sự 2015, hợp đồng chấm dứt khi hoàn thành, hoặc do thỏa thuận, đơn phương chấm dứt, v.v. Biên bản thanh lý chính là “chốt sổ” cuối cùng của vòng đời hợp đồng.

Vì sao cần lập biên bản thanh lý khi kết thúc hợp đồng thuê phòng khám?

Phòng khám tư nhân thường có nhiều tài sản giá trị: thiết bị y tế, hệ thống điện nước, cải tạo nội thất. Theo Điều 477 Bộ luật Dân sự 2015, bên thuê phải trả lại tài sản đúng tình trạng khi nhận, trừ hao mòn tự nhiên. Nếu không có biên bản thanh lý, sẽ không có căn cứ xác định trách nhiệm sửa chữa, bàn giao. Ngoài ra, biên bản giúp bên thuê nhận lại tiền đặt cọc theo Điều 328, tránh tranh chấp kéo dài.

Phân biệt biên bản thanh lý và hợp đồng thanh lý

Hợp đồng thanh lý thường là thỏa thuận chấm dứt hợp đồng trước thời hạn, có nội dung như một hợp đồng (phạt, bồi thường). Biên bản thanh lý hẹp hơn, tập trung ghi nhận kiểm kê, đối chiếu công nợ, bàn giao tài sản. Thực tế hai thuật ngữ vẫn dùng thay thế nhau, nhưng hồ sơ chuẩn nên có cả hai.

Khi nào cần lập biên bản thanh lý hợp đồng thuê phòng khám tư nhân?

Trường hợp hết hạn hợp đồng thuê phòng khám

Khi hết thời hạn thuê mà không gia hạn, hợp đồng đương nhiên chấm dứt. Lập biên bản thanh lý xác nhận thời điểm bàn giao, tránh phát sinh thêm tiền thuê. Nếu hết hạn nhưng bên thuê vẫn dùng mà bên cho thuê không phản đối, hợp đồng mặc nhiên gia hạn theo Điều 477. Do đó, biên bản thể hiện rõ ý chí không tiếp tục.

Trường hợp chấm dứt hợp đồng trước thời hạn

Việc chấm dứt sớm có thể do thỏa thuận, do bên cho thuê lấy lại mặt bằng hoặc bên thuê di dời. Biên bản thanh lý cần ghi rõ bên nào chịu phạt vi phạm, bồi thường, theo Điều 418 Bộ luật Dân sự 2015. Cần phân biệt hủy bỏ hợp đồng (vô hiệu từ đầu) và chấm dứt trước hạn (chỉ có hiệu lực từ thời điểm chấm dứt).

Trường hợp chuyển nhượng hoặc thay đổi chủ sở hữu phòng khám

Theo Điều 478, khi chủ sở hữu thay đổi, bên thuê vẫn được tiếp tục thuê với chủ mới. Thanh lý với chủ cũ giúp xác định rõ nghĩa vụ, đặc biệt tiền đặt cọc. Nên lập biên bản ba bên để tránh tranh chấp sau này.

Căn cứ pháp lý khi thanh lý hợp đồng thuê phòng khám

Quy định của Bộ luật Dân sự về thanh lý hợp đồng thuê tài sản

Bộ luật Dân sự 2015 không có điều khoản riêng về biên bản thanh lý, nhưng Điều 422 (chấm dứt hợp đồng) và Điều 477 (trả lại tài sản) là nền tảng. Điều 385 coi biên bản thanh lý là thỏa thuận chấm dứt quyền, nghĩa vụ. Điều 117 quy định điều kiện hiệu lực giao dịch dân sự. Thời hiệu khởi kiện là 3 năm (Điều 429).

Các quy định về phòng khám tư nhân và cơ sở y tế

Luật Khám bệnh, chữa bệnh 2023 (hiệu lực 01/01/2024) yêu cầu phòng khám phải có giấy phép hoạt động. Nghị định 96/2023/NĐ-CP hướng dẫn cấp giấy phép. Khi thanh lý hợp đồng, cần kiểm tra giấy phép còn hiệu lực không. Nếu phòng khám ngừng hoạt động, phải làm thủ tục theo Điều 37 Nghị định 96. Vi phạm có thể bị phạt từ 30-50 triệu đồng theo Nghị định 117/2020/NĐ-CP.

Hiệu lực của biên bản thanh lý hợp đồng

Biên bản thanh lý có hiệu lực ngay sau khi các bên ký kết. Hợp đồng thuê phòng khám không bắt buộc công chứng, nên biên bản thanh lý cũng không cần trừ khi hợp đồng gốc có thỏa thuận. Nếu vi phạm cam kết, bên còn lại có quyền khởi kiện.

Nội dung chính của biên bản thanh lý hợp đồng thuê phòng khám tư nhân

Thông tin của bên cho thuê và bên thuê phòng khám

Ghi đầy đủ tên, địa chỉ, mã số thuế, người đại diện. Nếu bên thuê là công ty TNHH, ghi đúng giấy đăng ký kinh doanh. Nếu là bác sĩ cá nhân, ghi số giấy phép hành nghề. Người ký phải đúng thẩm quyền.

Số hợp đồng, ngày ký và thời điểm thanh lý

Ghi rõ số hợp đồng gốc, ngày ký, các phụ lục kèm theo. Thời điểm thanh lý chọn ngày thực tế bàn giao. Nếu hợp đồng đã gia hạn nhiều lần, liệt kê đầy đủ để tránh bỏ sót.

Xác nhận việc thanh toán tiền thuê, tiền đặt cọc và các chi phí liên quan

Dùng bảng đối chiếu: tổng tiền thuê, đã trả, còn nợ; tiền đặt cọc, khấu trừ, hoàn trả. Theo Điều 328, bên nhận đặt cọc phải trả lại khi hợp đồng chấm dứt. Ghi rõ thời hạn và phương thức thanh toán cho các khoản tồn đọng.

Tình trạng bàn giao phòng khám, thiết bị y tế và cơ sở vật chất

Đính kèm bảng kiểm kê tài sản: tên thiết bị, số lượng, tình trạng. Chụp ảnh hoặc quay video làm bằng chứng. Nếu bên thuê cải tạo, ghi rõ có bồi hoàn chi phí hay phải khôi phục hiện trạng theo Điều 476.

Trách nhiệm của các bên sau khi thanh lý

Bên thuê bàn giao chìa khóa, thẻ từ; bên cho thuê hoàn trả cọc. Phòng khám phải thông báo ngừng hoạt động với Sở Y tế và bàn giao hồ sơ bệnh án theo Luật Khám bệnh, chữa bệnh 2023. Thêm cam kết không yêu cầu thêm khoản nào sau khi ký.

Điều khoản cam kết và chữ ký xác nhận

Ghi rõ số lượng bản, nơi ký, ngày ký. Chữ ký phải có họ tên, chức danh, đóng dấu nếu là tổ chức. Nếu ký số, tuân thủ Luật Giao dịch điện tử 2023. Nên rà soát bởi luật sư trước khi ký.

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng thuê phòng khám tư nhân chuẩn hiện nay

Tải mẫu biên bản thanh lý hợp đồng thuê phòng khám file Word

Bạn có thể tham khảo các mẫu biên bản thanh lý chuyên ngành y tế tại Mẫu Biên Bản. Ví dụ, nếu phòng khám mua bán trang thiết bị y tế, xem biên bản thanh lý hợp đồng mua bán trang thiết bị y tế. Hoặc nếu có hợp đồng tư vấn y tế từ xa, tham khảo biên bản thanh lý hợp đồng tư vấn y tế từ xa. Ngoài ra, hợp đồng tài trợ y tế cũng có mẫu biên bản thanh lý hợp đồng tài trợ y tế.

Hướng dẫn cách điền các thông tin trong biên bản thanh lý

Cần điền đầy đủ thông tin định danh, nội dung quyết toán, bàn giao. Mọi thỏa thuận phải ghi bằng văn bản, tránh nói miệng.

Một số mẫu biên bản thanh lý hợp đồng thuê nhà, thuê mặt bằng kinh doanh tham khảo

Các mẫu trên đều áp dụng tương tự cho thuê mặt bằng kinh doanh, giúp bạn điều chỉnh linh hoạt.

Các bước lập biên bản thanh lý hợp đồng thuê phòng khám đúng quy trình

Bước 1 – Kiểm tra hiện trạng phòng khám và đối chiếu công nợ

Hai bên cùng kiểm kê, lập bảng đối chiếu công nợ, chụp ảnh làm bằng chứng.

Bước 2 – Soạn thảo nội dung biên bản thanh lý

Dựa trên kết quả kiểm kê, soạn thảo đầy đủ các mục quan trọng.

Bước 3 – Tổ chức buổi bàn giao và ký kết

Tổ chức buổi gặp trực tiếp hoặc trực tuyến, ký tên, đóng dấu.

Bước 4 – Lưu trữ và công chứng nếu cần

Lưu trữ hồ sơ, công chứng nếu hợp đồng gốc có yêu cầu.

Những lưu ý quan trọng khi thanh lý hợp đồng thuê phòng khám tư nhân

Kiểm tra các loại giấy phép hoạt động của phòng khám

Đảm bảo giấy phép đã được xử lý đúng quy định khi ngừng hoạt động.

Xử lý thiết bị y tế, thuốc và hồ sơ bệnh án khi thanh lý

Phân rõ trách nhiệm tiêu hủy, bàn giao; hồ sơ bệnh án phải chuyển theo quy định.

Thỏa thuận rõ trách nhiệm về chi phí sửa chữa, cải tạo

Tránh phát sinh khiếu nại sau khi ký.

Xác nhận hoàn trả tiền đặt cọc đúng thỏa thuận

Ghi rõ số tiền và thời hạn hoàn trả.

Tránh tranh chấp bằng cách ghi rõ mọi thỏa thuận trong biên bản

Chỉ cần thiếu một chi tiết, rất khó đòi bồi thường.

Các câu hỏi thường gặp khi thanh lý hợp đồng thuê phòng khám

Thanh lý hợp đồng trước thời hạn có bị phạt không?

Tùy thuộc thỏa thuận trong hợp đồng và lý do chấm dứt. Biên bản cần xác định rõ.

Bên thuê có được nhận lại tiền đặt cọc không?

Được, nếu hoàn thành nghĩa vụ theo Điều 328 Bộ luật Dân sự 2015.

Biên bản thanh lý có cần công chứng không?

Không bắt buộc, trừ khi hợp đồng gốc yêu cầu.

Phòng khám chưa đăng ký kinh doanh thì biên bản thanh lý có hiệu lực không?

Vẫn có thể có hiệu lực nếu đáp ứng điều kiện giao dịch dân sự, nhưng tiềm ẩn rủi ro.

Khi một bên không đồng ý thanh lý thì xử lý thế nào?

Có thể khởi kiện yêu cầu Tòa án giải quyết theo quy định.

Kết luận

Tầm quan trọng của việc lập biên bản thanh lý đúng pháp luật

Biên bản thanh lý hợp đồng thuê phòng khám tư nhân là văn bản không thể thiếu để bảo vệ quyền lợi các bên, tránh tranh chấp. Hãy soạn thảo cẩn thận, đầy đủ căn cứ pháp lý.

Liên hệ tư vấn soạn thảo biên bản thanh lý hợp đồng thuê phòng khám tư nhân

Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, hãy liên hệ đội ngũ Mẫu Biên Bản để được tư vấn chi tiết.