Biên bản thanh lý hợp đồng thầu khoán là văn bản ghi nhận sự kết thúc của hợp đồng sau khi các bên hoàn thành nghĩa vụ. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn bạn soạn thảo biên bản đúng chuẩn pháp lý, kèm mẫu tải miễn phí.

Biên bản thanh lý hợp đồng thầu khoán là gì?

Hợp đồng thầu khoán từng được định nghĩa tại Điều 506 Bộ luật Dân sự 2005 là sự thỏa thuận giữa bên giao thầu và bên nhận thầu để thực hiện một công việc nhất định. Dù Bộ luật Dân sự 2015 không còn quy định riêng, khái niệm này vẫn được dùng phổ biến trong xây dựng, sửa chữa, gia công. Theo Điều 422 Bộ luật Dân sự 2015, biên bản thanh lý hợp đồng thầu khoán chính là văn bản ghi nhận việc chấm dứt hợp đồng, xác nhận quyền và nghĩa vụ cuối cùng của các bên.

Về bản chất, đây là chứng từ kế toán tự lập, không bắt buộc công chứng (trừ khi hợp đồng gốc có công chứng hoặc hai bên có thỏa thuận). Biên bản có giá trị pháp lý như chứng cứ khi xảy ra tranh chấp và là căn cứ để hạch toán doanh thu, chi phí.

Khi nào cần lập biên bản thanh lý hợp đồng thầu khoán?

Theo Nghị định 37/2015/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 50/2021/NĐ-CP), hợp đồng xây dựng phải được thanh lý khi hoàn thành toàn bộ công việc hoặc khi chấm dứt, hủy bỏ. Thời hạn thanh lý tối đa là 30 ngày kể từ ngày xác nhận khối lượng hoàn thành hoặc ngày chấm dứt hợp đồng.

Không chỉ xây dựng, mọi hợp đồng thầu khoán như vận chuyển, lao động khoán, sửa chữa, lắp đặt đều nên lập biên bản thanh lý ngay khi hoàn thành để chốt công nợ. Nếu hợp đồng bị đơn phương chấm dứt hoặc gặp sự kiện bất khả kháng, biên bản cũng cần được lập để xác định giá trị đã thực hiện và nghĩa vụ còn lại.

Căn cứ pháp lý khi lập biên bản thanh lý hợp đồng thầu khoán

Cần viện dẫn các văn bản sau khi soạn thảo:

• Bộ luật Dân sự 2015: Điều 422 (chấm dứt hợp đồng), 423 (hậu quả pháp lý), 429 (thời hiệu khởi kiện 3 năm).
• Luật Xây dựng 2014 (sửa đổi 2020): Điều 138 về hợp đồng xây dựng.
• Nghị định 37/2015/NĐ-CP: Điều 37 quy định về thanh lý.
• Thông tư 200/2014/TT-BTC và Thông tư 133/2016/TT-BTC về chứng từ kế toán.
• Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ.

Với cơ quan thuế, biên bản thanh lý giúp kiểm tra tính hợp lý của chi phí; với ngân hàng, là căn cứ xác nhận công nợ.

Nội dung chính của biên bản thanh lý hợp đồng thầu khoán

Thông tin các bên tham gia hợp đồng

Ghi chính xác tên tổ chức/cá nhân, mã số thuế, địa chỉ, số tài khoản theo đăng ký kinh doanh. Người đại diện phải đúng thẩm quyền; nếu ủy quyền cần giấy ủy quyền hợp lệ. Với liên danh, phải liệt kê đầy đủ các thành viên.

Căn cứ thanh lý và điều khoản hợp đồng liên quan

Nêu rõ số hợp đồng, ngày ký, các phụ lục, biên bản nghiệm thu, bảng quyết toán khối lượng và số hóa đơn đã xuất. Hồ sơ thanh lý theo Điều 37 Nghị định 37/2015/NĐ-CP gồm biên bản thanh lý, bảng tổng hợp giá trị quyết toán, bảng xác nhận công nợ.

Kết quả thực hiện và nghĩa vụ thanh toán

Ghi rõ từng loại giá trị: hợp đồng ban đầu, phát sinh tăng/giảm, quyết toán cuối cùng, đã tạm ứng, đã thanh toán, số còn lại. Số tiền phải viết cả bằng số và bằng chữ. Với hợp đồng xây dựng, cần ghi kết quả nghiệm thu và thời hạn bảo hành.

Cam kết cuối cùng và chữ ký của các bên

Hai bên xác nhận đã thực hiện xong nghĩa vụ, trừ bảo hành (nếu có). Tránh ghi “không còn quyền khởi kiện” vì trái pháp luật. Biên bản thường lập 04 bản, mỗi bên giữ 02 bản; chữ ký và dấu phải đúng người có thẩm quyền.

Hướng dẫn chi tiết cách viết biên bản thanh lý hợp đồng thầu khoán

• Ghi Quốc hiệu, tiêu ngữ, tên biên bản.
• Ghi thời gian, địa điểm, số và ngày hợp đồng.
• Ghi thông tin các bên.
• Trình bày căn cứ pháp lý ngắn gọn.
• Kẻ bảng tổng hợp giá trị để đối chiếu.
• Nêu cam kết và điều khoản bảo hành.
• Kiểm tra chữ ký, dấu, không tẩy xóa.

Lỗi thường gặp: không ghi phụ lục hợp đồng hoặc tỷ giá ngoại tệ, dễ bị cơ quan thuế loại trừ chi phí.

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng thầu khoán chuẩn – Tải miễn phí

Bộ Tài chính không ban hành mẫu bắt buộc duy nhất. Doanh nghiệp tự xây dựng miễn đáp ứng quy định về chứng từ kế toán. Tên thường gọi “C12-HD” thực chất là mẫu hợp đồng kinh tế cũ; biên bản thanh lý đúng là C13-HD.

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng thầu khoán file Word (C12-HD)

Bạn có thể tải mẫu file Word và chỉnh sửa cho phù hợp. Nếu hợp đồng của bạn là dạng trọn gói, hãy tham khảo thêm biên bản thanh lý hợp đồng trọn gói để có cách trình bày chi tiết, đầy đủ hơn.

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng giao khoán theo Thông tư 200/2014/TT-BTC

Thông tư 200/2014/TT-BTC không ban hành mẫu trực tiếp; các mẫu số 07-LĐTL, 09-LĐTL chỉ dùng để xác nhận khối lượng từng kỳ, không thay thế biên bản thanh lý. Đối với hợp đồng nhà thầu, bạn có thể xem biên bản thanh lý hợp đồng nhà thầu để so sánh và bổ sung các điều khoản cần thiết.

Những lưu ý quan trọng khi thanh lý hợp đồng thầu khoán

• Chỉ ký sau khi nghiệm thu và đối chiếu công nợ.
• Ghi rõ điều khoản bảo hành còn hiệu lực để tránh mất quyền yêu cầu.
• Lưu trữ biên bản tối thiểu 10 năm theo Luật Kế toán 2015.
• Nếu phát sinh chênh lệch, phải lập hóa đơn điều chỉnh kèm biên bản thanh lý theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
• Một bên không ký thì bên còn lại có thể gửi thông báo và lập biên bản đơn phương.

Câu hỏi thường gặp về biên bản thanh lý hợp đồng thầu khoán

Có bắt buộc công chứng không? Không, trừ khi hợp đồng gốc có công chứng hoặc hai bên có thỏa thuận.

Hợp đồng dở dang có thanh lý được không? Được, cần ghi rõ lý do dừng, khối lượng đã thực hiện và các khoản phạt.

Biên bản thanh lý có làm căn cứ xuất hóa đơn? Có, đặc biệt khi giá trị thực tế khác giá trị ban đầu. Nếu liên quan đến tín dụng, bạn có thể tham khảo biên bản thanh lý hợp đồng tín dụng BIDV để hình dung cách trình bày tương tự.

Một bên không chịu ký thì xử lý thế nào? Gửi thông báo yêu cầu ký; sau 10 ngày không phản hồi, có thể lập biên bản xác nhận khối lượng độc lập và khởi kiện trong thời hiệu 3 năm.

Biên bản thanh lý hợp đồng thầu khoán tuy đơn giản nhưng cần chính xác về nội dung và hình thức. Hãy tải ngay các mẫu miễn phí tại Mẫu Biên Bản để sử dụng. Nếu cần tư vấn thêm, đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi.