Biên bản thanh lý hợp đồng mua bán trang thiết bị y tế – Mẫu chuẩn mới nhất

Khi hợp đồng mua bán trang thiết bị y tế kết thúc, việc lập biên bản thanh lý không chỉ là thủ tục hành chính mà còn là căn cứ pháp lý quan trọng để quyết toán tài chính, giải tỏa công nợ và xác nhận trách nhiệm bảo hành. Bài viết dưới đây của Mẫu Biên Bản sẽ hướng dẫn chi tiết cấu trúc, quy trình soạn thảo và các lưu ý pháp lý khi lập biên bản thanh lý hợp đồng mua bán trang thiết bị y tế.

Biên bản thanh lý hợp đồng mua bán trang thiết bị y tế là gì?

Biên bản thanh lý hợp đồng mua bán trang thiết bị y tế là văn bản do bên mua và bên bán cùng lập nhằm xác nhận hợp đồng đã kết thúc, dù là hoàn thành hay chấm dứt trước thời hạn. Văn bản này ghi nhận toàn bộ kết quả nghiệm thu, giá trị quyết toán, nghĩa vụ thanh toán còn lại và các cam kết sau thanh lý.

Khác với biên bản nghiệm thu – chỉ xác nhận việc giao nhận, lắp đặt và vận hành thiết bị – biên bản thanh lý có phạm vi rộng hơn, bao gồm cả việc xử lý các phát sinh về hóa đơn, thuế, bảo hành, tài sản và công nợ. Với trang thiết bị y tế, giá trị pháp lý của biên bản càng quan trọng vì thiết bị chịu sự quản lý chặt chẽ về chất lượng, an toàn, đăng ký lưu hành và kiểm định kỹ thuật.

Khi nào cần lập biên bản thanh lý hợp đồng mua bán trang thiết bị y tế

Căn cứ theo Bộ luật Dân sự 2015, biên bản thanh lý được lập khi hợp đồng đã được thực hiện đầy đủ, hoặc khi hợp đồng chấm dứt theo thỏa thuận, do vi phạm, hủy bỏ hoặc bất khả kháng. Trong mua sắm công, Luật Đấu thầu 2023 cũng yêu cầu phải tổ chức nghiệm thu và thanh lý hợp đồng trước khi quyết toán.

Trường hợp hợp đồng đã hoàn thành

Khi bên bán đã giao hàng đủ, lắp đặt, chạy thử, bàn giao thiết bị và bên mua đã thanh toán đủ tiền, hai bên cần lập biên bản thanh lý để chốt nghĩa vụ và giải tỏa số tiền bảo hành còn giữ lại. Nếu không có biên bản thanh lý, bên bán sẽ gặp khó khăn trong việc đòi phần tiền bảo hành và chứng minh doanh thu với cơ quan thuế.

Trường hợp hợp đồng chấm dứt trước thời hạn

Khi hợp đồng chấm dứt trước thời hạn do vi phạm hoặc thỏa thuận, biên bản thanh lý cần ghi rõ phần giá trị đã thực hiện, phần chưa thực hiện, trách nhiệm bồi thường và thời hạn hoàn trả hàng hóa/tiền. Trong lĩnh vực thiết bị chuyên khoa, bạn có thể tham khảo thêm biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp thiết bị đo sóng não để hiểu rõ cách xử lý khi dừng hợp đồng trước thời hạn.

Trường hợp thanh lý các loại thuốc thử, hóa chất, sinh phẩm y tế

Thuốc thử, hóa chất, sinh phẩm y tế là vật tư có hạn dùng và yêu cầu bảo quản nghiêm ngặt. Khi hết hạn, hư hỏng hoặc không còn nhu cầu sử dụng, cần thành lập hội đồng kiểm kê và lập biên bản thanh lý riêng, tuân thủ quy định về xử lý chất thải y tế. Quy trình này có nhiều nét tương đồng với việc thanh lý các hợp đồng xét nghiệm, vì vậy bạn có thể xem thêm biên bản thanh lý hợp đồng xét nghiệm y khoa để áp dụng linh hoạt.

Căn cứ pháp lý khi lập biên bản thanh lý

Biên bản thanh lý phải căn cứ trên chính hợp đồng mua bán và các phụ lục đã ký, đồng thời tuân thủ các quy định pháp luật liên quan.

Bộ luật Dân sự và Luật Thương mại

Bộ luật Dân sự 2015 quy định căn cứ chấm dứt hợp đồng tại Điều 422. Luật Thương mại 2005 quy định về chấm dứt hợp đồng mua bán hàng hóa và lãi suất chậm trả. Biên bản thanh lý được xem là thỏa thuận xác nhận chấm dứt hợp đồng, nên cần đáp ứng điều kiện về năng lực ký kết và hình thức theo quy định.

Thông tư 33/2016/TT-BYT và các văn bản liên quan

Thông tư 33/2016/TT-BYT từng là văn bản quan trọng về đăng ký lưu hành trang thiết bị y tế, nhưng đã hết hiệu lực từ 01/01/2023 và được thay thế bởi Thông tư 08/2022/TT-BYT. Ngoài ra, Nghị định 98/2021/NĐ-CP quy định về quản lý trang thiết bị y tế và Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ cũng cần được viện dẫn khi thanh lý.

Nội dung chính của biên bản thanh lý hợp đồng mua bán trang thiết bị y tế

Một biên bản thanh lý chuẩn thường gồm 7–10 phần chính. Thiếu bất kỳ phần nào, biên bản có thể bị cơ quan thuế, kiểm toán hoặc tòa án đánh giá là không đầy đủ giá trị pháp lý.

Thông tin các bên tham gia

Cần ghi đầy đủ tên đơn vị, mã số thuế, địa chỉ, số tài khoản ngân hàng và người đại diện ký kết. Người ký phải đúng thẩm quyền theo quy định, nếu không biên bản có thể bị vô hiệu.

Căn cứ thanh lý và lý do thanh lý

Ghi rõ số và ngày của hợp đồng chính, phụ lục, biên bản nghiệm thu, biên bản bàn giao, xác nhận công nợ. Lý do thanh lý cần nêu chính xác: hoàn thành, chấm dứt do vi phạm, thỏa thuận hoặc do hết hạn/hư hỏng.

Nội dung nghiệm thu, thanh lý thiết bị

Lập bảng liệt kê từng thiết bị: tên, model, serial, hãng, nước sản xuất, số lượng, tình trạng hoạt động, đơn giá, thành tiền. Với trang thiết bị y tế, nên bổ sung số lưu hành, thời gian bảo hành còn lại và kết quả kiểm định.

Giá trị quyết toán và phương thức thanh toán

Tách bạch tổng giá trị hợp đồng, thuế GTGT, số đã thanh toán, số còn lại sau thanh lý. Nếu giữ lại 5–10% bảo hành, cần ghi rõ thời điểm giải tỏa. Phương thức thanh toán phải rõ ràng để tránh tranh chấp.

Điều khoản cam kết và hiệu lực biên bản

Hai bên xác nhận đã hoàn thành nghĩa vụ và không còn khiếu nại tại thời điểm thanh lý. Tuy nhiên, với thiết bị y tế, trách nhiệm an toàn và bảo hành đặc biệt có thể phát sinh sau khi đưa vào sử dụng lâm sàng.

Quy trình soạn thảo và ký biên bản thanh lý

Quy trình chuẩn gồm 5 bước: rà soát hồ sơ hợp đồng, kiểm kê hiện trạng thiết bị, lập dự thảo biên bản, trình ký duyệt, đóng dấu và lưu trữ.

Các bước chuẩn bị hồ sơ

Hồ sơ cần chuẩn bị gồm: hợp đồng, phụ lục, biên bản nghiệm thu, biên bản lắp đặt, hóa đơn GTGT, chứng từ thanh toán, giấy tờ đăng ký lưu hành thiết bị. Nếu thiếu biên bản nghiệm thu, cần tổ chức nghiệm thu lại trước khi thanh lý.

Thành phần hội đồng thanh lý

Phía bên mua gồm: đại diện ban giám đốc, phòng vật tư, kế toán, kỹ thuật. Phía bên bán gồm: giám đốc kinh doanh, kỹ thuật viên lắp đặt và kế toán. Với bệnh viện công lập, cần có đại diện cơ quan quản lý cấp trên theo Nghị định 151/2017/NĐ-CP.

Ký đóng dấu và lưu trữ biên bản

Biên bản nên lập tối thiểu 02 bản gốc, ký nháy hoặc đóng dấu giáp lai ở từng trang. Chữ ký điện tử được công nhận theo Luật Giao dịch điện tử 2023. Hồ sơ thanh lý nên được lưu tối thiểu 10 năm để phục vụ thanh tra, kiểm toán.

Tải mẫu biên bản thanh lý hợp đồng mua bán trang thiết bị y tế miễn phí

Hiện chưa có mẫu biên bản thanh lý bắt buộc do cơ quan nhà nước ban hành, vì vậy các mẫu thường được xây dựng theo thông lệ quản trị hợp đồng. Tại Mẫu Biên Bản, bạn có thể tải và tùy chỉnh mẫu phù hợp với từng đối tượng cụ thể.

Mẫu biên bản thanh lý dành cho bệnh viện, phòng khám

Mẫu dành cho bên mua cần nhấn mạnh kiểm tra hồ sơ lưu hành, bảo hành, đào tạo vận hành và chuyển giao tài liệu kỹ thuật. Với bệnh viện công lập, bổ sung mục thành phần hội đồng thanh lý và quyết định của cấp thẩm quyền.

Mẫu biên bản thanh lý dành cho nhà cung cấp thiết bị

Mẫu dành cho bên bán cần nêu rõ số tiền được thanh toán sau thanh lý, thời hạn giải tỏa bảo hành, đầu mối nhận hóa đơn và trách nhiệm bàn giao chứng từ.

Hướng dẫn điền mẫu chi tiết từng mục

Ghi đúng tên pháp nhân theo giấy đăng ký kinh doanh; liệt kê căn cứ kèm số, ngày; lập bảng nghiệm thu cho từng thiết bị; thống nhất đơn vị tiền tệ và làm tròn số theo nguyên tắc kế toán. Nếu bạn làm trong lĩnh vực chăm sóc sức khỏe tại nhà, có thể tham khảo thêm biên bản thanh lý hợp đồng chăm sóc sức khỏe tại nhà để áp dụng cho hợp đồng dịch vụ.

Lưu ý pháp lý quan trọng khi thanh lý hợp đồng trang thiết bị y tế

Kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ, hóa đơn

Biên bản thanh lý không thay thế hóa đơn GTGT, phiếu xuất kho nhưng là chứng từ bổ sung để quyết toán thuế. Cần đối chiếu mã số thuế, tên đơn vị trên hóa đơn và biên bản thanh lý phải khớp nhau.

Xử lý tài sản, tồn kho và nghĩa vụ bảo hành

Với bệnh viện công lập, thanh lý tài sản phải tuân theo Luật Quản lý, sử dụng tài sản công. Với vật tư tồn kho, cần xác định rõ hạn dùng và quy trình tiêu hủy theo quy định về chất thải y tế.

Rủi ro khi thanh lý thiếu căn cứ nghiệm thu

Nếu chưa có biên bản nghiệm thu mà đã ký thanh lý, bên mua có thể mất quyền khiếu nại về chất lượng, còn bên bán có thể bị chậm thanh toán hoặc vướng mắc khi quyết toán thuế.

Câu hỏi thường gặp về biên bản thanh lý hợp đồng mua bán trang thiết bị y tế

• Biên bản thanh lý có cần công chứng không? Không bắt buộc, nhưng cần có chữ ký và đóng dấu của hai bên.
• Cần lập biên bản thanh lý trong bao lâu sau khi hoàn thành hợp đồng? Nên thực hiện trong vòng 30–45 ngày để hồ sơ quyết toán không bị chậm.
• Có thể sử dụng chữ ký điện tử cho biên bản thanh lý không? Có, nếu đáp ứng quy định của Luật Giao dịch điện tử 2023.
• Biên bản thanh lý có giá trị pháp lý khi chỉ có một bên ký không? Không, biên bản chỉ có hiệu lực khi cả hai bên cùng ký và đóng dấu.

Kết luận

Biên bản thanh lý hợp đồng mua bán trang thiết bị y tế là văn bản không thể thiếu trong quản trị hợp đồng, giúp các bên chốt dứt điểm nghĩa vụ tài chính và pháp lý. Để tránh rủi ro, bạn cần soạn thảo đầy đủ nội dung, tuân thủ căn cứ pháp lý và lưu trữ hồ sơ cẩn thận. Hãy truy cập Mẫu Biên Bản ngay hôm nay để tải về các mẫu biên bản thanh lý chuẩn, miễn phí và áp dụng ngay cho đơn vị của bạn!