Mẫu Biên Bản Thanh Lý Hợp Đồng Theo Thời Gian (Cập Nhật Mới Nhất)

Biên bản thanh lý hợp đồng theo thời gian là văn bản quan trọng giúp các bên chốt lại nghĩa vụ khi hợp đồng kết thúc. Dù là hợp đồng lao động thời vụ, hợp đồng xây dựng hay hợp đồng thương mại có thời hạn, việc lập biên bản đúng chuẩn sẽ hạn chế tranh chấp và đảm bảo quyền lợi hợp pháp. Trong bài viết này, Mẫu Biên Bản cung cấp mẫu tải miễn phí kèm hướng dẫn chi tiết.

Biên bản thanh lý hợp đồng theo thời gian là gì?

Khái niệm biên bản thanh lý hợp đồng

Thanh lý hợp đồng là quá trình các bên xác nhận toàn bộ quyền, nghĩa vụ và công nợ khi hợp đồng chấm dứt. Biên bản thanh lý hợp đồng theo thời gian được lập khi hợp đồng có thời hạn kết thúc hoặc kết thúc trước thời hạn. Hiểu đơn giản, đây là "chốt sổ" để hai bên không còn vướng mắc sau khi hợp đồng hết hiệu lực.

Phân biệt thanh lý hợp đồng đúng hạn và thanh lý hợp đồng trước thời hạn

• Thanh lý đúng hạn: Xảy ra khi hợp đồng đã hoàn thành và hết thời hạn. Các bên ký biên bản xác nhận đã thực hiện xong nghĩa vụ.
• Thanh lý trước thời hạn: Áp dụng khi hợp đồng còn thời hạn nhưng có sự chấm dứt do thỏa thuận, vi phạm hoặc bất khả kháng. Lúc này, biên bản cần ghi rõ lý do, trách nhiệm bồi thường nếu có.

Vai trò và giá trị pháp lý của biên bản thanh lý hợp đồng

Biên bản thanh lý là chứng cứ quan trọng trong bộ hồ sơ doanh nghiệp, giúp các bên chứng minh đã hoàn thành nghĩa vụ khi có tranh chấp. Nếu không có biên bản, việc khởi kiện hoặc quyết toán thuế sẽ gặp nhiều khó khăn. Vì vậy, đầu tư một biên bản rõ ràng là cách phòng vệ pháp lý hiệu quả.

Khi nào cần lập biên bản thanh lý hợp đồng theo thời gian?

Hợp đồng hết thời hạn theo đúng thỏa thuận

Khi hợp đồng hết hạn và các bên không gia hạn, cần lập biên bản thanh lý để xác nhận khối lượng đã thực hiện và các khoản còn tồn đọng. Điều này giúp tránh phát sinh nghĩa vụ bất đắc dĩ sau khi hợp đồng kết thúc.

Thanh lý hợp đồng lao động thời vụ khi kết thúc mùa vụ

Lưu ý: Bộ luật Lao động 2019 đã bỏ loại hợp đồng thời vụ dưới 12 tháng, nhưng các hợp đồng ký trước 01/01/2021 vẫn cần thanh lý khi hết hạn. Biên bản phải ghi rõ việc thanh toán lương, bảo hiểm và các chế độ khác theo Điều 48 BLLĐ 2019.

Thanh lý hợp đồng trước thời hạn (đơn phương chấm dứt, thỏa thuận hai bên)

Nếu một trong hai bên có nhu cầu chấm dứt trước thời hạn, phải thương lượng và lập biên bản ghi nhận thỏa thuận. Khi đơn phương chấm dứt, cần đảm bảo căn cứ pháp lý và thông báo đúng quy định.

Các trường hợp pháp luật quy định chấm dứt hợp đồng

Theo Điều 422 Bộ luật Dân sự 2015, hợp đồng chấm dứt khi: hoàn thành, có thỏa thuận, các bên chấm dứt hoạt động, hủy bỏ, đối tượng không còn... Trong mọi trường hợp, nên lập biên bản thanh lý để xác nhận tình trạng trước khi kết thúc.

Căn cứ pháp lý về thanh lý hợp đồng theo thời gian

Quy định tại Điều 422 Bộ luật Dân sự

Điều này quy định các căn cứ chấm dứt hợp đồng, từ đó xác định thời điểm cần thanh lý. Biên bản thanh lý không tạo ra mốc chấm dứt mới mà chỉ ghi nhận sự kiện đã xảy ra.

Quy định về chấm dứt hợp đồng lao động (BLLĐ 2019)

BLLĐ 2019 nêu rõ trách nhiệm thanh toán đầy đủ trong 14 ngày (tối đa 30 ngày) sau khi chấm dứt hợp đồng lao động. Vì vậy, biên bản thanh lý cần được lập và hoàn tất trong thời hạn này.

Lưu ý về thời điểm có hiệu lực của biên bản thanh lý

Biên bản có hiệu lực từ ngày ký, trừ khi các bên thỏa thuận khác. Nếu biên bản có điều chỉnh nghĩa vụ mới, phần đó được xem như phụ lục hợp đồng gốc.

Nội dung và cấu trúc của biên bản thanh lý hợp đồng theo thời gian

Phần thông tin các bên tham gia (Bên A – Bên B)

Cần ghi chính xác tên, mã số thuế, địa chỉ, người đại diện. Nếu ký không đúng thẩm quyền, biên bản có thể bị vô hiệu.

Nội dung ghi nhận tình trạng thực hiện hợp đồng

Nêu rõ số hợp đồng, ngày ký, khối lượng đã hoàn thành, kết quả nghiệm thu. Với hợp đồng xây dựng theo thời gian (Nghị định 37/2015), cần xác nhận nhật ký thi công và bảng chấm công.

Quyết toán nghĩa vụ tài chính, công nợ còn lại

Đây là phần quan trọng nhất. Ghi rõ tổng giá trị, đã tạm ứng, còn nợ lại. Kèm thời hạn thanh toán nếu có. Tránh viết "đã thanh toán xong" khi thực tế chưa đủ.

Cam kết và điều khoản cuối cùng

Các bên cam kết không còn khiếu nại gì, đồng thời bảo lưu các điều khoản bảo hành, bảo mật còn hiệu lực sau thanh lý.

Chữ ký, dấu và số bản lập

Mỗi bên ký và đóng dấu (nếu là tổ chức). Thông thường lập 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản, có giá trị như nhau.

Hướng dẫn cách ghi biên bản thanh lý hợp đồng theo thời gian chuẩn pháp lý

Hướng dẫn điền từng mục chi tiết

Luôn bắt đầu bằng "Căn cứ Hợp đồng số... ngày...". Ghi rõ "đã hoàn thành 100%" hoặc "đã hoàn thành 80% khối lượng". Với công nợ, cần con số cụ thể kèm chứng từ thanh toán.

Các sai lầm thường gặp khi soạn biên bản thanh lý

• Thiếu số hợp đồng gốc.
• Ghi "hủy toàn bộ nghĩa vụ" khi vẫn còn bảo hành.
• Ký biên bản trước khi nhận đủ tiền.
• Không đối chiếu số CCCD/CMND.

Biên bản thanh lý có bắt buộc phải công chứng không?

Không bắt buộc, trừ khi hợp đồng gốc phải công chứng (ví dụ hợp đồng bất động sản). Để chắc chắn, bạn nên công chứng nếu giá trị hợp đồng lớn hoặc tranh chấp cao.

Tải miễn phí mẫu biên bản thanh lý hợp đồng theo thời gian (File Word)

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng theo thời gian – chuẩn thông dụng

Mẫu này phù hợp cho hợp đồng dân sự, thương mại, xây dựng có thời hạn. Tải file Word để chỉnh sửa theo nhu cầu.

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng lao động thời vụ

Dành cho doanh nghiệp ký hợp đồng lao động theo mùa vụ. Được thiết kế bám sát BLLĐ 2019.

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng trước thời hạn

Giúp giải quyết trường hợp chấm dứt sớm, có sẵn mục trách nhiệm bồi thường.

Mẫu biên bản nghiệm thu và thanh lý hợp đồng (Mẫu 13b)

Mẫu tổng hợp vừa nghiệm thu vừa thanh lý, thường dùng cho công trình xây dựng.

Hướng dẫn tải và sử dụng file Word, PDF

Nhấn nút tải, mở bằng Microsoft Word hoặc Google Docs. In ra và ký tên, đóng dấu. Nên lưu bản scan và gửi cho bên đối tác.

Bạn cũng có thể tham khảo thêm các mẫu biên bản thanh lý chuyên ngành để phù hợp với từng loại hợp đồng như biên bản thanh lý hợp đồng thầu khoán, biên bản thanh lý hợp đồng hỗn hợp, và biên bản thanh lý hợp đồng hóa âm phối khí. Mỗi loại có cấu trúc riêng, giúp bạn dễ dàng đối chiếu và áp dụng đúng ngữ cảnh.

Câu hỏi thường gặp về biên bản thanh lý hợp đồng theo thời gian

Thanh lý hợp đồng muộn so với thời hạn có bị phạt không?

Không có chế tài riêng cho việc thanh lý muộn trong BLDS, nhưng doanh nghiệp có thể gặp khó khăn trong quyết toán thuế hoặc khi có tranh chấp vì chứng từ không đầy đủ.

Một bên không đồng ý ký biên bản thanh lý thì xử lý thế nào?

Bên còn lại có thể gửi thông báo chấm dứt hợp đồng bằng văn bản có xác nhận, sau đó khởi kiện nếu cần. Biên bản thanh lý không phải là điều kiện bắt buộc để hợp đồng chấm dứt.

Biên bản thanh lý hợp đồng có cần đóng dấu không?

Nếu bên tham gia là tổ chức và pháp nhân, nên đóng dấu để tăng giá trị pháp lý. Với cá nhân, chữ ký đã đủ.

Kết luận

Biên bản thanh lý hợp đồng theo thời gian là văn bản thiết yếu giúp doanh nghiệp quản lý rủi ro và hoàn tất các thủ tục pháp lý khi hợp đồng kết thúc. Hãy tải ngay mẫu chuẩn, điền đầy đủ thông tin và lưu trữ cẩn thận để bảo vệ quyền lợi của mình. Nếu bạn cần hỗ trợ thêm, đừng ngần ngại liên hệ với Mẫu Biên Bản!