Biên bản thanh lý hợp đồng quảng cáo Google Ads là gì?

Biên bản thanh lý hợp đồng quảng cáo Google Ads là văn bản pháp lý ghi nhận sự thống nhất giữa các bên về việc chấm dứt hợp đồng, xác nhận tình trạng thực hiện, quyết toán công nợ và bàn giao tài sản liên quan như tài khoản Google Ads, dữ liệu chiến dịch và quyền quản trị. Đây là bước cuối cùng để khép lại mọi nghĩa vụ pháp lý phát sinh từ hợp đồng.

Vì sao cần lập biên bản thanh lý hợp đồng quảng cáo Google Ads?

Lập biên bản thanh lý giúp doanh nghiệp tránh các tranh chấp không đáng có sau khi kết thúc hợp đồng. Đây là căn cứ để chốt số tiền đã thanh toán, đối chiếu hóa đơn GTGT theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và xác nhận trách nhiệm bồi thường (nếu có). Khi hợp đồng không có thanh lý, nhiều doanh nghiệp vẫn bị khởi kiện đòi bồi thường dù đã hoàn thành nghĩa vụ. Biên bản thanh lý còn là chứng từ quan trọng để hạch toán doanh thu, chi phí và quyết toán thuế TNDN, GTGT.

Khi nào cần thanh lý hợp đồng quảng cáo Google Ads?

Hợp đồng hết hạn theo thỏa thuận ban đầu

Khi hợp đồng quảng cáo Google Ads đã hết thời hạn và không có văn bản gia hạn, thanh lý là thủ tục bắt buộc để xác nhận quá trình thực hiện đã hoàn tất. Biên bản cần ghi rõ ngày bắt đầu, ngày kết thúc, tổng giá trị, số tiền đã thanh toán và cam kết không còn nghĩa vụ nào phát sinh.

Chấm dứt hợp đồng trước thời hạn

Trường hợp này phát sinh khi một bên vi phạm điều khoản, không đạt KPI hoặc gặp bất khả kháng. Biên bản thanh lý phải xác định lý do chấm dứt, thời điểm chấm dứt và các khoản bồi thường/khấu trừ (nếu có) để tránh kiện tụng kéo dài.

Chấm dứt khi hai bên thống nhất không tiếp tục gia hạn

Đây là tình huống “thanh lý thân thiện” khi cả hai đều đồng thuận dừng hợp tác. Biên bản tập trung vào việc bàn giao tài khoản, mật khẩu và tài liệu liên quan, đồng thời ghi rõ mốc thời gian chấm dứt để tránh chiến dịch vẫn chạy sau khi hợp đồng kết thúc.

Nội dung chính của biên bản thanh lý hợp đồng quảng cáo Google Ads

Thông tin các bên tham gia hợp đồng

Ghi đầy đủ tên doanh nghiệp, mã số thuế, địa chỉ, người đại diện pháp luật, số điện thoại, email. Thông tin phải khớp với hợp đồng gốc và giấy đăng ký kinh doanh để đảm bảo giá trị pháp lý.

Căn cứ pháp lý để thanh lý hợp đồng

Liệt kê số hợp đồng, ngày ký, các phụ lục, Bộ luật Dân sự 2015, Luật Thương mại 2005 và các quy định liên quan về thuế, hóa đơn. Ngoài ra, nên nhắc đến Chính sách chương trình Google Ads vì nó chi phối việc hoàn tiền và xử lý tài khoản.

Xác nhận tình trạng thực hiện hợp đồng quảng cáo

Mô tả cụ thể các chiến dịch đã chạy, tổng chi phí quảng cáo, thời gian hoạt động và kết quả đạt được (nếu có KPI). Bên cung cấp dịch vụ cần xác nhận đã hoàn thành mọi công việc và không còn phần việc dở dang.

Quyết toán nghĩa vụ thanh toán và hóa đơn tài chính

Xác định tổng giá trị hợp đồng, số tiền đã trả, số còn nợ, số hóa đơn đã xuất. Nếu có phát sinh điều chỉnh hóa đơn, cần ghi rõ để tránh rủi ro truy thu thuế. Số dư tài khoản Google Ads chưa dùng hết phải được phân định rõ ai sẽ nhận hoàn tiền.

Bàn giao tài khoản Google Ads, dữ liệu chiến dịch và tài sản liên quan

Lập bảng kê chi tiết tên đăng nhập, mật khẩu, ID tài khoản Google Ads, quyền truy cập Analytics, Google Tag Manager, Merchant Center (nếu có). Ghi rõ tình trạng “đã bàn giao” để tránh khiếu nại sau này. Trường hợp tài khoản dùng email cá nhân, doanh nghiệp cần yêu cầu chuyển quyền sở hữu trước khi ký biên bản.

Cam kết không còn tranh chấp, nghĩa vụ phát sinh

Biên bản cần có câu khẳng định hai bên không còn khiếu nại, khiếu kiện nào liên quan đến hợp đồng. Điều này giúp chấm dứt hiệu lực ràng buộc và là bằng chứng vững chắc nếu có tranh chấp sau này.

Hiệu lực và số bản lưu hành của biên bản

Biên bản có hiệu lực kể từ ngày ký. Số bản lưu hành thường là 2–4 bản, có đầy đủ chữ ký và đóng dấu (nếu là doanh nghiệp). Có thể công chứng để tăng giá trị chứng cứ, đặc biệt khi chuyển giao tài sản số.

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng quảng cáo Google Ads chuẩn

Hiện nay có ba nhóm mẫu phổ biến tương ứng với từng tình huống thanh lý.

Mẫu biên bản thanh lý khi hợp đồng hoàn thành trọn gói

Dùng cho hợp đồng cố định, các bên hoàn thành đầy đủ nghĩa vụ, không phát sinh thêm chi phí. Biên bản thể hiện rõ tổng giá trị, thời gian, số tiền thanh toán đạt 100% và không có bồi thường.

Mẫu biên bản thanh lý khi chấm dứt hợp đồng trước hạn

Bổ sung các mục như lý do chấm dứt, tính toán chi phí đến thời điểm dừng, khoản bồi thường hoặc khấu trừ. Mẫu giúp chốt con số cuối cùng để bên thanh toán hoặc được hoàn lại.

Mẫu biên bản thanh lý kèm bàn giao tài khoản và quyền quản trị Google Ads

Đây là mẫu chi tiết nhất, tích hợp bảng kê tài sản số: tên tài khoản, ID Google Ads, email đăng nhập, quyền quản trị, tài khoản Analytics, Tag Manager, Merchant Center. Mẫu này đặc biệt hữu ích khi doanh nghiệp chuyển đại lý hoặc nhân sự thay đổi.

Bạn cũng có thể tham khảo các mẫu thanh lý khác cho hợp đồng thuê như biên bản thanh lý hợp đồng thuê pano, thuê chuyên gia hay thuê giúp việc để nắm rõ cách trình bày tương tự.

Lưu ý pháp lý khi thanh lý hợp đồng quảng cáo Google Ads

Tránh vi phạm chính sách quảng cáo của Google khi chấm dứt hợp đồng

Khi đóng tài khoản hoặc thay đổi quyền quản trị, Google có thể tạm khóa tài khoản để xác minh. Vì vậy, hãy hoàn tất các thủ tục nội bộ trước khi ký biên bản để không làm gián đoạn dữ liệu.

Xử lý số dư ngân sách, chi phí phát sinh và nghĩa vụ thuế VAT

Số dư tài khoản quảng cáo sẽ được Google hoàn lại trong 30–60 ngày nếu tài khoản còn dư tiền. Biên bản cần xác định ai nhận khoản hoàn này và đảm bảo xuất hóa đơn GTGT đúng quy định, tránh bị truy thu.

Thời điểm chính thức chấm dứt hiệu lực hợp đồng

Ghi rõ ngày/giờ chấm dứt để các chiến dịch không tiếp tục chạy. Nếu không có mốc này, bên thuê có thể bị tính thêm chi phí quảng cáo sau khi hợp đồng kết thúc.

Trách nhiệm lưu trữ hồ sơ, dữ liệu quảng cáo sau thanh lý

Doanh nghiệp nên lưu trữ toàn bộ báo cáo chiến dịch, lịch sử thanh toán tối thiểu 5 năm để phục vụ quyết toán thuế. Đồng thời, sao lưu dữ liệu từ tài khoản Google Ads trước khi bàn giao hoặc đóng tài khoản.

Câu hỏi thường gặp về biên bản thanh lý hợp đồng quảng cáo Google Ads

Hỏi: Biên bản thanh lý có bắt buộc không? Đáp: Theo quy định, không bắt buộc nhưng rất cần thiết để bảo vệ quyền lợi và làm bằng chứng khi tranh chấp.

Hỏi: Có cần công chứng biên bản không? Đáp: Không, trừ khi các bên tự nguyện.

Hỏi: Nếu không thanh lý thì hợp đồng có tự động hết hạn? Đáp: Theo Bộ luật Dân sự 2015, nếu các bên vẫn tiếp tục thực hiện, hợp đồng có thể được xem là mặc nhiên gia hạn.

Tải mẫu biên bản thanh lý hợp đồng quảng cáo Google Ads miễn phí

Truy cập ngay website Mẫu Biên Bản để tải về các mẫu biên bản thanh lý hợp đồng quảng cáo Google Ads chuẩn, đầy đủ nội dung cho cả ba tình huống: hoàn thành trọn gói, chấm dứt trước hạn và bàn giao tài khoản. Các mẫu được soạn thảo bởi đội ngũ pháp lý giàu kinh nghiệm, giúp bạn tiết kiệm thời gian và giảm thiểu rủi ro pháp lý. Tải ngay để sử dụng cho doanh nghiệp của bạn!