Trong quá trình tổ chức chương trình, sự kiện hoặc sản xuất tác phẩm biểu diễn, hợp đồng thiết kế sân khấu và đạo cụ thường bao gồm nhiều hạng mục cụ thể như ý tưởng thiết kế, bản vẽ, mô hình, vật liệu, đạo cụ, thi công, lắp đặt, bàn giao và chi phí thực hiện. 

Khi công việc hoàn thành hoặc hợp đồng chấm dứt, biên bản thanh lý hợp đồng thiết kế sân khấu, đạo cụ biểu diễn giúp các bên xác nhận kết quả thực hiện, tình trạng bàn giao, thanh toán và những nghĩa vụ còn lại. Nếu bạn cần một mẫu có sẵn thay vì phải tự xây dựng toàn bộ nội dung, Mẫu Biên Bản cung cấp mẫu để chỉnh sửa theo hợp đồng và chương trình thực tế.

Nếu bạn đang cần chốt hồ sơ sau khi hoàn thành thiết kế sân khấu hoặc đạo cụ biểu diễn, hãy bắt đầu từ mẫu đã có sẵn cấu trúc thay vì tự soạn từ đầu. Mẫu gồm file Word và file PDF, giúp bạn dễ đối chiếu hạng mục thiết kế, bàn giao, chi phí và các nghĩa vụ còn lại theo hợp đồng.

Vì sao nên tải Biên bản thanh lý hợp đồng thiết kế sân khấu, đạo cụ biểu diễn tại Mẫu Biên Bản?

Khi tìm mẫu thanh lý hợp đồng, bạn có thể dễ dàng tìm thấy các biểu mẫu chung. Nhưng với hợp đồng thiết kế sân khấu, đạo cụ biểu diễn, một mẫu chung chưa chắc đã giải quyết được phần việc thực tế mà bạn đang cần.

Giá trị của một mẫu chuyên biệt không nằm ở riêng file Word hay PDF. Bạn đang trả phí cho phần nội dung đã được nghiên cứu, sắp xếp và chuẩn bị trước, để không phải tự xác định từ đầu một hợp đồng thiết kế sân khấu cần thanh lý những hạng mục nào, xác nhận bàn giao ra sao và xử lý phần chi phí còn lại thế nào.

1. Nội dung được biên soạn có chuyên môn và được rà soát bởi đội ngũ luật sư

Một biên bản thanh lý tốt không chỉ cần đúng hình thức mà còn phải phản ánh được kết quả thực hiện hợp đồng.

Các mẫu tại Mẫu Biên Bản được đội ngũ nội dung có chuyên môn biên soạn kỹ lưỡng và được đội ngũ luật sư rà soát, giúp xây dựng khung văn bản có hệ thống thay vì sử dụng một mẫu thanh lý chung rồi tự bổ sung từng phần.

Đối với hợp đồng thiết kế sân khấu, đạo cụ, việc này đặc biệt hữu ích vì đối tượng bàn giao có thể không chỉ là một sản phẩm hữu hình. Hồ sơ có thể đồng thời liên quan đến bản thiết kế, bản vẽ, phối cảnh, danh mục đạo cụ, sản phẩm đã gia công, vật liệu, hạng mục lắp đặt và kết quả nghiệm thu.

2. Được xây dựng cho đúng nhu cầu của người đang cần thanh lý hợp đồng thiết kế

Người tìm mẫu này thường không cần một biên bản thanh lý hợp đồng chung. Họ cần chốt một quá trình mà trong đó nhiều hạng mục sáng tạo và sản xuất đã được thực hiện theo một chương trình cụ thể.

Vì vậy, mẫu cần hỗ trợ người dùng xác nhận được những vấn đề thực tế như:

• Thiết kế sân khấu đã hoàn thành đến đâu.
• Những bản vẽ hoặc tài liệu thiết kế nào đã được bàn giao.
• Đạo cụ nào đã được thiết kế, gia công hoặc cung cấp.
• Hạng mục nào đã lắp đặt và nghiệm thu.
• Có hạng mục nào thay đổi so với yêu cầu ban đầu không.
• Giá trị hợp đồng và các khoản đã thanh toán.
• Chi phí phát sinh hoặc công nợ còn lại.
• Những tài liệu, vật dụng hoặc nghĩa vụ nào vẫn cần xử lý sau thanh lý.

Đây là lý do mẫu chuyên biệt có giá trị hơn việc lấy một mẫu thanh lý hợp đồng bất kỳ rồi tự ghép thêm nội dung.

3. Tiết kiệm thời gian từ khâu xác định cấu trúc đến hoàn thiện văn bản

Nếu tự soạn từ trang trắng, bạn phải tự trả lời hàng loạt câu hỏi: biên bản cần ghi những hạng mục nào, bản thiết kế bàn giao ra sao, đạo cụ được nghiệm thu thế nào, phần chi phí phát sinh đưa vào đâu, sản phẩm chưa hoàn thiện xử lý thế nào?

Đó mới là phần tốn thời gian nhất.

Với mẫu được chuẩn bị sẵn, bạn có thể bắt đầu bằng một cấu trúc đã được xây dựng và dành thời gian cho việc đối chiếu hợp đồng, cập nhật thông tin chương trình và xác nhận kết quả thực tế.

Khoản phí vì vậy không chỉ dành cho một tệp văn bản. Nó giúp bạn giảm phần công việc nghiên cứu, sắp xếp và soạn thảo mà nếu tự làm, bạn phải tự thực hiện từ đầu.

4. Có sẵn Word và PDF để thuận tiện chỉnh sửa và đối chiếu

Mẫu được cung cấp dưới file Word và file PDF.

File Word phù hợp để cập nhật tên chương trình, thông tin các bên, danh mục thiết kế, đạo cụ, giá trị hợp đồng và tình trạng thanh toán.

File PDF thuận tiện để xem trước bố cục, đối chiếu nội dung và tham khảo trước khi hoàn thiện bản chính thức.

Tuy nhiên, định dạng chỉ là phần phương tiện. Giá trị chính nằm ở khung nội dung được chuẩn bị để người dùng có thể nhanh chóng chuyển từ một nhu cầu thực tế sang một bản dự thảo có thể chỉnh sửa.

5. Giúp kiểm tra cả phần thiết kế lẫn phần bàn giao thực tế

Một hợp đồng thiết kế sân khấu, đạo cụ có thể kết thúc khi:

• Chỉ hoàn thành hồ sơ thiết kế.
• Thiết kế đã hoàn thành và đạo cụ đã được gia công.
• Đã lắp đặt sân khấu và đạo cụ.
• Đã tổ chức nghiệm thu.
• Một số hạng mục chưa thực hiện hoặc được thay đổi.

Nếu chỉ ghi “hai bên đã hoàn thành hợp đồng”, biên bản có thể không phản ánh đầy đủ quá trình thực hiện.

Mẫu chuyên biệt giúp người dùng có cơ sở để đối chiếu giữa nội dung đã thỏa thuận và những gì thực tế đã thiết kế, sản xuất, bàn giao hoặc lắp đặt.

6. Có lựa chọn tư vấn thêm khi hợp đồng có nhiều vấn đề cần xử lý

Một mẫu có thể đáp ứng tốt nhu cầu thanh lý thông thường, nhưng trường hợp thực tế có thể phức tạp hơn nếu:

• Có nhiều bên cùng tham gia thiết kế.
• Sân khấu và đạo cụ do nhiều đơn vị cung cấp.
• Có thay đổi thiết kế trong quá trình thực hiện.
• Có chi phí phát sinh chưa thống nhất.
• Một số hạng mục chưa hoàn thành.
• Có tranh luận về chất lượng hoặc việc nghiệm thu.
• Có vấn đề về quyền sử dụng bản thiết kế hoặc tài liệu sáng tạo.

Khi cần xem xét trường hợp cụ thể, người dùng có thể đăng ký thêm gói tư vấn thay vì cố xử lý một tình huống phức tạp chỉ bằng cách điền mẫu.

7. Mẫu giúp bạn biết mình cần kiểm tra gì trước khi ký

Giá trị của một mẫu chuyên biệt không chỉ là giúp bạn có sẵn câu chữ.

Quan trọng hơn, nó tạo ra một khung kiểm tra để bạn không bỏ qua những nội dung dễ phát sinh vấn đề khi thanh lý:

thiết kế → bản vẽ/tài liệu → đạo cụ → gia công → lắp đặt → nghiệm thu → thanh toán → bàn giao → nghĩa vụ còn lại.

Bạn vẫn phải đưa thông tin thực tế vào mẫu, nhưng không phải tự bắt đầu bằng việc suy nghĩ xem một biên bản thanh lý loại hợp đồng này nên có những nhóm nội dung nào.

8. Giá trị của mẫu nằm ở công sức đã được làm trước cho bạn

Một mẫu miễn phí có thể cung cấp cho bạn một bố cục cơ bản. Nhưng để biến bố cục đó thành một biên bản phù hợp với hợp đồng thiết kế sân khấu, đạo cụ biểu diễn, bạn vẫn phải tự tìm hiểu, bổ sung và sắp xếp rất nhiều nội dung.

Mẫu chuyên biệt giúp rút ngắn phần việc đó.

Bạn không trả phí chỉ để nhận một file Word hoặc PDF. Bạn trả cho một sản phẩm nội dung đã được đầu tư trước, được biên soạn theo nhu cầu sử dụng và giúp giảm thời gian tự nghiên cứu, tự cấu trúc và tự hoàn thiện văn bản.

Khi nào cần lập biên bản thanh lý hợp đồng thiết kế sân khấu, đạo cụ biểu diễn?

Biên bản thường được lập khi quá trình thiết kế, sản xuất hoặc bàn giao đã đạt đến điểm mà các bên cần chốt kết quả thực hiện và nghĩa vụ tài chính.

Các trường hợp thường gặp gồm:

• Đã hoàn thành thiết kế sân khấu theo hợp đồng.
• Đã bàn giao bản vẽ, phối cảnh hoặc hồ sơ thiết kế.
• Đã hoàn thành gia công đạo cụ.
• Đã lắp đặt sân khấu và đạo cụ cho chương trình.
• Công việc đã được nghiệm thu.
• Chương trình đã kết thúc và không còn nhu cầu tiếp tục thực hiện hợp đồng.
• Các bên thống nhất chấm dứt hợp đồng trước thời hạn.
• Một số hạng mục thay đổi hoặc không tiếp tục thực hiện và cần chốt lại giá trị hợp đồng.

Không nên mặc nhiên coi việc chương trình đã kết thúc là toàn bộ nghĩa vụ đã hoàn thành. Nếu còn bàn giao tài liệu, tháo dỡ, hoàn trả vật dụng, thanh toán hoặc xử lý hạng mục chưa hoàn thành, các nội dung này nên được xác nhận riêng.

Biên bản thanh lý hợp đồng thiết kế sân khấu, đạo cụ biểu diễn gồm những gì?

Một biên bản phù hợp nên phản ánh được toàn bộ chuỗi công việc từ thiết kế đến bàn giao và thanh toán.

Thông tin các bên

Ghi:

• Tên cá nhân hoặc tổ chức.
• Địa chỉ.
• Thông tin định danh hoặc đăng ký doanh nghiệp.
• Người đại diện.
• Chức vụ.
• Thông tin liên hệ nếu cần.

Thông tin hợp đồng gốc

Cần xác định:

• Tên hợp đồng.
• Số hợp đồng.
• Ngày ký.
• Thời hạn.
• Phụ lục hoặc thỏa thuận sửa đổi.
• Tên chương trình/sự kiện liên quan.

Thông tin chương trình hoặc sự kiện

Có thể bao gồm:

• Tên chương trình.
• Địa điểm.
• Thời gian tổ chức.
• Loại hình biểu diễn/sự kiện.
• Các hạng mục sân khấu, đạo cụ liên quan.

Thông tin này giúp xác định chính xác dự án mà hợp đồng đang được thanh lý.

Kết quả thiết kế

Cần xác nhận những gì đã hoàn thành, chẳng hạn:

• Ý tưởng thiết kế.
• Bản vẽ kỹ thuật.
• Phối cảnh.
• Thiết kế bố trí sân khấu.
• Thiết kế đạo cụ.
• Hồ sơ kỹ thuật hoặc tài liệu liên quan.

Không phải hợp đồng nào cũng bao gồm toàn bộ các hạng mục trên. Chỉ nên ghi những nội dung thực tế có trong thỏa thuận.

Danh mục đạo cụ và hạng mục thực hiện

Có thể lập danh sách:

• Tên đạo cụ.
• Số lượng.
• Vật liệu.
• Kích thước hoặc đặc điểm nếu cần.
• Tình trạng hoàn thành.
• Tình trạng bàn giao.

Nếu danh mục dài, nên sử dụng phụ lục thay vì đưa toàn bộ vào phần nội dung chính.

Nghiệm thu và bàn giao

Xác nhận:

• Hạng mục đã nghiệm thu.
• Hạng mục đã bàn giao.
• Thời điểm bàn giao.
• Tài liệu đi kèm.
• Những hạng mục chưa hoàn thành hoặc cần xử lý.

Giá trị hợp đồng và thanh toán

Cần đối chiếu:

• Giá trị hợp đồng.
• Giá trị đã thực hiện.
• Khoản đã thanh toán.
• Chi phí phát sinh được chấp nhận.
• Khoản còn phải thanh toán.
• Thời hạn hoàn tất công nợ.

Tài liệu và quyền liên quan đến thiết kế

Nếu hợp đồng có quy định về bản vẽ, thiết kế hoặc tài liệu sáng tạo, cần xác nhận việc bàn giao và phạm vi sử dụng sau khi thanh lý theo đúng thỏa thuận.

Không nên tự động kết luận rằng việc thanh toán đủ đồng nghĩa với mọi quyền đối với thiết kế đều được chuyển giao nếu hợp đồng không quy định như vậy.

Nghĩa vụ còn lại

Có thể liên quan đến:

• Thanh toán.
• Tháo dỡ sân khấu.
• Thu hồi hoặc hoàn trả đạo cụ.
• Bảo quản vật dụng.
• Bàn giao hồ sơ.
• Xử lý hư hỏng.
• Bảo mật.
• Các nghĩa vụ khác được quy định trong hợp đồng.

Hướng dẫn lập biên bản thanh lý hợp đồng thiết kế sân khấu, đạo cụ biểu diễn

Bước 1: Đối chiếu hợp đồng và phụ lục

Đọc lại hợp đồng theo trình tự:

phạm vi thiết kế → danh mục đạo cụ → vật liệu → sản xuất → lắp đặt → nghiệm thu → bàn giao → thanh toán.

Đây là cơ sở để xác định chính xác những gì đã hoàn thành.

Bước 2: Chốt danh mục thiết kế

Kiểm tra các bản vẽ, phối cảnh, thiết kế đạo cụ và tài liệu kỹ thuật đã bàn giao.

Nếu có nhiều phiên bản, cần xác định phiên bản cuối cùng được hai bên thống nhất.

Bước 3: Đối chiếu đạo cụ thực tế

Kiểm tra:

• Số lượng.
• Tình trạng.
• Hạng mục đã hoàn thành.
• Hạng mục thay đổi.
• Hạng mục không thực hiện.

Nếu có biên bản nghiệm thu riêng, có thể dẫn chiếu để tránh lặp lại toàn bộ nội dung.

Bước 4: Xác định tình trạng lắp đặt và tháo dỡ

Nếu hợp đồng bao gồm thi công hoặc lắp đặt, cần xác nhận công việc đã hoàn thành đến đâu.

Nếu sau chương trình còn nghĩa vụ tháo dỡ, vận chuyển hoặc hoàn trả đạo cụ, không nên bỏ qua phần này.

Bước 5: Chốt giá trị và thanh toán

Đối chiếu giá trị hợp đồng với thực tế thực hiện.

Nếu phát sinh thay đổi thiết kế hoặc tăng giảm hạng mục, cần kiểm tra căn cứ xác định giá trị cuối cùng trước khi ghi vào biên bản.

Bước 6: Rà soát tài liệu và quyền sử dụng thiết kế

Xác định bên nào giữ bản vẽ, file thiết kế và tài liệu liên quan; đồng thời kiểm tra thỏa thuận về việc sử dụng các tài liệu đó sau khi hợp đồng kết thúc.

Bước 7: Xác định nghĩa vụ còn lại

Cuối cùng, xác nhận những việc chưa hoàn thành và thời hạn xử lý nếu có.

Lưu ý pháp lý khi thanh lý hợp đồng

Đối với loại hợp đồng này, không nên chỉ quan tâm đến việc đã thanh toán đủ hay chưa. Tùy nội dung hợp đồng, còn có thể phát sinh vấn đề về quyền đối với bản thiết kế, tài liệu sáng tạo, đạo cụ và sản phẩm đã thực hiện.

Phân biệt sản phẩm hữu hình và tài liệu thiết kế

Một hợp đồng có thể đồng thời tạo ra đạo cụ vật chất và bản vẽ, phối cảnh, thiết kế hoặc tài liệu sáng tạo.

Hai nhóm này không nhất thiết có cùng cách xử lý. Biên bản nên căn cứ vào hợp đồng để xác định việc bàn giao, sở hữu, sử dụng hoặc hoàn trả từng loại.

Kiểm tra quyền đối với bản thiết kế

Nếu bản thiết kế có yếu tố được bảo hộ quyền tác giả, việc thanh toán hoặc nhận bàn giao sản phẩm không nên mặc nhiên được hiểu là toàn bộ quyền đối với thiết kế đã chuyển sang bên còn lại.

Cần đối chiếu điều khoản về quyền sử dụng, chuyển giao hoặc phạm vi khai thác thiết kế trong hợp đồng.

Ghi nhận thay đổi so với thiết kế ban đầu

Sân khấu và đạo cụ thường có thể phát sinh thay đổi trong quá trình sản xuất hoặc lắp đặt. Nếu thay đổi này làm thay đổi khối lượng, chi phí hoặc kết quả bàn giao, nên ghi nhận căn cứ điều chỉnh trong hồ sơ thanh lý.

Không xác nhận hoàn thành nếu vẫn còn hạng mục chưa xử lý

Nếu còn đạo cụ chưa bàn giao, thiết kế chưa hoàn thiện, khoản tiền chưa thanh toán hoặc nghĩa vụ tháo dỡ chưa thực hiện, biên bản nên phản ánh đúng tình trạng đó.

Checklist trước khi ký

•  Đúng thông tin các bên.
• Đúng số và ngày hợp đồng.
• Đúng tên chương trình/sự kiện.
• Đã xác định đầy đủ phạm vi thiết kế.
• Đã đối chiếu bản vẽ và tài liệu bàn giao.
• Đã kiểm tra danh mục đạo cụ.
• Đã xác nhận số lượng và tình trạng đạo cụ.
• Đã kiểm tra việc lắp đặt/nghiệm thu.
• Đã xác nhận các thay đổi so với hợp đồng ban đầu.
• Đã đối chiếu giá trị hợp đồng.
• Đã kiểm tra các khoản thanh toán.
• Đã xác định công nợ còn lại.
• Đã rà soát việc bàn giao tài liệu thiết kế.
• Đã kiểm tra nghĩa vụ tháo dỡ/hoàn trả nếu có.
• Đã xác định nghĩa vụ còn tiếp tục.
• Người ký đúng thẩm quyền.

Sau khi tải mẫu cần chỉnh sửa những gì?

Trước tiên, thay thông tin của các bên, hợp đồng và chương trình.

Tiếp theo, cập nhật danh mục thiết kế và đạo cụ thực tế, bao gồm tên hạng mục, số lượng, tình trạng và kết quả bàn giao.

Phần nghiệm thu cần được điều chỉnh theo thực tế: đã nghiệm thu toàn bộ, một phần hay còn hạng mục cần xử lý.

Sau đó, cập nhật giá trị hợp đồng, chi phí phát sinh, số tiền đã thanh toán và công nợ.

Nếu hợp đồng có quy định về bản vẽ, file thiết kế hoặc tài liệu sáng tạo, cần rà soát và điều chỉnh phần bàn giao, quyền sử dụng và lưu giữ tài liệu cho phù hợp.

Cuối cùng, kiểm tra các nghĩa vụ còn lại như tháo dỡ, vận chuyển, hoàn trả đạo cụ hoặc xử lý hư hỏng nếu có.

Tải mẫu nhận được những gì?

Mẫu Biên bản thanh lý hợp đồng thiết kế sân khấu, đạo cụ biểu diễn cung cấp một khung nội dung để xử lý các nhóm thông tin chính của hợp đồng: thiết kế, đạo cụ, nghiệm thu, bàn giao, thanh toán và nghĩa vụ sau khi kết thúc.

Mẫu có file Word và file PDF. File Word thuận tiện để thay đổi thông tin chương trình, danh mục hạng mục và số liệu thực tế; PDF giúp xem trước cấu trúc trước khi hoàn thiện.

Nếu dự án có nhiều hạng mục hoặc có phụ lục nghiệm thu, nên đối chiếu toàn bộ hồ sơ trước khi ký biên bản.

Câu hỏi thường gặp

Biên bản thanh lý có cần liệt kê từng đạo cụ không?

Nếu số lượng ít hoặc từng đạo cụ có ý nghĩa đối với việc nghiệm thu, nên ghi cụ thể. Với danh mục dài, có thể lập phụ lục danh sách đạo cụ và dẫn chiếu trong biên bản.

Nếu thiết kế sân khấu đã thay đổi so với hợp đồng thì xử lý thế nào?

Nên đối chiếu phụ lục, email, biên bản xác nhận hoặc tài liệu khác làm căn cứ cho thay đổi. Nếu thay đổi ảnh hưởng đến giá trị hoặc khối lượng công việc, phần thanh lý nên phản ánh kết quả cuối cùng theo hồ sơ đã được các bên xác nhận.

Đã bàn giao đạo cụ nhưng chưa thanh toán đủ thì có thể thanh lý không?

Nếu các bên thống nhất thanh lý trong khi vẫn còn công nợ, biên bản nên ghi rõ khoản tiền còn phải thanh toán và cách xử lý, thay vì xác nhận toàn bộ nghĩa vụ tài chính đã hoàn thành.

Có cần bàn giao bản vẽ và file thiết kế khi thanh lý không?

Điều này phụ thuộc vào hợp đồng. Nếu hợp đồng quy định phải bàn giao, nên xác nhận rõ tài liệu nào đã bàn giao. Nếu có thỏa thuận riêng về quyền sử dụng hoặc quyền khai thác thiết kế, cần đối chiếu trước khi ghi nhận.

Đạo cụ sau chương trình thuộc về bên nào?

Không nên mặc định. Quyền sở hữu hoặc việc hoàn trả đạo cụ cần căn cứ vào hợp đồng, phạm vi công việc và thỏa thuận về vật liệu, sản phẩm sau khi hoàn thành.

Có thể dùng mẫu thanh lý hợp đồng thi công cho hợp đồng thiết kế sân khấu không?

Có thể tham khảo cấu trúc chung, nhưng hợp đồng thiết kế sân khấu, đạo cụ thường có thêm bản vẽ, tài liệu sáng tạo, danh mục đạo cụ và các hạng mục thiết kế. Vì vậy, mẫu chuyên biệt sẽ thuận tiện hơn khi đối chiếu kết quả thực hiện.

Xem trước và tải Biên bản thanh lý hợp đồng thiết kế sân khấu, đạo cụ biểu diễn

Trước khi ký, nên đối chiếu mẫu với hợp đồng gốc, bản vẽ, danh mục đạo cụ, hồ sơ nghiệm thu, biên bản bàn giao và bảng thanh toán để bảo đảm nội dung thanh lý phản ánh đúng kết quả thực tế.

Nếu bạn không muốn tự xây dựng biên bản từ đầu, có thể tải Biên bản thanh lý hợp đồng thiết kế sân khấu, đạo cụ biểu diễn với file Word và file PDF. Mẫu đã có sẵn khung để bạn chỉnh sửa thông tin chương trình, hạng mục thiết kế, đạo cụ, nghiệm thu và thanh toán, giúp rút ngắn đáng kể thời gian hoàn thiện hồ sơ.

Kết luận

Biên bản thanh lý hợp đồng thiết kế sân khấu, đạo cụ biểu diễn cần phản ánh đúng những gì đã thiết kế, sản xuất, lắp đặt, nghiệm thu và bàn giao, đồng thời chốt rõ giá trị thanh toán và các nghĩa vụ còn lại. Một mẫu chuyên biệt giúp người dùng có cơ sở rà soát đầy đủ hơn trước khi xác nhận hợp đồng đã kết thúc.

Tác giả: Team biên tập Mẫu Biên Bản

Xem thêm:

Biên bản thanh lý hợp đồng thu âm và sản xuất album nhạc
Biên bản thanh lý hợp đồng sáng tác và phát hành kịch bản sân khấu
Biên bản thanh lý hợp đồng thuê địa điểm tổ chức sự kiện nghệ thuật