Biên bản thanh lý hợp đồng tài trợ sự kiện là gì?

Khái niệm biên bản thanh lý hợp đồng tài trợ

Biên bản thanh lý hợp đồng tài trợ sự kiện là văn bản ghi nhận sự thống nhất ý chí giữa các bên về việc chấm dứt hợp đồng tài trợ, đối chiếu nghĩa vụ đã thực hiện và giải quyết các vấn đề tồn đọng. Đây là bước cuối cùng khép lại một giao dịch tài trợ, giúp các bên rõ ràng về quyền lợi và trách nhiệm sau khi sự kiện kết thúc.

Vai trò và ý nghĩa pháp lý của biên bản thanh lý

Biên bản thanh lý có giá trị pháp lý quan trọng: nó xác nhận hợp đồng đã chấm dứt hoàn toàn, là căn cứ để hạch toán kế toán, quyết toán thuế, và là bằng chứng bảo vệ các bên nếu tranh chấp phát sinh. Thiếu biên bản thanh lý, doanh nghiệp có thể mất chi phí tài trợ hợp lý khi cơ quan thuế kiểm tra.

Phân biệt biên bản thanh lý với biên bản nghiệm thu và phụ lục hợp đồng

Biên bản nghiệm thu chỉ xác nhận chất lượng, khối lượng công việc tại một thời điểm; còn biên bản thanh lý chấm dứt toàn bộ quyền và nghĩa vụ phát sinh từ hợp đồng chính. Phụ lục hợp đồng điều chỉnh hợp đồng khi còn hiệu lực, trong khi biên bản thanh lý chỉ lập khi hợp đồng đã kết thúc – vì vậy không thể thay thế nhau.

Khi nào cần lập biên bản thanh lý hợp đồng tài trợ sự kiện?

Các bên đã hoàn thành toàn bộ nghĩa vụ tài trợ

Khi nhà tài trợ đã chuyển đủ tiền, hiện vật hoặc truyền thông theo cam kết và sự kiện đã diễn ra thành công, việc lập biên bản thanh lý là cần thiết để xác nhận hoàn thành. Thông thường nên lập trong vòng 15-30 ngày sau khi bế mạc sự kiện.

Chấm dứt hợp đồng trước thời hạn theo thỏa thuận

Nếu sự kiện bị hủy hoặc thay đổi kế hoạch, các bên có thể thỏa thuận chấm dứt hợp đồng. Biên bản thanh lý lúc này phải ghi rõ phần nghĩa vụ đã thực hiện, phần tồn đọng, trách nhiệm bồi thường (nếu có) để tránh xung đột.

Hợp đồng tài trợ có sự thay đổi hoặc chuyển giao nghĩa vụ

Trường hợp nhà tài trợ chuyển giao quyền nghĩa vụ cho công ty con, hoặc đơn vị tổ chức thay đổi pháp nhân, biên bản thanh lý giúp xác nhận việc bàn giao và chấm dứt trách nhiệm của bên chuyển nhượng, tương tự cơ chế tại Điều 365 Bộ luật Dân sự 2015.

Căn cứ pháp lý khi lập biên bản thanh lý hợp đồng tài trợ

Quy định Bộ luật Dân sự về chấm dứt hợp đồng

Điều 422 Bộ luật Dân sự 2015 quy định hợp đồng chấm dứt khi hoàn thành, theo thỏa thuận hoặc đơn phương chấm dứt hợp pháp. Đây là nền tảng pháp lý trực tiếp nhất cho việc lập biên bản thanh lý hợp đồng tài trợ sự kiện.

Nguyên tắc tự do thỏa thuận giữa các bên

Theo Điều 3 Bộ luật Dân sự 2015, các bên có quyền tự do thỏa thuận về hình thức, nội dung biên bản thanh lý, miễn là không vi phạm điều cấm của pháp luật và đạo đức xã hội.

Nội dung chính của mẫu biên bản thanh lý hợp đồng tài trợ sự kiện

Một biên bản thanh lý đầy đủ cần gồm:

• Thông tin các bên tham gia: nhà tài trợ, đơn vị tổ chức sự kiện, bên thụ hưởng (nếu có), kèm địa chỉ, mã số thuế, người đại diện.
• Số hiệu, ngày ký hợp đồng tài trợ được thanh lý.
• Xác nhận tình trạng thực hiện nghĩa vụ tài trợ: các hạng mục đã hoàn thành, chất lượng, thời gian.
• Giá trị tài trợ đã chuyển giao và còn tồn đọng (nếu có), thời hạn thanh toán bổ sung.
• Cam kết chấm dứt quyền và nghĩa vụ sau khi thanh lý.
• Hiệu lực và số lượng bản lưu giữ (thường 4 bản cho hợp đồng 2 bên, 6 bản cho 3 bên).

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng tài trợ sự kiện chi tiết

Dưới đây là các mẫu thông dụng bạn có thể tải về:

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng tài trợ sự kiện 2 bên

Áp dụng cho quan hệ giữa nhà tài trợ và đơn vị tổ chức sự kiện, không có bên thứ ba tham gia hưởng lợi trực tiếp.

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng tài trợ sự kiện 3 bên (nhà tài trợ – đơn vị tổ chức – đối tác truyền thông)

Dùng khi có thêm đối tác truyền thông thực hiện quảng bá. Biên bản cần nêu rõ trách nhiệm từng bên trong việc xử lý hình ảnh, dữ liệu khán giả, và cam kết gỡ ấn phẩm sau thanh lý.

Mẫu biên bản nghiệm thu và thanh lý hợp đồng dịch vụ tổ chức sự kiện

Kết hợp nghiệm thu dịch vụ và thanh lý tài trợ, giúp tiết kiệm thời gian nhưng cần tách bạch phần tài trợ và phần dịch vụ để dễ quyết toán.

Gợi ý: Nếu bạn làm việc trong lĩnh vực quảng cáo trực tuyến, các mẫu biên bản thanh lý khác như biên bản thanh lý hợp đồng native ads, biên bản thanh lý hợp đồng media, hay biên bản thanh lý hợp đồng Google Ads cũng rất hữu ích.

Hướng dẫn soạn thảo biên bản thanh lý hợp đồng tài trợ sự kiện

Lưu ý về thông tin nhận diện các bên và tư cách pháp lý

Kiểm tra chính xác tên, địa chỉ, mã số thuế, người đại diện theo pháp luật hoặc giấy ủy quyền. Người ký phải đúng thẩm quyền, tránh vô hiệu.

Lưu ý về hình thức tài trợ: tiền mặt, hiện vật, truyền thông

• Tiền mặt: Ghi rõ số tiền bằng số và chữ, thời điểm chuyển khoản.
• Hiện vật: Mô tả số lượng, chủng loại, giá trị ước tính, tình trạng bàn giao.
• Truyền thông: Liệt kê gói quảng cáo, số lượt hiển thị, chỉ số tương tác – vì không có vật chất định lượng.

Lưu ý về điều khoản tranh chấp và nghĩa vụ phát sinh sau thanh lý

Quy định rõ cơ quan giải quyết tranh chấp (Tòa án hoặc Trọng tài) và thỏa thuận nghĩa vụ sau thanh lý như nhà tài trợ được dùng hình ảnh sự kiện trong 6 tháng, giúp bảo vệ quyền lợi thương mại hợp pháp.

Các câu hỏi thường gặp về biên bản thanh lý hợp đồng tài trợ

Biên bản thanh lý hợp đồng tài trợ có bắt buộc phải công chứng không?

Theo Điều 119 Bộ luật Dân sự 2015, không bắt buộc công chứng trừ khi hợp đồng gốc đã công chứng hoặc các bên có thỏa thuận. Tuy nhiên, công chứng giúp tăng giá trị pháp lý.

Biên bản thanh lý có cần chữ ký của cả 3 bên khi hợp đồng có 3 bên không?

Có. Hợp đồng 3 bên cần đầy đủ chữ ký và đóng dấu của tất cả các bên, nếu thiếu một bên thì biên bản không đủ hiệu lực đối với bên đó.

Nếu một bên không đồng ý ký biên bản thanh lý thì xử lý thế nào?

Bên còn lại có thể đơn phương chấm dứt hợp đồng, gửi thông báo, khởi kiện yêu cầu Tòa án xác nhận chấm dứt. Biên bản có chữ ký 2/3 bên vẫn là chứng cứ quan trọng.

Biên bản thanh lý có giá trị thay thế hợp đồng tài trợ gốc không?

Không. Biên bản thanh lý chỉ xác nhận việc kết thúc nghĩa vụ, không thay thế hợp đồng gốc – nơi phát sinh quyền và nghĩa vụ ban đầu.

Tải mẫu biên bản thanh lý hợp đồng tài trợ sự kiện miễn phí (Word/PDF)

Bạn có thể tải ngay các mẫu biên bản thanh lý hợp đồng tài trợ sự kiện chuẩn, dễ dàng chỉnh sửa theo nhu cầu. Hãy liên hệ đội ngũ Mẫu Biên Bản nếu cần hỗ trợ soạn thảo riêng cho từng tình huống cụ thể. Đừng bỏ qua bước quan trọng này để bảo vệ quyền lợi của bạn!